Perancangan Arsitektur Sistem Informasi Menggunakan Metode Enterprise Arsitektur Planning PDF

Preview

Summary

PERANCANGAN ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN METODE ENTERPRISE ARSITEKTUR PLANNING (Studi Kasus : Universitas Purwakarta - Purwakarta) Oleh BEKI SUBAEKI Magister Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia Email: [email protected] Abstrak Pemanfaatan teknologi informasi pada suatu organis...

Description

PERANCANGAN ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN METODE ENTERPRISE ARSITEKTUR PLANNING (Studi Kasus : Universitas Purwakarta - Purwakarta) Oleh BEKI SUBAEKI Magister Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia Email: [email protected] Abstrak Pemanfaatan teknologi informasi pada suatu organisasi sangat diperlukan, hal ini diperlukan terlebih oleh organisasi besar semacam perguruan tinggi kerena pengembangan sistem informasi akan semakin komplek dan akan berpengaruh pada perkembangan bisnis yang sedang berjalan. Pada prakteknya tidak sedikit pembangunan / pengembangan sistem informasi mengalami kegagalan, hal ini dikarenakan karena tidak sesuai dengan arah tujuan serta kebutuhan akademik. Salah satu metode yang digunakan untuk membangun/mengenbangkan sistem informasi adalah Enterprise Architecture Planning, dimana metode ini merupakan metode yang digunakan untuk pendekatan perencanaan kualitas data dengan melihat pada kebutuhan bisnis dari organisasi. Didalam Enterprise Architecture Planning akan diuraikan tentang arsitektur data, aplikasi, teknologi serta roadmap rencana implementasi dari arsitektur tersebut. Universitas Purwakarta sebagai salah satu penyelenggara pendidikan, tidak luput dari kebutuhan mendefinisikan kebutuhan bisnis dan arsitektur informasinya agar arah strategi kebijakan pengembangan organisasi dapat terencanakan dengan baik. Pemodelan arsitektur informasi pada Universitas Purwakarta, meliputi pendefinisian arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, dan pembuatan pemetaan atau roadmap rencana implementasi. Proses dalam pendefinisian arsitektur informasi yang ditinjau, mengacu kepada proses yang sudah umum terjadi dalam bisnis penyelenggaraan sistem pendidikan khususnya di Universitas Purwakarta, sedangkan ruang lingkup pembahasan melingkupi bidang akademik, bidang administrasi keuangan. Hasil dari penelitian ini akan menghasilkan roadmap rencana implementasi yang dapat dijadikan acuan dalam pembangunan aplikasi yang mendukung fungsi bisnis organisasi.. Kata kunci : Enterprise Architecture Planning, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi, sistem informasi.

I. PENDAHULUAN Pemanfaatan teknologi informasi pada suatu organisasi sangat diperlukan, hal ini diperlukan terlebih oleh organisasi

besar semacam perguruan tinggi kerena pengembangan sistem informasi akan semakin komplek dan akan berpengaruh pada perkembangan

94

bisnis yang sedang berjalan. Pada prakteknya tidak sedikit pembangunan / pengembangan sistem informasi mengalami kegagalan, hal ini dikarenakan karena tidak sesuai dengan arah tujuan serta kebutuhan akademik. Untuk mencapai suatu tujuan organisasi ada beberapa metodologi yang bisa digunakan, diantaranya Enterprise Architecture Planning yang merupakan pendekatan yang modern untuk melakukan perencanaan terhadap kualitas data dan mencapai misi sistem informasi dan proses yang dilakukan untuk mendefinisikan sejumlah arsitektur yang terdiri dari arsitektur data, aplikasi, dan teknologi serta rencana implementasi. EAP menjelaskan arsitektur data, aplikasi dan teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung bisnis organisasi. Banyak pengembangan IS mengalami kegagalan karena pengembangan kebutuhan IS dibuat berdasarkan kebutuhan tertentu tanpa ada perencanaan terlebih dahulu oleh manajemen dalam mengimplementasikan pengembangan sistem informasi yang terintegrasi. Universitas Purwakarta sebagai salah satu penyelenggara pendidikan, tidak luput dari kebutuhan mendefinisikan kebutuhan bisnis dan arsitektur informasinya agar arah strategi kebijakan pengembangan organisasi dapat terencanakan dengan baik. Pemodelan arsitektur informasi pada Universitas Purwakarta, meliputi pendefinisian arsitektur data, pendefinisian arsitektur aplikasi, pendefinisian arsitektur teknologi, dan pembuatan pemetaan atau roadmap rencana implementasi.

