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archivo comunicacion de las organizaciones y los sistemas que interactuan entre si haciendo un conjunto de interrelaciones entre ellos para genera...

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Ficha técnica de un evento

Organización de eventos II

Introducción La ficha técnica es el documento de identidad de un evento, en ella están volcados los datos más relevantes del mismo. Un evento sin ficha técnica es cualquier cosa, menos un evento. No tiene identidad, no sabemos quién lo organiza, cuál es su finalidad, ni sus objetivos, es síntesis es una acción”NN”. En esta etapa veremos cuáles son los datos básicos que debe contener una ficha técnica. Asimismo trataremos los aspectos de la consecución de fondos para financiar nuestro evento, a través de Sponsors, patrocinantes, adherentes, cada uno en su categoría según el tipo de evento no vendrán solos a ofrecernos financiar o a invertir su dinero en nuestro evento, sino que debemos estudiar su perfil para comprender cómo llegar hasta ellos y conseguir nuestro objetivo, que es conseguir fondos y sumar una empresa prestigiosa a nuestro emprendimiento.

Delineación de la Ficha Técnica del Evento Luego se ha investigado, formulado el plan general de organización y se ha confeccionado el presupuesto, se han redactado los manuales de organización con las instrucciones y se han dividido las tareas, se procede a redactar la ficha técnica. Debe contener los siguientes datos:            

Nombre del evento Fecha Lugar, sede del evento Composición del Comité Organizador Quién invita Audiencia, asistencia promedio esperada ¿A quién está dirigido el evento? Justificación ¿Por qué se realiza el evento? Misión Objetivos Visión Temática

Declaraciones de interés (Municipal, provincial y nacional, cuando el evento sea declarado de interés). Patrocinantes. (Cuando éstos se incorporen en tal carácter al evento). Persona que puede suministrar informes con todos los datos para comunicarse. La ficha técnica debe estar impresa en papel membretado del evento o

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institución organizadora, cuando esté destinada a públicos externos de la organización. La ficha técnica previa a la consecución de patrocinantes de distintas categorías obviamente que no lleva los isologotipos de éstos. Si las declaraciones de interés municipal, provincial y nacional, si correspondieran y las hubiera. Una vez que se han conseguido los patrocinantes, se los debe insertar en la ficha técnica. El formato explicitado es válido para congresos, convenciones y simposios. A continuación se presenta la ficha técnica de un simposio.

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Ficha técnica de un simposio que se ha realizado recientemente en México, obsérvese la redacción pertinente, breve y clara con que se exponen los datos necesarios. Algunos especialistas aconsejan colocar también el costo de participación en moneda nacional y dólares o euros. Por el contrario sostengo que esa información debe ir en las piezas gráficas o digitales de difusión. Ambos puntos de vista son válidos. A continuación otro modelo de ficha técnica, en este caso se trata de una Expo:

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Segunda Expo de Software y Tecnología Colombiana en México. México y Colombia, Sinergia de las Tecnologías ante las Oportunidades de la Globalización. FICHA TÉCNICA

