Planear, Organizar, Dirigir y Controlar PDF

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Proceso administrativo o funciones de la administración: Planear, Organizar, Dirigir y Controlar...

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Proceso administrativo o funciones de la administración:

1. Planeación: -

Es la función administrativa que determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para conseguirlos.

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Función administrativa que involucra la definición de objetivos, el establecimiento de estrategias para lograrlos y el desarrollo de planes para integrar y coordinar las actividades.

Tipos de planes: -

Por su alcance: - Estratégicos: Planes que abarcan a toda la organización y determinan los objetivos generales de la misma. - Operativos: Planes que abarcan únicamente a un área operativa de la organización.

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Por su marco temporal: - De largo plazo: Planes cuyo marco temporal se extiende más allá de tres años. - De corto plazo: Planes cuyo marco temporal se extiende por un año o menos.

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Por su especificidad: - Direccionales: Planes que son flexibles y sólo establecen lineamientos generales.

- Específicos: Planes que están definidos con toda claridad y no dejan lugar para la Interpretación -

Por su frecuencia de uso: - De un solo uso: Planes específicos que se implementan una única vez y son especialmente diseñados para satisfacer las necesidades planteadas por una situación en particular. - Permanentes: Planes de implementación continua que ofrecen guía para el desempeño de actividades repetitivas.

Planeación estratégica y planeación operativa:

Planeamiento Estratégico: 1. Misión y Visión: - Visión: - Lo que no es pero queremos que sea. - Lo que la empresa quiere llegar a ser a largo plazo. - La dirección a la cual quiere irse. - La fotografía del futuro. - Misión: - Razón de ser de la empresa - Componentes de una declaración de misión:

2. Análisis externo: - Se hace fuera de la empresa y puede afectar positiva o negativamente a la organización. - Permite encontrar: - Oportunidades: factores positivos externos - Amenazas: factores negativos externos - Tipos de entornos: - Macro Ambiente o Ambiente General: - Es el ambiente general. Todo lo que sucede en el macro ambiente afecta directa o indirectamente a las organizaciones en forma genérica. - Está conformado por un conjunto de condiciones comunes para todas las organizaciones: Condiciones tecnológicas, legales, políticas, económicas, demográficas, ecológicas, culturales. -

Micro Ambiente o Ambiente Específico o de Tareas: - Es el ambiente más próximo e inmediato de cada organización. - Constituye el segmento del ambiente general del cual la organización extrae sus entradas y deposita sus salidas. - Es el ambiente de operaciones y está conformado por los proveedores, los clientes y los competidores.

3. Análisis interno: - Se evalúan los recursos y capacidades específicos con que cuenta la organización. Se identifican: - Las fortalezas crean valor para el cliente y apuntalan la posición competitiva de la organización. - Las debilidades pueden colocar a la organización en una desventaja competitiva. -

En general, se analizan todas las actividades que realiza la empresa La cadena de valor se divide en actividades primarias y actividades de apoyo. Cada actividad agrega valor al producto, todas las actividades tienen metas comunes las cuales son: eficiencia, calidad, innovación y capacidad de satisfacer al cliente, para lograr esto se requiere una alta integración interdisciplinaria:

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Ventajas: - Comparativas: Habilidad o capacidad que te diferencia de la competencia. - Competitivas: Es una habilidad distintiva que no puede ser copiada en el corto plazo.

4. FODA: - Es una herramienta de “ajuste” del ambiente externo versus el potencial interno de la empresa, que ayuda a los gerentes a crear cuatro tipos de estrategia:

5. Objetivos: - S.M.A.R.T

6. Estrategias: - Forma en la que las organizaciones alcanzan sus objetivos. - Formulación de estrategias: - Desarrollar y evaluar las alternativas estratégicas.

