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PLAN DE CONTROL DE PROVEEDORES Conjunto de procedimientos documentados de evaluación, selección y control de proveedores. Objetivo  garantizar el origen y la seguridad alimentaria de materias primas, ingredientes y materiales en contacto con los alimentos, además de identificar a las empresas que les prestan servicios. Proveedor alimentario  operador de empresa alimentaria que elabora o adquiere en origen o a industrias transformadoras, de forma directa o mediante intermediarios, y que entregan el producto a otros operadores (minoristas, industrias, restauración, …) Tipos de proveedores  Materias primas y otros ingredientes  aditivos, aromas, …  Material de envasado, etiquetado y embalaje  Laboratorios de análisis y otros proveedores de servicios (empresas de DD)  Transportes

Contenido del plan A. Documentos:  Programa de homologación de proveedores  requisitos de homologación y especificaciones de compra  Programa de comprobaciones  Mecanismo de actuación frente a desviaciones B. Registros:  Listado de proveedores actualizado  Registros de control en recepción  Resultados analíticos  Registro de incidencias y medidas correctoras

REQUISITOS PARA SU HOMOLOGACIÓN Homologación para garantizar que el producto es inocuo y que se cumple la calidad. Para incluirlo en un listado de proveedores aprobados.  Histórico  aprobar a un proveedor al haber demostrado en la relación comercial durante un tiempo pasado su capacidad de suministro  Periodo de prueba  aceptado provisionalmente para que demuestre su capacidad como suministrador  Auditoría

En determinadas circunstancias es más práctico realizar una aprobación de partidas concretas que de proveedores, por razón del tipo de compra. Es obligatorio estar homologado previamente para poder ser suministrados de productos.

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES No solo hay que realizar una evaluación inicial para aprobar a un proveedor, es conveniente realizar un seguimiento de los mismos. El seguimiento se realiza a través de una serie de controles sobre los productos o servicios comprados, con objeto de verificar la capacidad del proveedor en el suministro conforme a las especificaciones establecidas. En función de los resultados obtenidos, puede decidirse prescindir de aquellos proveedores que no cumplan las especificaciones sanitarias acordadas. Puede basarse en: 1. Revisión de las certificaciones o autorizaciones aportadas por el proveedor 2. Establecimiento de unas especificaciones de compra 3. Auditorias de seguimiento 4. Certificados de análisis sobe partidas

Revisión de las certificaciones Por razones de importancia, indicar las autorizaciones oficiales, como es el caso de los registros sanitarios de industria, u otro tipo de autorizaciones (ejemplo: Registro Oficial de establecimientos y servicios plaguicidas, registro de empresa de formación en higiene alimentaria a los manipuladores de alimentos, ATP de los vehículos de transporte de alimentos perecederos). Debería exigirse a los proveedores de productos alimenticios la aplicación y mantenimiento de procedimientos permanentes basados en los principios APPCC (para garantizar la seguridad de mi producto). También existen otros tipos de certificaciones de interés, siendo el caso de las certificaciones de calidad (ejemplo: las basadas en las normas ISO 9000, ISO 22000, IFS o BRC).

Especificaciones de compra Las especificaciones son aquellos requisitos que la empresa alimentaria determina para cada suministro. Los suministros deberán de cumplir las especificaciones acordadas entre el proveedor y el comprador.  Serán respetuosas con el cumplimiento de la legislación sanitaria vigente  Describirán aquellos criterios sobre los que se juzga la calidad y seguridad, indicando los límites mínimos necesarios para aceptar un producto

En el momento de establecerlas, hay que tener presente el uso esperado de la materia prima, su proceso de producción, los posibles tratamientos a los que será sometida, ... Las especificaciones deben considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:  Especificaciones de cada producto o grupo de productos (la temperatura del producto en el momento que llega, las condiciones de higiene, los límites de aditivos, los criterios microbiológicos, ...)  Especificaciones del envase y del etiquetado (el tipo de material, el sistema de identificación —lote u otro—, ...)  Especificaciones del transporte (las condiciones higiénicas, la temperatura, el tiempo, ...)  Especificaciones de la documentación, indicando los documentos que deben acompañar a cada producto concreto y su contenido (albaranes comerciales, certificado sanitario cuando sea necesario, ...)

Auditorias de seguimiento a proveedores Es una evaluación sistemática realizada para determinar si las actividades realizadas y los resultados obtenidos cumplen con una serie de exigencias previamente establecidas, en este caso referidas al proveedor y los suministros en cuestión.

