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PLAN DE ACCIÓNEJEMPLO FICTICIOEn esta presentación, se desarrolla un ejemplo práctico de un Plan acción, diseñado para una empresa ficticia, a la que llamaremos ELECTRICIDAD, S. y cuyas características serían las siguientes:Actividad: Distribución de material eléctrico.Número de trabajadores: 10Fact...

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PLANDEACCI ÓN EJEMPLO FI CTI CI O Enest apr es ent ac i ón,s edes ar r ol l aunej empl opr ác t i c odeun Pl anac c i ón,di s eñadopar a unaempr esafi ct i c i a,al aquel l amar emosELECTRI CI DAD,S. L.ycuy asc ar ac t er í s t i c as s er í anl ass i gui ent es :

Act i v i dad:Di s t r i buc i óndemat er i alel éc t r i c o. Númer odet r abaj ador es :10 Fact ur ac i ónanual :4mi l l onespesos .

Antecedentes: Nuestra empresa ficticia se encuentra actualmente en una situación de mínimos de facturación y de rentabilidad, debido a los descensos en los niveles de ventas de los últimos 5 años. Se atribuyen las causas fundamentales de esta situación a la crisis del sector de la edificación residencial y de la promoción de equipamientos industriales, ya que hemos venido suministrando nuestros materiales a las empresas instaladoras de sistemas eléctricos. Actualmente, la actividad instaladora se limita básicamente a la rehabilitación, lo cual supone un importante descenso del volumen de nuestros Clientes, que conlleva el descenso de nuestros niveles de ventas. Interesa, en este momento, analizar la situación concreta de nuestra empresa, tanto desde el punto de vista interno como del externo, para lo que procedemos a realizar una reflexión estratégica dirigida a la elaboración de un plan que marque nuestro rumbo en los próximos años. Análisis DAFO: Hemos aplicado el Análisis DAFO a nuestra empresa y hemos obtenido los siguientes resultados:

1

 Aspectos negativos

 

Aspectos internos

Aspectos externos

DEBILIDADES

AMENAZAS

Falta de proyecto a largo plazo Falta de política de comunicación Falta plan de formación

 



OPORTUNIDADES

FORTALEZAS

Aspectos positivos

   

Gama de productos Buena imagen en el sector Personas con experiencia y conocimiento del sector Conocimientos técnicos

Sector en crisis Pérdida de oportunidades por falta de visión a medio plazo y dinamismo Respuesta de la ERP a las necesidades de la empresa





Empresa pequeña. Facilidad para implantar soluciones. El sector demanda asesoramiento técnico



Misión: Tal y como se señaló en la anterior entrada, la misión es un enunciado básico, en el que reflejaremos lo que somos, en qué sector desarrollamos nuestra actividad, que tipo de productos y/o servicios son clave en nuestra oferta comercial, cuales son los ejes fundamentales de nuestra aportación de valor, cual es nuestra especialización, cual es nuestro mercado, cual es nuestro tipo de Cliente y en qué zona geográfica actuamos.

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En ELECTRICIDAD, S.L. hemos definido este concepto de la siguiente manera: Somos una empresa del sector de la instalación de sistemas eléctricos, que aportamos soluciones adaptadas a las necesidades de nuestros Clientes, tanto en suministro de materiales como en asesoramiento técnico para su correcta instalación. La innovación de productos en uno de los ejes de desarrollo de nuestra actividad. Nuestro principal mercado son las pequeñas y medianas empresas instaladoras de equipamientos eléctricos de México.

Visión: Trasladémonos al futuro y pensemos cómo nos gustaría que nos vieran, cómo queremos ser reconocidos en nuestro sector y mercado, qué queremos obtener con el fruto de nuestro trabajo. Hemos definido la visión de la siguiente manera:

ELECTRICIDAD, S.L. quiere: Ser reconocida en el sector de equipamientos eléctricos de México, como referente por la calidad de su servicio y de las soluciones técnicas aportadas, en la línea de los productos en los que estamos especializados. Disponer de una base cada vez más amplia de Clientes fieles y satisfechos. Contar con un equipo de personas motivado y comprometido con el proyecto. Consolidar la empresa mediante un crecimiento sostenido. Críticos de éxito: Factores En nuestra empresa, los factores críticos de éxito son los siguientes:     

Cualificación de los profesionales Ofertar una gama de distintas soluciones Organización interna eficiente Buenas relaciones con los Proveedores Capacidad de adaptación al cambio 3



Fidelizar al Cliente

Plan de acción: Finalmente, y en base a todos los conceptos que hemos desarrollado hasta este momento, procederemos a elaborar un plan de acción, que estará correctamente alineado con lo que somos y con lo que queremos ser. Hemos decidido que vamos a desarrollar un plan de acción sobre la base de cuatro áreas de actuación: 1. 2. 3. 4.