Proses dalam pendefinisian arsitektur informasi yang ditinjau, mengacu kepada proses yang sudah umum terjadi dalam bisnis penyelenggaraan sistem pendidikan khususnya di Universitas Purwakarta, sedangkan ruang lingkup pembahasan melingkupi bidang akademik, bidang administrasi keuangan.

a. Arsitektur (Architecture) Pengertian arsitektur tidak hanya terbatas pada pengertian umum yang berhubungan konstruksi fisik, tetapi juga pada konteks bisnis dan arsitektur untuk rekayasa perangkat lunak, berikut beberapa pengertian yang berhubungan arsitektur : 1. Arsitektur (Architecture) merupakan komponen-komponen sebuah sistem yang terdiri dari jaringan, perangkat keras dan lunak yang distrukturkan [4] 2. R a n c a n g a n k e s e l u r u h a n j e n i s konstruksi baik fisik maupun konteks, nyata atau maya [6]. Dari pengertian di atas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa arsitektur pada dasarnya menggambarkan bentuk konstruksi sistem yang diwujudkan dalam sebuah model (cetak biru) yang dilihat dari beberapa sudut pandang. b. Enterprise Berikut beberapa definisi tentang enterprise antara lain dinyatakan sebagai berikut: 1. Organisasi (atau badan lintas organisasi) yang mendukung lingkup bisnis dan misi yang telah ditetapkan[3]. 2. Tiap kumpulan organisasi yang

95

memiliki beberapa tujuan atau prinsip umum, dan/atau suatu garis dasar. Dalam pengertian ini enterprise dapat berupa keseluruhan korporasi, divisi dari suatu korporasi, organisasi pemerintah, departemen tunggal, atau suatu jaringan organisasi dengan geografis yang berbeda yang dikaitkan dengan tujuan tertentu[4]. Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa enterprise bukan hanya perusahaan (company) yang berorientasi kepada profit saja, tetapi juga bisa berupa organisasi non-profit atau nirlaba seperti pemerintah, institusi pendidikan ataupun organisasi amal.

pembangunan EAP adalah tahap untuk memulai, tahap memahami kondisi saat ini, tahap pendefinisian visi masa depan, dan tahap untuk menyusun rencana dalam mencapai visi masa depan. Definisi ini mengandung tiga kata kunci : 1. Pendefinisian Ini berarti melakukan pendefinisian arsitektur sistem bukan merancang sistem tersebut. Arsitektur enterprise mendefinisikan arsitektur, sedangkan perancangan sistem merupakan tanggung jawab perancang. 2. Arsitektur Arsitektur merujuk ke tiga arsitektur yang di definisikan yaitu : arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi. 3. Rencana Arsitektur mendefinisikan apa yang diperlukan dan rencana mendefinisikan kapan mengimplementasikannya. Tujuh komponen dan empat lapisan dalam EAP [8].


c. Enterprise Architecture Planning (EAP) Enterprise Architecture Planning (EAP) merupakan metode yang dikembangkan untuk membangun arsitektur enterprise. Dalam ZF, EAP mencakup baris pertama dan kedua dari tiga kolom pertama seperti terlihat pada gambar 2.2. Tahapan

!

Gambar. 2.1. Komponen EAP

d. Model Rantai Nilai (Value Chain) Porter Fungsi dari value added chain, menurut Michael E. Porter yaitu untuk mendeskripsikan cara melihat bisnis sebagai rantai aktifitas yang mengubah inbound menjadi outbound sehingga memiliki nilai bagi pelanggan [7].


96

! Gambar 2.2. Value Chain E. Porter Primary activities (kegiatan utama) pada rantai nilai ini adalah sebagai berikut: 1. Inbound Logistic : Aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan, dan menyebarkan masukan. 2. O p e r a t i o n s : A k t i v i t a s y a n g mentransformasikan masukan menjadi keluaran menjadi produk akhir. 3. Outbound Logistic : Aktivitas yang berhubungan dengan menyebarkan produk/jasa ke pelanggan. 4. Marketing & Sales : Kegiatan yang berhubungan dengan pemasaran dan penjualan seperti penelitian pasar, promosi dan sebagainya. 5. Service : Kegiatan yang berhubungan dengan penyedia layanan untuk meningkatkan pemeliharaan produk seperti instalasi, pelatihan, perbaikan, suplai bahan dan perawatan. Support activities (kegiatan pendukung) yang digambarkan Porter adalah sebagai berikut: 1. Firm Infrastucture : merupakan aktivitas, biaya dan aset yang berhubungan dengan manajemen

