Samenvatting boek Rapporteren in de hulp- en dienstverlening (Judith ter Horst) PDF

Preview

Summary

Beknopte samenvatting van het boek.

Naar mijn ervaring was het boek heel langdradig, veel herhaling en vooral heel veel toepassingen en besprekingen van de Nederlandse wetgeving.
Ik heb dit er allemaal uitgelaten... de essentie staat in de samenvatting en die is zeker voldoende om...

Description

1. Rapportage als middel in de hulp- en dienstverlening

1.1 De rol van rapportage in het werkproces Cliënt heeft inzage in rapportage waarvan hij onderwerp is en worden zo maximaal mogelijk betrokken bij het hulpverleningsproces → stimuleren eigen probleemoplossend vermogen + eigen draagkracht en dat van hun sociaal netwerk. Rapporteren gebeurt steeds vaker in samenspraak met de client → spanningsveld: jargon – gewonemensentaal → jargon zo veel mogelijk vermijden. Thema’s bepalen in samenspraak met client = inzicht in doorgemaakte ontwikkelingen + overzicht proces

1.2 Interne rapportage Rapporten, alleen gebruikt binnen instelling waar je werkt → wat je schrijft, blijft → client recht op inzage. Verschillende soorten: DOSSIER: intern gebruik en in bezit hulpverlener die met cliënt werkt → kan gelezen worden door derden + inzagerecht cliënt. - Naam intaker Intakeverslag Eerste stuk dat in - Datum intake dossier terechtkomt, - Personalia client bestaat uit één of meerdere gesprekken - Aanleiding hulpvraag

Gespreksverslagen

Voortgangsrapporten

Overdrachtsrapport

Leidt tot een hulpverlenersplan → verslag van die gesprekken → kort verslag van wat besproken + gemaakte afspraken Tussentijds beschrijft de hv hoe de hv in grote lijnen verloopt → tussentijds voortgangsrapport

Als cliënten permanent in instelling verblijven → overdracht van werk aan collega’s

-

Korte schets problematiek Hulpvraag zoals geformuleerd door client Hulpvraag zoals hulpverlener deze heeft geanalyseerd Advies intaker aan team of collega die client overneemt. Over wie het gaat Datum, tijd en duur van gesprek Wat er besproken is Wat er is gebeurd (relevant) tussen dit en vorig gesprek Wat is afgesproken met client Jouw gedachten, analyses en conclusies

-

Naam client en hv Periode waarover dit rapport gaat Oorspronkelijke vraag/problematiek Eventuele hulpverleningsdoelen Vorderingen die de client zelf al heeft gemaakt Vorderingen die m.b.t. de client zijn gemaakt Verloop hulp- of dienstverleningsproces Evaluatie Verwachtingen Hoe de hv verder wil gaan met de client Naam + personalia client Naam en functie schrijver van rapport Datum waarop rapport is geschreven Feiten over hulpvraag Situatie en voorgeschiedenis client Jouw analyses en bevindingen Conclusies, aanleiding en reden voor overdracht Verzoek/advies aan diegene die overneemt.

Dagrapport

Zorg- en cliëntontwikkelingsplan

Indien dagelijks met cliënten aan het werk → verslag van wat die dag is gebeurd → beperkt tot bijzonderheden, zodat collega’s de volgende dag verder kunnen werken met client. Vastleggen doelen waar je in afgebakende periode met client gaat aan werken.

- Kaderinformatie: datum, tijd, naam client en naam begeleider - Antwoord op vragen: Hoe was het met de client vandaag? Waar zag je dat aan? Wat heb je gedaan/besproken? Hoe heeft de client gereageerd? Wat heb je met de client afgesproken? Welke vervolgacties zijn afgesproken? - Kaderinformatie: Datum, tijd, naam client en naam begeleider Hulpvraag client Doelen die eerder geformuleerd zijn (indien van toepassing) - Antwoord op vragen: In hoeverre is er aan de doelen gewerkt? Met welk resultaat? Moeten de doelen worden aangepast? Zo ja, hoe moeten ze aangepast worden en waarom zo?

1.3 Externe rapportage Verwijsrapport

Adviesrapport

Bij externe overdracht blijft dossier binnen instelling → verwijsrapport = uitgebreider → bevat alle informatie die collega nodig heeft om de hulpverlening zo goed mogelijk voor te zetten. Gericht aan diegene die met dit rapport een verantwoorde beslissing moet nemen over client.

