Laporan Magang : Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian di BKD Kota Malang PDF

Preview

Summary

LAPORAN MAGANG PELAKSANAAN MAGANG DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KOTA MALANG TANGGAL 18 MARET 2013 PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) KOTA MALANG OLEH ARIS SETYO BUDI NIM 105030500111020 RINDRI ANDEWI GATI NIM 105030500111002 ARSYAD AZIZI IRIANSYAH NIM 105030500111...

Description

LAPORAN MAGANG

PELAKSANAAN MAGANG DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KOTA MALANG TANGGAL 18 MARET 2013

PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) KOTA MALANG

OLEH ARIS SETYO BUDI

NIM 105030500111020

RINDRI ANDEWI GATI

NIM 105030500111002

ARSYAD AZIZI IRIANSYAH

NIM 105030500111008

SYAH PUTRA AULIA

NIM 105030500111012

M. ROFI’UDDIN TEGUH W.

NIM 105030500111025

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI PEMERINTAHAN FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2013

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN MAGANG

PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) KOTA MALANG

Oleh : Aris Setyo Budi

(105030500111020)

Rindri Andewi Gati

(105030500111002)

Arsyad Azizi Iriansyah

(105030500111008)

Syah Putra Aulia

(105030500111012)

M. Rofi’uddin Teguh W.

(105030500111025)

Mengetahui, Kasubbag Penyusunan Program Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang

Ketua Kelompok Magang

Sri Umiasih, SE.

Aris Setyo Budi

NIP. 19700303 198903 2 001

NIM. 105030500111020 Menyetujui,

Pembimbing Magang

Trisnawati, S. Sos., MAP NIP. 19800307 200801 2 012

ii

TANDA PENGESAHAN

Telah dipertahankan di depan majelis penguji Magang Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya pada : Hari

:

Selasa

Tanggal

:

9 Juli 2013

Jam

:

08.45 – 09.30

Magang Atas Nama :

Aris Setyo Budi

Judul

Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian Pada Badan

:

Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang

dan dinyatakan LULUS

MAJELIS PENGUJI

Pembimbing Magang

Penguji Magang

Trisnawati, S. Sos., MAP

Mohamad Said, S.Sos, MAP

NIP. 19800307 200801 2 012

NIP. 19780630 200812 1 003

iii

KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan magang yang berjudul “Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian Pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang”. Adapun isi dari laporan akhir ini adalah kumpulan dari setiap kegiatan selama magang berlangsung. Magang ini merupakan tugas akhir kelompok yang diajukan untuk memenuhi syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Ilmu Administrasi Publik pada Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang. Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan ini tidak akan terwujud tanpa adanya bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada yang terhormat : 1. Bapak Prof. Dr. Bambang Supriyanto selaku Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. 2. Bapak Dr. M. R. Khairul Muluk, S.Sos., M.Si. selaku Ketua Jurusan Ilmu Administrasi Publik. 3. Bapak Dr. Luqman Hakim, M.Sc. selaku Ketua Program Studi Ilmu Administrasi Pemerintahan. 4. Ibu Trisnawati S.Sos., M.AP. selaku dosen pembimbing magang. 5. Seluruh jajaran pegawai Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang untuk dukungan dan ilmu-ilmu yang telah diberikan selama praktik. 6. Orang tua yang selalu memberikan doa dan semangat dari jauh demi kelancaran studi. 7. Teman-teman seperjuangan di Ilmu Administrasi Pemerintahan yang selalu menyemangati satu sama lain. Demikian kesempurnaan magang ini, saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan. Semoga laporan magang ini bermanfaat dan memberikan sumbangan ilmu yang berarti bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Malang, Juni 2013

Penulis

iv

DAFTAR ISI Halaman TANDA PENGESAHAN .................................................................................... iii KATA PENGANTAR ......................................................................................... iv DAFTAR ISI ....................................................................................................... v DAFTAR TABEL ............................................................................................... vii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... ix BAB I

PENDAHULUAN ............................................................................. 1 1.1. Latar Belakang .......................................................................... 1 1.2. Tujuan Kegiatan Magang ......................................................... 3 1.3. Manfaat Kegiatan Magang ....................................................... 4

BAB II

RENCANA KEGIATAN ................................................................. 6 2.1. Tempat dan Waktu .................................................................... 6 2.2. Metode Pelaksanaan ................................................................. 6 2.3. Jadwal Kegiatan dan Pembagian Kerja .................................... 7

BAB III

HASIL KEGIATAN ......................................................................... 10 3.1. Gambaran Umum Lokasi Magang............................................ 10 1.

