Pengembangan Sistem Informasi Kelurahan Berbasis Web.pdf PDF

Preview

Summary

Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Berbasis Web Pada Kelurahan Halim Perdana Kusuma Citra Dewi Larasati (11112627) Kanigara Putra Loegiman (14112021) Muhammad Fariz Habibie (14112943) Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Universitas Gunadarma Tahun Ajaran 2013/2014 Table of Content...

Description

Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Berbasis Web Pada Kelurahan Halim Perdana Kusuma

Citra Dewi Larasati (11112627) Kanigara Putra Loegiman (14112021) Muhammad Fariz Habibie (14112943)

Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Universitas Gunadarma Tahun Ajaran 2013/2014

Table of Contents Table of Contents .............................................................................................................................................................. i

PROPOSAL PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BERBASIS WEB PADA KELURAHAN HALIM PERDANA KUSUMA............................................................................................................................................ 1 A. B. C. D. E. a. b. F. G. H. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

LATAR BELAKANG ....................................................................................................................................... 1 PERUMUSAN MASALAH ............................................................................................................................... 2 TUJUAN PROPOSAL ..................................................................................................................................... 2 DATA FLOW DIAGRAM................................................................................................................................. 2 GAMBARAN SISTEM .................................................................................................................................... 3 Sistem lama ....................................................................................................................................... 3 Sistem baru........................................................................................................................................ 4 WAKTU PELAKSANAAN PROYEK ..................................................................................................................... 5 TENAGA PELAKSANA ................................................................................................................................... 5 ANGGARAN BIAYA ...................................................................................................................................... 6 Biaya Proposal : ................................................................................................................................. 6 Biaya Pengumpulan Data : ................................................................................................................ 6 Biaya Analisis ..................................................................................................................................... 6 Biaya Desain ...................................................................................................................................... 7 Biaya Implementasi ........................................................................................................................... 7 Biaya Pengujian : ............................................................................................................................... 7 Biaya Penyelesaian : .......................................................................................................................... 8 Biaya Total ........................................................................................................................................ 8

SKENARIO PENGUMPULAN DATA .................................................................................................................... 10 METHODOLOGY ............................................................................................................................................... 12 A.

METODE PENGUMPULAN DATA ................................................................................................................... 12 Skenario Pengumpulan Data .................................................................................................................... 12 B. METODE ANALISA .................................................................................................................................... 13 ANALISIS SISTEM .............................................................................................................................................. 21 A. B. C. D.

PENDAHULUAN ........................................................................................................................................ 21 SISTEM SAAT INI....................................................................................................................................... 22 SISTEM BARU .......................................................................................................................................... 23 ANALISIS KEBUTUHAN ............................................................................................................................... 23

PERANCANGAN SISTEM ................................................................................................................................... 28 A. PERANCANGAN SISTEM .............................................................................................................................. 28 B. RANCANGAN INPUT-OUTPUT ...................................................................................................................... 28 C. DIAGRAM KONTEKS .................................................................................................................................. 29 D. DFD...................................................................................................................................................... 30 E. LOGIKA PERANCANGAN .............................................................................................................................. 33 F. RANCANGAN DATABASE ............................................................................................................................. 34 G. DATA DICTIONARY .................................................................................................................................... 35 RW ............................................................................................................................................................... 35 H. DESAIN INTERFACE .................................................................................................................................... 36 a. Desain Menu ................................................................................................................................... 36 b. Desain Interface............................................................................................................................... 37

Proposal Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Berbasis Web Pada Kelurahan Halim Perdana Kusuma

Proposal Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Berbasis Web Pada Kelurahan Halim Perdana Kusuma A.

Latar Belakang

Perkembangan dunia informasi dari waktu ke waktu terus mengalami peningkatan dan perkembangan. Seiring dengan kemajuan pesat dalam dunia ilmu pengetahuan dan teknologi, kebutuhan akan informasi kian meningkat. Hal tersebut didukung dengan berkembangnya teknologi yang semakin maju dan memadai sehingga informasi dapat diakses secara cepat, tepat, terkini, serta akurat. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem yang mempermudah kita dalam proses pengambilan informasi dimana saja dan kapan saja. Kini, perkembangan teknologi juga berkembang di berbagai bidang salah satunya adalah bidang kependudukan.