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Elegir las estrategias apropiadas para todos los niveles de la organización que proporcionen una ventaja relativa sobre los competidores. - Casar las fortalezas organizacionales y las oportunidades del entorno. - Corregir las debilidades y proteger a la organización de las posibles amenazas. Tipos de estrategias Organizacionales: -

Estrategia Competitiva: - Estrategia organizacional que determina en qué líneas de negocio opera o desea operar la empresa y qué quiere lograr al participar en ellas. - Unidad Estratégica de Negocio (UEN) Cada una de las líneas de negocio de la organización que se maneja de forma independiente y formula sus propias estrategias competitivas. - Las tres estrategias competitivas propuestas por Porter son: - Liderazgo en costos: competir con base en distinguirse como la organización con los costos más bajos de la industria - Diferenciación: competir con base en distinguirse como la organización que ofrece productos únicos y muy valorados por los clientes - Enfoque: competir en un segmento acotado, ya sea a partir de una ventaja de costos o de diferenciación

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Estrategia Corporativa: Tipos de Estrategia Corporativa: - Crecimiento – cuando una organización amplía el número de mercados a los que atiende o de los productos que ofrece, ya sea mediante su(s) línea(s) de negocio actual(es) o poniendo en marcha otra(s) nueva(s). - Concentración o expansión directa - se enfoca en su principal línea de negocio y aumenta la cantidad de productos que ofrece o busca atender más mercados con ella. Diversificación. - Diversificación relacionada – cuando la empresa crece al operar en industrias o productos diferentes pero relacionados.

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Diversificación no relacionada – cuando la compañía crece al operar en industrias distintas o no relacionadas. Estabilidad – mantener el status quo de las cosas. La organización se mantiene en la actividad actual. Renovación o atrincheramiento – examinar las debilidades organizacionales que dan por resultado un rezago en el desempeño. Se generan cambios que pueden ir desde la desinversión hasta la eliminación de una parte de la compañía. Combinadas.

1. Matriz BCG:

2. Matriz de Ansoff:

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Estrategia Funcional: - Estrategias utilizadas por los diversos departamentos de la organización para respaldar la estrategia competitiva. - Se relacionan con las actividades de la Cadena de Valor. 1. Estrategia de Marketing 2. Estrategia de Operaciones 3.Estrategia de Recursos Humanos 4. Estrategia de Finanzas

Modelo de negocio: - Un modelo de negocio describe de manera racional cómo una organización crea, entrega y captura valor en contextos sociales, culturales, etc. - El proceso de construcción de un modelo de negocios es parte de la estrategia de negocios. - En la teoría y la práctica, el término modelo de negocio es utilizado para un amplio conjunto de descripciones que representan aspectos centrales de un negocio, entre ellos el propósito, proceso de negocio, mercado objetivo, las ofertas, estrategias, infraestructura, estructuras organizacionales, prácticas de comercio, procesos operacionales y las políticas. - El modelo más utilizado es el modelo Canvas:

2. Organización: -

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Es el marco formal de la organización de acuerdo con el cual las tareas se dividen, agrupan y coordinan. Características: - Diseño organizacional: - Creación o modificación de la estructura organizacional: - Especialización del trabajo: Diferenciación de personas según la actividad realizada. - Departamentalización: agrupación y creación de departamentos - Cadena de mando: Línea de autoridad que se extiende desde los niveles organizacionales más altos hasta los más bajos, cuya función es especificar quién le reporta quién. - Tramo de control: Cantidad de empleados que un gerente puede manejar con eficiencia y eficacia; también se le conoce como tramo administrativo. - Centralización: Grado de concentración de la toma de decisiones en los niveles más altos de la organización. - Descentralización: Grado en que los empleados de nivel inferior hacen aportaciones para la toma de decisiones o son responsables de tomarlas. - Empoderamiento de los empleados (EMPOWERMENT): Dar a los empleados más autoridad para tomar decisiones. - Formalización: Nivel de estandarización de los puestos de trabajo en una empresa. En qué el comportamiento de los empleados está determinado por reglas y procedimientos. - Cuando la formalización es alta, los empleados tienen poco poder de decisión respecto de lo que se hace y sobre cuándo y cómo se hace. - Cuando la formalización es baja, los empleados tienen mayor discrecionalidad en lo referente a su trabajo. - Unidad de mando: Principio administrativo según el cual cada empleado debe reportarle únicamente al gerente. - Autoridad: Derecho que faculta a quién tiene un cargo gerencial para decir a sus subordinados qué deben hacer y confiar en que sus órdenes serán cumplidas. - Autoridad de línea: Faculta a un gerente para dirigir el trabajo de un empleado - Autoridad de staff: Puestos de trabajo con cierta autoridad que han sido creados para respaldar, apoyar y asesorar a quienes tienen una autoridad de línea.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una empresa. - Tipos: - Estructura simple Estructura por producto Estructura funcional

