Servicio de Control Simultáneo Unidad 4 Casos de Aplicación PDF

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Servicio de Control Simultáneo Unidad 4 Casos de Aplicación Índice Competencia……………………………………………………………………………………... 3 Capacidades……………………………………………………………………………………… 3 Organización del curso…………………………………………………………………………. 4 Contenidos……………………………………………………………………………………….. 5 ¿Qué conocemos?.......................

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Servicio de Control Simultáneo

Unidad 4 Casos de Aplicación

Índice

Competencia……………………………………………………………………………………... Capacidades……………………………………………………………………………………… Organización del curso…………………………………………………………………………. Contenidos……………………………………………………………………………………….. ¿Qué conocemos?.............................................................................................................. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Caso 1: “Reparto de los servicios alimentarios con el apoyo de los CAE”……….…. Caso 2: “Acción simultánea en la Fase de Selección del Proceso de Contratación……..…………………………………………………………………...……. Caso 3: “Ejecución contractual del servicio de confección de uniformes”………….. Caso 4: “Visita de control al mantenimiento de infraestructura”…………………..….. Caso 5: “Orientación de oficio en el proceso de selección”……………………..…….

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Competencia: Al finalizar el curso virtual, logrará la siguiente competencia:

Distingue el ejercicio del servicio de control simultáneo, valorando el marco normativo vigente.

Capacidad:

Al término de la unidad de aprendizaje debe lograr la siguiente capacidad:

Describe las actividades que forman parte del seguimiento de medidas preventivas, según la norma vigente

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Organización del curso:

El curso virtual Servicio de Control Simultáneo está organizado en cuatro unidades de aprendizaje.

Servicio de Control Simultáneo

Unidad 3 Unidad 1

Unidad 2

Generalidades del Control Simultáneo

Modalidades del Control Simultáneo

Seguimiento y evaluación de las acciones dispuestas por el titular de la entidad

Unidad 4 Casos de Aplicación

En esta guía se desarrollará la Cuarta Unidad de Aprendizaje: Casos de Aplicación

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Contenidos Los contenidos que se desarrollarán en esta unidad son:

Contenido conceptual 4.1. Caso 1: “Reparto de los servicios alimentarios con el apoyo de los CAE” 4.2. Caso 2: “Acción simultánea en la Fase de Selección del Proceso de Contratación” 4.3. Caso 3: “Ejecución contractual del servicio de confección de uniformes” 4.4. Caso 4: “Visita de control al mantenimiento de infraestructura” 4.5. Caso 5: “Orientación de oficio en el proceso de selección”

Contenido procedimental 

Desarrolla el caso empleando las etapas de planificación, ejecución y elaboración del informe.

Contenido actitudinal 

Valora la conducta ética del auditor durante el desarrollo del servicio de control simultáneo.

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¿Qué conocemos?

Antes de iniciar, le planteamos las siguientes preguntas:

……………………………………………………… ¿El desarrollo de casos sigue una determinada metodología para su solución?

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……………………………………………………… ¿Qué etapas deben ser consideradas en la aplicación del Servicio de Control Simultáneo?

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Unidad N°4 Casos de Aplicación 4.1. Caso 1: “Reparto de los servicios alimentarios con el apoyo de los CAE” CASO 1 “PROGRAMA NACIONAL DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR QALI WARMA” ACCIÓN SIMULTÁNEA EN EL “REPARTO DE LOS SERVICIOS ALIMENTARIOS CON EL APOYO DE LOS CAE” Desarrollaremos la aplicación de una acción simultánea al sistema funcionales1 del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma, creado mediante Decreto Supremo 008-2012-MIDIS del 31 de mayo de 2012, con la finalidad de brindar un servicio alimentario de calidad a niños y niñas del nivel inicial (a partir de los 3 años de edad) y primario de las instituciones educativas públicas en todo el territorio nacional. La acción simultánea se desarrollará en sus tres etapas: planificación, ejecución y elaboración del informe. 1.