umum, accounting dan keuangan, keamanan dan keselamatan sistem informasi dan fungsi lainnya. 2. Human Resources Management : terdiri dari aktivitas yang terlibat seperti penerimaan, dengar pendapat, pelatihan, pengembangan dan kompensasi untuk semua tipe personil dan mengembangkan tingkat keahlian pekerja. 3. Technology Development : aktivitas yang terkait dengan biaya yang berhubungan dengan produk, perbaikan proses, perancangan peralatan, pengembangan perangkat lunak komputer, sistem telekomunikasi, kapabilitas basis data baru dan pengembangan dukungan sistem berbasis komputer. 4. P ro c u re m e n t : k e g i a t a n y a n g berhubungan dengan bagaimana sumber daya diperoleh seperti fungsi pembelian input yang digunakan dalam value chain organisasi.

c.

97

Four Stage Life Cycle Business System Planning (BSP)

Four Stage Life Cycle adalah tool yang digunakan untuk menemukan turunan dari fungsi bisnis yang terkait dengan produk/layanan yang diberikan oleh fungsi bisnis tersebut. Four Stage Life Cycle pada BSP digunakan pada tahap pendefinisian proses bisnis. Ada empat siklus yang digunakan, yaitu[6]: 1. Tahap I, Requirements, planning, measurement and control. Yaitu aktifitas yang menentukan berapa banyak produk/layanan yang dibutuhkan, rencana untuk mendapatkannya dan pengukuran serta kontrol yang terkait dengan rencana. 2. Tahap II, Acquisition Aktifitas yang dibentuk untuk mengembangkan produk/layanan atau Data Perencanaan

Acquisition (Akuisisi)

untuk mendapatkan sumber daya yang akan dipergunakan untuk kegiatan pengembangan. 3. Tahap III, Stewardships Aktifitas untuk membentuk, mempertajam, memodifikasi atau merawat dukungan sumber daya dan untuk menyimpan atau menelusuri produk atau layanan. 4. Tahap IV, Retirement/Disposition Aktivitas atau keputusan akhir dari tanggung jawab organisasi untuk suatu produk atau layanan atau sinyal yang menyatakan akhir dari penggunaan sumber daya. Siklus dari Four Stage Life Cycle diilustrasikan pada Gambar 2.3.


Requirements (Kebutuhan)

Data Rangkuman Statistik

Data Rangkuman Statistik

Data Transaksi

Disposition (Disposisi)

Data Transaksi Stewardship (Pengelolaan)

II.

METODOLOGI PENELITIAN Pendekatan metodologi dalam menyusun perencanaan arsitektur enterprise dan arsitektur teknologi pada

Universitas Purwakarta, penulis menggunakan metodologi penelitian seperti pada Gambar 3.1.


98

! Gambar 3.1. Tahapan Metodologi Pengembangan Arsitektur 1. Perumusan Masalah Tahap ini merupakan tahap yang paling penting dalam penelitian, karena semua jalannya penelitian akan dituntun oleh perumusan masalah. Tanpa perumusan masalah yang jelas, maka peneliti akan kehilangan arah dalam melakukan penelitian. 2. Studi Literatur Pada tahapan ini peneliti melakukan apa yang disebut dengan kajian pustaka, yaitu mempelajari bukubuku referensi dan hasil penelitian sejenis sebelumnya yang pernah dilakukan oleh orang lain. Tujuannya ialah untuk mendapatkan landasan teori mengenai masalah yang akan diteliti. Teori merupakan pijakan bagi peneliti untuk memahami persoalan yang diteliti dengan benar dan sesuai dengan kerangka berpikir ilmiah. 3. Inisiasi Perencanaan Tahap ini terdiri dari penentuan metodologi yang digunakan, siapa

4.

5.

6.

7.

8.

99

yang akan terlibat, dan tools apa yang akan digunakan. Hasil dari tahapan ini adalah rencana kerja untuk Perencanaan Arsitektur Enterprise dan komitmen manajemen untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Pemodelan Bisnis Tahapan ini mengompilasi dan membangun suatu basis pengetahuan mengenai bisnis dan informasi yang digunakan bisnis saat ini. Pembuatan Arsitektur Data Tahapan ini mendefinisikan jenisjenis data utama yang diperlukan bagi bisnis. Pembuatan Arsitektur Aplikasi Mendefinisikan jenis-jenis aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. Pembuatan Arsitektur Teknologi Mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu lingkungan bagi aplikasi pengelola data dan pendukung fungsi bisnis. Rencana Implementasi

