Resumen 2º parcial SIO PDF

Preview

Summary

Resumen segundo parcial...

Description

Los sistemas administrativos (modulo3_clase1) Los sistemas de información tienen un proceso de maduración en las empresas que hace que vayan mutando y mejorando a lo largo del tiempo. A continuación, revisaremos cuáles son sus elementos. ¿Qué es un sistema administrativo? Un sistema administrativo puede ser definido como la integración de procedimientos que son necesarios para poder dar curso a las diferentes actividades que se requieren con el fin de alcanzar los objetivos de una organización, generando también información que facilite el control de los resultados que se vayan logrando. Para que una organización pueda alcanzar sus objetivos, no solo es fundamental que tenga un mercado donde desarrollar un producto o servicio que ofrecer y un capital que la sostenga, sino también contar con sistemas administrativos que permitan: - que las tareas se realicen dentro de lo previsto, minimizando los costos y con márgenes de rentabilidad aceptables; - contar con una estructura que proporcione los datos suficientes para poder tomar decisiones efectivas; - garantizar, mediante los controles de los resultados de nivel operativo, el cumplimiento de los objetivos pautados para la organización. Elementos Es importante comprender que un sistema está integrado con toda la organización, concepto que vimos en la teoría general de sistemas. No puede ser concebido como un ente autónomo. Los procedimientos deben ser claramente definidos e identificados. El punto más crítico al momento de definir el procedimiento es dejar asentados los procesos de excepción, es decir, qué sucede si no se respeta el modelo ideal. Por último, de todo esto se obtiene información útil para diferentes áreas, no solo para la propia. Elementos y características - Flujo de trabajo: el flujo de trabajo hace referencia concretamente a lo que hay que hacer en acciones, lo cual es necesario para poder llevar adelante la estrategia de la organización. - Flujo de información: para que exista flujo de trabajo, debe existir el flujo de información, ya que esta se requiere para poder concretar operaciones, tomar decisiones y controlar los niveles de desempeño. - Personas: para que existan los flujos de trabajo e información, se requiere de las personas, que son el recurso que, además de realizar las tareas específicas, se encarga de procesar y transmitir la información. - Tecnología: hoy la tecnología resulta casi indispensable para poder llevar adelante cualquier tipo de organización, ya que es la que permite poder procesar las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa, así como la información. A modo de resumen, podemos decir que el sistema administrativo implica: 1) la autonomía individual, el aprendizaje y la motivación; 2) el acceso oportuno a la información; 3) personal capacitado para el uso del sistema y su óptimo aprovechamiento; 4) la incorporación de tecnología a los sistemas Requisitos Algunos de los requisitos que debe cubrir un desarrollo y aplicación de un sistema administrativo son: Efectividad: consideremos, para ello, el concepto de que se hagan las cosas. Si estas no se realizan correctamente, la empresa no tendrá posibilidades de sobrevivir y los sistemas administrativos deben colaborar. - Eficiencia: hacer bien las cosas. Los sistemas deben colaborar para que las cosas se hagan de la mejor manera y con la mejor productividad posible - Calidad: deben establecerse métricas y elementos que permitan medir y validar el hacer las cosas con calidad; por ejemplo, no tener más de dos devoluciones en el mes por errores de domicilio de entrega. - Creación de valor: al lograr calidad, podemos pensar también en cómo aumentar la percepción del cliente en cuanto a los beneficios obtenidos por nuestro servicio. Transparencia: los sistemas deben proporcionar transparencia al proceso y a la información que se puede brindar con él. Normalmente, podemos asociar esto a las compras del Estado, la transparencia en las licitaciones, pero también en el sector privado con los tiempos reales de entrega o la geolocalización del vehículo de distribución. 1

Los sistemas operativos (modulo3_clase2) Los sistemas administrativos existen para ayudar a que la organización pueda desplegar su estrategia de manera efectiva. Están conformados por un conjunto de procesos que facilitarán que los objetivos de la organización se traduzcan en acciones concretas. A continuación, vamos a analizar características de algunos de los sistemas administrativos que las organizaciones tienen para satisfacer sus procesos.  Sistema de abastecimiento: Entendemos como sistema de abastecimiento a aquel que nos permite cubrir desde el proceso de detección de la necesidad de insumos, servicios o materias primas hasta la recepción de estos. Este sistema no incluye el pago de estos, ya que tal instancia pertenece al sistema financiero. - Características Uno de los desafíos más importantes de este sistema es lograr los niveles óptimos de stock de materia prima o productos. Por eso, en estos sistemas es importante poder medir cuáles son los niveles críticos de stock, las cantidades máximas y mínimas con las que se debe disponer y conocer los tiempos y ciclos de entrega en el proceso de compra, es decir, cuánto demoramos en tener disponible el insumo en nuestra organización desde el momento en que se detectó la necesidad. Evolución A lo largo de la evolución de las TIC (tecnologías de la información y la comunicación), también evolucionaron las formas de aplicar los sistemas en las empresas. Hoy estos permiten la detección automática de los faltantes o niveles críticos de stock y se puede emitir la orden de compra de forma directa a proveedores preestablecidos.

