PELAKSANAAN ADMINISTRASI PROYEK PDF

Preview

Summary

PELAKSANAAN ADMINISTRASI PROYEK PT BINA SERVICE BEKASI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK (KKP) Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada program Diploma III ( D. III ) Puspita Nhiemas Ayu Sekartaji NIM : 22140265 Program Studi Manajemen Administrasi Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informat...

Description

PELAKSANAAN ADMINISTRASI PROYEK PT BINA SERVICE BEKASI

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK (KKP) Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada program Diploma III ( D. III )

Puspita Nhiemas Ayu Sekartaji NIM : 22140265

Program Studi Manajemen Administrasi Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika Jakarta 2016

PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui untuk dinilai pada tahun Akademik 2016/2017 di Semester Lima (5) .

Dosen Penasihat Akademik Kelas 22.5B.11

( Rosento S.Sos., M.M. )

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini dengan baik. Laporan KKP ini penulis sajikan dalam bentuk buku dengan judul “Pelaksanaan Administrasi Proyek PT Bina Service”. Tujuan laporan KKP ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah KKP pada program Diploma Tiga (D.III) ASM BSI. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan praktik kerja di lapangan, observasi, dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan laporan KKP ini tidak akan lancar. Dalam penyusunan dan penulisan laporan ini tidak terlepas dari bantuan, bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak. Maka izinkanlah penulis menyam paikan ucapan terimakasih kepada : 1. Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika. 2. Ketua Program Studi Manajemen Administrasi Akademi Sekretari dan Manajemen BinaSarana Informatika. 3. Bapak Rosento,

S.Sos.,

M.M.

selaku

Dosen

Penasehat

kelas22.5B.11 4. Bapak Gunawan Harsaputra, S.E. selaku Direktur PT Bina Service 5. Bapak Rokidi selaku Manajer Proyek PT Bina Service iii

Akademik

6. Seluruh rekan kerja di PT Bina Service yang selalu membantu dan memberikan masukan dalam pembuatan laporan KKP ini. 7. Sebuah terima kasih ditujukan kepada keluarga penulis, terutama orangtua dan adik yang telah sangat membantu dalam mendorong, menyarankan penulis untuk menyelesaikan laporan KKP ini. 8. Teman-teman “Mulut Cabe” atas kebersamaan dan bantuan yang berarti bagi penulis 9. Teman-Teman 22.5B.11 atas informasi dan berbagai masukan untuk penulis Semua pihak yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan KKP ini. Demi perbaikan selanjutnya, saran dan kritik yang membangun akan penulis terima dengan senang hati. Akhir kata, semoga laporan KKP ini dapat memberikan manfaat untuk pada pembaca.

Bekasi, Desember 2016 Penulis

Puspita Nhiemas Ayu Sekartaji

iv

DAFTAR ISI

Halaman Lembar Judul Kuliah Kerja Praktik ............................................................... i Lembar Persetujuan Laporan Kuliah Kerja Praktik ....................................... ii Kata Pengantar ............................................................................................... iii Daftar Isi......................................................................................................... v Daftar Gambar................................................................................................ viii Daftar Tabel ................................................................................................... ix Daftar Lampiran ............................................................................................. x

BAB I

PENDAHULUAN ....................................................................... 1 1.1. Latar Belakang ..................................................................... 1 1.2. Perumusan Masalah.............................................................. 2 1.3. Tujuan dan Manfaat ............................................................. 3 1.4. Metode Pengumpulan Data .................................................. 3 1.5. Ruang Lingkup ..................................................................... 4 1.6. Sistematika Penulisan ........................................................... 5

BAB II

LANDASAN TEORI .................................................................. 7 2.1. Umum ................................................................................... 7 2.1.1. Pengertian Administrasi ............................................. 7 v

