Resumen ADMINISTRACION (I) 1ª Parcial PDF

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ADMINISTRACIÓN¿Qué es una organización?Una organización es un acuerdo deliberado de personas para llevar a cabo un propósito especifico. Pueden ser formales e informales, están reunidas y compuestas por un grupo de personas que buscan los beneficios de trabajar juntas con el propósito de alcanzar un...

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ADMINISTRACIÓN ¿Qué es una organización? Una organización es un acuerdo deliberado de personas para llevar a cabo un propósito especifico. Pueden ser formales e informales, están reunidas y compuestas por un grupo de personas que buscan los beneficios de trabajar juntas con el propósito de alcanzar una meta. Para alcanzar las metas se necesita un plan y adquirir y coordinar recursos Una organización tiene un propósito definido. Este propósito se expresa a través de objetivos que la organización espera cumplir. Toda organización está formada por personas y cuenta con ellas para cumplir sus metas. Todas las organizaciones crean una estructura deliberada donde se realiza el trabajo y puede ser abierta y flexible, o con estricto apego al trabajo explicito. La administración involucra la coordinación y supervisión de las actividades de forma que se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz. Eficiencia y Eficacia La eficiencia se refiere a obtener los mejores resultados utilizando la menor cantidad de recursos. La eficacia se describe, como hacer las correctas, realizar actividades que ayuden a la organización a cumplir sus metas Eficiencia (medios) USO DE RECURSOS ---- Poco desperdicio Eficacia (fines) LOGRO DE OBJETIVOS ---- Grandes logros La administración se esfuerza por:  No desperdiciar recursos (alta eficiencia)  Lograr objetivos difíciles (alta eficacia)

Gerentes Un gerente es alguien que coordina y supervisa el trabajo de otras personas para que se logren los objetivos de la organización. Su trabajo tiene que ver con logros personales, sino con ayudar a otros a realizar su trabajo, lo que podría

significar la coordinación del trabajo de un departamento o supervisar a una sola persona. Clasificación de gerentes: En organizaciones estructuradas de forma tradicional (de forma piramidal) se clasifican en gerentes de primera línea, gerentes de nivel medio y gerentes de alto nivel.  Los gerentes de primera línea dirigen el trabajo del personal que, por lo general, involucra la producción de la organización. A estos gerentes se los denomina supervisores, gerentes de turno, etc.  Los gerentes de nivel medio dirigen el trabajo de los gerentes de primera línea y se lo puede llamar gerente regional, líder de proyecto, etc.  Los gerentes de nivel alto son los responsables de tomar las decisiones de la empresa y de establecer planes y objetivos que afectan a toda la organización. Habilidades del gerente  Las habilidades técnicas es el conocimiento específico del trabajo y las técnicas para realizar las tareas laborales. Estas habilidades suelen ser mas importantes en los gerentes de primera línea ya que manejan empleados que utilizan herramientas y técnicas para la manufacturación de los productos.  Las habilidades humanas involucran la capacidad de trabajar bien con otras personas tanto de manera individual como grupal, debido a que los gerentes se relacionan con personas, estas habilidades son tan importantes como el resto para motivar, dirigir, inspirar, etc.  Las habilidades conceptuales son las habilidades que los gerentes utilizan para pensar y conceptualizar situaciones complejas, con esta habilidad los gerentes ven la organización como un todo, se comprende la relación entre las subunidades y visualizan como encaja la organización en su entorno general.

Escuelas de la administración Antecedentes históricos de la administración  En 1776, Adam Smith en su libro the wealth of nations, planteó las ventajas económicas que las organizaciones y la sociedad obtendrían a partir de la división del trabajo (especialización laboral). Esta división consiste en la separación de trabajo en tareas especificas y repetitivas.  La revolución industrial la cual inició en el siglo XVIII con la sustitución de la fuerza humana por las maquinas y se volvió mas económico manufacturar los productos en las fabricas que en los hogares. Administración científica Frederick Taylor (1856-1915) Donde trabajaba fue testigo de muchas ineficiencias por lo cual buscó generar un cambio en la mentalidad de los trabajadores y gerentes al definir parámetros para mejorar la eficiencia de la producción. Principios de la administración científica de Taylor:  Desarrollar una ciencia para cada elemento del trabajo de un individuo para remplazar la regla del dedo pulgar  Seleccionar científicamente y lugar capacitar, enseñar y perfeccionar el trabajo  Cooperar con los empleados para asegurarse que todo el trabajo se haga con los principios de la ciencia que desarrolló  Dividir el trabajo y responsabilidades de forma equitativa entre la administración y los trabajadores. La administración realiza el trabajo para el que está mejor capacitada que los trabajadores Frank y Lillian Gilbreth estudiaron el trabajo para eliminar movimientos manuales y corporales ineficientes, implementaron el uso de herramientas y equipo para optimizar el rendimiento laboral. Inventaron un dispositivo llamado microcronometro que grababa los movimientos de un trabajador y el tiempo de cada movimiento. De esta manera se identificaban los movimientos inútiles y eliminarlos. También ideó un esquema de clasificación entre movimientos manuales básicos a los cuales llamó therbligs. Este esquema les dio una forma mas precisa de analizar los movimientos manuales exactos de un trabajador.

