Procedimiento DE NO Conformidades Y Acciones Correctivas PDF

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HSEQ, procedimiento para el proyecto final, SIG de una panaderia....

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PANADERIA FRESKOPAN

PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS

Aprobado por: XXXXXXX Cargo: Gerente

Versión: 01 Vigente desde: 01/10/2019 Código: HSEQ-PR-09

Sistema de gestión integrado

PANADERIA Y PASTELERIA SISTEMA DE GESTION INTEGRADA PROCESO DE HSEQ PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS

Código: HSEQ-PRFecha: 01/10/2019 Version:01

1. OBJETIVO Describir la metodología a seguir para identificar, reportar, analizar las causas, determinar las acciones para su tratamiento que permitan mejorar continuamente el Sistema Integrado de Gestión de la panadería y pastelería FRESKO PAN.

2. ALCANCE Aplica a cualquier acción correctiva y de mejora propuesta e implementada hacia el producto, el proceso, los empleados, el ambiente y partes interesadas o el Sistema Integrado de Gestión en todas las áreas de la empresa.

3. DEFINICIONES Acción Correctiva: Acción de mejoramiento tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable existente con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir. No Conformidad Real: Incumplimiento de un requisito. No conformidad potencial: Es el posible no cumplimiento de un requisito especificado. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Auditoría Interna: Auditoría realizada por, o en nombre de, la propia organización, para fines internos y puede constituir la base para la auto declaración de conformidad de una organización. Auditoría Externa: Auditoría llevada a cabo por organizaciones independientes externas. Generalmente denominadas de segunda parte cuando se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre y denominadas auditorías de tercera parte cuando se llevan a cabo por organizaciones que proporcionan la certificación o el registro de conformidad con requisitos como los de la norma NTC ISO 9001. SIG: Sistema Integrado de Gestión. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad potencial, de un defecto, o cualquier otra situación indeseable, para prevenir que se produzca.

4. RESPONSABLE Elaboro: Líder HSEQ Fecha: 01/10/2019

Revisó: Líder de proceso Fecha:

Aprobó: Gerente Fecha: P á g i n a 2 | 11

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Gerente y encargado del proceso.

5. GENERALIDADES 5.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES Se entiende como una no conformidad por proceso, los problemas o líos del día a día que suceden en el normal funcionamiento del proceso. Estas no conformidades son las que detecta el mismo responsable del proceso. Las no conformidades pueden ser: - Quejas y/o Reclamos de los Clientes. - Problemas o líos generados dentro de cualquier proceso de la empresa. - Incumplimientos del Sistema detectados durante las Auditorías Internas de Calidad. - Análisis de datos (Incumplimiento de los Indicadores de Gestión) - Reporte de Accidentes de Trabajo, Enfermedades Laborales. - Identificación de peligros o variables de proceso en la organización que pudieran llagar afectar la seguridad, salud de los trabajadores y/o calidad del servicio. - Lecciones aprendidas de experiencias pasadas y advertencias anticipadas de la aproximación a condiciones de operación fuera de control. Vale la pena anotar que cada vez que se genere un problema, se debe informar inmediatamente al responsable del proceso para que este tome las medidas pertinentes y documente el evento no conforme. Las acciones correctivas implementadas, deberán registrarse en el Formato de Acciones Correctivas y Preventivas. El líder de proceso con el apoyo de los trabajadores puede identificar no conformidades para otros procesos, para su análisis respectivo y plan de acción. Toda no conformidad puede conllevar a una corrección, pero no todas las no conformidades llevan a acciones correctivas. Las no conformidades presentadas por auditorías internas de calidad, podrán agruparse: Las no conformidades que sean del mismo tema se pueden agrupar en un solo plan de acción.  Las no conformidades que sean reiterativos en varias vigencias se pueden unificar en un solo plan de acción. Elaboro: Líder HSEQ Revisó: Líder de Aprobó: Gerente proceso Fecha: 01/10/2019 Fecha: Fecha: 

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Una vez registrada la no conformidad en el Formato de Acciones Correctivas y Preventivas, se cuenta con 8 días hábiles para la formulación del plan de acción.

5.2 ANÁLISIS DE CAUSA Para el análisis de causas de las no conformidades reales identificadas, el líder de proceso designará un grupo de trabajo para que por medio del Formato de Acciones Correctivas y Preventivas, se desarrolle la metodología y análisis de causas de la no conformidad, contara con el acompañamiento y asesoría del encargado del Sistema de Gestión Integrada. Para las no conformidades detectadas por auditorías internas SIG, una vez realizado el análisis de causas y se determine que se presentan acciones con otro proceso se debe concertar previamente y de mutuo acuerdo con el líder de proceso para posterior formulación del Plan de Acción.

5.3 FORMULACIÓN DEL PLAN Las acciones correctivas, deben estar enmarcadas en los planes de acción para eliminar las causas que dio origen a la no conformidad. Para la formulación de las acciones estas deben estar enmarcadas en el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar). Verificar que las acciones establecidas estén subsanando las causas identidades que genero la no conformidad. Para la formulación del plan tener en cuenta la capacitad operativa de la entidad y recursos asignados, si es necesario asignación de recursos este se debe dar a conocer al comité Institucional de gestión y desempeño a través del líder de proceso para su análisis y tomas de acciones o en la revisión por la dirección.