Aanvraag van voorzieningen

Aanvragen geld/ middelen als cliënt bijzondere voorzieningen nodig heeft om zelfstandig te functioneren

Bezwaarof beroepschrif

Als beslissingen afgekondigd zijn door bevoegde instanties → argumenten → zakelijke en feitelijke weergave

-

Naam en overige personalia client Naam en functie schrijver van rapport Datum waarop rapport geschreven Feiten over hulpvraag Situatie en voorgeschiedenis client Jouw analyses en bevindingen Conclusies, aanleiding en redenen voor overdracht Verzoek/advies aan degene die de client overneemt Verwachtingen verdere hulp- en dienstverlening Naam en overige personalia client Naam en functie schrijver van rapport Datum waarop rapport geschreven is Feiten over de hulpvraag Situatie en voorgeschiedenis client Jouw analyses en bevindingen Conclusies, aanleiding en reden voor advies Advies aan degene die de client overneemt Het advies (helder en concreet) Naam en relevante gegevens client Naam en functie schrijver van rapport Datum waarop aanvraag is geschreven Relevante informatie over situatie client Argumentatie over aanvraag Kort en bondig verzoek Naam en relevante gegevens client Naam en functie schrijver van rapport Datum waarop rapport is opgesteld Beslissing waarop tekst betrekking heeft Feitelijke informatie van belang voor beroep/bezwaar Argumentatie waarom beslissing (niet) moet worden genomen - Concrete verzoek beslissing niet te nemen of terug te draaien

1.4 Rapportageformats en digitale rapportagesystemen Rapportageprotocollen en -formats Digitale rapportagesystemen

Organisaties werken met vaste aandachtspunten bij rapportages → expliciet vermeld in gestandaardiseerde formats, protocollen of digitale programma’s waarmee men werkt - Naam en relevante gegevens cliënt Meestal vaste - Naam en functie van diegene die de informatie invoert thema’s waarmee - Datum hulpverleningscontract programma’s werken - Hulpverleningsdoelen - Suggesties voor vervolgcontract

1.5 Briefrapportage Briefrapport

-

Gebruikt als communicatiemiddel wanneer er met (externe) collega al een samenwerkingscontract bestaat en de onderlinge rollen voor beide partijen duidelijk zijn, zowel t.o.v. elkaar als t.o.v. de client

Naam en relevante gegevens client Naam en functie van de schrijver van de brief Datering van de brief Aanleiding voor schrijven van de brief Doel van de brief Wat de hulpverlener van de lezer verwacht

1.6 Gebruik van e-mail E-mail

Informele informatie-uitwisseling → zeker risico: vermeld niet alle client- gegevens met naam en toenaam→ neem vooraf contact met ontvanger en vermeld enkel initialen van client → moet zo kort mogelijk zijn

- Initialen client - Kern van de situatie - Wat je van de lezer verwacht

1.7 Groepsrapportage Groepsrapport

Relevant voor hulpverlener die werkt met groepen → schrijft zowel over ≠ individuen als over de groep als geheel

-

Groep waarover het gaat Naam en functie schrijver rapport Datum waarop rapport is opgesteld Feiten over groepssituatie, -problematiek of hulpvraag Visie groepsleden op situatie/problematiek Visie (in)direct betrokkenen Visie hulp- of dienstverlener Bevindingen, analyses, conclusies en eventueel verzoek of advies

1.8 Signaleringsrapportage Signalerings rapport

Beschrijft maatschappelijke ontwikkelingen die individuele situatie van de client overstijgen

-

Globale aanleiding voor schrijven van rapport Doelstelling Beschrijving concrete situatie waarover rapport gaat Argumentatie waarom deze situatie speciale aandacht of zorg verdient - Conclusies schrijver over de situatie - Concreet advies of verzoek aan lezen/ontvanger van het rapport

2. Clientrapportage: vorm en inhoud Vorm Voorblad met basisgegevens

Inhoud - Naam, geboortedatum en adres client - Naam en functie schrijver rapport - Datum waarop geschreven - Situatieschets