Certificados de análisis Deben servir como garantía de que los productos comprados cumplen con una serie de criterios especificados (parámetros fisicoquímicos o microbiológicos contemplados en la legislación sanitaria). Su valor está en función del grado de representatividad de la muestra sobre la que se ha realizado el certificado. A pesar de su utilidad, no conviene que sea el único procedimiento de comprobación de la aptitud del producto comprado, debido a sus limitaciones.

PROGRAMA DE COMPROBACIONES  Procedimientos de comprobación  Frecuencia de las comprobaciones

 Persona

responsable

de

las

comprobaciones  Registros de las comprobaciones

Procedimientos de comprobación Son los métodos que se utilizan para valorar si las condiciones o las acciones previstas se cumplen o se aplican y si son eficaces. En concreto, deben definirse:  Parámetros o condiciones objeto de la comprobación y sus valores de referencia  ¿qué se comprueba? 

Mantenimiento actualizado de la lista de proveedores



Cumplimiento de las especificaciones de compra

 Método utilizado para hacer las comprobaciones  ¿cómo se comprueba? 

Controles visuales



Determinaciones físico-químicas (temperatura, pH, …) y pruebas microbiológicas

 Lugar, ubicación o momento de las comprobaciones  ¿dónde se comprueba?  el lugar más frecuente es el de recepción de las mercancías, pero también se puede hacer visitando las instalaciones y las condiciones de trabajo de cada proveedor.

Frecuencia de las comprobaciones Deberá establecerse una frecuencia de control para cada proveedor, dependiendo del riesgo de cada alimento y de las incidencias detectadas  ¿cuándo se comprueba? Deberá controlarse más frecuentemente a los nuevos proveedores, a los que sirvan alimentos de riesgo y a aquellos que presenten muchas incidencias. En este último caso, hay que proceder a reevaluar las especificaciones de compra y/o eliminar a este proveedor de la lista.

Persona responsable de las comprobaciones Se debe designar un responsable para llevar a cabo las actividades de comprobación  ¿quién lo comprueba?

Registros de las comprobaciones Se deben diseñar los modelos de registro de las actividades de comprobación para poder anotar los resultados, incidencias y actuaciones derivadas  ¿cómo se registran?

MECANISMOS DE ACTUACIÓN FRENTE A DESVIACIONES Procedimiento de actuación en caso de incumplimiento de las especificaciones de compra, que describirá las acciones que es preciso realizar (devoluciones a origen, tratamientos, …) con la finalidad de que el personal encargado las pueda llevar a cabo de forma rápida.

LISTADO DE PROVEEDORES  Identificación del proveedor  Dirección y teléfono  Número de inscripción en el Registro General Sanitario de Alimentos (o la autorización que aplique)  Tipo de suministro (uvas, botellas, corchos, ...)  Fecha de alta  los nuevos proveedores se deben de incluir inmediatamente en el listado aun cuando estén a prueba  Transportista

CONTROL DE RECEPCIÓN  Identificación de la procedencia  Condiciones del transporte  temperatura, condiciones higiénicas del vehículo, ...  Condiciones del producto  temperatura, etiquetado, fechas de consumo preferente  Todas las observaciones que se recojan en el programa

RESULTADOS ANALÍTICOS Depende del tipo de producto, a veces es necesario someterlo a una analítica antes de aceptarlo y como mínimo debe de cumplir la legislación vigente. Ejemplo: cuando se recibe una partida de uvas se debe de realizar un análisis para detectar fitosanitarios, si se detectan en el producto la partida debe de ser rechazada.

Medidas de vigilancia del plan  Mantenimiento actualizado de la lista de proveedores  Cumplimiento de las especificaciones de compra. Para ello lo que haremos será, realizar:  Revisión de Registros  Controles visuales y analíticos (si aplica) de los materiales recibidos

RESUMEN Las materias primas pueden ser una fuente de contaminación, si las condiciones higiénicas en las que llegan no son las adecuadas. Es necesario tener descritas las condiciones de homologación de un proveedor. También debe disponerse de un sistema de control y evaluación de proveedores. ¿De qué debemos disponer?  Lista de proveedores actualizada (datos de empresa, RGS o Registro que le sea de aplicación, productos que suministra)  Especificaciones de compra para cada producto  Acciones correctoras que hay que adoptar en caso de incumplimiento de las especificaciones  Descripción de las actividades de comprobación que aseguren que las acciones descritas anteriormente se cumplen de la manera prevista y son eficaces Actividades de comprobación:  Control de recepción de producto contra especificaciones (aspecto, temperatura, caducidad, documentación anexa, ...)  Revisión del estado de actualización de la lista de proveedores  Análisis de materia prima según plan diseñado...