Profil Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang ...................................................................... 11

2.

Kedudukan, tugas Pokok, dan Fungsi ............................... 13

3.

Struktur Organisasi ............................................................ 26

3.2. Bidang-bidang Kegiatan ........................................................... 26 3.3. Bentuk-bentuk Dukungan ......................................................... 49 v

3.4. Hambatan-hambatan ................................................................. 50 BAB IV

PEMBAHASAN ............................................................................... 52 4.1. Temuan Gap antara Teori dan Praktik ...................................... 52 4.2. Rekomendasi............................................................................. 57

BAB V

PENUTUP ......................................................................................... 58 5.1. Kesimpulan ............................................................................... 58 5.2. Saran ......................................................................................... 59

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 60 LAMPIRAN ......................................................................................................... 61

vi

DAFTAR TABEL

Tabel

1 Jadwal Kegiatan dan Pembagian Kerja .............................................. 7

Tabel

2 Deskripsi Kegiatan Aris Setyo Budi Selama Magang di Bidang Sekretariat BKD Kota Malang............................................... 27

Tabel

3 Deskripsi Kegiatan Rindri Andewi Gati Selama Magang Bidang Mutasi, Subbidang Pangkat BKD Kota Malang .................... 31

Tabel

4 Deskripsi Kegiatan Arsyad Azizi Iriansyah Selama Magang Bidang Kesejahteraan dan Disiplin BKD Kota Malang..................... 36

Tabel

5 Deskripsi Kegiatan Syah Putra Aulia Selama Magang di Bidang Mutasi Subbidang Jabatan BKD Kota Malang ...................... 44

Tabel

6 Deskripsi Kegiatan M. Rofi’uddin Teguh Wicaksono Selama Magang di Bidang Pendidikan dan Pelatihan BKD Kota Malang ..... 48

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi BKD Kota Malang ................................................26 Gambar 2 Proses Surat Menyurat di Semua Bidang .............................................30 Gambar 3 Prosedur Kenaikan Pangkat Golongan/Ruang 1. Ib/ s.d. III/d..............33 Gambar 4 Prosedur Kenaikan Pangkat Golongan/Ruang IV/a s.d. IV/b ...............34 Gambar 5 Prosedur Kenaikan Pangkat Golongan/Ruang IV/c s.d. IV/d ...............35 Gambar 6 Prosedur Permohonan Surat Pengantar Pembuatan Kartu Pegawai .....40 Gambar 7 Prosedur Permohonan Surat Pengantar Kartu Suami / Kartu Istri ........42 Gambar 8 Prosedur Pelayanan Pengajuan Pensiun ...............................................43 Gambar 9 Prosedur Pelayanan Peninjauan Masa Kerja ........................................47

viii

DAFTAR LAMPIRAN Halaman 1.

Surat Rekomendasi PKL dari Bakesbangpol Malang .................................... 62

2.

Surat Tugas Dosen Pembimbing .................................................................... 63

3.

Daftar Hadir dan Kegiatan Mahasiswa di Tempat Magang ........................... 64

4.

Daftar Pegawai Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang .......................... 74

5.

Kegiatan Diseminasi Informasi SPP Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang 2013 .......................................................................................... 76

6.

Surat Undangan Diseminasi Informasi SPP .................................................. 77

7.

Absensi Tanda Terima Buku SPP BKD Kota Malang .................................. 78

8.

Buku Penerimaan Barang di Sekretariat BKD ............................................... 80

9.

Buku Pengeluaran Barang di Sekretariat BKD .............................................. 81

10. File Pegawai di Bagian Formasi .................................................................... 82 11. Map Pegawai yang Diinput untuk Keperluan Bagian Mutasi........................ 83 12. Foto Kegiatan ................................................................................................. 83 13. Softcopy Berkas Kenaikan Pangkat yang Telah Diproses ............................. 84 14. Kegiatan Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian ........................................ 84 15. Berkas Tidak Lengkap (BTL) PNS Kota Malang untuk Kenaikan Pangkat Periode April 2013 ........................................................................... 85 16. Contoh Biodata Pejabat Eselon yang Diinput ................................................ 88 17. Daftar Peserta Diklatpim Tingkat IV ............................................................. 89 18. Daftar PNS Kecamatan Klojen ...................................................................... 90 19. Surat Keterangan Magang dari BKD ............................................................. 91

