Projekt nr 3 - Harmonogram Gantta i metoda PERT. Procedura założenia firmy kurierskiej PDF

Preview

Summary

Download Projekt nr 3 - Harmonogram Gantta i metoda PERT. Procedura założenia firmy kurierskiej PDF

Description

Projekt nr 4 - Harmonogram Gantta i metoda PERT. Procedura założenia firmy kurierskiej Spis treści 1. Cel badania 2. Podstawy teoretyczne 3. Metoda (algorytm) 4. Przebieg badania 5. Podsumowanie (wnioski) 6. Literatura

Harmonogram Gantta i metoda PERT

1. Cel badania Określenie czasu trwania całej procedury założenia firmy kurierskiej jak i poszczególnych czynności, zwiększenie skuteczności szacowania czasu trwania procedury. Planowanie i kontrolowanie planu wykonania oraz uwzględnienie zmienności przebiegu jego wykonania.

2. Podstawy teoretyczne Metoda PERT (Program Evaluation and Review Technique) jest wykorzystywaną w zarządzaniu projektami metodą planowania i kontroli projektów. Metoda PERT została opracowana w Stanach Zjednoczonych przez Departament Obrony, w trakcie realizacji projektu budowy rakiet balistycznych Polaris. Aktualnie jest wykorzystywana w zarządzaniu projektami na całym świecie. Przygotowując harmonogram realizacji projektu określamy zarówno czas trwania całego projektu, jak i poszczególnych jego zadań. I często czasy potrzebne na realizację określonych zadań są określane w oparciu o szacunki, doświadczenia własne lub innych osób. Im projekt bardziej skomplikowany, tym jest to trudniejsze. Szczególnie, że „po drodze” może dojść do wielu nieprzewidzianych sytuacji, mających wpływ na termin wykonania całego projektu. A to wiąże się najczęściej z dodatkowymi kosztami. Kosztami, które mogą wynikać np. z tytułu zwiększenia ilości roboczogodzin (większe koszty wynagrodzeń) czy też kar umownych z tytułu niedotrzymania terminów. Metoda PERT powstała, aby maksymalnie zminimalizować ryzyko błędu. Jej zasadniczym celem jest zwiększenie skuteczności szacowania czasu trwania projektu. Jest metodą stochastyczną, co oznacza, ze czasy realizacji poszczególnych zadań i czas realizacji całego projektu są zmiennymi losowymi (kłania się statystyka). Metoda PERT zakłada, że czas potrzebny na realizację poszczególnych zadań wyliczany jest w oparciu o trzy warianty:  czas optymistyczny,  czas najbardziej prawdopodobny  czas pesymistyczny. W oparciu o te trzy czasy wyznacza się wartość oczekiwaną, czyli oczekiwany czas realizacji zadania. Pamiętając, że opieramy się na wartościach szacunkowych powinno nas też interesować, jakie są szanse, że dana czynność zostanie wykonana w wyznaczonym terminie. W tym celu wprowadzamy pojęcie wariancji, która oznacza niepewność związaną z daną czynnością. Wariancję obliczamy ze wzoru: a- czas optymistyczny b- czas pesymistyczny Jak widać, jest ona oparta o rozpiętość czasu pomiędzy wariantem pesymistycznym i optymistycznym. Im ta rozpiętość jest większa, tym stopień niepewności związany z danym 1