2.1.2. Fungsi Administrasi .................................................. 8 2.1.3. Ruang Lingkup Administrasi ..................................... 10 2.1.4. Efektivitas dan Efisiensi Administrasi ...................... 12 2.1.4. Peran Administrasi ..................................................... 12 2.2. Teori Pendukung .................................................................. 12 2.2.1. Pengertian Proyek ...................................................... 12 2.2.2. Tujuan Proyek ............................................................ 13 2.2.3. Jenis-jenis Proyek....................................................... 13 2.2.4. Tujuan Administrasi Proyek ...................................... 15 2.2.5. Aspek-aspek Administrasi Proyek ............................. 15 2.2.6. Peran Administrasi Proyek ......................................... 18 2.2.7. Jenis-jenis Dokumen .................................................. 19

BAB III

PEMBAHASAN ......................................................................... 23 3.1. Tinjauan Umum PT Bina Service ........................................ 23 3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT Bina Service ............. 23 3.1.2. Struktur Organisasi PT Bina Service ......................... 23 3.1.3. Kegiatan PT Bina Service .......................................... 25 3.2. Data Laporan PKL ............................................................... 26 3.2.1. Bidang Praktik yang Dilakukan ................................ 26 3.2.2. Hasil Rumusan Masalah ............................................ 29 3.2.3. Kendala Praktik dan Cara Mengatasi ........................ 34 vi

BAB IV

PEMBAHASAN ......................................................................... 37 4.1. Kesimpulan .......................................................................... 37 4.2. Saran .................................................................................... 38

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 39 DAFTAR RIWAYAT HIDUP ...................................................................... 40 SURAT KETERANGAN PKL ..................................................................... 41 NILAI PRAKTEK KERJA LAPANGAN .................................................... 42 LAMPIRAN-LAMPIRAN ............................................................................ 43

vii

DAFTAR GAMBAR Halaman

Gambar III.1 Struktur Organisasi .................................................................. 24

viii

DAFTAR TABEL Halaman

Tabel III.1 Prosedur Administrasi Proyek Barang ........................................ 31 Tabel III.2 Prosedur Administrasi Proyek Jasa ............................................. 33

ix

DAFTAR LAMPIRAN Halaman

A.1 Berita Acara Serah Terima ..................................................................... 43 B.1 Work Order ............................................................................................. 44

x

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Dalam sebuah perusahaan atau kantor, proses administrasi sangat menjadi peran penting dan salah satu kunci utama untuk kemajuan perusahaan atau kantor. Memiliki administrasi yang rapi dan teratur adalah harapan perusahaan karena dapat membangun kinerja yang baik dan merupakan nilai tambah bagi setiap perusahaan. Karena administrasi yang baik dapat menunjukan performa perusahaan kepada rekan bisnis atau pesaing bisnis. Administrasi sebagai ilmu pengetahuan baru berkembang sejak akhir abad yang lalu (abad XIX), tetapi administrasi sebagai suatu seni atau administrasi dalam praktik, timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia. Secara umum, administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerjasama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

1

Administrasi mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik dan berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan. Data dan dokumen harus ditangani secara baik dan sungguh-sungguh karena senantiasa jumlahnya akan terus bertambah dan bermanfaat bagi manajemen untuk pengambilan keputusan yang tepat. Dengan adanya administrasi yang baik maka akan memudahkan manajemen dalam mencari data dan dokumen dengan cepat sehingga proses kerja dalam suatu perusahaan atau kantor semakin efisien. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk membahas tentang “Pelaksanaan Administrasi Proyek PT Bina Service”

1.2. Perumusan Masalah Dari latar belakang masalah yang diuraikan sebelumnya, maka yang menjadi rumusan masalah pada penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini, adalah: 1. Bagaimana pelaksanaan administrasi proyek pada PT Bina Service ? 2. Bagaimana prosedur administrasi proyek pada PT Bina Service? 3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan administrasi proyek dan bagaimana cara mengatasinya ?

