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Benemérita Universidad Autónoma de Puebla Facultad de Ciencias de la Computación

“Sistema de Base de Datos para una Ferretería”

Presenta

Lucero Pérez Morales Para obtener el Título de Licenciada en Ciencias de la Computación Asesor M. C. Beatriz Beltrán Martínez

Diciembre 2004

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Dedicatoria A Dios: Por la oportunidad de estar viva y darme inteligencia para realizar este trabajo y por permitirle haber estado conmigo a las personas a las que dedicaré esta tesis.

A miTía: Tantas y tantas cosas hiciste por mi que no tendía suficientes líneas para explicar por que te dedico mi tesis, donde quiera que estés quiero que sepas que todo eso dio frutos, se que aun me cuidas y que estas contenta de estar leyendo esto, gracias por todo, te quiero muchísimo.

Alejandro: Mi amor parte de este trabajo es tu culpa, gracias por apoyarme y porque en ocasiones me obligaste a terminarlo, este es el principio de tantas y tantas cosas que aun nos falta por vivir, lo importante es que ya será juntos, te adoro con toda mi alma.

A mis Padres: Les dedico este trabajo con todo mi amor y les agradezco todos los sacrificios que hicieron para que pudiera llegar hasta aquí, gracias por confiar en mi, por cuidarme en tantas y tantas ocasiones y sobre todo por darme un ejemplo de vida, los dos son dos son admirables para mi.

Susy y Toño : Niños, hemos pasado por muchas y aunque aveces no lo pareciera, los tres sabemos que contamos uno con el otro si lo necesitamos, gracias por ser mis hermanos porque no pude haber tenido mejores compañeros en casa que ustedes, gracias.

Nancy, Gaby, Maribel: Uff tantas anécdotas que tenemos … y las que faltan, muchas gracias por estar conmigo y por haberme ayudado a lograr esto, no se alejen mucho porque las voy a necesitar en muchas situaciones buenas y malas, conocerlas y estar con ustedes ha sido de lo mas divertido pero que todo eso quede entre nos ok? Las quiero mucho.

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Índice I. INTRODUCCIÓN _____________________________________________________ 5 CAPITULO I MARCO TEORICO __________________________________________ 7 1.1 Empresa __________________________________________________________ 8 1.1.1 Antecedentes ____________________________________________________ 9 1.1.2 Organización de la empresa_________________________________________ 9 1.1.3 Recursos Materiales de la empresa __________________________________ 12 1.1.4 Necesidad de controlar los procesos de negocio. _______________________ 12 1.1.5 Principales Procesos de Negocio de la empresa.________________________ 12 1.1.6 Beneficios de la base de datos a la empresa. ___________________________ 13 1.2 Bases de Datos____________________________________________________ 14 1.2.1 ¿Qué es un Sistema de Base de datos? _______________________________ 14 1.2.2 Principales componentes de un Sistema de Bases de Datos._______________ 14 1.2.3 El Sistema de Administración de Bases de Datos (DBMS) _______________ 15 1.2.4 El Modelo Relacional ____________________________________________ 16 1.3 Ingeniería de Software ____________________________________________ 19 1.3.1 Modelo de cascada_______________________________________________ 19 1.3.2 Espiral ________________________________________________________ 21 1.3.3 Modelo del desarrollo por prototipos ________________________________ 23 CAPIITULO II ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA _______________________ 27 2.1 Especificación de Requisitos _______________________________________ 28 2.1.1 Requerimientos del Sistema _______________________________________ 28 2.2 Definición Conceptual del Sistema _________________________________ 29 2.3 Descripción de la Información. _____________________________________ 30 2.3.1 Casos De Uso: Descripción De Procesos. _____________________________ 30 2.4 Modelo Funcional_________________________________________________ 33 2.4.1 DFD NIVEL 0 __________________________________________________ 33 2.4.2 DFD NIVEL 1 __________________________________________________ 34 2.4.3 DFD NIVEL 2 __________________________________________________ 35 2.5. Modelo Entidad – Relación ________________________________________ 38 2.5.1 Entidades ______________________________________________________ 39 2.5.2 Relaciones._____________________________________________________ 42 2.6 Modelo Relacional ________________________________________________ 43 2.6.1 Tablas Empleado, Cliente, Proveedor, Marca, Categoría _________________ 43 2.6.2 Tabla Producto__________________________________________________ 44 2.6.3 Tabla Ventas ___________________________________________________ 44 2.6.4 Tabla Lineaproducto _____________________________________________ 45 CAPITULO III IMPLEMENTACION Y PRUEBAS. __________________________ 46 3.1 Breve Explicación _________________________________________________ 47 3.2 Iniciando. ________________________________________________________ 48 3.3 Conexión_________________________________________________________ 49 3.3.1 Usuarios. ______________________________________________________ 49 3.4 Productos ________________________________________________________ 50