Harmonogram Gantta i metoda PERT zadaniem jest większy. Można (w pewnym uproszczeniu) powiedzieć, że metoda PERT to właśnie graf. Wykonujemy go w oparciu o dane ustalone, uwzględniając powiązania pomiędzy zadaniami. Graf jest oparty na przyjętej kolejności wykonywanych zadań. Często zdarza się, że można ustalić różne warianty realizacji projektu. W takim przypadku najlepszym wyjściem jest opracowanie wszystkich wariantów. Mogą tu wystąpić 4 przypadki:  najwcześniejszy możliwy termin rozpoczęcia zadania,  najpóźniejszy dopuszczalny termin rozpoczęcia zadania,  najwcześniejszy możliwy termin zakończenia zadania,  najpóźniejszy dopuszczalny termin zakończenia zadania. Najwcześniejszy możliwy termin rozpoczęcia zadania określamy idąc od początku wykresu sumując najwcześniejsze czasy wystąpienia zadania poprzedniego i czas trwania zadania kolejnego. W przypadku nakładania się zadań, wybieramy wartość największą. Dla pierwszej czynności przyjmuje się zawsze cza równy 0. Najpóźniejsze możliwe terminy zakończenia obliczamy idąc od końca schematu. Dla ostatniego zadania przyjmuje się najczęściej, że najpóźniejszy dopuszczalny termin jego wystąpienia jest równy najwcześniejszemu możliwemu terminowi wystąpienia tego zadania. Wynik otrzymujemy w oparciu o różnicę pomiędzy najpóźniejszym terminem danego zadania i czasem trwania zadania poprzedzającego. W przypadku nakładania się zadań, przyjmujemy wartość najniższą. Najwcześniejszy możliwy termin zakończenia czynności obliczamy dodając do najwcześniejszego możliwego terminu rozpoczęcia zadania czas jego trwania. Najpóźniejszy dopuszczalny termin zakończenia zadania odpowiada najpóźniejszemu dopuszczalnemu terminowi wystąpienia zadana poprzedzającego. W związku z tym, że nas interesują różnice czasowe pomiędzy rozpoczęciem i zakończeniem kolejnych zadań, wystarczy wykorzystać pierwszą lub drugą parę z powyższych przypadków. Najpierw musi być zakończone jedno zadanie, aby możliwe było rozpoczęcie wykonywania kolejnego. Przy tworzeniu harmonogramu zależy nam na jak najdokładniejszym określeniu czasu realizacji poszczególnych zadań i całego projektu. Jeżeli pomiędzy poszczególnymi zadaniami nie ma żadnej rezerwy czasowej, to z jednej strony jest to plus (optymalizacja kosztów, czasu i zasobów), ale z drugiej strony opóźnienie przy jednym pośrednim zadaniu ma wpływ na wydłużenie realizacji całego projektu. Mówimy tu o tzw. „ścieżce krytycznej”, czyli wyodrębnieniu zadań, na które należy zwrócić szczególną uwagę, gdyż jakiekolwiek „poślizgi” wydłużą czas realizacji całego projektu.

2

Harmonogram Gantta i metoda PERT Aby ustalić ścieżkę krytyczną musimy wprowadzić dodatkowe pojęcia:  najwcześniejszy możliwy termin wystąpienia zdarzenia 

najpóźniejszy możliwy termin wystąpienia zdarzenia.

Metoda PERT - zalety  Prostota obliczeń;  Możliwość zastosowania przy złożonych projektach;  Graficzna forma pokazująca zależności pomiędzy poszczególnymi zadaniami;  Możliwość przygotowania kilku wariantów realizacji projektu, porównania ich i wybrania najkorzystniejszego;  Identyfikacja rezerwy czasowej dla poszczególnych zadań, co umożliwia odpowiednią alokację zasobów;  Możliwość koncentracji na najważniejszych zadaniach, zidentyfikowanych w oparciu o ścieżkę krytyczną;  Możliwość oceny ryzyka czasowego ukończenia projektu i jego poszczególnych zadań oraz prawdopodobieństwa ich ukończenia w terminie. Metoda PERT - wady  Koncentracja wyłącznie na jednym kryterium (czas realizacji);  Prawidłowość prognozy wg metody PERT zależy od dokładności przyjętych założeń, dotyczących szacunku czasu realizacji poszczególnych zadań. Metoda Gantta jest to wykres obrazujący czasowy przebieg danego procesu, który jest niezwykle powszechnym, przydatnym oraz popularnym narzędziem pomagającym podczas procesu planowania wszelkiego rodzaju zadań czy projektów. Jest to graficzne przedstawienie poszczególnych etapów danego procesu w czasie. Można na jego podstawie stwierdzić, jak długo i w jakiej kolejności będą po sobie następowały różne czynności. Jest to bardzo przydatne podczas organizacji swojej pracy, gdzie planowanie i kierowanie jest niezwykle ważne i istotne. Wykres Gantta pomaga w planowaniu działań indywidualnych, jak również zespołowych. Wykres uwzględnia także czynności, które wykonywane są w jednym czasie co pomaga w planowaniu i organizacji pracy. Dzięki temu można również kontrolować realizację całego projektu. Wykres Gantta umożliwia kierownikowi podjęcie zobowiązań opartych na planowanych terminach zakończenia, pozyskanie dodatkowych zasobów dla skrócenia niektórych terminów. Na wykresie prezentowane są następujące wielkości i zależności: 