2

1.3. Tujuan dan Manfaat Tujuan penulis dalam menyusun dan melaksanakan penulisan laporan KKP ini, antara lain: 1. Untuk mengetahui manajemen administrasi di PT Bina Service 2. Untuk mengetahui bagaimana alur sebuah proyek di PT Bina Service 3. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan administrasi proyek di PT Bina Service 4. Untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan administrasi proyek di PT Bina Service

Sedangkan manfaat yang didapatkan dari penulisan laporan KKP ini yaitu: 1. Manfaat bagi penulis Agar dapat memahami dan menyajikan informasi mengenai pelaksanaan administrasi proyek di PT Bina Service 2. Manfaat bagi PT Bina Service Agar dapat dijadikan bahan pertimbangan dan pemikiran yang bermanfaat untuk pelaksanaan administrasi proyek PT Bina Service

1.4. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan penulis untuk mendapatkan data dalam objek penelitian selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL), yaitu: 1. Metode Observasi

3

Mengumpulkan data yang berhubungan dengan perumusan masalah dengan caramelihat dan mengamati secara langsung terhadap aspek-aspek yang berhubungandengan pelaksanaan administrasi proyek di PT Bina Service. 2. Metode Wawancara Melakukan proses tanya jawab secara langsung dan sistematis dengan mengajukanbeberapa pertanyaan kepada Project Manager mengenai manajemen administrasi, alur sebuah proyek dan prosedur pelaksanaan administrasi serta kendala apa saja yang dihadapi. 3. Metode Dokumentasi Memperoleh

data

pelengkap

dengan

cara

melampirkan

dokumen-

dokumenpendukung sebagai bukti dalam hasil mengenai pelaksanaan administrasi proyek di PT Bina Service.

1.5. Ruang Lingkup Sehubungan dengan pelaksanaan administrasi proyek di PT Bina Service pembahasannya sangat luas, maka penulis hanya membatasi pembahasan yang berhubungan mengenai prosedur pelaksanaan administrasi proyek, serta kendala dan cara mengatasinya pada PT Bina Service. Data yang penulis bahas dalam laporan KKP ini adalah yang terlaksana pada periode September 2015 hingga September 2016.

4

1.6. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan laporan KKP ini, terdiri dari 4 bab, yang masingmasingbab diuraikan, sebagai berikut: BAB I

: PENDAHULUAN Pada bab satu ini, penulis menguraikan tentang gambaran umum penyusunan laporan KKP yang mencakup latar belakang penulisan, menentukan perumusan masalah, tujuan dan manfaat dalam melakukan penelitian, metode yang digunakan dalam pengumpulan data, ruang lingkup pembahasan, serta sistematika penulisan yang menggambarkan garis besar atau pokok-pokok penulisan secara menyeluruh.

BAB II

: LANDASAN TEORI Pada bab kedua, penulis menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dengan administrasi berupa pengertian administrasi, fungsi administrasi, ruang lingkup administrasi, peran administrasi, pengertian proyek, tujuan proyek, jenis-jenis proyek dan tujuan administrasi proyek.

BAB III

: PEMBAHASAN Pada bab ketiga, penulis membahad tentang tinjauan umum perusahaan yaitu sejarah dan perkembangan perusahaan serta struktur organisasi di PT Bina Service. Penulis juga menjelaskan data dari

5

judul penulisan yaitu pelaksanaan administrasi proyek pada PT Bina Service serta kendala dan cara mengatasinya. BAB IV

: PENUTUP Pada bab terakhir ini, penulis memberikan kesimpulan yang diambildari isi pembahasan data penelitian dan memberikan saransaran darihasil permasalahan yang telah disimpulkan.