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3.4.1 Consultas ______________________________________________________ 51 3.4.2 Altas. _________________________________________________________ 51 3.4.3 Bajas. _________________________________________________________ 52 3.4.4 Modificaciones. _________________________________________________ 53 3.4.5 Categorías y Marcas. _____________________________________________ 54 3.5 Nómina, Clientes, Proveedores _____________________________________ 55 3.5.1 Altas__________________________________________________________ 55 3.5.2 Consultas ______________________________________________________ 56 3.5.3 Bajas. _________________________________________________________ 56 3.5.4 Modificaciones. _________________________________________________ 57 3.6. Ventas __________________________________________________________ 59 3.6.1 Inserción de productos. ___________________________________________ 60 3.6.2 Búsquedas._____________________________________________________ 61 3.6.3 Modificaciones. _________________________________________________ 61 3.6.4 Borrar_________________________________________________________ 63 3.6.5 Finalizar Ventas_________________________________________________ 63 3.6.6 Cancelar Ventas_________________________________________________ 63 3.7. Reportes _________________________________________________________ 64 3.8 Salir ____________________________________________________________ 65 3.9 Manejo de Errores_________________________________________________ 66 3.8.1 Errores Tipo 1 __________________________________________________ 66 3.8.2 Errores Tipo 2 __________________________________________________ 66 3.8.3 Errores Tipo 3 __________________________________________________ 67 3.8.4 Tabla de errores. ________________________________________________ 68 Conclusión 69 Bibliografía 70

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I. INTRODUCCIÓN

La necesidad creciente de comercializar cada día mayor cantidad de productos y servicios, requiere de técnicas y elementos que faciliten su desplazamiento hacia los mercados potenciales de clientes.

Las bases de datos constituyen un instrumento de mucha utilidad en las empresas, es por ello que en la empresa Ferretería Méndez S. A de C.V. surge la necesidad de controlar las tareas que son muy rutinarias o sobre las cuales no se tiene control, como son el orden, la manipulación de datos, la seguridad de los datos, etc. Esto lleva a dar soluciones que faciliten la operación de las tareas mediante la construcción de una base de datos que pueda satisfacer las necesidades de su mercado en menor tiempo, brindando así una mejor calidad en los servicios.

El material presentado se divide en una introducción del proyecto, tres capítulos y la conclusión.

El capítulo I se refiere a la necesidad del desarrollo de una base de datos que permita a la Ferretería Méndez S. A de C.V. poder controlar de manera eficiente los productos en un inventario, el levantamiento de pedidos y el control de la nómina, y se da una breve explicación de lo que son las bases de datos, cubriendo así un marco teórico.

El capitulo II trata del planteamiento y análisis del problema, en el cual se describe con detalle la necesidad de un Sistema de Bases de Datos dividiendo este capitulo en la Especificación de Requisitos donde se describe el software y hardwa-

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re necesarios, la Definición Conceptual del Sistema en la cual se describen las características generales de la empresa, Descripción de la Información en la cual se detallan las funciones principales del Sistema mediante casos de uso. Posteriormente se muestra el Modelo conceptual el cual contiene 3 niveles de Diagramas de Flujo de Datos en los cuales se explica la manera en que opera el Sistema y la forma en que interactúan los diferentes módulos y sus almacenes de datos. Una vez expuesto el Modelo Conceptual se presenta el Modelo Entidad Relación explicando cada uno de sus componentes, partiendo de esto y al finalizar el capitulo se describe el Modelo Relacional con la explicación de las tablas obtenidas.

En el capitulo III se muestra la Implementación y Pruebas del Sistema, en cada uno de sus apartados se pueden ver las pantallas principales del software al mismo tiempo que se explica cada una con ejemplos y en las áreas necesarias se describe el proceso que se realizó para obtener los resultados mostrados en cada pantalla.

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CAPITULO I MARCO TEORICO

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MARCO TEORICO

El presente capítulo se divide en dos partes, el objetivo de la primera es describir la necesidad de la Ferretería Méndez S.A. de C.V. de contar con un Sistema de Bases de Datos que le permita lograr la eficiencia en el control de los productos con los que comercializa, así como también llevar un control de su nómina, y el objetivo de la segunda parte es dar un marco teórico de las bases de datos y de la ingeniería de software.

