Sistem Informasi Bimbingan Konseling Berbasis Knowledge Management PDF

Preview

Summary

Vol. 3, 2018 ISSN No. 2502-8782 Sistem Informasi Bimbingan Konseling Berbasis Knowledge Management Agnes Novita*, Novita Isnin Faried, Dwi Atmodjo WP Fakultas Teknologi Informasi, IKPIA Perbanas- Jakarta [email protected] [email protected], [email protected], [email protected] Ab...

Description

Vol. 3, 2018 ISSN No. 2502-8782

Sistem Inform ormasi Bimbingan Konseling Berba erbasis K Knowledge Management Agnes es N Novita*, Isnin Faried, Dwi Atmodjo WP Fakultas ltas Teknologi Informasi, IKPIA Perbanas- Jakarta agnes.novita@perba rbanas.id, [email protected], dwi.atmodjo@perba rbanas.id

Abstrak - Bimbingan dan Kons nseling (BK) adalah proses interaksi antara konselor dengan konseli baik secara langsung maupun tidak langsung guna membantu konseli agar dapat meng mengembangkan potensi masalahan yang sedang dihadapi. Proses ini terjadi sang angat intesif dan selalu dirinya atau memecahkan perma berkembang sesuai dengan kead eadaan dan kebutuhan konseli. Banyaknya kasus dan an jumlah penanganan dirasakan perlu adanya media a untuk u menyimpan hasil konseling agar dapat digunak nakan kembali sebagai rujukan konselor dalam menang angani kasus yang sama atau memiliki kemiripan. Med edia yang diperlukan bukan sekedar menyimpan namu amun dapat digunakan untuk mengambil kembali sec secara cepat sekaligus mencatatsebagaisebuah basis pengetahuan p (Knowledge Base). Berdasarkan kebutu utuhan tersebut perlu dibuatkan sistem yang dapat menyimpan me dan mengambil hasil konseling dengan pen pendekatan Knowledge Management (KM). Kegiatan BK B yang diawali dengan diskusi, memberikan saran an atau solusi kepada konseli, merencanakan pemecah ahan masalah sampai dengan implementasi pemecaha han masalah memiliki karakteristik KM dan dikena nalsebagai proses SECI (Sosialisation, Externalisa lisation, Combination, Internalization) (Nonaka –Tekeu keuchi, 1995). Proses inilah yang perlu disimpan da dalam bentuk Explicit Knowledge agar dapat diman imanfaatkan sebagai rujukan pengetahuan. Hasil pen penelitian ini adalah pengembangkan sistem informa masi Bimbingan dan Konseling yang mengimplemen entasikan pendekatan Knowledge Management System tem yang menyelesaikan kebutuhan penyimpanan dan pen penyajian kembali hasil konseling. Konseling, Knowledge Base, Knowledge Managemen ment System, Explicit Kata kunci: Bimbingan dan Ko Knowledge, Konselor, Konseli.

1 Pendahuluan Keberadaan sistem informasi banyak sekali membantu manusia. Salah satu manfaat dari sistem tem yaitu membuat segala pekerjaan menjadi lebih efektif da dan efisien Karena dapat memperoleh informasi lebih cep epat, berkurangnya penggunaan kertas atau sering disebut pape aperless[1] sehingga meminimalisasi tempat penyimpanan besar. ar. Proses konseling adalah urutan langkah lan atau tahapan interaksi antara konselor dan konseli dalam lam usaha membantu konseli untuk menghadapi permasalahan n yang y menghambat perkembangan potensi yang dimilikinya. Tahapan Ta itu dimulai dari membangun hubungan antara kons nselor dan konseli sehingga terjadi hubungan yang baik antara antar konselor dan konseli dan tercipta kondisi saling mem empercayai, saling terbuka dan saling memberikan ruang untu ntuk menyampaikan pendapat dan masalah yang dihadapi. Tahapan selanjutnya adalah identifikasi dan eksplorasi masalah dimana proses ini konse nseli menyampaikan masalahnya kepada konselor. Dalam tahap ini konselor harus mampu mendefinisikan masalah, mengek geksplorasi masalah dan menghubungkan informasi baik informasi waktu, ng disampaikan oleh perasaan dan kognitif dari penjelasan yang konseli. Dipresentasikan pada Tanggal 24 November 2018 rved Copyright © 2018 FT - UHAMKA. - All rights reserve

