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RONALD GEOFFREY GARCIA QUIÑONEZ 11ª TAPETYERIA NAPOLES Emprendimiento- Organización de Eventos – producción documental FECHA:

10 de Noviembre de 2020

COMPETENCIA: ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA. RESULTADO DE APRENDIZAJE: DIVULGAR EL EVENTO TENIENDO EN CUENTA EL MEDIO, EL PROTOCOLO Y LAS NORMAS DE LA ORGANIZACIÓN. APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO AL DESARROLLO DEL EVENTO, DE ACUERDO CON EL PROPÓSITO, OBJETIVO, PLAN, PROTOCOLO, LOS MEDIOS DE DIVULGACIÓN Y LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.

REFLEXION “Tus acciones hablaran por ti, las palabras no, esas se las lleva el viento” 1. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje. Los estudiantes leen la siguiente información con el fin de recordar los elementos requeridos para planear y organizar un evento:

ETAPAS EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO 1. LA PLANIFICACION DE UN EVENTO La planeación es el primer paso para la organización de un evento. Se considera que este paso es de vital importancia, ya que acá se colocan muchas de las condiciones que van a determinar la calidad de la experiencia para todos.

RONALD GEOFFREY GARCIA QUIÑONEZ 11ª TAPETYERIA NAPOLES Para la adecuada organización de un evento es necesario trabajar de manera organizada y definir adecuadamente los siguientes aspectos: 1. El nombre y los objetivos del evento: El nombre es muy importante y juega un papel indispensable para el éxito en la concurrencia de los invitados. Nombre: En el nombre de un evento, generalmente se incluyen

también el

número de edición a la cual pertenece. El nombre es fundamental, generalmente es descriptivo, y contiene la temática principal sobre la cual se van a abordar distintos temas. Utilizar una sigla con una corta cantidad de letras y fácil de pronunciar también puede ayudar, pero sobretodo se usa para los eventos de mayor magnitud, como los Congresos o las Jornadas. Si nuestro evento gira en torno a una conferencia, muchas veces con una pregunta o el nombre de la charla del orador es suficiente. Siempre es importante incluir el tipo de evento dentro del nombre (si es curso, taller, simposio, mesa redonda, etc).

RONALD GEOFFREY GARCIA QUIÑONEZ 11ª TAPETYERIA NAPOLES 

Subtítulo o Slogan: El slogan es una frase corta y sintética que hace referencia al nombre o a la temática del evento. No es obligatorio que esté en un evento, pero es muy eficaz utilizarlo, ya que se utiliza para resaltar sobre el abordaje que tendrá el curso, la conferencia o la reunión. Muchas veces es una pregunta que funciona como disparador de diversos temas para debatir.



Logo: Representa a través de la imagen a la institución y al comité organizador. Este logo será aplicado por ejemplo en toda la folletería y merchandising para difundir el evento, en la correspondencia que enviemos tanto por e-mail como por correo postal, y así, ayudar a construir la identidad del evento.



Colores institucionales

institucionales: Los son

aquellos

colores

colores

que

representan a una determinada institución. En nuestro

caso,

organizadores

va

a

representar

y

al

evento

a

los

en

sí.

Generalmente son los colores de la marca, de

RONALD GEOFFREY GARCIA QUIÑONEZ 11ª TAPETYERIA NAPOLES fondos de avisos. Respetar los colores originales si fuese una institución la que organiza, es una tarea del diseñador y del publicista, pero quien se encuentra liderando la organización del evento. Cuando se hace algún tipo de publicidad y se encarga un trabajo a un estudio de diseño, a una agencia de publicidad o a una imprenta, se debe poner énfasis en los colores institucionales.



¿Alguna temática extra?: Este ítem se utiliza mucho en el caso de eventos nacionales, regionales o internacionales, en los que participan personas de diversas ciudades o países. Como complemento, se trata de fomentar al lugar sede como un destino turístico. Pero queda en el comité organizador si quieren complementar con la identidad del congreso alguna característica especial del país sede para mostrarla ante el resto.

En cuanto a los objetivos se refiere es la labor de previsión, que implica la idea

de anticipación de acontecimientos y situaciones futuras. Se debe determinar en esta fase lo siguiente: Fijar los objetivos o fines que se persiguen con la celebración del evento. La fijación de objetivos debe ser clara y definitiva; a su vez, los objetivos dan su razón de ser a un evento, pues establecen los lineamientos y parámetros que regirán las acciones a seguir y servirán de base para las otras etapas del proceso administrativo, así mismo

influirán

de

modo

determinante en

acciones

RONALD GEOFFREY GARCIA QUIÑONEZ 11ª TAPETYERIA NAPOLES significativas como la selección de la sede, el programa a desarrollar, el presupuesto, etc.