Henry Ford (1863-1947) formado como técnico maquinista, hacía 1885 cuando Daimler y Benz lanzaron sus automóviles, Ford se interesó por el invento y empezó a construir sus prototipos. La clave del éxito residió en su procedimiento para reducir costos de fabricación: la producción en serie, conocida también como fordismo. Este método se basaba en los mataderos de Detroit, consistía en instalar una cadena de montaje a base de correas de transmisión y guías de deslizamiento que desplazaban el chasis hasta los puestos donde grupos de operarios realizaban las tareas, hasta que se terminara. Este sistema utilizado anteriormente en fabricas de armas y relojes, abarataba la producción y reparaciones por vía de la estandarización del producto Pilares de la administración científica  Incentivos  Estándares  Tiempos y movimientos  Ingeniera de métodos  Selección científica de personal Administración clásica Henry Fayol escribió al mismo tiempo que Taylor, la atención de Fayol se dirigió hacia las actividades de todos los gerentes, escribiendo a partir de su experiencia personal como director general. Fayol describió la practica de la administración como algo diferente a la contabilidad, finanzas, etc. Su creencia en que la administración es una actividad común para todos los negocios, lo llevó a desarrollar 14 principios de la administración:  División del trabajo: especialización aumenta el rendimiento y hace eficientes a los empleados  Autoridad: los gerentes deben poder dar ordenes y la autoridad les da este derecho  Disciplina: los empleados deben obedecer y respetar las reglas que rigen la organización  Unidad de mando: todo empleado debe recibir ordenes de un solo superior  Unidad de dirección: la organización debe tener un solo plan de acción para guiar a gerentes y trabajadores  Subordinación de los intereses individuales al interés general: los intereses de cualquier empleado no deben tener prioridad sobre los intereses de la organización como un todo

 Remuneración: los empleados deben recibir una remuneración por sus servicios  Centralización: grado en que los empleados se involucran en la toma de decisiones  Escalafón: línea de autoridad desde el gerente en el nivel mas alto al mas bajo  Orden: las personas y materiales deben estar en el lugar y momento adecuado  Equidad: los gerentes deben ser amables y justos con sus subordinados  Estabilidad en los puestos del personal: la administración debe realizar un planeamiento ordenado del personal y garantizar que haya reemplazos disponibles para las vacantes  Iniciativa: los empleados que tengan originalidad y lleven a cabo los planes tendrá un mayor nivel de esfuerzo  Espíritu de grupo: promover el espíritu de equipo generara armonía y unidad dentro de la organización Burocracia Weberiana Max Weber desarrolló a principios del siglo XX una teoría de estructuras de autoridad y relaciones basadas en un tipo ideal de organización llamada burocracia. La burocracia para Weber es una organización caracterizada por la división de trabajo, jerarquía definida, normas y reglamentos como relaciones impersonales. El estructuralismo tiene como precursor a Weber, que postula los principios. Esta escuela pretende equilibrar las funciones de la organización prestando atención a su estructura como al recurso humano, poniendo énfasis en la comunicación y autoridad. Considera 4 elementos comunes:  Autoridad: en todas las organizaciones hay un grupo de personas que tienen la función de dirección  Comunicación: en las organizaciones existen sistemas de transmisión y recepción de información formal e informal para lograr objetivos  Comportamiento: esta estructura se refiere a la división de trabajo y comportamiento de personal  Estructura: normas, reglas y políticas que establecen como operar en la empresa Weber reconoció que la “burocracia ideal” no existe, sino que pretendía que fuera la base para teorizar sobre como realizar un trabajo en grupos grandes. La burocracia como tal, la describe parecida a la administración científica en cuanto a su ideología. Ambas enfatizan en la racionalidad, previsibilidad, impersonalidad, competencia técnica y autoritarismo. Una burocracia debe contar con:

 Orientación profesional: los gerentes son profesionales de carrera, no dueños de las unidades que dirigen  División de trabajo: los trabajos se dividen en tareas sencillas, de rutina y bien definidas  Impersonalidad: aplicación uniforme de reglas y controles, no según las personalidades  Normas y reglamentos formales: sistema de reglas escritas y procedimientos de operación estándar  Selección formal: personal seleccionado para los trabajos de acuerdo con sus habilidades técnicas  Jerarquía de autoridad: las posiciones se organizan en una jerarquía con una clara cadena de mando Pilares de la escuela clásica:  Proceso administrativo  Áreas funcionales  Principios de administración Métodos cuantitativos Contribuye directamente al manejo de la toma de decisiones en las áreas de planeación y control. Uno de los mayores aportes de escuela es la investigación de operaciones ya que fomenta el pensamiento ordenado, la metodología lógica y el reconocimiento de restricciones y proporciona herramientas en la solución de problemas complejos. Es de gran utilidad para aplicar a inventarios, control de producción, logística, etc. La escuela matemática es una gran valla, ya que la toma de decisiones es la esencia de ésta. A esta escuela se la conoce como teoría de las decisiones o enfoque cuantitativo Pilares del método cuantitativo:  Pronósticos  Investigación de operaciones  Métodos cuantitativos  Modelos matemáticos

Enfoque conductual: Mayo George Elton Mayo enfocó su interés primordial en los efectos psicológicos que podían provocar las condiciones físicas del trabajo en relación con la productividad. Con su teoría conocida como, teoría del descubrimiento del

hombre, demostró qué sin la cooperación y solidaridad del grupo de trabajo, y la comunicación como elemento fundamental, es difícil incrementar la productividad.  La moral y productividad de los trabajadores se relacionan con aspectos de tipo afectivo y social, tales como reconocimiento, formar parte de grupo, etc  Los factores sociales en ocasiones son mas motivadores que los económicos  La solidaridad y cohesión son de suma importancia para el desempeño del individuo en su trabajo  La comunicación es un elemento fundamental para lograr la productividad e influir en el comportamiento de los trabajadores Enfoque conductual: estudios de Hawthorne Los estudios de Hawthorne fueron estudios llevados a cabo en 1924, diseñados en un principio como experimento de la administración científica. Se quería analizar el efecto de varios niveles de iluminación sobre la productividad de los trabajadores. Los investigadores encontraron que cuando la intensidad de la luz aumentaba, la producción de ambos grupos aumentaba. Luego, cuando la intensidad de luz bajaba, la productividad seguía en aumento en ambos grupos. En 1927 los ingenieros de western electric invitaron a George Elton mayo y sus colaboradores para comenzar una relación como consultores hasta 1932 que abarco muchos experimentos sobre el rediseño del trabajo, cambio en la jordana de trabajo, introducción de periodo de descansos, etc. Los académicos coinciden en que los estudios de Hawthorne tuvieron efecto sobre las ideas de administración relacionadas con el rol de las personas de la organización. Teoría X – Teoría Y Según el economista Douglas McGregor, las personas que no satisfacen sus necesidades en el trabajo se conducen con pasividad, indolencia, falta de responsabilidad y un escaso rendimiento productivo. Para modificar estas actitudes, propuso la administración por objetivos. Esta trata de eliminar criterios de la administración tradicional, cuyo principio básico considera que la autoridad es el medio para lograr la eficiencia administrativa. Douglas McGregor postula dos estilos básicos de dirección: la administración tradicional denominada teoría X, y a la naturaleza del ser humano, la teoría Y. Teoría X  El ser humano es, por naturaleza, indolente, perezoso, le desagrada el trabajo y lo evitará siempre que pueda  Las personas tienen que ser dirigidas, controladas, obligadas a trabajar y motivadas para lograr objetivos de la empresa

 Los trabajadores prefieren ser dirigidos, les disgusta la responsabilidad y son pocos ambiciosos Teoría Y  Al ser humano le gusta el trabajo  Las personas no son pasivas por naturaleza, se han vuelto así a raíz de las estructuras de la organización que han propiciado esta actitud. La responsabilidad, la iniciativa, el potencial de desarrollo y la disposición para dirigir la conducta hacia las metas de organización se encuentran latentes en todos los humanos  Es responsabilidad de la administración desarrollar las potencialidades del trabajador  La administración debe establecer las condiciones para que el personal pueda alcanzar sus objetivos mediante la consecución de los objetivos de la empresa Pirámide de Maslow Según Abraham Maslow, las necesidades del ser humano tienen una jerarquía; en tanto que la primera necesidad básica no sea satisfecha, tiene el poder exclusivo de motivar la conducta. Sin embargo, al ser cubierta pierde su poder de motivación. De esta forma, un nivel mas alto de necesidad se convertirá en un factor de motivación solo cuando las necesidades que ocupan el nivel inmediato anterior hayan sido realizadas. La jerarquía de Maslow incluye cuatro necesidades básicas y una de crecimiento 1. Autorrealización: son necesidades que se encuentran en la cima de la jerarquía. Las personas encuentran sentido un sentido de vida en el trabajo mediante el desarrollo de sus potencialidades. Es el estado ideal para lograr la automotivación. 2. Reconocimiento: surgen de la necesidad de que el trabajo sea debidamente reconocido como algo importante 3. Amor o pertenencia: necesidades afectivas tales como la asociación, participación y aceptación en el grupo de trabajo 4. Seguridad: se refiere a la necesidad de las personas de sentirse seguras y protegidas 5. Fisiológicas: son la base de la pirámide, la necesidad de alimentación, sueño, vestimenta, etc. Escuela sistémica La teoría de sistemas es una teoría básica de las ciencias físicas, pero nunca aplicada a los esfuerzos humanos organizados. En 1938, Chester Barnard, escribió que una organización funcionaba como un sistema cooperativo. En la