Tahap berikutnya adalah alah merencanakan Pemecahan Masalah. Tahap untuk menca cari dan merencanakan solusi yang paling tepat untuk menye yelesaikan masalah berdasarkan informasi - informasi yang suda dah dikumpulkan dan dianalisa. Tahap terakhir adalah implem lementasi solusi dan penutup konseling. Tahap dimana kons onseli berperan sebagai subjek dari solusi yang telah direncan canakan. Konseli adalah pihak yang harus bertindak secara lan langsung untuk menyelesaikan masalah. Bimbingan Konseling ng (BK) di salah satu Sekolah Menengah Pertama (SMP) swa wasta di Jakarta Timur saat ini masih dilakukan dengan meng enggunakan media kertas atau buku (pencatatan manual). Pr Proses pencatatan seperti ini menurut para guru BK tersebut ut berakibat perlu adanya usaha ekstra bagi guru BK jika ada kebutuhan melihat (kembali) data konseling siswa yang su sudah dimiliki khususnya jika mengalami kasus sejenis atau tau dalam kegiatan monitoring perkembangan siswa yang telah berkonsultasi. Sementara itu melihat dari proses konseling diatas maka bisa dipastikan menghasilkan jumlah catatan m maupun informasi yang cukup besar dan kompleks. Saat ini telah banyak pe penelitian mengenai bimbingan konseling seperti yang telah dilakukan namun semuanya I-1

I-2

A. Novita, I. Faried & D. Atmodjo ledge Management belum menggunakan pendekatan Knowled (KM). Oleh karenanya solusi atas masala alah tersebut di atas adalah adanya sistem informasi bimbinga gan konseling yang berbasis KM sehingga tercapai optim ptimalisasi layanan bimbingan konseling. Pada sistem ini akan kan dicatat beberapa data antara lain data siswa, data nilai, keha ehadiran siswa, data siswa bermasalah, data kunjungan rumah ah, data konsultasi, data hasil diskusi dan pemanggilan siswa maupun orangtua yang nantinya akan disimpan dalam sebu buah database, dan dari database yang ada akan memudahka kan guru BK untuk melihat riwayat siswa yang berkonsultasi, tasi, membuat solusi berdasarkan riwayat permasalahan dan an latar belakang keluarga siswa, memonitoring dan tindak dakan keberlanjutan untuk siswa.

wa sistem informasi layanan beberapa menyatakan bahwa tersebut belum diterapkan secara ara online. Berdasarkan rangkuman hasil penelitian sebelumnya di atas maka pada penelitian ini akan an dibuat Aplikasi Monitoring Layanan Bimbingan Konseling ng Siswa yang diterapkan secara online (berbasis web) dan interaktif. Selain diimplementasikan secara online, aplikasi yang dikembangkan akan mener erapkan konsep knowledge management yang mengolah ddata bimbingan konseling agar menjadi informasi yang lebih be bernilai. Dengan adanya sistem aplikasi online dan interaktif maka akan sangat membantu guru BK dan siswa dalam melakukan bimbingan dan konsultasinya, selain guru BK ddan siswa, orangtua pun dapat melihat perkembangan kesiswaa waan anaknya secara langsung.