5.4 SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN Las actividades establecidas en el plan de acción correctiva, pueden ser modificadas en su fecha de ejecución por la solicitud del líder del proceso y ejecución de la acción, comunicando tal situación, 15 días antes de la fecha de terminación prevista al encargado del Sistema Integrado de Gestión.

5.5 CIERRE DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

Elaboro: Líder HSEQ Fecha: 01/10/2019

Revisó: Líder de proceso Fecha:

Aprobó: Gerente Fecha: P á g i n a 4 | 11

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Para el cierre de los planes de acción producto de las auditorías internas SIG estará a cargo del líder de proceso, para lo cual se verificará el cumplimiento de los siguientes criterios: Eficaz: Hace mención a que las actividades planteadas se realizaron y se alcanzaron los resultados planificados. La eficacia de la acción correctiva se puede ver reflejada en la mejora de indicadores, inclusión o ajuste a algún tipo documento del sistema, optimización de recursos, simplificación de actividades, ejecución de metas. Si para la eficacia de las acciones correctivas se requiere la elaboración, modificación o anulación de cualquier tipo documental se debe aplicar el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos. Efectivo: Hace referencia al impacto de la gestión tanto en logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Se mide en razón a que la acción correctiva haya eliminado la(s) causa(s) que dieron origen a la no conformidad y esta no se vuelva a presentar al menos por esas mismas causas. Una vez se evidencie que cumplió con los criterios se procede a realizar su cierre. El cierre de una acción correctiva, debe ser realizado de acuerdo con la naturaleza de su origen. Cuando se presenten cambios normativos, funcionales, institucionales o de del proceso, los líderes de los procesos podrán dar cierre de la acción correctiva con la debida justificación

6. CONTENIDO Actividad

Descripción

1. Identificar la no conformidad real

La no conformidad se puede identificar a través de la autoevaluación del proceso, la supervisión u otra fuente diferentes, la cual puede ser detectada en cualquier etapa del proceso por el encargado del proceso.

Responsabl e Encargado del Sistema de Gestión Integrada

Documentos o Formatos Formato de Acciones Correctivas y Preventivas

La no conformidad se puede identificar por el resultado de la auditoría interna al Sistema Integrado de Gestión realizada por el encargado del Sistema de Gestión Integrado o por cualquier otra fuente Elaboro: Líder HSEQ Fecha: 01/10/2019

Revisó: Líder de proceso Fecha:

Aprobó: Gerente Fecha: P á g i n a 5 | 11

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identificada.

2. Registrar la no conformidad

3. Realizar el Análisis de Causas

Cuando la No conformidad es por otra fuente a la auditora internas del SIG, Revisar la pertinencia de la no conformidad en condiciones de recursos, capacidad operativa del proceso, que no se haya identificado por otra fuente. Una vez identificado la no conformidad o agrupación de las mismas, se registra en el formato estableció cumpliendo con los mínimos para su redacción situación, evidencia, incumplimiento (interno o externo). El grupo designado deberá realizar el análisis de causas. El responsable del proceso hará la designación de los profesionales que participaran en la etapa de análisis de causas y formulación de acciones correctivas, preventivas.

Deberá hacer parte del grupo designado el gestor del proceso, quien liderará el equipo de trabajo, de ser necesario contara con el acompañamiento del encargado del Sistema Integrado de Gestión. Una vez realizado al análisis de causas, la persona designada debe determinar las variables frente a las que se tomarán acciones para eliminar las causas de las no conformidades identificadas en el periodo. Es recomendable tomar acciones frente a las variables que correspondan al acumulado de 80% de no conformidades 4. identificadas. Priorizar A partir del valor acumulado en relación Causas con las variables, los miembros del equipo definen las actividades que se deben realizar y establecen la fecha de realización y responsable de ejecución; esta información debe quedar documentada en el Formato acciones correctivas, El responsable del proceso define la fecha de la verificación de su Elaboro: Líder HSEQ Revisó: Líder de proceso Fecha: 01/10/2019 Fecha:

Encargado del proceso

Formato de Acciones Correctivas y Preventivas

Encargado del Sistema de Gestión Integrada

Formato de Acciones Correctivas y Preventivas

Encargado del Sistema de Gestión Integrada

Formato de Acciones Correctivas y Preventivas

Aprobó: Gerente Fecha: P á g i n a 6 | 11

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ejecución. Una vez identificadas las causas, formular el plan de acción que dé respuesta a subsanar estas causas. 5. Formular Plan de Acción

6. Revisar y Aprobar el Plan de Acción 7. ¿Se aprueba Plan?

Las acciones deben estar en orden secuencial, redactadas en verbo infinitivo. Identificar responsable Tiempo en el cual se cumplirá la actividad día-mes-año Nota: las acciones no son tareas y no del quehacer diario. Ej.: redactar un memorando, enviar comunicado. El plan de acción debe contar con la aprobación del líder o líderes de procesos para su posterior socialización a todos los responsables asignados en el plan para su ejecución de las actividades SI: continua con la actividad No. 8 NO: Retoma a la actividad No. 6

