Profiles/Cárdex Ópera (Informática Aplicada a la Gestión Turística) PDF

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Informática Aplicada a la Gestión Turística: María Teresa Villacé Molinero...

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1. Profiles / Cárdex 2.1. Creación y modificación de Profiles Otra manera de llamar a los profiles es “cardex”, fichas de clientes. Hay 6 tipos de profiles, vamos a ver 2 (individual y de empresa). Todas las reservas tienen que tener linkado un profile o ficha adjunta. Todo lo que se ponga en el profile se queda para siempre (hasta que se modifique) para todas las reservas del cliente. Los profiles se conectan entre las cadenas hoteleras, por lo que lo que está en las fichas del cliente (profile) se quedará en todas las reservas. No es lo mismo lo que se pone en la reserva (es puntual) que lo que se pone en el profile. En los profiles no se ponen tildes, ya que se crean distintos profiles. Si hay 2 profiles para una misma persona se unen, porque si hay 2 profiles no está todo incluido (en cada profile puede haber diferente información), estoy perdiendo información el cliente.

 New: aparecen los 6 tipos de profile.

1. Individual.

Cuadro amarillo de búsqueda. El profile se rellena cuando el cliente llega al hotel. Para la reserva inicial no se necesitan todos los datos. El DNI es necesario para mandarlo cada noche a la policía por temas de seguridad, un archivo encriptado que coge la información de aquí. Los acompañantes también se registran (todos los menores de edad), aunque no aparezcan como la persona que paga. 2. Company: utilizados para asignar facturación a clientes que normalmente son corporativos. Se hace su reserva, su check out, linkado con su empresa. 3. Travel Agent: el cliente no paga en el hotel, paga a la agencia de viajes y ésta paga al hotel. Cuando el cliente se vaya, nos saldrá pendiente de cobro. 4. Source: turoperadores. 5. Group: 6. Contact: normalmente son personas que no son los que se están alojando en el hotel sino el contacto que tenemos. Es como un listín telefónico. Con quién tenemos que hablar para saber quién viene.

MI PROFILE INDIVIDUAL: BELEN LLORENTE

Cuadro amarillo de búsqueda. Pantallas Opera: rellenar lo que está en negrita. •

Primera columna: Address Information. Direcciones, obligatorio (información personal).

Show primary only: si hay varias direcciones, cual es la principal (por defecto).

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Segunda columna: Internal Information.

Darle a la X. Mailing List: si el cliente quiere promociones etc… se pone. Keyword (palabra clave): se le pueden asociar a este cliente (moroso, trabaja en…, superjefe…).

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Tercera columna: Ficha Policía. Obligatoria (policía).

No hay que hacer profile de niños, sólo se pone en habitación cuántos hay. Estamos en 2007. Móvil y e-mail importante: reserva.

Active: ponerlo para que salga. History: que la guarde (le damos). Notas: con la X. Información sobre quién la crea, hora, fecha, actualizado… Asignar la misma habitación que la anterior vez; número fidelización…

Ok: te guarda y te cierra. Save: lo guarda, no lo cierra, me asigna un ID (búsqueda de clientes).

2.2. Opciones de Profile Click en opciones: mejoran y añaden información al profile, al irle conociendo.

1. Attachment: en el caso de crearle un archivo adjunto. Tipo de información: facturas pendiente de pago, cartas de reclamación, cuestionarios de satisfacción… 2. Changes: ventana informativa sobre los cambios hechos por el usuario. Veces que el profile ha sido modificado. 3. Credit Cards: detecta si son falsas. Estamos en 2007. Recepción: normalmente se cobra a la llegada, a veces se tiene la tarjeta como garantía (cobra al final). Al llegar puedo dar una tarjeta (no necesariamente pago con esa tarjeta) y que me cobren con otra.

4. Delete: no activo: solamente administrador de sistema, jefe de reservas… por las características del usuario. 5. Enrollment: son tarjetas de fidelización (igual que Memberships). Enrollment: programa interno de fidelización de la propia cadena. Te lo genera solo.

6. Future: linka con reservas futuras del cliente. 7. History: linka con reservas pasadas o actuales del cliente. Información de la estancia… Revenue (beneficio obtenido con cada cliente).

8. Lookup: 9. Memberships: si hay convenios con otras empresas, son programas de fidelización que no son de la compañía. No son programas del hotel, permiten acumular puntos y que salgan más baratas las estancias. Al fondo del profile aparecerá en rojo.

10. Merge: fusión de profiles en el caso de que haya 2 iguales. Hay que comprobar que es el mismo cliente, y sobre cuál meto información dentro del otro. Perfil “malo”, con tilde. Se crea un nuevo ID. También une los teléfonos de contacto. Entro en el perfil BUENO y desde ahí le doy a MERGE  busco el perfil MALO. Encuentro el perfil malo  OK.

Merge: la información de los dos perfiles se junta. Mi perfil final: 11. Negociate Rates: tarifas negociadas con clientes especiales (grupos (más de 10 habitaciones reservadas – blocks) negociaciones previas o contratos). 12. Notes: notas que ya hemos metido, desde aquí también se pueden meter. La información metida aquí: se lee. 13. Preferences: muy utilizada. Se quedan siempre en el profile. La información metida aquí: el programa avisa y busca en base a las preferencias del profile. Importante guardarlas en el profile porque ahí se queda siempre (no en la reserva, ya que sólo se queda en esa reserva).

Darle a la X. Cuando las tengo todas señalizadas: close.

14. Privacy: para mandar información al cliente. Aunque hayamos puesto golf, actividades… desaparecen (de la mailing list).

15. Relationship: pone relaciones entre profiles. Persona X que trabaja en X empresa… Interesa establecer el vínculo por si es un trabajador business, me interesa saber su empresa ya que la reserva la va a pagar su empresa. Los profiles sofisticados con mayor información facilita el check-in y check-out. Selecciono COMPANY.

16. Reguests: no lo vamos a ver.

Pestañas dentro del Individual:

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More Fields Stats & Info

MI PROFILE COMPANY: POLLO DORADO

Cuadro amarillo de búsqueda. Lo obligatorio en negrita (para Company hay poco). Fundamental: nombre, dirección, CIF.

Se crea el ID: Las pestañas superiores:

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MORE FIELDS: siempre relleno. Routing instructions: instrucciones de facturación (envía gastos de una cosa a otra). El pagador es X. Informar sobre quién va a pagar.

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STATS & INFO:

Restricted: significa que por algún motivo este profile está restringido (si es moroso… no volver a aceptar sus reservas). También podría ser restricción de que un cliente se ha ido sin pagar… cuando pone restricted: te cuenta por qué. No desaparece, se encuentra, pero con un aviso. F&B (Food & Beverage). “Con respecto al año pasado, hemos ganado más o menos con esta empresa”: revenue se mira aquí.

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SALES INFO: no lo vamos a ver....