2. A quien está dirigido: Se debe determinar un número mínimo y máximo de personas lo que nos facilita diseñar el evento de acuerdo a las expectativas de un público objetivo y definir posibles patrocinadores. Esto también influirá en la selección del lugar y nos permitirá construir bases de datos de posibles asistentes, invitados

especiales

y

las

preferencias.

3. Agenda de actividades: La agenda es el listado discriminado de actividades a realizar una a una con sus respectivas indicaciones de fecha, hora y lugar. Con base en la agenda se deben determinar las necesidades de logística, recurso humano y presupuesto. 4. Actividades Especiales: Se debe prestar especial importancia a las actividades especiales incluidas en la agenda, generalmente estas obedecen a requerimientos especiales del evento o a eventos recreativos o sociales. Estos eventos requieren de una logística especial de acuerdo a su naturaleza, igualmente se debe incluir una tarjeta de invitación además de su mención en el programa.

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5. Definir el tipo de evento Apoyados

en

el

objetivo

podemos definir el tipo de evento lo que nos ayuda a tomar necesarias

las

decisiones para

su

organización, Los tipos de eventos son: oficiales y de estado,

sociales,

institucionales (corporativos), académicos, comerciales, culturales y/o espectáculos, deportivos, etc.

6. Carácter del evento El carácter de un evento puede ser: -

Formal: Exquisita elegancia y las normas de

protocolo son estrictas y se estipula en la tarjeta en la forma de vestir y se utiliza la abreviatura R.S.V.P. o S.R.C. (responda por favor) en la tarjeta para confirmar la asistencia. - Semiformal: Es aquel donde se rompen algunas reglas y se maneja de manera más descomplicada la etiqueta, por ejemplo cena tipo buffet. - Informal: Es aquel donde sin dejar de lado las normas de protocolo se lleva acabo de acuerdo al gusto y la sencillez del anfitrión. Ej. Paseos campestres, eventos sociales infantiles, etc.

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7. Determinación de hora, fecha y lugar - Fecha y Hora: Se debe pensar cuidadosamente de manera que garantice la mayor asistencia posible de invitados. La hora debe tener en cuenta el clima, la distancia, el sitio 8.

Cronograma: Una vez se determina la fecha del evento se establece

inmediatamente un cronograma que nos permite hacer un seguimiento de metas y logros de acuerdo a la planeación. Para un evento nacional el cronograma debe ser a 12 meses, Para uno internacional debe ser a 24 meses.

9. Lugar: El lugar hace referencia del destino elegido (ciudad sede) y al recinto donde se va a realizar. Teniendo en cuenta las necesidades logísticas del evento, el lugar es

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Clave y debe satisfacer todas las necesidades que el evento requiera de espacio, tecnología, calidad, etc.

10. Logística La logística se planea de acuerdo a la agenda de actividades, y debe prever y

tener

en

cuenta

todas

las

necesidades para la realización del evento. Es el protocolo estructural o de logística sobre el que se soporta todo el evento. Es un conjunto de medios, métodos e infraestructuras necesarios para realizar el evento, especialmente en la organización de los flujos de información, mercancías y energía. Es una actividad centrada en gestionar

RONALD GEOFFREY GARCIA QUIÑONEZ 11ª TAPETYERIA NAPOLES todos los recursos de la manera más eficaz y eficiente para que en el evento no haga falta nada.

11. Transportes. (si es el caso) Aquí se deben prever los transportes aéreos, terrestres y demás que requiera el evento. Igualmente los traslados urbanos de los asistentes y de los invitados especiales y del equipo organizador si fuera el caso.

12. Hoteles: (si es el caso) .Se debe organizar una correcta estadía para los invitados

especiales,

anfitriones y el equipo de trabajo cuando la sede del evento no sea en la misma ciudad, también se

debe

prever

la

capacidad de alojamiento

RONALD GEOFFREY GARCIA QUIÑONEZ 11ª TAPETYERIA NAPOLES del destino y de la sede del evento, con el número aproximado de participantes a recibir.

13. Instalaciones y Facilidades. Se deben visitar las instalaciones y comprobar las facilidades que esta ofrece antes de cerrar la contratación del lugar que será sede del evento, se debe conocer que servicios ofrece el lugar y cuáles deben ser contratados a terceros, la capacidad y los equipos

disponibles.

14. Equipos Técnicos: esta logística está relacionada con todos los equipos de video,

sonido,

iluminación

especial, informática, y demás que el evento requiera. Se debe comprobar la existencia y estado de funcionamiento de los mismos cuando se hace la inspección de las instalaciones y facilidades. En

RONALD GEOFFREY GARCIA QUIÑONEZ 11ª TAPETYERIA NAPOLES algunos casos estos equipos por no encontrarse en el destino del evento deben ser 15.

trasladados

desde

otra

ciudad.

Comidas (Catering Service): Las comidas son parte importante y

fundamental de cada evento, se debe escoger muy bien al proveedor como los menús que acompañaran cada una de las actividades. Asesorarse de un profesional del área es lo más adecuado. De acuerdo a la agenda de actividades, se planean las comidas ya sean desayunos, almuerzos o cenas. También se deben incluir los recesos y refrigerios. La agenda nos indica el carácter de la actividad si es formal o informal.