Sistema producción Entendemos como sistema de producción a aquel que nos permite cubrir la generación de los productos requeridos por la organización para su posterior comercialización. Estos pueden ser productos tangibles o servicios. Características En el proceso de producción, una de las decisiones clave que se involucran es la relacionada con la tecnología que utilizar en dicho proceso, ya que es lo que influirá directamente en la eficiencia y en la calidad. Dentro del proceso de producción, se definen decisiones estratégicas relacionadas no solo con la tecnología, sino también con el producto, el proceso, los volúmenes o dimensiones en que se producirá y la ubicación en donde se llevará a cabo.

Sistema de venta o comercialización En él podemos considerar a los procesos que abarcan desde que el cliente solicita el producto o servicio hasta la entrega de este. Conceptos Un sistema de ventas permite el ingreso de la nota de pedido. Antes de confirmarla, debe atravesar un proceso que valide la existencia del bien que el cliente desea adquirir. En el caso de que se financie por cuenta corriente, se debe verificar que el cliente no exceda el límite de crédito que el área financiera ha definido para este. Posteriormente, se procede a la generación de la documentación que respalde la venta y a la preparación del pedido. Dependiendo del tipo de producto, las entregas de este pueden formar parte del sistema de logística de la empresa.

Sistema de administración de personal El sistema de administración de personal, también conocido como recursos humanos, existe para dar respuesta a la organización en todos los requerimientos relacionados con el personal que trabaja en la empresa. Las actividades que se involucran dentro de este sistema son las siguientes: - Incorporación de personal: se relaciona con las actividades de reclutamiento, selección e inducción. - Administración del personal: relacionado con la administración de legajos, sueldos y liquidación. - Mantenimiento del personal: se relaciona con evaluar el desempeño de la gente, capacitarla, desarrollarla y motivarla. Este sistema se vincula con todos los sistemas que existen en la organización, aunque es importante destacar que tiene una particularmente diferente con el sistema financiero, ya que, además de la relación que tiene con todos los otros sistemas, con este en particular se conecta brindando la información necesaria para llevar adelante el circuito de pago de sueldos y las obligaciones patronales. 2

Características La principal característica de este sistema, la cual lo diferencia de otros, es que es uno staff, es decir, de apoyo o soporte para el resto de los sistemas que existen en la organización. Por otro lado, está en permanente vinculación con el contexto, ya que desde allí se atrae al personal con potencial para llevar adelante el procedimiento de reclutamiento y selección, además de que es en el contexto en donde se atienden las diferentes regulaciones que existen en materia laboral y donde se evalúa el nivel de competitividad de las remuneraciones.

Sistema financiero Entendemos como sistema financiero a aquel que nos permite abarcar todos los circuitos de cobros y pagos de la organización. Este es responsable del proceso que abarca desde la confirmación de la compra (recepción y conformidad de la recepción del pedido) y la emisión de la orden de pago hasta el pago de esta al proveedor, como así también de cubrir los procesos de cobro a clientes, que comienzan desde el momento de confirmación y emisión del comprobante de venta correspondiente Características El sistema financiero es el que se encarga de administrar el capital que invirtieron los accionistas; maneja el ingreso y egreso de fondos que se generan de la actividad desarrollada por la organización. Los ingresos se generan por el cobro de las ventas efectuadas por la empresa y los egresos de fondos son las erogaciones que se realizan por el pago de los diferentes compromisos y obligaciones contraídos por la organización. Administrar el sistema financiero implica lograr un equilibro entre los ingresos y egresos con el fin de optimizar la liquidez de la empresa para poder cumplir con los compromisos de pago asumidos. Tener flujos positivos es lo que da la posibilidad a la organización de invertir. Los flujos negativos son los que llevan a la organización a recurrir al financiamiento.

