Administracion 2 Resumen Segundo Parcial PDF

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ADMINISTRACION 2 – SEGUNDO PARCIALCLASE 7Alineación de la estructura organizativa al mapa de procesosDefinición del proceso: el concepto de proceso es una definición amplia que esta relacionado con una visión holística de la organización. Es un conjunto de recursos y actividades que están relacionad...

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ADMINISTRACION 2 – SEGUNDO PARCIAL CLASE 7 Alineación de la estructura organizativa al mapa de procesos Definición del proceso: el concepto de proceso es una definición amplia que esta relacionado con una visión holística de la organización. Es un conjunto de recursos y actividades que están relacionadas e interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en elementos de salida y resultados con valor agregado para el cliente. Se aplica el concepto sistémico (caja negra). Donde existe una entrada, un proceso de transformación y algún elemento de salida distinto al inicial. Es una serie ordenada y sucesiva de actividades que realizan personas sobre algo, para obtener una resultado con valor añadido que cubra las necesidades de los clientes y de los grupos de interés de acuerdo con la misión de la organización. Esquema de proceso: entrada – actividades e interacciones (proceso) – salida. Entrada: lo que tiene que suceder para que comience. Aquellas necesidades o requerimientos del cliente que obliga a realizar un proceso determinado. Actividades e interacciones: recursos humanos, conocimientos, información, recursos materiales. Las directrices son aquellas normas, pautas y principios que tienen que cumplirse necesariamente para realizar correctamente el proceso. Deben ser factibles de cumplir, no interpretables y de obligado cumplimiento. Los recursos es lo que utilizamos para dar el valor añadido al elemento de entrada. Incluye: material, equipamiento y conocimientos profesionales. Salidas: lo que se consigue después de ejecutado el proceso. Resultados con valor añadido. Hay que intentar describir el proceso para lograr un entendimiento de este. Entender si la estructura o el proceso están adecuados uno con otro y, de esta forma, hacer mejoras y ser una organización mucho mas eficiente. Los procesos se describen en una ficha de procesos que se acompaña de un diagrama de flujo. Hay que saber la descripción, estándares, tiempo, forma de registro, etc. Procedimiento: es la forma detallada y especifica con la que debemos realizar una actividad o proceso. Establece como tenemos que hacer las cosas. Son protocolos o herramientas que ayudan a simplificar y ordenar partes y/o elementos de un proceso. Incluye: materiales, equipos, documentos, control, registros. El objetivo es normalizar la organización, estandarizar los procesos de trabajo. El procedimiento es un documento escrito. Es necesario tenerlo para que todo el personal se encuentre alineado y no este realizando tareas que no se complementen.

Teoría de las decisiones Una decisión es un acto voluntario realizado por una persona o un grupo de personas originados por la necesidad de escoger, entre diversas alternativas, la mas optima para responder a las necesidades de dicho acto. Esta necesidad puede ser un problema o puede ser la necesidad de mejorar la situación actual. Puede ser:    

Programada: decisiones rutinarias o recurrentes. Se desarrollan métodos para poder implementarlas. No programada: se toman de un momento y son menos estructuradas. Alcance de la decisión: hace referencia a la porción del sistema administrativo que va a ser afectado por esta decisión. Decisión racional: tiene distintas etapas. Se busca enumerar todas las alternativas, luego enumerar todas las posibles consecuencias, se busca evaluar estas consecuencias y por ultimo se elige la alternativa más adecuada.

El proceso de decisión (racional) tiene varias etapas: 1 – Análisis del problema: identificación y análisis del problema. Sobre el objetivo en el cual quiero decidir. Busco información. 2 – Selección de alternativas. 3 – Alternativa más beneficiosa. Siempre vas a tomar la más satisfactoria nunca la mejor (racionalidad limitada). 4 – Implementación o puesta en marcha. 5 – Consecuencias, feedback. Este feedback va a nutrir a la información histórica de la empresa y va a ayudar a tomar mejores decisiones sobre situaciones similares a lo ocurrido. Racionalidad limitada: el análisis racional tiene un límite, por lo general se trata del tiempo. Se elige la más oportuna. Tenemos también un límite en la cantidad de información. Es un límite de información determinado por el tiempo. Hay decisiones racionales o intuitiva. Las intuitivas son decisiones apresuradas. Se diferencian en que en la intuitiva no se hace un análisis de lo que ocurre. Ninguna es mejor que otra. El proceso intuitivo no se puede explicar, es un tipo de decisión más. El proceso decisorio tiene variables que son:  

Controlables: son las alternativas o cursos de acción que uno elige. No controlables: son los estados naturales o las situaciones en las que uno se encuentra.

Condiciones en la toma de decisiones:  

Certeza: la persona que toma la decisión conoce los resultados de implementar esa alternativa. Incertidumbre: no conoce los resultados.