ix

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Kegiatan Magang, di Universitas Brawijaya, merupakan kegiatan intrakulikuler terstruktur sebagai salah satu mata kuliah muatan universitas yang diberlakukan bagi para mahasiswa program S1. Magang juga merupakan sebuah langkah perwujudan misi Fakultas Administrasi untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas dari pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Oleh karena itu kegiatan magang wajib diambil oleh para mahasiswa program S1 yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu. Dengan diadakannya kegiatan magang ini diharapkan mahasiswa dapat memberikan sebuah kontribusi yang nyata berupa pengalaman kepada mahasiswa tentang dunia kerja sehingga dapat mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan di dalam kelas ke dalam praktek di lingkungan pemerintahan yang sebenarnya. Salah satu tujuan dibentuknya Program Studi Ilmu Administrasi Pemerintahan adalah untuk mencetak sumber daya manusia yang berkompeten dan terampil dalam bidang pemerintahan yang tidak hanya mengerti teori saja namun juga peka terhadap perubahan dan perkembangan yang ada di sekitarnya, termasuk perkembangan ilmu administrasi yang makin tahun selalu berkembang. Sehingga dengan magang ini kami bisa sedikit memberikan kontribusi pemikiran berupa ide dan inovasi di Instansi bersangkutan. Namun pada kenyataannya yang ditemui tidak sedikit lulusan sarjana yang menjadi pengangguran. Kalaupun bisa mendapat pekerjaan belum tentu juga mereka bisa beradaptasi dengan lingkungan kerjanya. Melihat fenomena seperti itu, kami bermaksud untuk mengenal dunia kerja di lingkungan pemerintahan

1

sebagai wujud dari tujuan Program Studi kami, agar nantinya kami tidak kesulitan untuk beradaptasi ketika bekerja. Pemerintah Republik Indonesia memiliki sebuah tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, memiliki peradaban modern, demokratis, makmur, adil, dan bermoral tinggi. Untuk itu diperlukan Pegawai Negeri sebagai salah satu unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang bertugas menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata. Hal ini dilakukan untuk menjaga persatuan dan kesatuan bangsa yang penuh kesetiaan terhadap Pancasila dan Undang-undang Dasar Negara 1945. Dalam rangka penyelenggaraan pemerintah yang berjalan secara efektif dan efisien, Pegawai Negeri Sipil diharapkan bisa bekerja secara profesional. Pegawai Negeri adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku (Undangundang Nomor 43 Tahun 1999). Dengan berlakunya Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999

yang

kemudian diubah menjadi Undang-undang Nomor 3 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah maka urusan kepegawaian juga harus didesentralisasikan dari pusat kepada daerah. Lembaga pusat yang menangani pengelolaan PNS adalah Badan Kepegawaian Negara (BKN). Badan ini mulanya bernama Kantor Urusan Pegawai kemudian berganti Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN) lalu berganti nama Lembaga Administrasi Negara (LAN) dan akhirnya berganti menjadi Badan Kepegawaian Negara (BKN) yang hanya mengurusi kewenangan menetapkan kebijakan dan melaksanakan proses penataan manajemen PNS selain kebijakan dan pelaksanaan diklat pegawai. Sedangkan untuk tingkat daerah dibentuk Badan Kepegawaian Daerah (BKD). 2

Di Badan Kepegawaian Daerah, proses administrasi yang dilakukan meliputi proses administrasi maupun layanan kepegawaian yang menjadi sebuah kegiatan rutin dan berulang secara terus-menerus. Apabila dicermati lagi, sering terjadi keterlambatan pemenuhan terhadap berbagai hak pelayanan kepegawaian. Disisi lain, untuk memenuhi berbagai kelengkapan persyaratan berbagai layanan, PNS masih selalu dibebani dengan kewajiban yang terus berulang guna melengkapi berbagai berkas kepegawaian, mulai dari fotocopy Karpeg, SK Pangkat Awal, SK Pangkat Terakhir, SK Jabatan, STTPL Diklatpim, Ijazah hingga DP3 dan sebagainya. Sehingga dapat disadari bahwa semua produk dokumen kepegawaian yang dimiliki oleh para pelanggan (PNS), dapat dipastikan berasal dan diperoleh dari badan/pengelolaan kepegawaian. Persoalannya adalah tentu terletak pada bagaimana sistem pengelolaan, penyimpanan dan pencarian kembali berkas-berkas PNS pada lembaga kepegawaian itu sendiri. Pelaksanaan administrasi kepegawaian memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi karena dianggap menentukan pencapaian suatu tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu dalam laporan magang ini. Penulis mengangkat judul laporan magang” Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang”