década de 1960 fue cuando los investigadores en administración comenzaron a analizar mas cuidadosamente la teoría de sistemas y como se relacionaba con las organizaciones. Un sistema es un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes dispuestas de tal forma que se produce un todo unificado. Los dos tipos de sistemas básicos son abierto y cerrado. Los sistemas cerrados no reciben influencia de su entorno ni interactúan con el. En los sistemas abiertos se ven influenciados por su entorno y propician la interacción. Hoy en día, cuando describimos a las organizaciones como sistemas, nos referimos a sistemas abiertos. Enfoque de contingencias o situacional El enfoque de contingencias plantea que las organizaciones no son iguales, sino que enfrentan a situaciones distintas(contingencias) y requieren diferentes formas de dirección en los siguientes aspectos:  Tamaño de la organización: cuando el tamaño aumenta, también lo hacen los problemas de coordinación. Ya que una empresa de 50 empleados no será igual a una de 50.000.  Tecnología para tareas rutinarias: para lograr metas, una organización utiliza tecnología. Las tecnologías de rutina requieren estructuras organizacionales, estilos de liderazgo y sistemas de control que difieren de lo que necesitan las tecnologías personalizadas o que no son de rutina  Incertidumbre ambiental: el grado de incertidumbre ocasionado por cambios ambientales influye en el proceso de administración. Lo que funciona bien en un entorno estable y predecible puede ser totalmente inapropiado en otro  Diferencias individuales: los individuos difieren en términos de sus deseos de crecimiento, autonomía, tolerancia a la ambigüedad y expectativas. Esas y otras diferencias individuales son particularmente importantes cuando los gerentes seleccionan técnicas de motivación, estilos de liderazgo, etc.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO Según Lourdes Münch Galindo el proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración. Todo proceso administrativo contempla las siguientes fases:

 Planeación: aquí se determinan los escenarios futuros y el rumbo hacia donde se dirige la empresa, así como la definición de los resultados que se pretenden obtener y las estrategias para lograrlos con mayor probabilidad de éxito minimizando riesgos  Organización: consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades, así como el establecimiento de métodos, y la aplicación de técnicas tendientes a la simplificación de trabajo  Integración: es la función a través de la cual se eligen y obtienen los recursos necesarios para poner en marcha las operaciones  Dirección: consiste en la ejecución de todas las fases del proceso administrativo mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio de liderazgo  Control: fase del proceso administrativo a través del cual se establecen estándares para evaluar resultados obtenidos con el objetivo de corregir desviaciones, prevenir y mejorar continuamente las operaciones Fase mecánica o estructural En la planeación se determinan escenarios futuros y el rumbo hacia donde se dirige la empresa, estableciendo los valores de la organización, objetivos y estrategias para llevarlos a cabo. Permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos y recursos, reduce los niveles de incertidumbre y permite hacer frente a las contingencias. En la organización se contempla el diseño y determinación de las estructuras, procesos y funciones de trabajo. Implica la jerarquización de roles para conseguir sus objetivos. Fase dinámica u operativa La integración es la función a través de la cual se eligen y obtienen los recursos necesarios para poner en marcha las operaciones de la empresa. La dirección consiste en la ejecución de todas las fases del proceso administrativo mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio del liderazgo. Incluye la motivación del equipo de trabajo El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos con el objetivo de corregir errores, brindar retroalimentación y mejorar continuamente las operaciones y los procesos asociados. Integración:  Recursos humanos  Recursos materiales

 Recursos técnicos  Recursos financieros Dirección:  Toma de decisiones  Integración  Motivación  Comunicación  Liderazgo Control:  Establecimiento de estándares  Medición  ...