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Riesgo: tener suficiente información para estimar la probabilidad del resultado de una alternativa.

Decisión y responsabilidad: quien toma una decisión acarrea la responsabilidad de las posibles consecuencias. Tanto si es un reconocimiento o una sanción. Herramientas para la toma de decisiones. Depende de si es individual o grupal: Individual:  

Probabilidades: explica cuan posible es que se produzca un acontecimiento. Árbol de decisión: es un modelo de predicción para decisiones mas complejas. Se hace un diagrama del camino posible a seguir dependiendo de cada decisión.

Grupales:   

Lluvia de ideas: compartir lo que cada uno piensa. Grupo nominal: cada uno escribe su idea y luego cada uno puntúa estas ideas para que la que mas puntos tenga sea la elegida. Método Delphi: busca que expertos respondan a cierta pregunta y luego se la compartís al resto de los expertos para que la evalúen y tengan un feedback para poder modificarla. Cuando hay decisiones complejas sobre algo muy técnico.

Otras clasificaciones: Naturaleza de las alternativas: abiertas o cerradas. Necesidades de resultados: urgentes o corrientes. Mecanismo de decisión: automáticas (normales) o manuales (en un momento especifico). Determinadas por el tipo de ente decisión: individual o grupal. CLASE 8 Matrices y criterios de decisión Matriz de riesgo: podemos tomar una decisión en estado de riesgo si conocemos la probabilidad de ocurrencia del hecho. Se elige la que tenga una mayor esperanza matemática.

En situación de incertidumbre se aplican criterios de decisión:

No conocemos la probabilidad de ocurrencia del hecho. Se diseñaron distintas metodologías para poder elegir la mejor opción posible. 

Optimista (osado): es aquel criterio que seguiría una persona que es optimista por naturaleza. Se busca el valor mas alto de cada alternativa y se elige el máximo de los máximos (criterio maxi-max) ( matriz de ganancia). Cuando el criterio es desfavorable (matriz de costos) se utiliza el criterio mini-min.

Ejemplo: maxi-max para ganancias y mini-min para costos. 

Pesimista (Wald): es aquel criterio que seguiría una persona que es pesimista por naturaleza. Elijo el menor de cada alternativa y luego elijo el máximo de los mínimos (maximin). Cuando el criterio es desfavorable se utiliza el criterio minimax.

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Laplace: racionalista o de igual verosimilitud. Es el criterio que se llama de X probabilidad. Si no conozco la probabilidad asociada a cada uno de los estados naturales, puedo suponer que cada uno de estos estados tiene una misma probabilidad de ocurrencia.

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Hurwicz: es un punto intermedio entre pesimista y optimista. Se necesita un coeficiente de optimismo (no puede superar al 1). También se utiliza su complemento. Se busca el mayor y el menor valor de cada alternativa. Al mayor se lo multiplica por el coeficiente de optimismo y al menor por el complemento y se suman.

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Savage: es el criterio de aquella gente que siempre se arrepiente. Que tiene aversión a arrepentirse por equivocarse. Se elabora una matriz de pesares. Se debe calcular lo que se deja de ganar por no haber seleccionado en cada uno de los estados la mejor estrategia. Se busca la máxima ganancia a través de la mínima perdida. Se toma de cada estado el mayor de los valores y se calcula la diferencia. Luego se elige el mínimo de los máximos. Es decir, el que menor perdida te pueda dar.

FORMULA DE UTILIDAD: Ingreso – Egreso Ingreso: precio unitario x cantidad Egreso: costo fijo + (costo variable por unidad x cantidad)

CLASE 9 Comunicación La comunicación es importante para la gestión de las personas. Existe un emisor, receptor y un mensaje. El mensaje entra en un canal y hay que tratar de que llegue limpio ya que existe el ruido. La codificación tiene que ser similar en ambos lados y hay que tener en cuenta el contexto. Para saber si el mensaje impacto de la manera adecuada en el otro tiene que haber feedback. Barreras para la comunicación interpersonal: Macrobarreras:    

Creciente necesidad de información. Información cada vez más compleja. Uso de idiomas diferentes. Necesidad de aprender nuevos conceptos.

Microbarreras:   

Perspectivas. Interferencia. La percepción.

Cuando una orden esta en escrito tengo un soporte. Pero redactar algo es más costoso porque hay que ser minucioso y prolijo en la redacción para que no hay malentendidos. Importancia de la comunicación no verbal:   

Palabras: 7%. Expresividad vocal: 38% (tono, volumen, velocidad y calidad). Comunicación no verbal: 55%.

La comunicación en las organizaciones:  

Formal: descendente, ascendente, lateral. Informal: cadenas de rumores. Puede generar un desastre en la empresa.