Áreas funcionales (modulo3_clase3) Cuando una organización va tomando grandes dimensiones, es fundamental que pueda fragmentarse en departamentos. De esta manera se logra que cada sector esté especializado, y es entonces cuando surgen las áreas funcionales. Las áreas funcionales vitales de una organización son: - comercialización o marketing; - recursos humanos; - producción.  Comercialización o marketing Es posible hablar del marketing desde una perspectiva estratégica u operativa. Cuando hablamos desde el punto de vista estratégico, nos referimos a una dimensión que visualmente no es tan clara, ya que tiene su base en la investigación de mercados para encontrar nuevas oportunidades. Al hablar del marketing desde una perspectiva operativa, nos referimos a él como área funcional, es decir, a lo que concretamente se trata de las acciones relacionadas con venta, distribución y comunicación. Podemos decir que el objetivo de un área de marketing está relacionado con facilitarle a la empresa la posibilidad de conocer los diferentes comportamientos, motivaciones, preferencias y emociones que impulsan a los potenciales clientes que existen en los diferentes mercados. Es un modo de concebir y ejecutar la relación de intercambio, con la finalidad de que sea satisfactoria a las partes que intervienen la sociedad, mediante el desarrollo, valoración, distribución y promoción, por una de las partes, de los bienes, servicios, o ideas que la otra parte necesita. Existen también otras formas de ver el marketing, aunque siempre el énfasis está puesto en poder satisfacer las relaciones de intercambio en entornos flexibles que cambian de manera constante. En todos los conceptos mencionados se puede observar que el foco central del marketing se encuentra anclado en la posibilidad de lograr el intercambio, la promoción y la satisfacción entre las partes. El marketing está orientado al cliente, lo cual quiere decir que, necesariamente, si el cliente cambia, el marketing debe cambiar. Dentro de las estrategias de marketing, está lo que se conoce como el marketing mix, que es una estrategia cuyo foco está puesto en el desarrollo de cuatro variables fundamentales que se relacionan con el precio, el producto, la plaza o mercado y la promoción. También es conocida como la estrategia de las 4P. En el marketing tradicional, los productos o servicios son diseñados respondiendo a las ventajas que espera el consumidor o segmento de mercado objetivo. En general, las empresas se centran en diseñar productos funcionales para sus clientes. En el marketing actual, el producto es la manera en la que los clientes o consumidores generan vínculos y relaciones con la marca. 3

El marketing digital, al igual que el tradicional, busca alcanzar los objetivos que la organización ha definido en sus estrategias de marketing, pero la gran diferencia es que lo hace a través de la tecnología, realizando campañas publicitarias en internet, buscando el posicionamiento a través de los diferentes buscadores o, incluso, dando un cierre al esfuerzo realizado por el marketing en sitios de e-commerce que permitan a los consumidores concretar lo que han anhelado.  Recursos humanos Trabajo en equipo, abarca desde el trabajo colaborativo entre áreas dentro de la misma empresa hasta el trabajo interdisciplinario con otras organizaciones, lo cual aumenta sus ventajas competitivas, incrementa sus utilidades y mejora su presencia en el mercado. La globalización domina el horizonte competitivo, lo cual requiere nuevas maneras de pensar acerca de las prácticas, las funciones y los profesionales de recursos humanos. La globalización implica nuevos mercados, nuevos productos, nuevos conceptos, nuevas capacidades y nuevas maneras de pensar los negocios. Un tema coherente con el futuro competitivo es la creación y operación de organizaciones que sean más sensibles a los clientes. Ser sensible incluye asumir la innovación, la toma de decisiones más rápida, el liderazgo de una industria en precio o valor y la vinculación efectiva con los proveedores y vendedores con el fin de crear una cadena de valor para los clientes. La preparación de personas capaces de llevar adelante proyectos orientados a la consecución de objetivos estratégicos es tal vez uno de los temas más importantes a nivel organizacional. También permitirá incrementar y adaptar las capacidades organizaciones a la necesidad estratégica de la empresa. El camino del desarrollo implica trabajar para lograr personas con capacidades distintas y exige no sólo una inversión de tiempo y dinero, sino también una apuesta a quienes liderarán el futuro de la empresa. Lo primero que hay que hacer es entender cuál es el contexto, dentro del cual está enmarcado el desarrollo, es decir, pensar estratégicamente qué tipo de capacidades se van a requerir en el futuro. La excelencia en las organizaciones dependerá, en parte, de poder lograr ventajas competitivas a través de los recursos humanos, lo cual significa que, cuanto más se trabaje con la gente y por la gente, mayores serán los resultados de la empresa y su calidad. Comprendido esto, podemos decir que existe una relación directa entre el desarrollo de la gente y el de la organización, lo cual permite fundamentar el despliegue, a través de la implementación de estrategias de gestión de recursos humanos, de un círculo virtuoso de crecimiento. La empresa debe atraer, retener y motivar de la manera adecuada a las personas apropiadas. Pero para hacerlo, ¿cuáles son las principales herramientas de las que puede valerse? El atractivo central de una compañía se resume en su imagen, definida por un conjunto de elementos: el proyecto, las marcas y el paquete de retribución, compuesto por el salario básico, la compensación efectiva y los beneficios. Sus principales argumentos de retención y motivación deben contemplar, como mínimo: - un programa de crecimiento; - una posición apropiada, en cuanto a funciones y prestigio, con las cualificaciones de quien la desempeña; - responsabilidades suficientemente desafiantes como para llamar la atención del talento; - un equipo que despierte deseo de pertenencia y orgullo, y - un liderazgo inteligente y comprometido. Los nuevos integrantes de los equipos de recursos humanos no solo se interesan por las funciones y tareas de administración de personal, sino que buscan desarrollar una visión de talento con el fin de integrar el contexto, la empresa y las personas. Tienen claro que su rol está cien por ciento relacionado con los resultados financieros de la organización.  Producción Cuando hablamos de un sistema de producción, decimos que es un conjunto de actividades desarrolladas por un grupo de personas organizadas, dirigidas y ejecutadas en función de sus objetivos. Otra forma de definirlo es como un conjunto de elementos organizados que se relacionan e interactúan entre sí. La función de un proceso de producción consiste en transformar todos los recursos que la organización toma de su entorno o contexto en productos que aporten un valor agregado. Existen tres fases relevantes dentro del proceso de producción: - Insumos: es la fase en la cual se adquieren, se reciben y se almacenan los materiales o materias primas como etapa previa a la iniciación de su proceso de transformación.