Tahapan ini mendefinisikan urutan untuk implementasi aplikasi, jadwal untuk implementasi, analisis biaya atau manfaat, dan mengusulkan jalur untuk migrasi dari kondisi saat ini ke kondisi yang diinginkan.

c. Pelepasan/kelulusan. 2. Pendefinisian Visi dan Misi a. Visi Visi Universitas Purwakarta adalah menjadi Perguruan Tinggi yang unggul dalam ilmu pengetahuan, tenologi dan seni menuju kemajuan dan perubahan yang mampu memberikan sumbangan optimal bagi usaha mencerdaskan kehidupan bangsa dengan semangat profesionalisme, dedikasi dan pelayanan yang dilandasi moral dan etika Religius. b. Misi 1. M e n c i p t a k a n k e h i d u p a n kampus yang Islami sehingga mewarnai gerak langkah civitas akademika. 2. Menyelenggarakan programprogram akademik di lingkungan Universitas Purwakarta yang berkualitas dan terbakukan secara nasional dan internasional. 3. M e n i n g k a t k a n k e g i a t a n penelitian bagi dosen dan mahasiswa serta mendorong terciptanya iklim penelitian yang baik guna terselenggaranya penelitian yang berkualitas. 4. Meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan dan pengabdian pada masyarakat. 5. Meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja sama dengan pemerintah dan swasta nasional dan internasional dalam penyelengggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat.

III.

HASIL DAN PEMBAHASAN Metode yang dipakai dalam pembuatan model arsitektur enterprise ini adalah metode Enterprise Architecture Planning (EAP) dengan tahapan sebagai berikut : III.1.Inisiasi Perencanaan Berikut ini adalah tahapantahapan yang dilakukan pada fase inisiasi perencanaan, yaitu: 1. Pendefinisian ruang lingkup dan sasaran pengerjaan EAP. Universitas Purwakarta, sebagai salah satu penyelenggara pendidikan memiliki bisnis utamanya adalah menyelenggarakan layanan jasa pendidikan, dimana dalam pelaksanaannya kegiatan tersebut berkaitan dengan kebutuhan terhadap layanan data atau informasi, yang akan digunakan untuk menjalankan kegiatannya dengan lebih baik dan terencana serta terkendali. Dengan demikian maka sasaran sistem informasi dan teknologi informasi dari EAP yang dibuat adalah sistem informasi yang berkaitan dan dibutuhkan untuk mendukung penyelenggaraan aktivitas utama dalam proses pendidikan. Ruang lingkup dan sasaran pada tahap ini adalah informasi yang berhubungan dengan aktivitas utama akademik yaitu : a. PMB. b. Proses KBM.

100

III.2.Pemodelan Bisnis 1. Identifikasi Area Bisnis Area fungsional utama untuk model pendidikan di Universitas Purwakarta untuk aktivitas utamanya terdiri dari

PMB, KBM dan Pelepasan/kelulusan. Gambar 4.1. memperlihatkan rantai nilai aktivitas utama untuk model pendidikan di Universitas Purwakarta


! Gambar. 4.1. Value Chain function Universitas Purwakarta Aktivitas Utama dapat diuraikan sebagai berikut: a. PMB Penerimaan mahasaiwa baru merupakan proses dimulai dari penerimaan sampai registrasi. b. KBM Proses fungsi utama dari kegiatan akademik adalah proses kegiatan pembelajaran yang dijalankan oleh mahasiswa sejak memasuki perguruan tinggi sampai selesai dan menjadi alumni c. Pelepasan Akademik

Aktivitas pelepasan mahasiswa setelah menempuh seluruh mata kuliah, seminar kerja praktek dan ujian (sidang tugas akhir), di mana mahasiswa mengikuti wisuda.. 2. Fungsi B 3. isnis Universitas Purwakarta Untuk mendapatkan gambaran siklus dari setiap aktivitas dari fungsi bisnis organisasi dapat menggunakan tools Four Stage Life Cycles yang dapat digambarkan pada tabel 4.1 dan tabel 4.2.