Planificación financiera Cliente Organización interna Personal 1.- Planificación financiera OBJETIVOS

Aumentar ingresos

ACCIONES

Determinar cada mes de Enero el Objetivo Comercial del año







INDICADORES

FECHAS

Anual Enero a Diciembre

Elaborar en el último trimestre del año, dentro del plan de gestión, un Plan de Ventas con actuaciones concretas. Seguimiento mensual sobre el plan de ventas Importe de ventas realizadas

 

Desviaciones

4

Mantener rentabilidad

Mantener el Margen



Elaboración de presupuesto anual de explotación



Establecer un sistema de Control de Costos



Planificar cada mes de Enero la utilización de recursos (materiales y humanos) (Plan de Gestión)



Elaboración de los estados financieros



Establecer criterios de venta (Proceso Comercial)



Seguimiento de Márgenes



Seguimiento del % Margen Bruto

AnualEnero a Diciembre

AnualEnero a Diciembre

3.- Organización interna OBJETIVOS

Conocimiento de la competencia

ACCIONES





Realizar una encuesta a los Clientes, comparándonos con la competencia

INDICADORES



Encuesta de Clientes

FECHAS

Año

Preparar una Base de Datos de obras con productos 5

similares a los nuestros, suministrados por la competencia

Identificar y clasificar a los Clientes esporádicos

Impulsar la gestión comercial



Concretar un plan de visitas concertadas con Clientes esporádicos



Impulso de la calidad

Identificar e implantar los procesos necesarios para el funcionamiento de la empresa





Incremento de ingresos Febrero a por Clientes Marzo esporádicos

Anual Enero Dicbre.

a

Nº de procesos implantados al cabo del año



Nº de sugerencias de mejora en los procesos



Gestión del conocimiento





Identificar la información que aporta el programa de gestión

Año

Desarrollar en la Intranet la información no soportada por el 6

programa de gestión  Sistematizar cómo se va a realizar el conocimiento de los productos. 



Nº de demandas no satisfechas con la información Nº de sugerencias de mejora del sistema de información 4.- Personal

OBJETIVOS

ACCIONES

Formación



Identificar las áreas de formación necesarias



Impulsar la realización de acciones que ya están diseñadas en los distintos objetivos y procesos programados



Aplicación comercial de dichos conocimientos.



Horas de formación en productos/personas año.

INDICADORES

FECHAS

Año

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Potenciar la  comunicación

Elaborar un manual de comportamientos para la comunicación



Recepción de información: recoger iniciativas del personal



Envío de información sobre planes de actuación.



Nº de reuniones del comité de dirección



Nº de reuniones de los equipos de procesos



Nº de reuniones con el personal

Año

Este es un ejemplo de aplicación de un Plan acción, como elemento de Gestión de Pymes. Como vemos no requiere de grandes formulaciones, sino basta con tener claros los conceptos de nuestra empresa y aplicarlos a un plan estructurado.

GUÍA PARA ELABORAR UN PLAN ESTRATÉGICO MISIÓN Y VISIÓN: • La Misión y la Visión tienen que estar consensuado por todas y todos. 8

• Se tiene que definir en pocas líneas • Tiene que contestar a las preguntas. MISION: 1. Definir una frase clave para definir la asociación: a. ¿Cuál es la razón de ser? b. ¿Para quién trabajamos? c. ¿Cuál es la finalidad de la asociación? VISIÓN: 1. ¿Dónde quieres y cómo quieres la asociación dentro de 3-4 años?