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Estructura por cliente estructura geográfica Estructura por procesos

3. Dirección

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¿Quiénes son los gerentes?: Coordinan y supervisan el trabajo de otras personas para lograr los objetivos de la empresa. LAS CUATRO FUNCIONES QUE CUMPLEN LOS GERENTES:

Roles gerenciales: - Rol interpersonal: Este rol representa las relaciones con otras personas y se vincula con las habilidades humanas. En esencia demuestra cómo el administrador interactúa e influye en las personas que tiene a cargo. - Representante: Realizar deberes sociales y legales, actuar como líder simbólico en tareas protocolarias. Debe cultivar la humildad y la empatía y pensar en cómo ser un buen modelo a seguir. - Líder: Ejerce liderazgo para su equipo, su departamento o tal vez para toda su organización; y es donde gestiona el desempeño y las responsabilidades de todos en el grupo. - Enlace: Los gerentes deben comunicarse con contactos internos y externos. Debe poder conectarse en red de manera efectiva en nombre de su organización.

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Rol informativo: Reúne las actividades necesarias para mantener y desarrollar una de red de información. Muestra cómo el administrador intercambia y procesa la información. - Receptor: En este rol, busca regularmente información relacionada con su organización e industria, buscando cambios relevantes en el entorno. También supervisa a su equipo, tanto en términos de productividad como de bienestar. Debe aprender cómo recopilar información efectivamente y superar la sobrecarga de información. - Difusor: Traslada la información potencialmente útil a tus colegas y a tu equipo. Debe de tener buenas habilidades de comunicación. - Vocero: Los gerentes representan y hablan por su organización. En este rol, los administradores transmiten información sobre su organización y sus objetivos a las personas externas. Rol decisor: El papel decisorio del administrador incluye eventos y situaciones donde este debe elegir o escoger. Muestra cómo el administrador utiliza la información para la toma de decisiones. - Emprendedor: El gerente crea y controla el cambio dentro de la organización. Esto significa resolver problemas, generar nuevas ideas e implementarlas. - Solucionador de conflictos: Cuando una organización o equipo encuentra un obstáculo inesperado, es el gerente quien debe hacerse cargo. También debe ayudar a mediar las disputas dentro de él. - Asignar recursos: El gerente debe determinar dónde se aplican mejor los recursos de la organización. Esto implica asignar fondos, así como asignar personal y otros recursos organizacionales. Por ello debe tener habilidades en cuanto a la administración de presupuestos, reducción de costos y saber establecer prioridades. - Negociador: Es posible que deba participar y dirigir negociaciones importantes dentro del equipo, departamento u organización. El administrador debe contar con habilidades de negociación.

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Habilidades que necesitan los gerentes: - Habilidades Técnicas: Conocimiento específico del trabajo y las técnicas. - Habilidades Humanas: Capacidad para trabajar con otras personas. - Habilidades Conceptuales: Capacidad de pensar y conceptualizar situaciones abstractas y complejas.