Hay que promover la comunicación formal. Reunirse la mayor cantidad de veces posibles y que la comunicación fluya ampliamente. Actitud: es la predisposición para reaccionar frente a una situación, persona o concepto, la cual incluye una respuesta particular, positiva o negativa. Los valores y las creencias crean actitudes que influencian en el comportamiento de las personas (acciones y juicios). Percepción: es el proceso psicológico de seleccionar estímulos, organizar la información en patrones reconocibles e interpretar la información que resulta. Actúa como un filtro entre nosotros y la realidad.

Habilidades de comunicación para los gerentes: Tienen que ponerse ellos como receptores. Reciben tantos mensajes como envían. Deben poseer y desarrollar habilidades que les permitan ser buenos receptores del mensaje. Para ser mejores receptores:   

Prestar atención. Saber escuchar. Mostrar empatía.

Motivación Es el estado interior que hace que el individuo se comporte de una manera que le asegure el alcance de algún logro. No es lo mismo el incentivo que la motivación, aunque un buen incentivo puede motivar. Pero hay veces que, aunque haya un buen incentivo, si la persona no tiene esa fuerza interior no va a dar resultado. Motivación: fuerzas psicológica que determinan la dirección del comportamiento de una persona en una organización, el nivel de esfuerzo que realiza el individuo y el nivel de persistencia de una persona frente a los obstáculos. Motivo: lo que impulsa a una persona a actuar de determinada manera. Motivadores: recompensas o incentivos que inducen a una persona a actuar. Teorías humanistas de motivación: 

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Jerarquía de Maslow: escalas de necesidades humanas. Fisiológicas, seguridad, afiliación, reconocimiento, autorrealización. No se puede avanzar sin tener asegurada la anterior. ERC de Alderfer: necesidades existenciales (básicas), de relación (relaciones personales, compartir sentimientos y pensamientos) y crecimiento (desarrollo propio, ejemplo: tener una trabajo significativo). La diferencia con Maslow es que Alderfer cree que una persona puede estar motivada al mismo tiempo por necesidades de más de un nivel. Mc Clelland: son necesidades adquiridas. De éxito, de poder y de afiliación. Éxito: deseo hacer algo mejor o de manera mas eficiente. Poder: deseo de controlar, influir o ser responsables de otro. Afiliación: deseo de mantener relaciones cercanas y amistosas. Herzberg: factores higiénicos (extrínsecos) y motivantes (intrínsecos). Higiénicos: los factores extrínsecos son aquellos que no causan satisfacción pero que su ausencia si causa insatisfacción (en Maslow serian fisiológicas y seguridad). Motivantes: los factores intrínsecos duran toda la vida, los extrínsecos duran un momento. Causan satisfacción y perdura en el tiempo (responsabilidad, autonomía, formulación de objetivos). Argyrus, continuo madurez-inmadurez: se centra en el desarrollo personal y natural de la gente para explicar las necesidades humanas. A personas inmaduras,

empresas inmaduras. A personas maduras, empresas maduras. Un inmaduro es una persona que recién empieza y que no esta formado del todo.

Teorías de procesos en motivación De las expectativas (VROOM): La motivación de las personas a hacer algo esta determinada por el valor que otorguen al resultado de sus esfuerzos multiplicado por la certeza que tengan de que sus esfuerzos ayudaran al cumplimiento de una meta. Quiere decir que las personas se van a sentir motivadas a efectuar algo a favor del cumplimiento de un objetivo si o solo si están convencidos del valor de este y si sienten que van a contribuir a alcanzarlo. Tiene 3 factores: expectativa, valor instrumental y valencia.   

Expectativa: es la percepción de la medida en que el esfuerzo generen un cierto nivel de desempeño. Valor instrumental: percepción sobre la medida en que el desempeño en un cierto nivel conduce al logro de un resultado. Valencia: se refiere a que tan deseable es cada uno de los resultados disponibles a determinados puestos de una persona en una organización.

La motivación es saber si vale la pena esforzarse. Esto se determina multiplicando el valor instrumental por la valencia. Fuerza de motivación es “valor percibido del resultado de diversa conducta” (VALENCIA) x (INSTRUMENTALIDAD) “probabilidad percibida de que ese resultado se materializa”. De la equidad (Stacy Adams): Centrada en las percepciones de la gente sobre la equidad de los resultados en relación con su aportación al trabajo. Complementa la teoría de las expectativas y necesidades al enfocarse en como las personas perciben la relación entre los resultados. Siempre tiene que haber un referente a quien se considera similar. La motivación es una función de la equidad en los intercambios sociales. Se define como un modelo de motivación que explica las razones por las que las personas se esfuerzan por conseguir justicia y equidad en los intercambios sociales y en las relaciones mutuas. La persona va a buscar el equilibrio hasta que sienta que es tratada de forma equitativa. Si un individuo entiende haber sido tratado injustamente, reaccionara:    

Trabajando de acuerdo con lo que recibe. Pidiendo aumento o iniciando acciones legales. Cambiando su propia percepción, inclusive aceptando y racionalizando la injusticia. Abandonando su situación (renunciando).