6

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Umum 2.1.1. Pengertian Administrasi Sebagai ilmu pengetahuan, administrasi termasuk kepada cabang ilmu-ilmu sosial. Menurut Supriyanto (2016:3), Administrasi secara etimologi berasal dari Yunani atau latin yakni : dari kata administrare. Istilah ini timbul dari dua suku kata ad dan ministrare. Ad berarti intensive “terus-menerus atau kontinu” dan ministrare berarti serve or to conduct “membantu, memenuhi atau melayani”. Kata administrasi dalam bahasa Inggris disebut dengan istilah administration yang memiliki bentuk infinitif “to administer”. Menurut

Supriyanto, dalam buku yang berjudul Retrospektif Ilmu

Administrasi (2016:31) bahwa administasi adalah keseluruhan proses kerja sama anatar dua orang manusia atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditentukan sebelumnya. Administrasi pencatatan

data

dalam dan

arti

informasi

sempit secara

adalah

kegiatan

sistematis

penyusunan

dengan

tujuan

dan untuk

menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata usaha.

7

Administrasi

dalam

dilakukan

sekelompok

ditentukan

dalam

arti

orang

struktur

luas

adalah

berdasarkan

dengan

kegiatan

kerja

sama

pembagian

kerja

sebagaimana

mendayagunakan

sumber

daya

yang

untuk

mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Jadi, pengertian administrasi dalam

arti

luas

memiliki

unsur-unsur

sekelompok

orang,

kerja

sama,

pembagian tugas secara terstrukur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan pemanfaatan berbagai sumber. Intinya, administrasi melingkupi seluruh

kegiatan dari pengaturan hingga

pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama. Administrasi dapat berjalan dengan dua atau banyak orang terlibat di dalamnya.

2.1.2. Fungsi Administrasi Menurut Quible (Haryadi, 2009:3), bahwa ada 5 jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu: 1. Fungsi Rutin : Mencakup pengarsipan dan pengadaan. 2. Fungsi Teknis : Membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan. 3. Fungsi Analisis : Membutuhkan pemikiran kreatif dan kritis. 4. Fungsi Interpersonal : Membutuhkan penilaian analisis dalam decision making

8

5. Fungsi Manajerial : Membutuhkan PAOC (planning, actual, organizing, controlling). Pada dasarnya fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama perbedanya dimana fungsi administrasi adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen bersifat melaksanakan kegitan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang dirumuskan. Dalam proses pelaksanaan ini, administrasi mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilakukan sendiri dan tugas-tugas itulah yang biasanya disebut sebagai fungsi-fungsi administrasi antara lain :

a) Planning(Perencanaan)

Perencanaan adalah suatu rincian yang merupakan organisasi yang besar didalamnya ada penyusunan dan perumusan rencana diserahkan

kepada

sekelompok

staf

perencana,

akan

tetapi

penetapannya merupakan tugas dan tanggung jawab manajemen. (Daft, 2006:8)

b) Organizing(Pengorganisasian)

Pengorganisasian adalah suatu kegiatan yang menyangkut tipetipe struktur organisasi dan prinsip-prinsipnya, sejarah organisasi, gaya

9

manajerial yang tepat digunakan, sifat dan jenis dari berbagai bentuk kegiatan yang harus dilaksanakan. (Daft, 2006:9).

c) Leading (Kepemimpinan)

Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10)

d) Controlling (Pengendalian)

Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktifitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. (Daft, 2006:11)

2.1.3. Ruang Lingkup Administrasi Ruang Lingkup tugas administrasi pada kantor ini dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud (Gie, 2007:16) yaitu : a) Menghimpun Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

10

b) Mencatat Kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperluka sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan c) Mengelola Bermacam-macam kagiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna. d) Mengirim Kegiatan yang menyimpan dengan berbagi cara dan alat dari satu pihak kepihak lain. e) Menyimpan Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Ruang lingkup diatas termasuk keterangan atau informasi. Yang dimaksud dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutam melalui pembacaan atau pengamatan. Dewasa ini, informasi dapat berupa : surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Semuanya diterima, direkam (record), diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana dengan efisien dan efektif.

11

2.1.4. Efektivitas Administrasi Konsep efektivitas merupakan konsep yang luas, mencakup berbagai fakoror di dalam maupun di luar organisasi. Efektivitas berkaitan dengan sejauh mana organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan (Daft, 2010). Efektivitas adalah pencapaian usaha yang sesuai deng...