Voorbeeld: zie p. 42 - Aanleiding rapport - Doel rapport (helder en concreet) → wat verwacht je van lezer - Vooruitblik op rest rapport → wat kan lezer verwachten? → centraal: hulpvraag Voorbeeld: Mr. X wordt verdacht van heling. Hij heeft bekend 5 autoradio’s te hebben gekocht, waarvan hij wist dat ze gestolen waren. Op verzoek van het OM werd onderzoek gedaan naar de achtergrond Het doel van dit rapport is advies uitbrengen over de strafvorm. Voorgeschiedenis, huidige situatie en visie van mr. X. op het delict worden besproken. Vervolgens komt in dit rapport een analyse van ondertekende aan de orde en tot slot het gevraagde advies. - Relevante feiten en omstandigheden uit verleden die hebben Relevantie informatie geleid tot de (probleem)situatie en/of hulpvraag voorgeschiedenis - Beschrijving van het effect hiervan op client en/of zijn omgeving - Eventuele vormen van hulp- of dienstverlening die client al eerder heeft gehad en wat het effect daarvan was - Zoveel mogelijk met bronvermelding Voorbeeld: Mr. X is opgegroeid in woonwagenkampen. Hij heeft met zijn ouders op diverse kampen in België gestaan. Door vele verhuizingen is hij weinig op school geweest en heeft daarom moeite met lezen en schrijven. Mr. X. heeft geen diploma’s. Hij heeft een opleiding algemene ondernemersvaardigheden gevolgd, omdat hij een eigen bedrijf wou startten. Hij heeft deze niet afgewerkt en leeft van een uitkering. De laatste jaren heeft hij schulden opgebouwd. Vanwege zijn gebrek aan opleiding is het voor hem zeer moeilijk aan een redelijk betaalde job te geraken. De structurele financiële nood rechtvaardigde volgens mr. X zijn delict. - Weergave huidige situatie → omstandigheden die directe Situatieschets betrekking hebben om probleem en hulpvraag → afhankelijk van rapportagedoel - Reden aanleiding waarvoor client contact nam met hulpvraag Voorbeeld: Huidige situatie: heden woont mr. X. met zijn vrouw en hun 2 kinderen (Raoul van 4 jaar en Else van 7 maand) in een klein woonwagenpark te Gent. Hij ontvangt een uitkering van ongeveer €650 / maand. Er zijn schulden, omdat hij te veel uitkering heeft ontvangen. Voor de aflossing hiervan wordt maandelijks €50 van zijn uitkering afgehouden. Daarnaast heeft mr. X een schuld van €11.000 omdat de huurwagen die hij huurt vernield is door zijn buurman. Mr. X. werd verantwoordelijk gehouden voor deze vernielingen, omdat hij de feitelijke huurder is. Voor deze schulden is met de sociale dienst een saneringsregeling getroffen. Het delict: Mr. X. wordt verdacht van heling. Het betreft de koop van 5 autoradio’s waarvan hij wist dat ze gestolen worden. Hij heeft inmiddels schuld bekend. - Wie deze persoon is Visie client en zijn direct - Wat hun relatie is tot de client betrokkenen (per persoon) - Relevante uitspraken van deze personen over client en zijn situatie → zie onderstaand schema - Uitspraken zorgvuldig samengevat beschrijvingen, feiten, meningen - Expliciet benoemd van wie de uitspraken zijn

Inleiding rapport

en interpretaties

Voorbeeld: Visie mr. X op huidige situatie: Mr. X. geeft aan dat het zijn vrouw en hem lukt om van de uitkering rond te komen, maar vertelt toch dat hij graag wil werken om zo zijn inkomen te verhogen. Hij wil liefst een eigen bedrijf beginnen en wil daarvoor een opleiding beginnen. Hij vertelt dat het niet eenvoudig is een geschikte opleiding te vinden. Hij geeft aan geen goede ervaringen te hebben met de opleiding algemene ondernemingsvaardigheden, die hij eerder proberen volgen heeft. Mr. X. benadrukt met klem dat hij geen alcoholprobleem heeft, geen drugs gebruikt en ook niet gokverslaafd is. Visie mr. X op delict: Mr. X. heeft inmiddels bekend. Hij verteld dat hij het delict heeft gepleegd, omdat hij veel