Kegiatan dari bidang kependudukan meliputi sensus penduduk,

kepindahan prenduduk, dll sehingga pentingnya data kependudukan untuk kebutuhan administrasi. Agar data kependudukan dapat terekam dengan baik diperlukan manajemen olah data atau administrasi yang baik. Hal yang paling berhubungan dengan pengaturan kependudukan adalah administrasi. Seperti yang kita ketahui bahwa dalam melakukan administrasi masih dilakukan secara tradisional sehingga muncul berbagai kendala. Kendala tersebut antara lain duplikasi data, banyak data yang tidak akurat lagi seperti status, bertambahnya anggota keluarga, dll. Selain itu, Karena banyak proses yang dikerjakan secara manual, sehingga dalam proses administrasi tersebut

dapat mengakibatkan menumpuknya file-file yang

mempunyai kemungkinan untuk hilang. Dan apabila file-file tersebut dibutuhkan sewaktuwaktu, akan memakan waktu yang cukup lama untuk mencarinya kembali. Maka dari itu, Dari kendala yang ada pada administrasi data kependudukan saat ini ,kami tertarik mencoba untuk mengembangkan sistem secara terintegrasi pada administrasi kependudukan. Fokus dari pengembangan sistem ini adalah dapat merubah data penduduk secara cepat, singkat dan mudah melalui aplikasi web. Data yang dapat dirubah antara lain status, pendidikan, anggota keluarga, dll. Di dalam aplikasi web ini, yang dapat merubah data penduduk disamping pegawai Kelurahan adalah Ketua RW. Selain itu, sistem ini akan dilengkapi dengan keamanan yang baik agar dapat menjaga keakuratan data. 1

B.

Perumusan Masalah

Rumusan yang dibahas dalam proposal pengembangan sistem informasi berbasis web untu database keluarga ini adalah : 

Merancang aplikasi web yang dapat menginput serta melakukan proses pencarian dan penelusuran data di Kelurahan Halim Perdana Kusuma.



Merancang aplikasi web yang dapat melayani kebutuhan Kelurahan Halim Perdana Kusuma dalam pengambilan data.



Merancang aplikasi web yang dapat menjaga keaman data.

C.

Tujuan Proposal

Proposal ini bertujuan :

D.



Dapat mengembangakan sistem terintegrasi yang mudah, cepat dan dapat melakukan pencarian dan penelusuran data.



Dapat mengambil data dimana saja dan kapan saja.



Data hanya dapat dlihat dan diambil oleh pihak yang berhak mengambil data.

Data Flow Diagram

2

E.

Gambaran Sistem a. Sistem lama Proses Penggantian data di Kelurahan : 1. Datang ke ketua RT, minta surat pengantar 2. Datang ke ketua RW, minta surat pengantar 3. Ke Kelurahan dengan membawa berkas

Dari diagram diatas dapat dilihat bahwa untuk mengganti data yang ada di kelurahan perlu membawa surat pengantar dari RT dan RW. Setelah itu, membawa surat pengantar dari tempat agama, KTP, KK, KSK, akte kelahiran, ijazah, surat nikah atau cerai, surat kelakuan baik dengan ketetentuan seperti di atas. Dengan proses yang panjang tersebut, tentu untuk mengganti data perlu waktu yang lama, karena perlu datang ketiga tempat. Belum lagi pelayanan di kantor kelurahan yang hanya melayani hingga pukul 3 sore sehingga akan menyulitkan bagi pekerja kantoran yang ingin datang mengurus berkas pada jam-jam setelah pukul 3. Ketika ingin mengganti data, seorang warga perlu membawa berkas-berkas seperti yang tertera diatas. Bisa dibayangkan bila warga sekelurahan ingin mengganti data, tentu akan timbul tumpukan berkas-berkas di kelurahan. Andaikan seorang warga ingin mengganti data yang berbeda dengan hari dan waktu yang berbeda pula, misalnya pertama kali datang ia 3

ingin mengganti pendidikan, kemudian dia ingin mengganti status. Tentu dia harus membawa berkas-berkas yang tertera di kelurahan. Maka, di kelurahan akan ada duplikat dari berkas yang dia bawa. Seorang warga saja sudah membawa banyak berkas, apalagi sekelurahan?