jakie czynności zaczynają się po zakończeniu innych czynności,



jakie czynności mogą skończyć się dopiero po zakończeniu innych czynności,



jakie czynności rozpoczynają się i trwają w tym samym czasie, 3

Harmonogram Gantta i metoda PERT 

jakie zadania nie mogą się zakończyć przed rozpoczęciem innych zadań.

Zaletami wykresu Gantta są: 

rzeczowe i zrozumiałe ukazanie faktów,



kontrola realizowanego procesu i wprowadzanie odpowiednich poprawek na bieżąco,



efektywne zarządzanie czasem podczas realizacji procesu,



bardzo dobre graficzne przedstawienie zadań wykonywanych jednocześnie podczas realizacji procesu.

Wadami wykresu Gantta są: 

pokazywanie tylko i wyłącznie kolejności zadań,



nie pokazuje najefektywniejszego wykorzystania potencjału procesu i firmy,



nie pokazuje najszybszej ścieżki skończenia procesu,



nie pokazuje szczegółów dotyczących poszczególnych czynności.

Etapy tworzenia diagramu Gantta: 1. Rozłożenie przedsięwzięcia na cele etapowe lub cele szczątkowe. 2. Ustalenie czasu trwania przedsięwzięcia i określenie czasów realizacji celów etapowych i cząstkowych. 3. Ustalenie kolejności realizacji celów etapowych i cząstkowych oraz wyznaczenie terminów ich rozpoczęcia i zakończenia. 4. Określenie miejsca, w którym cele te mają być zrealizowane. 5. Wyrażenie w postaci graficznej wszystkich dokonanych czynności.

Zależności reprezentowane na wykresie Gantta: 1. 2. 3. 4.

Koniec – początek - po zakończeniu czynności A rozpoczyna się czynność B. Początek – początek - zadanie B może się zacząć, gdy zacznie się zadanie A. Koniec – koniec - zadanie B może się skończyć dopiero po zakończeniu zadania A. Początek – koniec - zadanie A nie może się zakończyć przed rozpoczęciem zadania B.

4

Harmonogram Gantta i metoda PERT

3. Metoda (algorytm) I. II. III. IV. V.

Zdefiniowanie wszystkich czynności całej procedury założenia firmy. Zapisujemy wszystkie czynności które tworzą cała procedurę założenia firmy. Ustalenie następstwa czasowego czynności. Ustalamy kolejności czynności od pierwszego do ostatniego, oraz ustalamy które czynności można wykonywać jednocześnie nie kolidujące ze sobą. Oszacowanie czasu trwania każdej czynności. Oszacowujemy możliwy czas wykonywania poszczególnych czynności następujących po sobie. Wykreślenie w formie diagramu następstwa czasowego czynności. Kolejność czynności z poprzedniego etapu przedstawiamy w postaci diagramu. Obliczenie ścieżki krytycznej. Ścieżkę krytyczną określamy na podstawie luzów czasowych jakie występują, tzn. jeżeli pomiędzy najwcześniejszym a najpóźniejszym momentem zajścia czynności nie występuje luz czasowy to ta ścieżka jest ścieżką krytyczną.