2 Dasar Teori

3

ingan konseling di Penelitian tentang layanan dan bimbing Indonesia sudah banyak dilakukan, hal ini in terlihat dengan adanya jurnal yang telah dipubli blikasikan. Dalam penelitiannya[2] mengenai sistem infor formasi bimbingan konseling berbasis web menggunakan PHP HP dan Mysql dalam kesimpulannya menyatakan bahwa Siste istem informasi ini menghasilkanbeberapainputanberupa data siswa, data bimbingan, data guru, dan keluaran sistem tem berupa pencarian siswa, pencarian alumni. Penelitian ini meenyarankan adanya penerapan sistem online dan adanya komun unikasi berupa chat antara siswa dengan guru bimbingan kons onseling. Sedangkan [3] dalam penelitiannya Aplikasi Sistem S Informasi Bimbingan dan Konseling dengan Meng enggunakan Metode Forward Chaining menyatakan bahwaa aplikasi sistem informasi ini digunakan untuk pencatatan tan konsultasi siswa dan membantu guru BK menyelesaikan masalah m pemberian sanksi kepada siswa yang melakuk ukan pelanggaran, berdasarkan jumlah point pelanggaran dan an klasifisikasi jenis sanksinya. [4] mengemukakan dalam kesim esimpulannya bahwa Sistem Informasi Unit Bimbingan dan Kon Konseling dan Usaha Kesehatan Sekolah pada Sekolah Mu ulti Jenjang “X” membantu mengetahui catatan siswa sebelumnya, dan ibutuhkan sehingga mendapatkan catatan kesiswaan yang dib memudahkan proses pelaporan, serta catatan c kunjungan berobat bagi petugas UKS, dan orangtua ua dapat memantau catatan kesiswaan anaknya dan sudah dilakukan secara online. Namun Ardhy dalam penelitiannya memberikan saran agar adanya perluasan notifikasi denga ngan menggunakan metode notifikasi melalui email. Dann [5] juga dalam kesimpulannya mengatakan bahwa sistem s informasi Bimbingan dan Konseling di SMP PGRI P Baturraden memiliki permasalahan pada sistem penginputan dan pengarsipan berkas bimbingan dan konse nseling yang masih manual, namun masalah tersebut sudah dap apat teratasi dengan adanya Sistem Informasi Bimbingan dan an Konseling yang menyajikan data bimbingan dan konseling k secara terkomputerisasi. Penelitian ini men enyarankan untuk kedepannya agar pelayanan Bimbingan an dan Konseling terhadap siswa dapat dikembangkan secara online. Berdasarkan paparan jurnal - jurnal di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi layan anan bimbingan dan konseling siswa sudah dilakukan dibeberap rapa sekolah, namun

Penelitian ini dilakukan melalui lui beberapa tahapan yaitu: 1. Menganalisa: yaitu dimulai lai dengan mencari tahu apa saja masalah yang terjadi di pada bimbingan konseling, kemudian dilakukan pula ula pengumpulan data dan informasi yang ada di lapa lapangan untuk dianalisa lebih lanjut. 2. Merancang: berdasarkann hasil analisa kemudian dirancanglah system infor formasi bimbingan konseling, yang terdiri dari usecasesy esystem, class diagram, sampai dengan merancang input dan an output 3. Coding: membuat program aatas hasil rancangan. 4. Implementasi: Setelah dila ilakukan coding dan uji coba kemudian sistem inform rmasi bimbingan konseling diimplementasikan.

Copyright © 2018FT-UHAMKA. - All rights reserved

Metodologi Peneliti litian

ahasan 4 Temuan dan Pembahas Di bawah ini digambarkan use case atas sistem informasi bimbingan konseling berbasis is kknowledge management. Actor yang terkait adalah Guru BK, W Wali Kelas, dan Siswa.

Gambar 1. Use se case diagram

Seminar Nas asional TEKNOKA ke - 3, Vol. 3, 2018 ISSN No. 2502-8782

I-3

A. Novita, I. Faried & D. Atmodjo m Perancangan dan Pengembangan Sistem Di bawah ini didesain basis data untuk Aplikasi Layanan Bimbingan Konseling

terdiri dari empat kelompok bbesar yaitu data master, data siswa, data konseling dan Know owledge Management. Langkah awal adalah pengisian data master, yang berisi data agama, hari, jen jenis kelamin, master kelas, pendidikan, aktifitas, pekerjaan aan, keterangan tinggal, master saudara, keadaan konseling dan an golongan masalah. Di bawah ini (gambar 3) adalah contoh isian data agama.