b. Sistem baru Sistem informasi yang akan dikembangkan merupakan sistem informasi berbasis Web yang memudahkan user dalam melakukan penggantian data kependudukan dimana saja dan kapan saja. User yang dapat membuka fitur ini adalah Ketua RW dan staff kelurahan. Penggantian data penduduk dilakukan dengan cara warga datang ke Ketua RT meminta surat pengantar. Setelah mendapat surat pengantar, warga datang ke Ketua RW dengan membawa berkas. Ketua RW kemudian melakukan proses penggantian data secara online. Untuk memulai proses perbaruan data, Ketua RW harus melakukan proses log in terlebih dahulu. User id dan password didapat Ketua RW di Kelurahan. Setelah melakukan log in, ketua RW mengecek terlebih dahulu apakah warga tersebut sudah terdaftar di dalam database. Bila warga tersebut belum terdaftar, maka ketua RW dapat langsung memasukkan data warga ke dalam database. Data warga baru tersebut kemudian dibuat ke dalam laporan daftar warga baru. Laporan tersebut lalu di tindak lanjuti di kelurahan. Setelah kelurahan mengecek dan memberi approval terhadap warga tersebut, maka secara otomotis data kependudukan warga tersebut masuk ke dalam database sistem. Bila warga sudah terdaftar, maka langsung melakukan proses pengeditan data. Untuk mencari data yang akan dirubah dengan menggunakan no KK sebagai Primary Key. Kemudian, data dapat diganti. Data yang telah dirubah tersebut, dibuatkan laporan perubahan data penduduk. Laporan ini meliputi data kematian, kelahiran, dll. Setelah itu, laporan tersebut di teruskan ke kelurahan untuk di cek dan diberi approval. Setelah di approve, maka data tersebut akan berganti secara otomatis di database. Sistem kemudian membuat kupon untuk pengambilan dokumen. Misalnya, seorang warga mengganti data di KK-nya, maka dia akan dibuatkan kupon untuk penggambilan KK. Kupon ini akan masuk ke dalam email ketua RW. Kemudian, ketua RW akan mencetak kupon tersebut, lalu, ia akan menyalurkan kupon tersebut ke ketua RT dan Ketua RT akan meneruskan ke warganya.

4

F.

Waktu Pelaksanaan Proyek

No 1 2

3 4

5

6. 7. G.

Kegiatan

Oktober 3 4

1

November 2 3 4

1

Desember 2 3

Proposal 1. Penyusunan proposal Pengumpulan data 1. Melakukan Observasi 2. Melakukan Wawancara Analisis sistem Desain 1. Desain Konseptual 2. Desain Database 3. Desain Website Implementasi 1. Implementasi Database 2. Implementasi Website Pengujian Penyelesaian Tenaga Pelaksana

Untuk mengembangkan sistem Informasi di Kelurahan Halim Perdana Kusuma berbasis website, maka dibutuhkan tim pengembang yang kompeten di bidangnya masing-masing, sebagai berikut: 1. Project Manager dan System Analisis

: Citra Dewi Larasati

2. Database Engineering and Design

: Kanigara Putra Loegiman

3. Graphic and Software Engineer

: M. Fariz Habibie

5

4

H. 1. No

Anggaran Biaya Biaya Proposal : Kegiatan

Keterangan

Kuantitas

Harga Satuan

Keterangan

Percetakan

Biaya percetakan proposal

10 Buah

Rp 15.000

Rp 150.000

1 Proposal SUB TOTAL

Rp 150.000

2.

Biaya Pengumpulan Data :

No

Kegiatan

Keterangan

Kuantitas

Harga Satuan

Keterangan

1

Penyediaan Alat Rekam

Untuk merekam wawancara

1 Buah

Rp 450.000

Rp 450.000

Transportasi

Biaya transportasi untuk melakukan kegiatan wawancara

Rp 150.000

Rp 150.000

2

SUB TOTAL

3.