5

Harmonogram Gantta i metoda PERT

4. Przebieg badania 4.1 Ustalamy jakie czynności składają się na powstawanie firmy Nazwa zadania Określenie kosztów działalności Określenie progu rentowności Określenie przestrzeni działalności Otwarcie przedsiębiorstwa Pozyskanie środków transportu Przeszkolenie pracowników biurowych Przeszkolenie pracowników magazynu Przeszkolenie pracowników w zakresie działalności firmy Reklama firmy Rekrutacja kierowców Stworzenie biznesplanu Uzyskanie ubezpieczenia OC dla środków transportu Wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej Wykonanie analizy firmy Wykonanie analizy SWOT Wynajęcie powierzchni biurowej Wynajęcie powierzchni magazynowej Zaciągnięcie kredytu na działalność lub leasing w celu rozbudowy floty Zakup palet i regałów do magazynu Zakup sprzętu biurowego Zakup wózków widłowych Założenie strony internetowej Zapewnienie ochrony paczek i budynków

6

Harmonogram Gantta i metoda PERT Zatrudnienie magazynierów Zatrudnienie pracowników biurowych Zdobycie certyfikatu ISO Zdobycie licencji na przewóz krajowy Zdobycie licencji na przewóz międzynarodowy

4.2 Ustalamy kolejność w jakich zachodzi powstawanie firmy oraz określamy które czynności można wykonywać w tym samym czasie i nie będą one kolidować ze sobą. Nazwa zadania 1

Określenie przestrzeni działalności

2

Wykonanie analizy firmy

3

Wykonanie analizy SWOT

4

Określenie progu rentowności

5

Stworzenie biznesplanu

6

Wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej

7

Pozyskanie środków transportu

8

Uzyskanie ubezpieczenia OC dla środków transportu

9

Zdobycie licencji na przewóz krajowy

10

Zdobycie licencji na przewóz międzynarodowy

11

Rekrutacja kierowców

12

Określenie kosztów działalności

13

Reklama firmy

14

Założenie strony internetowej

15

Wynajęcie powierzchni biurowej

16

Wynajęcie powierzchni magazynowej

17

Zakup wózków widłowych

18

Zakup palet i regałów do magazynu

19

Zatrudnienie pracowników biurowych

20

Przeszkolenie pracowników magazynu

21

Zatrudnienie magazynierów

22

Przeszkolenie pracowników biurowych

23

Zakup sprzętu biurowego 7

Harmonogram Gantta i metoda PERT 24

Zaciągnięcie kredytu na działalność lub leasing w celu rozbudowy floty

25

Zapewnienie ochrony paczek i budynków

26

Zdobycie certyfikatu ISO

27

Przeszkolenie pracowników w zakresie działalności firmy

28

Otwarcie przedsiębiorstwa

Według nas czynności które nie będą ze sobą kolidować podczas ich wykonywania to czynności: a) 7,8,9,10 b) 12,13,14 c) 15,16 d) 17,18,19,20,21,22,23 e) 24,25 4.3 Ustalamy ile trwa każda z poszczególnych czynności Nazwa zadania Określenie przestrzeni działalności