VALORES: La mejor forma de conseguir que exista coherencia entre los valores y la práctica profesional es crear un espacio de reflexión colectiva sobre los valores de la asociación. Varios ejemplos de valores: 1. Valores pragmáticos: Como actuamos. ¿Cuáles son los valores que caracterizan la asociación en la actualidad y cuales crees que se tendrían que potenciar para conseguir los retos del futuro? • Compromiso • Eficacia • Eficiencia • Excelencia • Norma • Objetividad • Participación • Planificación • Profesionalidad • Calidad • Responsabilidad • Seriedad • Sostenibilidad

2. Valores éticos: Como sentimos. 9

• Coherencia • Compromiso social • Confianza • Empatía • Equidad • Honestidad • Humanismo • Integridad • Justicia • Reconocimiento • Sinceridad • Solidaridad • Trasparencia

3. Valores de desarrollo. • Alegría • Colaboración • Comunicación • Cooperación • Creatividad • Entusiasmo • Equipo • Flexibilidad • Ilusión • Iniciativa • Innovación • Participación • Proactividad • Satisfacción 10

Pueden surgir más valores, estos son a modo de ejemplo.

DAFO : ¿Qué es el DAFO? Es la herramienta estratégica por excelencia. El beneficio que se obtiene con su aplicación es conocer la situación real en que se encuentra una empresa u organización, así como el riesgo y oportunidades que le brinda el mercado.

El nombre lo adquiere de sus iniciales DAFO: • D: debilidades. • A: amenazas. • F: fortalezas. • O: oportunidades.

El objetivo del DAFO es conocer la situación en que se encuentra la asociación. Su objetivo consiste en concretar, en un gráfico o una tabla resumen, la evaluación de los puntos fuertes y débiles de la asociación y de las amenazas y oportunidades externas, en coherencia con la lógica de que la estrategia debe lograr un adecuado ajuste entre su capacidad interna y su posición competitiva externa.

EL DAFO: Nos tiene que ayudar a analizar el momento presente de la asociación para identificar la fuerzas que nos ayudan o dificultan para conseguir con eficacia y eficiencia el cumplimiento de nuestra misión. Internas: Debilidades: también llamadas puntos débiles. Son de la propia organización, incluyen a las persona implicadas (todas y todos).Afectan negativamente a los resultados esperados • Tienen que estar presentes en el momento actual y pude ir a peor si no se eliminan. • Es un riesgo de disminuir la eficacia i la eficiencia de la organización como consecuencia de la dificultad que debilidad que representa. • Es un área de mejora para la organización. 11

• Son aspectos que limitan o reducen la capacidad de desarrollo efectivo de la estrategia de la organización, constituyen una amenaza para la organización y deben, por tanto, ser controladas y superadas.

Fortalezas: también llamadas puntos fuertes. Son de la misma organización, demostrables con hechos, consistentes en el tiempo, incluyen a las personas implicadas (todos y todas), contribuyen a conseguir buenos resultados. • Son capacidades, recursos, posiciones alcanzadas y, consecuentemente, ventajas competitivas que deben y pueden servir para explotar oportunidades. • Tiene que estar presentes en el momento actual, pero puede disminuir o desaparecer si no las protegemos. Es una oportunidad para aumentar la eficacia y la eficiencia de la organización a partir de la adecuada potenciación, Es el punto fuerte la organización.

Externas: Del entorno. (No lo controlamos nosotros) Amenazas: se define como toda fuerza del entorno que puede impedir la implantación de una estrategia, o bien reducir su efectividad, o incrementar los riesgos de la misma, o los recursos que se requieren para su implantación. Es dinámica, por lo tanto su tendencia es crecer si no la minimizamos lo más rápido posible. Es un riesgo de disminuir la eficacia y la eficiencia de la organización. Es una barrera para conseguir los resultados esperados.

Oportunidades: es todo aquello que pueda suponer una ventaja para la organización, o bien representar una posibilidad para mejorar la rentabilidad de la misma. Las oportunidades son dinámicas, por lo tanto podrá desaparecer si no la utilizamos y la aprovechamos. Es una oportunidad para aumentar la eficacia i la eficiencia de nuestra organización, es una ayuda para conseguir resultados. A la hora de definir las ayudas y las barreras, es importante pensar en las barreras no en lo que no tenemos, sino la consecuencia de lo que pasa por no tener el recurso.

