Principio DE Ordenamiento PDF

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PRINCIPIO DE ORDENAMIENTO GUIA APRENDIZAJE No 2

COMPETENCIA N° 3

INTEGRANTES: GUSTAVO REVEROL MENDOZA

INSTRUCTOR PATRICIA ROCHA SIERRA

SENA CENTRO INDUSTRIAL Y DE ENERGIAS ALTERNATIVAS TECNICO ASISTENCIA EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS (1819963) SEDE MAICAO 2019 1. Exponga cuándo y por qué debe usar el principio alfabético y numérico para la organización de las hojas de vida.

Se usa el principio alfabético en la organización de las hojas de vida cuando las empresas son pequeñas y el sistema numérico en las instituciones educativas.

2. Halle relación: Principios, sistemas y métodos. Principio: la organización que se le da a la carpeta, bolsas, fichas y tarjetas etc. Sistemas: conjuntos de elementos interdependientes o interactivos que actúan como unidad para satisfacer un objetivo específico. (Alfabético, numérico y cronológico). Métodos: directo, semidirecto, indirecto.

3. Organice alfabéticamente recetas de cocinas

A 

Albóndigas en salsa de tomate



Albóndigas con salsa BBQ y papitas fritas



Albóndigas de pollo



Alitas de pollo crujientes al horno



Alitas de pollo en salsa de champiñones



Arepas de huevo



Arepas rellenas con carne desmechada



Arepas rellenas con pollo



Arepas trifásicas



Arroz con pollo



Arroz con marisco



Arroz con verdura



Arroz chino



Arroz de camarón



Arroz de coco



Arroz frito



Bagre sudado



Bandeja paisa



Bebidas



Bocachico frito



Bocachico guisado



Bocachico en zumo de coco



Buñuelos

B

C 

Café



Caldo de gallina



Caldo de costilla



Capuchino



Carne asada



Carne en bistec



Carne desmechada



Carne guisada



Carne en posta



Cazuela de mariscos



Cerdo agridulce



Cerdo asado



Ceviche de camarón



Chocolate



Chop suey de pollo



Conejo guisado



Conejo en coco



Costilla asadas



Costillas BBQ



Costillas de cerdo al ajillo



Crema de champiñones



Crema de espinacas



Crema de langostino.



Churrasco

E 

Empanadas de carne



Empanada de queso



Empanada de pollo



Ensalada de aguacate



Ensalada de atún



Ensalada de huevo



Ensalada de pollo



Espagueti con salsa de tomate



Espagueti con camarones



Filete de pescado



Frijoles con paticas de cerdo



Frijoles con panela

F

4. Hagan un calendario de las actividades que realiza cronológicamente Cronograma de auditoria interna.

5. Confronte los usos del sistema numérico con el sistema alfabético. El sistema alfabético usa nombres como títulos de las carpetas y hasta de las guías. En el sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un número y todo los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese número. Al sistema alfabético se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los títulos encontrar y archivar documentos. Al sistema numérico, por el contrario, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el número asignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o documento.

6. Dé una opinión sobre la división del sistema de número por consecutivo por códigos y claves.

El sistema numérico consecutivo consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto un número en forma consecutiva. Con esta numeración se identifican los documentos que se legajarán en las respectivas carpetas.

7. Describa el procedimiento de archivar y consultar Para archivar se debe seguir el siguiente procedimiento. Procedimiento para archivar: 

Inspeccionar



Clasificar



Marcar



Distribuir



Archivar

Procedimiento para consultar: 

Se debe determinar el nombre, número, o fecha correspondiente al documento que se desea localizar.



Determinar la primera unidad.



Localizar la primera guía



Localizar la subguía



Buscar la carpeta



Sacar el legajo de la carpeta



Localizar el legajo de la carpeta



Localizar el documento dentro del legajo



Colocar una señal en este sitio y entregue al interesado.



Hacer firmar la guía de afuera o de seguimiento.



Colocar la guía de afuera donde retiró el documento.



Colocar la guía afuera en el archivador correspondiente.

8. Hable del archivo cronológico. Divisiones. Dé nuevos ejemplos Es un sistema que consiste en ordenar los documentos de acuerdo con la sucesión lógica de sus fechas. Ejemplos:



Historias medicas



Transacciones bancarias



Facturas de servicios



Contenidos de correo electrónicos

9. Con que norma está relacionada las sugerencias: No abra más de una gaveta… y no se retire de los archivadores. No abra más de una gaveta al mismo tiempo, en el mismo gabinete. No se retire de los archivadores dejando una gaveta abierta, especialmente las inferiores; esto podría causar un accidente.

10.¿Cree usted que es importante la exactitud de los archivos? ¿por qué? Sí, porque la adecuada gestión documental o administración de archivos nos aportan ventajas competitivas: Tener localizados en todo momento los documentos generados y gestionados por la empresa. Acceder rápidamente a la información que se necesita. Reducir el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones eficaces en la gestión diaria de nuestra empresa. Ahorrar costes derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación no identificada de manera clara e inequívoca. Ahorrar costes en el mantenimiento y gestión de la documentación. Optimizar el espacio en nuestras instalaciones. Tener unas pautas claras sobre los documentos o expedientes que se deben conservar y aquellos que pueden ser destruidos por ser innecesarios. Determinar de manera muy clara el nivel de accesibilidad. Identificar de manera inequívoca las copias y documentos obsoletos, así como los documentos originales....