Gambar 3.. D Data master

Gambar 2. Class diagram

Perancangan Sistem (aplikasi) layanan B BK Sistem aplikasi layanan yang dibuat disesuaikan dis dengan tempat penelitian saat ini meliputi dua kegiatan keg besar yaitu kegiatan perekaman proses kegiatan bim imbingan konseling sehari-hari yang dilakukan guru BK. Proses kedua adalah pengelolaa laan data rekaman konseling sehari – hari menjadi basis ba pengelolaan pengetahuan yang diimplementasikan menjadi me Knowledge Management System. Proses pertama memf mfasilitasi pengguna sistem yaitu siswa, guru-BK, walikelass (guru lain) serta petugas piket atau petugas tata usaha dan d yang terakhir adalah pimpinan sekolah (kepala sekolah lah dan wakil kepala sekolah). Proses yang dijalankan meliputi m kegiatan pencatatan data oleh siswa yaitu data person sonal sampai dengan data keluhan yang dialami. Selain data ta oleh siswa, data masukkan juga dilakukan oleh walikelas (g (guru lain) maupun petugas piket yang berkepentingan dengan gan data siswa yang berhubungan dengan “nilai” akademis siswa. sis Proses yang dilakukan oleh guru BK meliputi pencata catatan (perekaman) data konseling yaitu semua tindakan yang ng sudah dilakukan dalam hal penanganan permasalahan yang ya dialamisiswa. Hasil kegiatan bimbingan konseling ini akan dilaporkan kepada pimpinan sekolah dalam hal ini in adalah Kepala Sekolah dan Wakilnya.

Setelah data master terisi lengk gkap, maka langkah selanjutnya adalah pengisian data siswa yyang terdiri atas data pribadi siswa (gambar 4), data keadaan aan siswa (gambar 5), dan data saudara (gambar 6). Data sisw iswa ini sangat penting untuk mengetahui secara detil pribad adi siswa, begitu pula keadaan siswa dan data saudara. Bilaa data siswa ini terisi lengkap maka akan memudahkan penelu elusuran penyebab masalah dan juga pemecahan masalah jika terjadi masalah dengan siswa. Karena tidak jarang masalah lah yyang dihadapi siswa dimulai dari pribadi siswa dan juga kelu luarga.

Gambar 4 Data ata pribadisiswa

Pengujian p Model M Knowledge Bagian ini merupakan lanjutan dari tahap Management System Bimbingan Karir. Ap Aplikasi system ini Copyright © 2018FT-UHAMKA. - All rights reserved

Seminar Nas asional TEKNOKA ke - 3, Vol. 3, 2018 ISSN No. 2502-8782

I-4

A. Novita, I. Faried & D. Atmodjo

Bila konseling tidak ak bisa teratasi, maka pihak sekolah akan memanggil orangg tua siswa (melalui surat). Bila orang tua datang dan ternyata ata tidak ada jalan keluar atas suatu kasus maka sekolah men enawarkan pihak ke 3, seperti psikolog. Pada form status kon onseling, masalah siswa yang dikonselingkan dicatat diperm ermasalahan, sedangkan hasil konseling dicatat di bantuan.