1.2

Tujuan Kegiatan Magang Tujuan Umum 1. Memberikan kesempatan dan pengalaman kerja bagi mahasiswa peserta magang di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang. 2. Menambah pengetahuan bagi mahasiswa mengenai proses-proses apa saja yang terjadi dalam lingkup bidang kepegawaian. 3

Tujuan Khusus 1. Sebagai wahana untuk terjun langsung dalam mengaplikasikan teori yang diperoleh selama perkuliahan ke dalam praktik di dunia kerja yang sebenarnya. 2. Sebagai sarana untuk membandingkan antara teori dengan praktek terhadap implementasi praktik kerja, sekaligus membandingkan apakah kurikulum yang telah diprogram masih relevan dengan realitanya di lapangan. 3. Sebagai bekal mahasiswa mempersiapkan diri dalam dunia kerja, masyarakat dan dunia usaha. Untuk menambah wawasan kami tentang realita kerja sesungguhnya

1.3

Manfaat Kegiatan Magang 1. Bagi Instansi Sebagai sarana penghubung antara pihak instansi dengan Fakutlas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang 2. Bagi Mahasiswa

- Mengaplikasikan teori dibangku kuliah dengan kondisi dunia kerja yang sebenarnya

- Dapat menguji keterampilan pribadi dalam bersosialisasi dan menerapkan ilmu yang sudah dimiliki dalam lingkungan kerja

- Sebagai sarana mendapatkan pengalaman kerja serta pola pikir lebih maju guna meningkatkan kemampuan diri dalam menghadapi permasalahan

4

3. Bagi Lembaga Perguruan Tinggi

- Sebagai sarana pengenalan instansi pendidikan Jurusan Administrasi Publik Prodi Administrasi Pemerintahan kepada Instansi Pemerintahan.

- Sebagai bahan evaluasi laporan hasil magang yang dilakukan mahasiswa agar menjadi bahan penyesuaian kurikulum dimasa yang akan datang

- Sebagai media terjalinnya hubungan kerja dengan instansi yang dijadikan tempat magang

5

BAB II RENCANA KEGIATAN

2.1. Tempat dan Waktu Pelaksanaan magang ini mengambil tempat di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang, Jalan Tugu no. 1. Waktu pelaksanaan magang dilaksanakan mulai tanggal 18 Maret sampai tanggal 3 Mei 2013 selama 7 minggu. Magang dilaksanakan setiap hari Senin sampai dengan Jum’at mulai pukul 08.00-16.00 WIB. 2.2. Metode Pelaksanaan Selama pelaksanaan magang di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang walaupun proses pelaksanaan magang ini kami banyak menemui keterbatasan dan kendala. Oleh sebab itu, walaupun dirasa tidak mungkin dapat melakukan pengamatan secara intensif terhadap pokok masalah yang sedang dikaji, maka tetap diupayakan agar penulisan laporan hasil kegiatan magang ini memperoleh data dan informasi yang memenuhi persyaratan dengan menggunakan metode kami menggunakan metode sebagai berikut : 1. Melakukan praktik secara langsung terkait dengan persyaratan, laporan serta dokumen-dokumen yang ada terkait dengan pelayanan administrasi Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang. 2. Dokumenter yaitu mempelajari berbagai persyaratan, laporan serta dokumen-dokumen yang ada pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang. 3. Studi kepustakaan yaitu mempelajari teori-teori yang relevan dan mendukung pokok masalah yang sedang dibahas.

6

2.3. Jadwal Kegiatan dan Pembagian Kerja Tabel 1 Jadwal Kegiatan dan Pembagian Kerja No

1

Bidang

Sekretariat Badan Kepegawaian Daerah

2

Kesejahteraan dan Disiplin

3.

Mutasi

Tugas

Output

 Penyusunan  Input data program pengadaan ketatalaksana barang dan jasa an, sekreatariat BKD ketatausahaan Kota Malang, , keuangan, menyusun surat kepegawaian, perintah urusan rumah pencairan tangga, dana(SP2D) dan perlengkapan, mengadakan kehumasaan, perencanaan perpustakaan program dan kearsipan diseminasi informasi standart pelayanan publik BKD Kota Malang  Pengelolaan  Permohonan kesejahteraan Surat Pengantar pegawai, Pembuatan Kartu pemberhentia Suami Dan Kartu n, pensiun Istri, Pengajuan pegawai dan Cuti, Surat melakukan Pengantar pembinaan Permohonan disiplin Kartu Pegawai, pegawai Pengajuan Cuti Tahunan, Pengajuan Usia Bebas Tugas Bagi PNS  Pengelolaan mutasi,

 Jabatan : Penyiapan