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Teoría de los rasgos de liderazgo:

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Teorías conductuales: Teorías del liderazgo que identifican las conductas que distinguen a los líderes efectivos de los líderes no efectivos. - Teoría conductual- Los estudios de la Universidad de Iowa: - El estilo autocrático describe a un líder que impone métodos de trabajo, toma decisiones unilaterales y limita la participación de los empleados. - El estilo democrático describe a un líder que involucra a los empleados en la toma de decisiones, delega la autoridad y utiliza la retroalimentación como una oportunidad para entrenar a los empleados. - El líder con un estilo laissez-faire (liberal) deja que el grupo tome las decisiones y realice el trabajo de la manera que considere más conveniente. -

Las Teorías Contingentes del liderazgo - 1960-1990: Aparecen las teorías contingentes, frente a la dificultad para identificar los rasgos y las conductas(comportamientos) de los directivos característicos de un liderazgo eficaz. - Afirman que los gerentes tendrán éxito como líderes si comprenden su estilo de liderazgo, diagnostican las situaciones y saben modificar las situaciones y/o el estilo, para que ambos sean adecuados.

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Teoría de Fiedler.- Indica que hay tres factores situacionales: La relación del líder con sus subordinados, la definición de la estructura de las tareas y el poder por posición del líder. De los cuales depende el estilo que aplicará: orientado a las personas u orientado a las tareas.

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Teoría de Hersey.- Argumenta que el liderazgo exitoso se logra al seleccionar el estilo adecuado de liderazgo que sea contingente con el nivel de disposición de los seguidores (los seguidores pueden estar dispuestos o no dispuestos; saber o no saber).

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Teoría de la Ruta-Meta. Indica que el liderazgo aplicado se debe adecuar al momento o situación que se encuentran en la consecución de una meta.

¿Qué es la Motivación? - La energía es una medida de la intensidad, el impulso y el vigor. - El esfuerzo se canaliza en una dirección que beneficie a la organización. - Queremos que los empleados persistan en su esfuerzo para lograr esas metas.

4. Controlar: -

Control: Proceso de supervisar, comparar y corregir el desempeño laboral. El propósito del control: El uso de controles efectivos garantiza que las actividades serán ejecutadas de forma que contribuya al cumplimiento de los objetivos. ¿Por qué es importante el control?

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Planeación – los controles permiten a los gerentes revisar el progreso hacia el logro de los objetivos y tomar acciones futuras. - Empoderamiento de los empleados – un sistema de control eficaz puede generar suficiente información y retroalimentación sobre el desempeño de los empleados. - Protección de la organización y sus activos – los controles aumentan la seguridad física y ayudan a minimizar las afectaciones en el lugar de trabajo. Proceso de administración estratégica:

El proceso de control: Procedimiento de tres pasos cuya finalidad es medir el desempeño real, compararlo contra un estándar y poner en práctica las acciones gerenciales necesarias para corregir las desviaciones o errores de adecuación que pudieran presentarse.

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Paso 1: Medición del desempeño real

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Cómo medimos - observación, reportes estadísticos, reportes orales y reportes escritos. - Qué medimos - lo que se mide es, probablemente, más relevante que cómo se mide. Paso 2: Comparación del desempeño real contra un estándar - En este paso se determina la variación que existe entre el desempeño real y el estándar. - Rango de variación - Parámetros de variación aceptables entre el desempeño real y el estándar. Paso 3: Implementación de acciones gerenciales - Acción correctiva Cuando el desempeño no cumple con los niveles establecidos se requiere una intervención. Las medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las estándares establecidas originalmente.

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Tipos de control:

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Herramientas para medir el desempeño organizacional - Control preventivo - Control implementado antes de la realización de una actividad laboral.

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Control concurrente - Control que entra en acción mientras una actividad laboral está en progreso.

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Control de retroalimentación - Control que entra en acción después de que una actividad laboral ha sido ejecutada.

Decisiones gerenciales en el proceso de control...