Gambar 5. Data keadaan siswaa

nseling dan catatan kejadian Gambar 7. Data prabimbingan konse

Gambar 6. Data saudara

Tahap berikutnya adalah pengisian Data ta Konseling. Data konseling ini terdiri atas data prabimb imbingan konseling, catatan kejadian dan status konseling. Data ta konseling ini diisi bila ada kejadian dengan siswa, di sin sini guru BK akan mencatat kejadian pelanggaran siswa. Dari ri jenis pelanggaran diketahui nilai pelanggaran. Bila tidak ada da nilai pelanggaran seperti yang tercantum di buku pedoman maka siswa akan diberi sangsi ringan. Bila total nilai pelangg langgaran pada catatan kejadian berjumlah15 point maka orangtua akan dipanggil.

Gambar 8. Stat tatus konseling

Status Konseling ko biasanya Siswa dipanggil untuk melakukan konseling berhubungan dengan masalah pribadi, bela belajar, sosial, karir. Konseling hanya untuk siswa dan guru BK

Dan langkah terakhir adalah pengisian data Knowledge. nseling guru BK mencatat Setiap ada masalah konse permasalahan dan penyelesaian ian dalam form di bawah ini. Berasal dari isian form ini berik erikutnya data tersebut dapat di

Copyright © 2018FT-UHAMKA. - All rights reserved

Seminar Nas asional TEKNOKA ke - 3, Vol. 3, 2018 ISSN No. 2502-8782

A. Novita, I. Faried & D. Atmodjo St. Markus, dengan share / dibagi kepada sesama guru BK dii S sharing data maka guru BK memiliki liki referensi dalam mengambil keputusan atau menyelesaika ikan suatu masalah siswa. Langkah kedepannya data knowledge ledge ini akan dapat di share kepada guru-guru BK di Jakarta.

I-5

Saran sempurna oleh karenanya perlu 1. Sistem yang dibuat belum se dievaluasi lagi sesuai kebutu utuhan dari user. 2. Tampilan input dan outp utput dapat lebih dioptimasi kembali. 3. System ini dapat digunakan untuk seluruh guru BK.

Kepustakaan [1]. Danuri, Muhamad. 2016. Green C Campus BerbasisTeknologiInformasi. INFOKAM. Nomor 1 Th. XII/Mare aret/2016 [2]. SeptiadyIrawanSaputra, 2014. Sist istem Informasi Bimbingan Konseling Berbasis WEB di SMAN 2 Ngag aglikMenggunakan PHP dan MYSQL. Sumber: http://www.e-jurnal.com/2 m/2014/10/sistem-informasi-bimbingankonseling.html [3]. Andi Priyolistiyanto, Joko Saefan fan. 2014. Aplikasi Sistem Informasi Bimbingan dan Konseling Denga ngan Menggunakan Metode Forward Chaining. Prosiding Mathematicss aand Sciences Forum 2014. ISBN 978602-0960-00-5, HAL 153-160 013. PembuatanSistemInformai Unit [4]. Ardhy Widodo Widyanto, 201 Bimbingan dan Konseling dan Usa Usaha KesehatanSekolah pada Sekolah Multi Jenjang “x”. Calyptra: ra: JurnalIlmiahMahasiswaUniversitas Surabaya Vol.2 No.1 (2013). Sumber:https://journal.ubaya.ac.id/i id/index.php/jimus/article/viewFile/296/ 271 [5]. Sri Jaitun, 2014. SistemInformasi asiBimbingan dan Konseling di SMP PGRI Baturraden. amikompurwokerto.ac.id/index.php/pub Sumber:http://onlinepublication.am lication/pdf/535/publikasi_535.pdf df

Gambar 9. data Knowledge Managem gement

5 Simpulan dan Saran Kesimpulan 1. Semua masalah dan solusi mengenai BK tersimpan dalam system, sehingga dapat mempermudah dah guru BK, Wali Kelas dalam mengelola data. 2. Dengan adanya system informasi BK berbasis be knowledge management sangat membantu gu guru BK dalam mengambil keputusan dalam membe berikan bimbingan konselingnya kepada siswa.

Copyright © 2018FT-UHAMKA. - All rights reserved

Seminar Nas asional TEKNOKA ke - 3, Vol. 3, 2018 ISSN No. 2502-8782...