16. Invitaciones Especiales Los eventos empresariales y los institucionales habitualmente cuentan con la participación de invitados especiales que suelen participar como oradores de alguna conferencia o coordinadores de alguna actividad.

RONALD GEOFFREY GARCIA QUIÑONEZ 11ª TAPETYERIA NAPOLES En general, son eminencias en su especialidad y en algunos casos viajan especialmente desde su país de origen. Algunas consideraciones a tener en cuenta:

Antes del evento: 

Hacer una lista con posibles invitados especiales y posibles temáticas



Analizar costos



Establecer hasta cuántos invitados especiales podrán ser costeados desde la organización del evento



Seleccionarlos



Contactarlos telefónicamente o en eventos previos



Enviar la primer invitación (con los datos generales del evento, como la fecha y el lugar, los organizadores, temáticas y tipos de participación (orador, coordinador, moderador, etc.)



Hacer el seguimiento de la respuesta (en caso que no responda comunicarse por otro medio)



Volcar en el programa del evento los invitados especiales



Solicitar un resumen de su presentación, indicando cuál es la fecha límite para enviarlo.



Si los invitados deben trasladarse desde otra ciudad o país, coordinar si enviarles el ticket aéreo electrónico o reintegrarles el dinero correspondiente a dicho ticket.



Hacer la reserva en el hotel que se alojarán (generalmente en el hotel sede del evento)



Enviar la agenda confirmando las actividades donde participarán, incluyendo conferencias y sociales.



Preparar los requerimientos técnicos para cada una de las presentaciones.



Coordinar la recepción del material para las presentaciones



Coordinar el traslado desde aeropuerto al destino pactado. (si es el caso)



RONALD GEOFFREY GARCIA QUIÑONEZ 11ª TAPETYERIA NAPOLES Enviar a cada una de las habitaciones, el material de acreditación personalizado al evento, o implementar un espacio especial en la recepción del evento para que no realicen fila



Preparar un presente o souvenirs de parte de la organización del evento.



Poner a disposición datos de contacto directo, para que pueda contactarse con los organizadores en caso de necesidad.



Contar con traductores, en caso que sea necesario.

Durante el evento 

Atender las necesidades que se presenten



Si son varios invitados, se puede disponer de una sala con sillones, mesas, sillas, café y bebidas para que puedan distenderse.



Controlar que lleguen a horario a las charlas y que se cumpla todo lo previsto: – Que el material se encuentre cargado en la computadora – Si lleva su propia laptop que cuente con el cable necesario para enchufarlo al proyector – Si hay traducción, que los asistentes puedan acceder fácilmente a los receptores para poder comenzar la charla en horario



Chequear los horarios de las charlas y detalles: – Que el material se encuentre cargado en la computadora – Disponer de cables para conexiones – Si hay traducción, que los asistentes puedan acceder fácilmente a los receptores para poder comenzar la charla en horario

Después del evento 

Enviar una carta de agradecimiento por la participación con las conclusiones del evento 17. La parte legal:

RONALD GEOFFREY GARCIA QUIÑONEZ 11ª TAPETYERIA NAPOLES El Organizador debe saber que en el mundo de los negocios no debe dejarse nada “en el aire”. Puede decirse que los contratos son válidos aun cuando han sido hechos de palabra, pero es mucho mejor contar con un documento que llene todos los requisitos de ley.

18. Recurso Humano: Es el equipo encargado de la planeación, ejecución y organización del evento. De acuerdo al tamaño del evento y sus objetivos se debe

calcular sus recursos humanos. - Staff Directivo: Quienes dirigen y coordinan la planeación y ejecución del evento. - Staff de Logística: encargados de la logística - Personal Técnico: personal encargado de equipos técnicos y equipos

RONALD GEOFFREY GARCIA QUIÑONEZ 11ª TAPETYERIA NAPOLES especiales. - Personal de Apoyo: personal de ayuda como modelos, anfitriones, personajes de publicidad e imagen, etc.

19. Promoción y difusión del evento

Teniendo claro el objetivo el evento, el lugar, la fecha, la hora, el carácter, el tipo se procede a difundir o promocionar el evento para ello se puede usar:

Promoción: Antes del evento 

Folletos, postales, tarjetas de los organizadores especiales



Envío de información: mailing (a través del correo electrónico y/o postal)



Planificación y calendarización de las acciones promocionales (a medida que te acercas a la fecha del evento será más frecuente)



Participación en eventos previos



RONALD GEOFFREY GARCIA QUIÑONEZ 11ª TAPETYERIA NAPOLES Publicidad: gráfica, radial y/o televisiva. En medios masivos y/o especializados



Actualización del sitio web y/o blog



Acciones en las redes sociales (gratuitas y/o pagas)...