4

-

Procesos: es la fase en la cual los insumos son transformados en el producto final, e incluye un conjunto de actividades para lograrlo, además de las personas, la tecnología y las maquinarias. Productos: son los bienes o servicios que finalmente la empresa le entrega al cliente final.

Elementos de un sistema de producción - Capital: el capital hace referencia a la cantidad de bienes y dinero que será destinada al proceso productivo. Mano de obra: la mano de obra hace referencia al esfuerzo humano, es decir, la hora hombre destinada al proceso productivo. - Materiales: los materiales son todos los insumos que se requieren para poder llevar adelante el proceso productivo e incluso darle al producto el valor agregado que se desea.

Clasificación de los sistemas de producción  -

 -

-

Sistemas de producción tradicionales: Por encargo: este tipo de sistema productivo es aquel que dispara la producción en respuesta al pedido o encargo concreto. Por lote: este tipo de sistema productivo es utilizado por empresas que producen de a un producto o servicio por vez y en cantidades limitadas. Continua: son aquellos sistemas en donde se produce de manera constante y continuada en el tiempo, y donde el ritmo de producción es ágil y sin interrupciones de por medio. Sistemas nuevos de producción: Just in time: es un sistema de producción de origen japonés, según el cual la producción está organizada de manera tal que se elimina la necesidad de disponer de almacenamiento previo o posterior al proceso productivo. Producción flexible: son sistemas que funcionan mediante computadoras centrales que controlan todas las instalaciones y pueden funcionar sin la participación de personas dentro del proceso productivo. Son sistemas avanzados y extremadamente onerosos.

Gobierno corporativo El gobierno corporativo se ha transformado en los últimos años en un indicador que permite evaluar la buena gestión empresarial dentro de una organización. Para que un gobierno corporativo sea bueno, debe estar dirigido a reforzar los sistemas de gestión, control y administración. que existen en las organizaciones con el fin de constituirse en un instrumento que permita la gestión de las relaciones entre los propietarios (accionistas) y la dirección de la empresa. Por su parte, existen dos formas de conceptualizar al gobierno corporativo: el enfoque de los shareholders y el enfoque de los stakeholders.

El cambio tecnológico (modulo3_clase4) Reconocemos a los sistemas administrativos como una relación directa y necesaria entre personas, tareas, información y tecnologías. No cuenta con una función aislada de otra, sino que hay una fuerte interrelación entre ellas. Hoy vemos a nuestras empresas, lo que modifica y adapta sus procesos de la mano de la incorporación de las nuevas tecnologías (TIC o tecnologías de la información y la comunicación). Aplicaciones tecnológicas: -
...