Data rozpoczęcia

Data zakończenia

15-05-12

15-05-13

Wykonanie analizy firmy

15-05-14

15-05-14

Wykonanie analizy SWOT

15-05-15

15-05-15

Określenie progu rentowności

15-05-16

15-05-18

Stworzenie biznesplanu

15-05-19

15-05-20

Wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej

15-05-21

15-05-22

Pozyskanie środków transportu

15-05-23

15-05-25

Uzyskanie ubezpieczenia OC dla środków transportu

15-05-23

15-05-23

Zdobycie licencji na przewóz krajowy

15-05-23

15-05-24

Zdobycie licencji na przewóz międzynarodowy

15-05-23

15-05-25

Rekrutacja kierowców

15-05-26

15-05-26

Określenie kosztów działalności

15-05-27

15-05-27

Reklama firmy

15-05-27

15-05-27

Założenie strony internetowej

15-05-27

15-05-27

Wynajęcie powierzchni biurowej

15-05-28

15-05-30

Wynajęcie powierzchni magazynowej

15-05-28

15-05-30

Zakup wózków widłowych

15-05-31

15-05-31

Zakup palet i regałów do magazynu

15-05-31

15-05-31

Zatrudnienie pracowników biurowych

15-05-31

15-05-31

Przeszkolenie pracowników magazynu

15-05-31

15-06-01

Zatrudnienie magazynierów

15-05-31

15-05-31

Przeszkolenie pracowników biurowych

15-05-31

15-06-01

8

Harmonogram Gantta i metoda PERT

Zakup sprzętu biurowego

15-05-31

15-06-31

Zaciągnięcie kredytu na działalność lub leasing w celu rozbudowy floty

15-06-02

15-06-03

Zapewnienie ochrony paczek i budynków

15-06-02

15-06-02

Zdobycie certyfikatu ISO

15-06-04

15-06-06

Przeszkolenie pracowników w zakresie działalności firmy

15-06-07

15-06-08

Otwarcie przedsiębiorstwa

15-06-09

15-06-09

9

Harmonogram Gantta i metoda PERT 4.4 Wstawiamy zadania z długością ich trwania do programu GanttProject

Rys. 1 Projekt wykresu Gantta

10

Harmonogram Gantta i metoda PERT 4.5 Określamy ścieżkę krytyczną za pomocą programu na podstawie obliczonych luzów 1. Dla czynności 7, 8, 9, 10 Najdłuższa czynność - 7 i 10(3 dni) Cz. 7 - Cz. 8 = 3 - 1 = 2 Cz. 7 - Cz. 9 = 3 - 2 = 1 Cz. 7 - Cz. 10 = 3 - 3 = 0 2. Dla czynności 12, 13, 14 Wszystkie czynności mają ten sam czas trwania (1 dzień) Cz. 12 - Cz. 13 = 1 - 1 = 0 Cz. 12 - Cz. 14 = 1 - 1 = 0 3. Dla czynności 15, 16 Wszystkie czynności mają ten sam czas trwania (3 dni) Cz. 15 - Cz. 16 = 3 - 3 = 0 4. Dla czynności 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23 Najdłuższa czynność - 20 i 23 (2 dni) Cz. 20 - Cz. 17 = 2 - 1 = 1 Cz. 20 - Cz.18 = 2 - 1 = 1 Cz. 20 - Cz. 19 = 2 - 1 = 1 Cz. 20 - Cz. 21 = 2 - 1 = 1 Cz. 20 - Cz. 22 = 2 - 1 = 1 Cz. 20 - Cz. 23 = 2 - 2 = 0 5. Dla czynności 24, 25 Najdłuższa czynność - 24 (2 dni) Cz. 24 - Cz. 25 = 2 - 1 = 1 Ścieżka krytyczna występuje gdy nie ma luzu, natomiast tam gdzie występują luzy możliwe jest opóźnienie czynności i nie spowoduje to opóźnień w powstaniu firmy.

11

Harmonogram Gantta i metoda PERT

Rys. 2 Wykres Gantta z zaznaczoną ścieżką krytyczną

12

Harmonogram Gantta i metoda PERT

5. Podsumowanie ( wnioski ) 1. Wykres Gantta oraz metoda ścieżki krytycznej Pert w wykonanej analizie są wręcz takie same, ponieważ uwzględniają te same kroki występujące podczas postępowania zakładania firmy kurierskiej. 2. Wykresy obu metod tworzą algorytm postępowania przy zakładaniu firmy kurierskiej i nie powinno się zmieniać kolejności występujących czynności. 3. Czasy podane przy wykonywaniu określonych czynności są optymalne przez co nie powinno się ich zmieniać( ani skracać ani wydłużać) 4. Zastosowanie metody Pert oraz wykresu Gantta pozwala na efektywne zarządzanie czasem przy realizacji zadania oraz tworzy dobrą formę wizualną harmonogramu działań. 5. Metoda Pert powinna być stale dostosowywana do nowych informacji otoczenia, ponieważ czasem pewne czasy realizacji muszą być przypuszczone a nie dokładnie wyznaczone. 6. Wykres Gantta znakomicie nadaje się do śledzenia postępu prac w fazie realizacji, gdyż pozwala łatwo przedstawiać plan i faktyczne wykonanie. Nadaje się do wszelkich rodzajów przedsięwzięć. Umożliwia podział listy działań na kolejne poziomy szczegółowości (dekompozycja), dzięki czemu jest świetnym narzędziem do prezentacji harmonogramu.

13...