schulden heeft. Hij zegt dat de gestolen apparatuur hem werd aangeboden en het leek hem op dat moment de enige oplossing om van zijn schulden af te komen. Hij zegt spijt te hebben van zijn daad en wil niet opnieuw op dergelijk aanbod ingaan. - Wie heb je geraadpleegd en in welke functie of rol Indirect betrokkenen en - Wat is hun relatie tot de client deskundigen (op afstand) - Relevante uitspraken van deze personen of client en zijn situatie - Uitspraken zijn zorgvuldig samengevat - Expliciet benoemd van wie de uitspraken zijn Voorbeeld: Informatie van informanten: de reclassering heeft, met toestemming van mr. X., een gesprek gehad met zijn contactpersoon binnen de sociale dienst (mr. Gryp) om een beter beeld te krijgen van de manier waarop mr. X. met zijn verplichtingen en financiële situatie omgaat. Mr. Gryp geeft aan dat mr. X. tot nu toe als zijn verplichtingen op tijd is nagekomen en dat hij zich steeds coöperatief heeft opgesteld bij gesprekken over schuldsanering. Mr. Gryp verteld dat de gemeente wil meewerken aan een passende opleiding voor mr. X., zodat hij in de toekomst niet meer van een uitkering afhankelijk hoeft te zijn. - Jouw ervaringen met de client, voor zover die in het belang van Jouw analyse en bevindingen het rapport zijn - Jouw standpunten t.a.v. de besproken problematiek - Argumenten op grond waarvan je tot dit standpunt kwam - Informatie over de situatie die je standpunt onderbouwt - Expliciet benoemd dat dit jouw analysen en bevindingen zijn Voorbeeld: Mr. X. wekt de indruk echt spijt te hebben van zijn daad en in te zien dat een ander hem alleen maar nog meer problemen oplevert. Hij kan zijn problemen overzien en duidelijk benoemen. Hij lijkt te willen werken aan een constructieve oplossing voor zijn financiële problemen. Betrokkene is steeds tijdig op de afspraken verschenen en maakt een verzorgde indruk. Hij komt over als een jonge man die weet wat hij wil, maar niet goed weet hoe hij dit moet aanpakken. Hij maakt een idealistische indruk en lijkt de neiging te hebben zijn mogelijkheden te overschatten. Het zou goed zijn als hij de gelegenheid kreeg een opleiding op zijn niveau te volgen. Gezien de gemeente bereid is hieraan mee te werken, lijkt het de reclassering zinvol om ook bij de strafvorm hier rekening mee te houden. - Kort en helder antwoord op kernvraag in het rapport Conclusies advies of verzoek - In hoeverre dit antwoord aansluit op het doel van dit

rapport Concreet geformuleerd wat je van de lezer verwacht Eventueel een argumentatie, voor zover deze niet in eerdere paragrafen is gegeven - Verwachtingen van het effect op problematiek van de client - Expliciet benoemd dat dit het advies is vanuit de organisatie waar jij werkt

-

Voorbeeld: Mr. X. heeft bekend, dus hij erkend dat een dergelijk delict hem en anderen in de problemen heeft gebracht. Omdat hij op constructieve wijze wil werken aan veranderingen in zijn situatie, lijkt het zinvol hem een taakstraf op te leggen op een passende projectplaats in plaats van detentie.

2.1 Beschrijven, feiten, meningen en interpretaties

Beschrijvingen

Feiten

Kenmerk Waarnemingen = weergave van wat je zag of wat gebeurde → niet hoe je het interpreteerde → de lezer ziet hetzelfde voor zich, zoals jij het zag Controleerbare gegevens → vb: persoonsgegevens, gezinssamenstelling,

Voorbeeld Miep loopt door de kamer heen en weer Jan zit stil voor zicht uit te kijken Bert ligt op zijn buik en speelt met zijn auto’s Mr. slaapt de ganse dag Mr. X. is geboren op 3 mei 1978 Hij is gehuwd en heeft twee

Welke woorden gebruiken? - Kijkt - Loopt - Zit - Leest - Praat - Speelt - … - Is - Heeft - Woont

Meningen

inkomen, … Standpunten, visies, overtuigingen → expliciet benoemen van wie de mening is → maakt duidelijk dat het geen algemene waarheid is

Conclusies die je verbindt aan waarnemingen Interpretaties

kinderen Dries vindt dat hij te weinig verdient Hij denkt dat zijn collega meer krijgt Hij meent dat het niet eerlijk is. Hij ervaart dit als discriminatie Ik heb de indruk dat hij zich niet lekker voelt Uit zijn gedrag maakte ik op dat hij boos was Hieruit concludeer ik dat er sprake was van een misverstand

-

… Vindt Denkt Ervaart Meent …

-

De indruk hebben dat… Er op uitmaken dat… Concluderen dat… Iets interpreteren als… …

2.2 Waarnemen, observeren, interpreteren en rapporteren WAARNEMEN

Bewust zien, horen, ruiken en voelen, maar ook intuïtieve waarneming binnen het vak van hulp- of dienstverlener hoort hierbij. Realiseer je dat deze sterk verbonden is met jouw eigen perceptie en referentiekader. OBSERVEREN Bewust en gericht kijken naar een situatie, persoon of handeling → zorgvuldig onderscheid maken tussen wat je ziet en hoe je het interpreteert → objectiveren, vb. d.m.v. turf- of vragenlijst INTERPRETEREN Bepaalt voor een groot deel hoe je handelt t.o.v. cliënten RAPPORTEREN Doe je naar aanleiding van waarnemingen en observaties die je geïnterpreteerd hebt → zorgvuldig beschrijven wat je zag en expliciet benoemen wat je interpreteert. Voorbeelden vanaf p. 50 tot 51.