1.1 Empresa

La empresa denominada Ferretería Méndez S.A. de C.V. surge en el mes de mayo del 2003.

La misión es competir en el ramo ferretero, proporcionando al cliente artículos de calidad en plomería, material eléctrico, herramienta en general, etc. de marcas nacionales y extranjeras.

La función principal de la empresa para la cual será elaborada la base de datos es la de realizar la venta de productos divididos en categorías de Herramientas Eléctricas, Herramientas Manuales, Plomería, Electricidad, Iluminación, Muebles, Organización, Hogar, Accesorios para baños y cocinas, Jardinería, Mascotas, Pintura, Cerrajería, Hogar y Limpieza.

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1.1.1 Antecedentes Desde su creación, la empresa ha tenido como uno de sus objetivos principales satisfacer las necesidades del cliente y hacer una cartera de clientes cada vez mayor. En relación al control de inventario, la información se elaboraba manualmente en archivos de papeles, y en consecuencia generaba una labor tediosa encontrar información, ocasionando demoras en los servicios. Refiriéndose a la nómina, el control de los empleados se llevaba a cabo poniendo toda la responsabilidad en la capacidad de memoria del gerente, que como consecuencia, generaba conflictos en los pagos. El control de la cartera de clientes se realizaba en un archivo de Excel en el cual se anotaba el nombre, teléfono, dirección y pedidos del cliente, con la dificultad de que la información continuaba dispersa y para poder surtir un producto se tenía que consultar a varias fuentes, de las cuales el acceso no era sencillo, ya que ésta computadora se encuentra en la planta alta del local de la empresa.

1.1.2 Organización de la empresa La empresa organiza a su personal de la siguiente manera:

1. GERENTE: Encargado de dirigir al personal y autorizar todas las operaciones dentro de la empresa y de administrar los diferentes recursos de la misma. FUNCIONES a) Iniciar operaciones b) Revisar agenda de cobros y pagos c)

Iniciar registro de caja

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d) Atención a proveedores e)

Hacer o verificar el correcto corte de caja

f)

Elaborar cartera de clientes

g) Realizar operaciones bancarias h) Supervisión de inventario i)

Revisión del ingreso de mercancía y su facturación

j)

Autorización de movimientos materiales o financieros

2. SECRETARIA: Encargada de las labores administrativas. FUNCIONES a) Organizar agenda b) Contactar proveedores c) Revisar cobros de clientes y pagos a proveedores d) Atención telefónica en general e) Control de remisiones y facturas de efectivo y crédito f) Relación de gastos por facturación de proveedores g) Captura de información

3. CAJERO: Encargado de cobros en mostrador. FUNCIONES a) Iniciar registro de caja b) Hacer corte de caja diario c) Atención de clientes en el mostrador en caso de ser necesario d) Control de remisiones y facturas

4. EJECUTIVO DE VENTAS: Encargado de ventas en general. 10

FUNCIONES a) Venta de productos en mostrador o por teléfono b) Seguimiento de cartera de clientes c) Emisión de facturas y remisiones d) Entrega de mercancía e) Elaboración de inventario (manual) f) Recibir y organizar mercancía de nuevo ingreso g) Mantenimiento del lugar de trabajo y medios de transporte del mismo

5. COBRADOR: Encargado de cobros a clientes FUNCIONES a) Mantenimiento del lugar de trabajo b) Realizar ruta de cobros a clientes c) Compra y recibo de mercancía d) Reparto de mercancía a clientes e) Atención de clientes en mostrador en caso necesario f) Organización de productos en el almacén y en el mostrador

6. VIGILANTES: Encargado de la seguridad del lugar de trabajo FUNCIONES a) Asegurar el lugar de trabajo b) Revisar los dispositivos de seguridad ( malla eléctrica, candados y puertas) c) Mantener el espacio destinado a estacionamiento

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1.1.3 Recursos Materiales de la empresa Dos camionetas Una caja registradora Fax 4 líneas telefónicas Un conmutador Tres equipo de cómputo. Una impresora. Papelería en general.

1.1.4 Necesidad de controlar los procesos de negocio. Una necesidad básica es dar al cliente una atención rápida, lo cual requiere de tener en una o varias computadoras una base de datos con los productos disponibles para evitar la pérdida de tiempo en las búsquedas de existencia de los productos así como sus características, que incluyen el precio, marca, color, etc.