CONOCER LA SITUACION DEBILIDADES /AREAS DE MEJORA

FORTALEZAS /PUNTOS FUERTES

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AMENAZAS / BARRERAS

OPORTUNIDADES / AYUDAS

PREGUNTAS QUE NOS HACEMOS EN CADA PARTE DEL DAFO A NIVEL ORIENTATIVO.

Debilidades: serán nuestras áreas de mejora. • ¿En qué facetas de nuestro trabajo en la asociación estamos más flojos? • ¿Qué nos falta en nuestra organización? • ¿Por dónde se nos escapan los esfuerzos? • ¿Somos capaces de asimilar los nuevos requerimientos de la comunidad?

Fortalezas: son nuestros puntos fuertes. • ¿Qué hacemos realmente bien? • ¿Qué cosas nos hacen ser resistentes a cambios, dificultades o problemas? • ¿Qué ofrecemos que tenga interés a nuestra comunidad?

Amenazas: que son las barreras. • ¿Cómo tenemos nuestra situación en relación a las administraciones locales o estatales?

Oportunidades: son las ayudas que tenemos. • ¿Cómo podemos utilizar nuestra experiencia para otras ocasiones? • ¿Qué nuevos colectivos tienen necesidades que nosotros podemos atender?

COSAS A TENER EN CUENTA: • El documento final, es el resultado de lo que tenemos en la asociación, no el que nos gustaría tener. 13

• Hay que centrarse en hechos reales, no en opiniones. • Limitarse y centrarse en la organización. • Si existe una barrera o un área de mejora, buscar el porque es un factor negativo, pueden aparecer ayudas o puntos fuertes que contribuyan a la organización. • No hacer juicios de valor. • En el DAFO, no han de salir soluciones, lo que queremos lograr es una foto actual de la asociación.

EJEMPLO DE UN PLAN ESTRATEGICO DE UNA ONG. Misión: La misión de la asociación es la de dar una atención holística a la personas afectadas por el VIH, sensibilizar a la sociedad des de una perspectiva de género velando por el respeto a los derechos humanos y la promoción de la salud des de un modelo ecológico. Visión: Queremos ser una asociación experta en intervenciones de de la perspectiva de género y la defensa de los derechos humanos que den respuesta a la epidemia del VIH, priorizando la atención integral de las personas afectadas, en especial a las mujeres, con capacidad de anticiparnos a las nuevas necesidades y retos de la sociedad. Valores de la asociación: Calidad: hacer las cosas bien Coherencia: entre nuestra misión y visión Trabajando en equipo: Haciéndolo juntas y juntos. Factores de éxito: Qué necesita la asociación para conseguir la Misión. 1. Capacitación: Perspectiva de género Atención Derechos humanos Epidemia 2. Organización interna 3. Sostenibilidad económica 4. Comunicación 5. Toma de decisiones eficiente 6. Evaluación continuada 7. Definición de las funciones y responsabilidades 8. Gestión del conocimiento 9. Capacidad de innovación 10. Presencia externa: instituciones y coordinación de redes 11. Participación

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Líneas estratégicas. 1. Línea estrategia 1: Perspectiva de aprendizaje y crecimiento. Disponer de profesionales capacitados para llevar a cabo la misión de la asociación y que se sientan satisfechos de la misma. a. Mejorar la capacitación de las personas que trabajan y colaboran con la asociación. b. Mejorar la gestión del conocimiento externo e interno. c. Defensiones de los puestos de trabajo. 2. Línea estratégica 2: Perspectiva financiera. Mejorar la sostenibilidad económica consiguiendo nuevos ingresos y haciendo más eficiente los gastos. 3. Línea estratégica 3: Perspectiva proceso interno: Mejorar la coordinación y comunicación entre procesos claves (áreas de trabajo) para poder ofrecer proyectos innovadores de máxima calidad que denrespuesta a las necesidades de quienes lo requieran. a. Agilizar la toma de decisiones. b. Mejorar la capacidad de innovación c. Mejorar los circuitos de comunicación interna. 4. Línea estratégica 4: Perspectiva del cliente: Dar una atención personalizada y ágil a las a las personas que requieren nuestros servicios. a. Mejorar la comunicación con los socios y socias y su participación en las actividades b. Mejorar la presencia en actos sociales y en las agendas políticas. c. Mejorar el tiempo de respuesta con los colaboradores y entidades que requieren nuestros servicios.

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