Rp 600.000

Biaya Analisis

No

Kegiatan

Keterangan

1

Kegiatan Rapat

Biaya rapat untuk hasil analisis

Kuantitas

SUB TOTAL

Harga Satuan

Keterangan

Rp 100.000

Rp 100.000

Rp 100.000

6

4.

Biaya Desain

No

Kegiatan

1

Kegiatan Rapat

Keterangan

Keterangan

Rp 100.000

Rp 100.000

Rp 1.150.000

Software

Rp 1.150.000

1 Paket Software

Rp 1.100.000

Rp 1.100.000

1 Buah

Rp 600.000

Rp 600.000

Rapat untuk merancang sistem

Penyediaan Software

Untuk persiapan perancangan database (MySQL)

3

Penyediaan Software

Untuk pembuatan website (Adobe Dreamwaver CS5)

4

Pengadaan Jaringan Bandwidth

Untuk mengakses internet.

2

Harga Satuan

Kuantitas

1 Paket

SUB TOTAL 5.

Biaya Implementasi

No

Kegiatan

Keterangan

Instalasi

Melakukan instalasi domain hosting untuk Web dan Database

1

Rp 2.950.000

Kuantitas

Harga Satuan

Keterangan

Rp 500.000

Rp 500.000

SUB TOTAL

6.

Biaya Pengujian :

No

Kegiatan

Keterangan

Rp 500.000

Kuantitas 7

Harga

Keterangan

Satuan

1

Melakukan cross-check sistem yang telah dibuat

Uji check sistem

Rp 1.000.000

SUB TOTAL 7.

Biaya Penyelesaian :

No

Kegiatan

1

Memaparkan Dokumentasi hasil sistem yang dibuat

2

Keterangan

Rp 1.000.000

Kuantitas

Melakukan pelatihan terhadap user yang akan menggunakan sistem

Pelatihan

Harga Satuan

Keterangan

Rp 150.000

Rp 150.000

Rp 250.000

Rp 250.000

SUB TOTAL

8.

Rp 1.000.000

Rp 400.000

Biaya Total

No

Kegiatan

Biaya

1

Proposal

Rp 150.000,-

2

Pengumpulan Data

Rp 600.000,-

3

Analisis

Rp 100.000

4

Desain

Rp 2.950.000,-

5

Implementasi

Rp 500.000,-

6

Pengujian

Rp 1.000.000,-

7

Penyelesaian

Rp 400.000,Jumlah

Rp 5.700.000,-

8

page intentionally left blank

9

Skenario Pengumpulan Data Tujuan : 1. Observasi : Untuk mengetahui format data, mengumpulkan data 2. Wawancara : Mengumpulkan data, mencari tahu masalah yang ada di dalam data administrasi penduduk Jadwal 1. Narasumber : Yuswil Rasyid 2. Waktu : 4 November 2014 3. Tempat : Jalan Squadron No.1A, Kota Jakarta Timur, DKI Jakarta 13570 List Pertanyaan : 1. Masalah apa saja yang ada di bagian administrasi? 2. Apa saja yang sudah dilakukan untuk mengatasi masalah terebut? 3. Kendala yang dihadapi dalam mengatasi masalah? 4. Sudah efektifkah solusi tersebut? 5. Apakah SDMnya sudah memadai? 6. Kemungkinan masalah administrasi di masa yang akan mendatang?

10

page intentionally left blank

11

Methodology A. Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan metode observasi dan wawancara di Kelurahan Halim PK.

Skenario Pengumpulan Data Tujuan : 1. Observasi : Untuk mengetahui format data, mengumpulkan data 2. Wawancara : Mengumpulkan data, mencari tahu masalah yang ada di dalam data administrasi penduduk Jadwal 1. Narasumber : Yuswil Rasyid 2. Waktu : 4 November 2014 3. Tempat : Jalan Squadron No.1A, Kota Jakarta Timur, DKI Jakarta 13570 List Pertanyaan : 1. Masalah apa saja yang ada di bagian administrasi? 2. Apa saja yang sudah dilakukan untuk mengatasi masalah terebut? 3. Kendala yang dihadapi da...