Encargado del proceso

Formato de Acciones Correctivas y Preventivas

Encargado del proceso

Formato de Acciones Correctivas y Preventivas

Encargado del proceso

N/A

Encargado del Sistema de Gestión Integrada

Formato de Acciones Correctivas y Preventivas

Encargado del Sistema de Gestión Integrada

Formato de Acciones Correctivas y Preventivas

Los miembros del equipo de trabajo realizan las actividades establecidas en el Plan de Acción. 8. Ejecutar el Plan de Acción

9. Revisar ejecución del Plan de Acción

Las actividades realizadas deben estar con su correspondiente evidencia como soporte del desarrollo de la actividad. Es pertinente organizar una carpeta digital con la información relacionada por cada plan de acción. Una vez cumplidas las fechas de verificación el encargado del proceso realiza seguimiento de acuerdo a las actividades programadas. Nota: El seguimiento se realiza según las fechas establecidas para el cumplimiento de la actividad, así mismo se realiza un seguimiento trimestral o de todas las acciones correctivas del proceso que se encuentra en gestión para tomar decisiones con respecto a las acciones que presentan dificultad para su desarrollo.

Elaboro: Líder HSEQ Fecha: 01/10/2019

Revisó: Líder de proceso Fecha:

Aprobó: Gerente Fecha: P á g i n a 7 | 11

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10. Verificar eficacia de las acciones 11. ¿Han sido eficaces las actividades realizadas?

12. Cerrar Acción Correctiva

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En caso de cumplirse la realización de todas las actividades establecidas en el plan de acción, el encargado verifica si las actividades desarrolladas han sido eficaces, con respecto a los resultados (evidencias) obtenidos de la planificación de las acciones que permitió eliminar las causas de la no conformidad.

Encargado del Sistema de Gestión Integrada

SI: continua con la actividad No. 12 NO: Retoma a la actividad No. 6

Encargado del Sistema de Gestión Integrada

El encargado del proceso da cierre a la acción correctiva teniendo en cuenta la eficacia y efectividad de las acciones previamente verificadas por el Encargado del Sistema de Gestión.

Formato de Acciones Correctivas y Preventivas Soportes de realización de actividades

N/A

Formato de Acciones Correctivas y Preventivas

Encargado del proceso

Nota: Quien genera la No Conformidad es el responsable de dar cierre a la acción tomada, asegurando que se eliminó la causa raíz del problema.

Soportes de realización de actividades

13. Realizar Seguimiento a las Acciones Correctivas

Se realiza seguimiento de todas las acciones correctivas para la generación de alertas a los procesos y realimentación a los encargados del proceso para una eficaz gestión y cierre de las acciones.

Encargado del Sistema de Gestión Integrada

Correos electrónicos

14. Elaborar Informe

Reportar avances mínimo semestral del estado de las Acciones Correctivas para su revisión en el marco de la revisión por la dirección o según requerimiento interno o externos cuando se Presente.

Encargado del Sistema de Gestión Integrada

Informe/ Presentación

6.1 FLUJOGRAMA

Elaboro: Líder HSEQ Fecha: 01/10/2019

IDENTIFICAR LA NO CONFORMIDAD REAL

R proceso Fecha:

Aprobó: Gerente Fecha: P á g i n a 8 | 11

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REGISTRAR LA NO CONFORMIDAD

REALIZAR EL ANALISIS DE CUASAS

PRIORIZAR CAUSAS

FORMULAR PLAN DE ACCIÓN

REVISAR Y APROBAR EL PLAN DE ACCION

NO ¿SE APRUEBA PLAN?

SI EJECUTAR EL PLAN DE ACCION

REVISAR EJECUCION DEL PLAN DE ACCION Elaboro: Líder HSEQ Fecha: 01/10/2019

Revisó: Líder de proceso Fecha:

Aprobó: Gerente Fecha: P á g i n a 9 | 11

Código: HSEQ-PRFecha: 01/10/2019

PANADERIA Y PASTELERIA SISTEMA DE GESTION INTEGRADA PROCESO DE HSEQ

Version:01

PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS

VERIFICAR EFICACIA DE LAS ACCIONES NO

¿HAN SIDO EFICACES LAS ACTIVIDADES?

SI CERRAR ACCION CORRECTIVA

REALIZAR SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS

ELABORAR INFORME

FIN

7. ANEXOS Y FORMATOS Formato de Acciones Correctivas y Preventivas

8. CONTROL DE CAMBIOS. Elaboro: Líder HSEQ Fecha: 01/10/2019

Revisó: Líder de proceso Fecha:

Aprobó: Gerente Fecha: P á g i n a 10 | 11

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Versión

Fecha de elaboración

Fecha de actualización

Identificación de los cambios

001

01 de octubre del 2019

NA

Creación del documento

Elaboro: Líder HSEQ Fecha: 01/10/2019

Revisó: Líder de proceso Fecha:

responsabl e Líder de proceso/ Líder HSEQ

Aprobó: Gerente Fecha: P á g i n a 11 | 11...