Sostiene que la motivación, desempeño y satisfacción de un empleado depende de su evaluación subjetiva de las relaciones de su razón de esfuerzo-recompensa y la razón de su esfuerzo-recompensa de otros en situaciones parecidas. Teoría de la fijación de metas:

Se enfoca en identificar los tipos de metas que son de máxima eficacia para producir altos niveles de motivación y desempeño, y explicar porque las metas tienen estos efectos.    

Meta: lo que una persona trata de alcanzar por medio de sus esfuerzos. Para estimular la alta motivación, las metas deben de ser específicas y difíciles. Las metas fáciles motivan menos. Las metas difíciles ayudan a contribuir con mas recursos y hace que sean más persistentes.

Teorías del aprendizaje Se enfocan en elevar la motivación vinculando los resultados que obtienen con las conductas deseadas y el logro de metas. El aprendizaje es el cambio relativamente persistente en el conocimiento o conducta que resulta de la experiencia o la práctica. Teoría del condicionamiento operante: explica la conducta, en su relación con el medio ambiente, basados en un método experimental. Ante un estimulo se produce una respuesta voluntaria la cual puede ser reforzada de manera positiva o negativa, provocando que la conducta operante se fortalezca o debilite. 

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Las personas aprendemos conductas que llevan a consecuencias deseadas y aprende a no incurrir en conductas que dan como resultado consecuencias indeseables. Reforzamientos positivos brinda a la gente los resultados que desea cuando incurre en conductas que benefician a la organización. Reforzamientos negativos que se basan en la eliminación de resultados indeseables cuando las conductas no benefician a la organización. El comportamiento o respuesta se intensifica por la eliminación de algo.

Liderazgo Es el proceso por el cual una persona ejerce influencia sobre la gente e inspira, motiva y dirige sus actividades para ayudar a alcanzar los objetivos del grupo o de la organización. Liderazgo total: cuando se tiene la autoridad formal, autoridad informal y autoridad moral. Gerente vs Líder:  

Los gerentes formulan procedimientos para asegurar el funcionamiento sin tropiezos y son responsables del logro de las metas. Los lideres ven hacia el futuro, marcan el curso para la organización y atraen, conservan, motivan y desarrollan relaciones con los empleados que se basa en la confianza y en el respeto mutuo.

Los gerentes mas eficaces en el largo plazo son aquellos que también son líderes.

Poder Componente clave. Radica en el poder que tiene el líder para afectar la conducta de otra persona y lograr que actúe de determinada forma.  

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Poder experto: cuando una persona tiene un conocimiento técnico muy especifico de algo. Se basa en el conocimiento, habilidad y pericia. Poder referido: es una fusión de las características personales de un líder y proviene del respeto, admiración y lealtad que le merecen los subordinados y compañeros. Poder de recompensar: es la capacidad de un administrador para conceder o denegar premios tangibles y premios intangibles. Es fundamental para tener una fuerza de trabajo altamente motivada. Poder coercitivo: es la capacidad de un administrador para castigar a otros. Poder legítimo: es la autoridad que un administrador detenta en virtud del puesto que ocupa en la jerarquía de una organización.

Estilos de liderazgo, modelo de rasgos: se centro a identificar al líder en función de sus características personales (inteligencia, conocimientos y pericia, dominio, confianza en sí mismo, integridad, madurez, tolerancia a la tensión). No son rasgos de personalidad en si mismos sino mas bien destrezas, habilidades y pericias. Modelo de comportamiento: indica que los lideres pueden tener dos líneas de conducta.  

De consideración: la aplican cuando muestran a sus subordinados que les tienen confianza, que los respetan y se preocupan por ellos. Iniciar la estructura: cuando se ocupan de dar pasos para que el trabajo se realice, para que los subordinados se manejen de forma aceptable y la organización sea eficiente y efectiva.

Teoría de Hersey y Blanchard: hay 3 variables. La conducta de tarea, la conducta de relación y, según estas dos, el estilo efectivo de liderazgo.    

Participar: comparte ideas y ayuda en la toma de decisiones. 3 Persuadir: explica decisiones y aclara dudas. 2 Delegar: traslada la responsabilidad de la toma de decisiones y su ejecución. 4 Dirigir: da instrucciones y supervisa. 1

Rejilla administrativa de Robert Blake y Jane Mouton: identifica 5 tipologías de liderazgo: laissez-faire, obediencia, equipo, organización y club campestre. Depende del interés por la producción y del interés por las personas.     

Autoridad obediencia: me concentro s...