101

Tabel 4.1. Four Stage Life Cycles Primary Activities Stage Aktivitas

Requirement

Acquisition

Stewardship

Retirement

Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)

P e r e n c a n a a n 1. Perencanaan s t r a t e g i PMB p e n e r i m a a n 2. P e n e t a p a n mahasiswa baru anggaran PMB 3. Pembentukan panitia PMB 4. Penjadwalan promosi 5. P e n e t a p a n s t r a t e g i promosi 6. P e m b u a t a n materi ujian 7. Pendistribusia n data mahasiswa baru

1. Pelaksanaan R e g i s t r a s i promosi Mahasiswa 2. Penerimaan Baru pendaftaran mahasiswa baru 3. Pelaksanaan seleksi PMB 4. P e l a p o r a n data calon mahasiswa baru 5. Pendistribusi an data c a l o n mahasiswa baru ke tiap program studi

Proses Kegiatan Belajar Mengajar

P e r e n c a n a a n , 1. Pengembanga Pengembangan n kurikulum kurikulum dan 2. Penetapan kebijakan kurikulum akademik sesuai dengan berorientasi kurikulum pada standar nasional k u r i k u l u m 3. Penetapan nasional yang kalender sudah di akademik tetapkan

1. Pembuatan jadwal perkuliahan 2. Pelaksanaan kontrak rencana studi 3. Pelaksanaan KBM (Kegiatan Belajar Mengajar) 4. Pengadaan UTS dan UAS serta pengelolaan nilai

102

1. PKL, PPL, KP bagi setiap mahasisw a yang memenuh i syarat 2. KKN bagi tiap mahasisw a semester IV 3. Pelaporan KBM ke kopertis

Proses Kelulusan Mahasiswa

Perencanaan strategi dan kebijakan kelulusan mahasiwa

-

Penetapan syarat kelulusan

1. Transkip nilai 2. Pembuatan ijazah

1. Sidang 2. DO 3. Wisuda

Tabel 4.2 Four Stage Life Cycles Support Activities Stage Fungsi

Requirement

Acquisition

Stewardship

Retirement

Program Studi dan Akademik

Perencanaan kebijakan akademik

1. Penyusunan kebijakan akademik 2. Penetapan kebijakan akademik

1. Pelaksanaan kebijakan akademik 2. Pengawasan dan evaluasi akademik

Pelaporan administrasi akademik

Bag. Keuangan

Perencanaan anggaran penerimaan dan pengeluaran belanja (APPB)

1. Penyusunan rencana anggaran belanja 2. Penetapana anggaran belanja 3. Ajuan anggaran tiap unit

Pengawasan dan evaluasi pemakaian anggaran

Pelaporan keuangan

Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian

Perencanaan pemberdayaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia

1. Kebijakan rekruitmen 2. Penetapan kebijakan kepegawaian 3. Pengembangan Sumber Daya Manusia

1. Rekruitmen pegawai 2. Pengelolaan administrasi kepegawaian 3. Pembinaan pegawai 4. Penugasan Pegawai 4. Evaluasi kinerja pegawai

1. Pelaporan kepegawai an 2. Pelaporan kinerja pegawai

103

4. Bagan Hierarki Fungsi Bisnis Universitas Purwakarta Bagan hirarki fungsi bisnis Universitas Purwakarta dapat didefinisikan sebagai berikut:

4.

Registrasi Mahasiswa Baru 2. Proses Kegiatan Belajar Mengajar Pada tahapan ini difokuskan pada pengelolaan operasional proses belajar mengajar yang merupakan aktivitas pokok dari pendidikan. 2. Perencanaan Pengembangan Kurikulum 2.1.1.Evaluasi Kurikulum 2.1.2.Pengembangan Kurikulum 2.1.3.Penetapan Kurikulum 2.2. Kebijakan Akademik 1. Penyusunan Kalender Akademik 2. Penyusunan Jadual Kuliah 3. Perwalian Akademik 4. Pengelolaan Rencana Studi 5. Perubahan Rencana Studi 6. Pencetakan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) 7. Laporan Cuti Akademik 2.3. Pelaksanaan KBM (Kegiatan Belajar Mengajar) 1. Pelaksanaan, Pengawasan dan Evaluasi KBM 2. Pelaksanaan Ujian 3. Pelaksanaan Sidang 4. Pelaporan Akademik


1. Penerimaan Mahasiswa Baru Aktivitas ini berfokus pada pengelolaan penerimaan mahasiswa baru dan rencana pembentukan tim PPMB (Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru) sampai calon mahasiswa melakukan daftar ulang (registrasi). 1. Rencana PMB 1. Penetapan Tim PMB 2. Penyusunan Anggaran PMB 3. Time Schedule PMB 2. Promosi PMB 2.1. Riset Pasar 2.2. Strategi Promosi 2.3. Pengawasan dan Evaluasi Strategi Promosi 2.4. Laporan Promosi 3. Seleksi Masuk 3.1. Penetapan Sistem Seleksi Masuk 3.2. Penetapan Materi Seleksi Masuk 3.3. Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru 3.4. Seleksi Masuk 3.5. Pengelolaan Hasil Selek...