3. Voorbereiding op het schrijven Eerste afbakening onderwerp → mindmap

3.1 Onderwerp De aanleiding Je werkt als jongerenwerker in het Rabot, een wijk vlak in het centrum van Gent. Je hebt regelmatig contact met een groep jongeren die elke middag en avond bij elkaar komt in het winkelcentrum. Je kent de meeste

jongeren en hebt goed contact met ze. Via via hoor je dat Kathy, één van de meiden in de groep, zwanger is. Ze laat zich de laatste tijd zelden zien in de groep en als ze er is, dan is ze agressief en komt ze depri op andere over. Naar aanleiding van tips van Kathy’s vrienden zoek je haar op. Je treft haar aan in een leegstaand pand dat op de nominatie staat om gesloopt te worden. Kathy heeft zich daar min of meer ingericht met een matras en oude slaapzak. Als je eindelijk tot haar weet door te dringen, dan komt ze met haar verhaal. Kathy is 17 en ze leeft al drie jaar op straat. Ze is ruim twee maanden zwanger. Haar vriend, Michael, weet van niets. Kathy is bang dat hij haar zal laten stikken als hij weet dat ze zwanger is. Dat jan ze niet verdragen, omdat ze ‘waanzinnig gek op hem is’. Uit de verhalen maak je op dat dat ‘gek zijn op’ vooral met drugs te maken heeft. Michael geeft die regelmatig aan Kathy. Uiteindelijk wordt duidelijk dat Kathy erg twijfelt of ze de zwangerschap moet afbreken of juist niet. Ze wil graag een kindje, maar ze beseft dat ze daar in haar huidige situatie niet kan voor zorgen>. Als ze het kind houdt, raakt ze Michael vast kwijt en dan kan ze niet voor het kind zorgen. Ze moet in dat geval ook echt afkicken, vindt ze, omdat je niet zwanger en verslaafd moet zijn… Anderzijds, als ze abortus laat plegen, vreest ze dat ze altijd spijt zal blijven hebben. Je krijgt Kathy zover dat ze zich zal melden bij Fiom, een organisatie die helpt bij ongewenste zwangerschappen en afstemmingsvragen. In overleg met haar schrijf je een verwijsrapport voor de Fiom. Omdat Kathy heeft aangegeven dat ze beseft dat drugs schadelijk zijn voor haar gezondheid en die van haar kind, en dat ze overweegt om af te kicken, besluit je haar ook te verwijzen naar het Centrum voor Verslavingszorg. Zelf hou je contact met Kathy om haar op gang te helpen bij de aanmelding en de start van het hulpverleningsproces.

Onderwerp-analyse:

In de situatie die jou noodzaakt een rapport te schrijven, zijn sommige factoren van invloed op de problematiek, anderen spelen nauwelijks een rol. Hier maak je een eerste schifing: alle informatie die niets met het doel te maken heef, kun je buiten beschouwing laten.  Verwijsrapport Fiom: - Over wie gaat het? Kathy - Waar gaat het over? Kathy is zwanger en wil hulp bij beslissing over zwangerschap - Waarom schrijf ik dit rapport? Kathy verwijzen naar Fiom 

Verwijsrapport Centrum voor Verslavingszorg: - Over wie gaat het? Kathy - Waar gaat het over? Kathy is zwanger en wil hulp bij afkicken - Waarom schrijf ik dit rapport? Kathy verwijzen naar Centrum voor Verslavingszorg



Bepaal het doel Je weet nu wat je inhoudelijk in het rapport wil zetten. Nu wil je dat de lezer iets weet (kennisdoel), vindt (opiniërend doel), doet (handelingsdoel) of voelt (emotief doel) nadat hij het rapport heef gelezen. Wat het doel dient, neem je op in je rapport en wat niet direct met het doel te maken heef, kan je weglaten. Door helder de doelstelling in de inleiding te formuleren, weet de lezer meteen wat je van hem verwacht en hij zal he...