1.1.5 Principales Procesos de Negocio de la empresa. ¿Qué son los procesos de negocio? Los procesos de negocio consisten en las tareas que debe realizar una empresa si quiere seguir funcionando: realizar ventas, pagar a empleados y acreedores, controlar el inventario, etc. Ventas Pago de nómina Pagos a acreedores Altas a nuevos trabajadores

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Altas a nuevos clientes Control de Inventario

1.1.6 Beneficios de la base de datos a la empresa. Las ventajas de un sistema de base de datos sobre los métodos tradicionales de mantener los registros en papel es que una base de datos es compacta, rápida, menos laboriosa y actual. Con todo, existe una ventaja adicional: El sistema de Base de Datos ofrece a la empresa un control centralizado de su información. La información es uno de los recursos más valiosos de una empresa. Así en un comercio sin un sistema de este tipo, cada aplicación tiene por lo regular sus propios archivos privados de manera que los datos están muy dispersos y con seguridad son difíciles de controlar en cualquier forma sistemática.

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1.2 Bases de Datos

1.2.1 ¿Qué es un Sistema de Base de datos? Un Sistema de Base de Datos es básicamente un sistema computarizado para llevar registros. Es posible considerar a la propia Base de Datos como una especie de armario electrónico para archivar, es decir, un depósito o un contenedor de una colección de archivos de datos computarizados.

1.2.2 Principales componentes de un Sistema de Bases de Datos. A continuación se mencionarán los cuatro principales componentes en un sistema de base de datos: 

La información



El equipo



Los usuarios



Los programas

La información. En general, la información en la base de datos estará integrada y además será compartida.

El equipo. Se considera que son componentes del equipo del sistema: Medios de almacenamiento secundario: Dispositivos E/S asociados, Drives, Canales de E/S, etcétera, Procesador o procesadores y memoria principal.

Los usuarios: Es todo el personal del departamento que requiera usar el sistema de base de datos para implementar, consultar o realizar sus reportes. Se tie-

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nen diferentes tipos de usuarios, entre los cuales tenemos a los programadores de aplicaciones;, los cuales son los responsables de escribir los programas de aplicación; los usuarios finales, quienes interactúan con el sistema desde estaciones de trabajo o terminales; y finalmente el Administrador de la Base de Datos (DBA), y es quien administra la base de datos

Los programas. Existe una capa de programas entre la base de datos física misma y los usuarios del sistema: el Sistema de Administración de Base de Datos (DBMS, Data Base Managment System).

El DBMS maneja todas las solicitudes de acceso a la base de datos formuladas por los usuarios.

1.2.3 El Sistema de Administración de Bases de Datos (DBMS) El software que permite a una o más personas el usar y/o modificar los datos de una base de datos se denomina Administrador de Base de Datos (DBMS). Maneja todas las solicitudes de acceso a la base de datos formuladas por los usuarios.

Seguridad: no todos los usuarios tienen acceso a todos lo datos.

Integridad: cierto tipo de “consistencia” deberá realizarse sobre los atributos y valores de los datos, para evitar la inconsistencia en los datos.

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Sincronización: Cuando varios usuarios corren programas que accesan a la base de datos al mismo tiempo, el DBMS deberá dar protección de inconsistencias que puedan resultar de dos operaciones simultáneas a un mismo grupo de datos.

Protección de rupturas y recuperación: facilidades para realizar copias regulares de la base de datos y reconstruirla después de un error de hardware o software.

Uno de sus objetivos más importantes es proporcionar a los usuarios una visión abstracta de los datos, es decir, el sistema esconde ciertos detalles de como se almacenan y mantienen los datos, pero sin embargo se deben extraer eficientemente.

1.2.4 El Modelo Relacional El modelo relacional de las bases de datos representa la tendencia dominante en el mercado actual debido al avance que ha tenido en el campo de las bases de datos principalmente en el modelo relacional, por esta razón la tecnología de bases de datos se orienta hacia los sistemas relacionales, por ende, en ésta parte del capitulo se explicará de manera general los conceptos fundamentales para los sistemas relacionales de bases de datos.

Una base de datos relacional es una base de datos percibida por el usuario como una colección de relaciones normalizadas [Boone 2000].

El modelo relacional se ocupa de tres aspectos:

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1. Estructura de datos: El usuario percibe la información de la base de datos como tablas y nada más que tablas. La estructura de datos es la terminología que se utiliza como notación y forma de representar la información en el modelo relacional.

Figura 1.1 Modelo Relacional: Estructura de Datos

En particular una relación corresponde a lo que comúnmente se le llama Tabla. Entidad: es cualquier objeto distinguible que ha de representarse en la base de datos. Una Tupla corresponde a una fila de esa tabla y a un atributo a una col...