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Por tratarse de una expo la ficha técnica ha puesto énfasis en otros datos de organización tales como, asociaciones nacionales participantes (del rubro de la expo), como participarán extranjeros se indica el destino, haciendo una breve descripción de México, en la que a mi parecer se hace énfasis en las oportunidades de diversión nocturnas, empero es una estrategia para atraer personas que no sólo trabajarán por el día en la expo, sino que también saldrán de noche a divertirse. Podemos apreciar por los datos que son personas vinculadas al sector informático, no monjes franciscanos. Se indica también la antigüedad o tiempo que hace que se realiza este evento, esto es importante porque señala que este evento tiene ya una trayectoria. Escasa, pues se trata de la segunda edición, pero es un antecedente. Se indica la frecuencia con que se realiza la expo, en este caso anual. En el rubro estructura se dan los datos básicos de la expo, en que consiste. A mi criterio la estructura sería el complejo donde se realiza el evento y el pabellón o los pabellones afectados a exposición, disertaciones, rondas de negocios, etc., No obstante no está mal redactado recordemos que esta ficha técnica es de un evento realizado en México y ese país al igual que el nuestro tiene un propio uso de la lengua castellana. En lugar de estructura hubiera consignado actividades o programa. El perfil de los expositores indica quiénes participarán. Los sectores que participarán expresan la importancia de la convocatoria. Los negocios que pueden generarse es una información interesante que invita a participar para hacer negocios. Exposición informa de los espacios para exponer y sus medidas, aunque no indica la cantidad de espacios disponibles. El Programa Académico, no está definido, esta falta de información puede desalentar a algún concurrente interesado en participar en las conferencias anunciadas, se debe consignar las conferencias, título de las mismas, quién las dictará: nombre apellido, título, cargo universitario o empresarial, si se promete que habrá conferencias académicas hay que dar los datos que sean de interés. Eventos sociales, aquí se indica que tipo de eventos se realizarán, día y hora para que los asistentes prevean el atuendo apropiado, el evento de bienvenida es importante para conocer a los otros asistentes y hacerse conocer, intercambiar tarjetas, concertar citas o reuniones de negocios. Evento operado por, aquí se consigna quién opera el evento, es decir quién es el efectivo organizador contratado, más allá de que lo organice y convoque una entidad o varias. Los contactos para información son de Colombia y México. Al comienzo hay un espacio vacío en produce, donde habitualmente se coloca la agencia o persona que vende el evento. Si ayuna empresa encargada de la producción y la hacen los organizadores, no se debe dejar el espacio en blanco, directamente se elimina ese título y se expresa Opera y Produce. Otras observaciones: En el rubro estructura equivocadamente se indicado “oportunidad de patrocinio en material de la expo” que tendría que ir como:

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Oportunidad de patrocinio en la primera columna y en la segunda, en material de la expo. También se indica recepción de bienvenida, que luego se repite en eventos sociales. Y al final del mismo ítem “estructura” se consigna de nuevo conferencias, ¿son conferencias empresarias, distintas de las académicas? U otro tipo de conferencias, o un error de tipeado. También se ha omitido el costo de participación, pero sigo sosteniendo el criterio enunciado al analizar la ficha técnica anterior a esta. Más allá de las observaciones realizadas es un modelo válido de ficha técnica para una expo o feria, que contiene la información básica del evento para que quién se interiorice de dicha información sepa en qué participar, quién organiza, cuales son los objetivos, etc. Seguidamente expondremos una ficha técnica de un curso internacional de actualización profesional, en este caso la ficha técnica está acompañada por el CV del disertante, que hemos omitido, por motivos de espacio y relevancia. Es una ficha técnica muy básica, pero es clara y está direccionada a un target específico de profesionales a los que con la información expuesta les satisface. Es una ficha técnica de difusión interna, más que de organización.

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Ficha técnica de un evento deportivo, es una ficha de difusión dirigida a deportistas.

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Como se puede apreciar el tenor de la información del evento es otro, pues se trata de una competencia deportiva y el objetivo de la ficha técnica es que los deportistas conozcan los datos más relevantes de la competencia. Ficha técnica de sitios para eventos Los sitios que se ofrecen para realizar eventos, sean salones de fiestas, hoteles, predios, etc., también confeccionan una ficha técnica a los efectos de hacer conocer las disponibilidades del lugar y que quién realice una consulta ya cuente con los datos referentes a capacidad, comodidades, alternativas de montaje, servicios con que cuenta, etc. Esta información es clave para los organizadores de eventos ya que si no conocen el hotel, deben interiorizarse sobre las comodidades del mismo, para evaluar si son aptas para realizar un evento que estén planificando. Habitualmente estos datos están en la página web del hotel, conjuntamente con “lay out” del salón o los salones con distintos tipos de armado, según el evento y la cantidad de participantes. La ficha técnica que se inserta es de un hotel español que difunde su ficha técnica indicando que específicamente es para eventos y para alquilar los espacios que se describen.

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La ficha técnica, documento de identidad y presentación del evento se adecua a la tipología y temática del mismo, usted como organizador de eventos deberá redactar dicha herramienta para cada situación particular, recordando que siempre debe contener los datos básicos enunciados al comienzo de este módulo, adaptados a cada evento.

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Bibliografía de referencia Alvarado, M. T. (2011). Protocolo y Empresa: el ceremonial corporativo. España: Editorial UOC. Di Génova, A. (2010). Ceremonial Empresarial: el Ceremonial de las Relaciones Públicas. Buenos Aires: Editorial Ugerman.

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