Planificación: Para iniciar la planificación de la acción simultánea al Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma, se obtiene la información2 básica del programa: finalidad, objetivos, alcance y características; asimismo, para comprender e identificar las actividades críticas a evaluar, se obtiene información sobre su operatividad, es decir: sus productos, procesos y actividades. De esta información se obtuvo lo siguiente: -

Qali Warma es un programa social de alimentación dirigido a niños y niñas a partir de 3 años que asisten a instituciones educativas públicas de nivel pre-escolar y primaria a nivel nacional.

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Se caracteriza por tener un sistema de compras descentralizadas, bajo un modelo de cogestión, con representantes de la sociedad civil y la comunidad escolar, para brindar un servicio alimentario de calidad, adecuado a los hábitos de consumo locales.

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Los Sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de políticas públicas que requieren la participación de todas o varias entidades del Estado. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Artículo 45°]. 2 El evaluador también puede iniciar el requerimiento de información con anticipación a la etapa de planificación, con el propósito de analizar el proceso o la actividad a la cual pretende ejercer acción simultánea.

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Su objetivo final es mejorar la ingesta de alimentos, facilitando las condiciones para el aprendizaje de los niños y niñas del nivel inicial y primaria de las II.EE. públicas.

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El modelo de cogestión de Qali Warma establece la constitución de Comités de Compra (conformados por autoridades del gobierno local, sector salud y padres de familia) para la gestión del proceso de compra descentralizado, para cuyo fin se le transfieren recursos financieros.

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Se conforman los Comités de Alimentación Escolar (CAE), cuya función central es la verificación del servicio alimentario en la II.EE.

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El servicio de Qali Warma tiene dos componentes: i) alimentario; y, ii) educativo. El componente alimentario, que es materia del presente caso, está directamente asociado con la provisión del servicio, adecuado a los hábitos de consumo local, y con los contenidos nutricionales según los grupos de edad. En esta línea, la dosificación de la alimentación se da de manera diferenciada, según quintiles de pobreza. Así, en los colegios ubicados en distritos de menores quintiles (I y II), se otorgan 2 comidas (desayuno y almuerzo), mientras que en otros distritos (quintiles III, IV y V), se otorga sólo una comida (desayuno).

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Qali Warma tiene dos modalidades de atención: i) entrega de raciones preparadas; y, ii) entrega de canastas de productos. En la entrega de raciones, que nos ocupa el caso, los proveedores se encargan de la preparación diaria de los desayunos, y almuerzos en los casos que corresponde, y los entregan en las instituciones educativas hasta treinta minutos antes del horario establecido para el consumo.

Identificación de productos, procesos y actividades: Para realizar la acción simultánea bajo el enfoque por procesos, una vez revisada y analizada la información obtenida, identificamos los productos, procesos y actividades que serán evaluadas. El producto elegido es: “Brindar el servicio de gestión de raciones preparadas” y los procesos que intervienen en su operatividad son: 1. 2. 3. 4.

Conformación de Comités de Alimentación Escolar (CAE). Asistencia técnica a los CAE. Provisión del servicio alimentario. Supervisión y monitoreo. 8

De estos procesos, el seleccionado para la acción simultánea es la “Provisión del servicio alimentario”, cuyas actividades son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Adjudicación de los servicios alimentarios; Reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE; Comité de compra (CC) recepciona el expediente y solicita la transferencia de recursos; La unidad territorial valida el expediente y/o remite a la unidad de transferencias; y, La sede central transfiere los recursos y los CC realizan el pago. Teniendo en cuenta que el principal problema que el programa pretende afrontar es la inadecuada ingesta de alimentos en cantidad y calidad; y, que los problemas reportados a través de medios de prensa, suceden en la entrega de alimentos a los niños y niñas, se ha determinado que la acción simultánea será realizada a la actividad de “Reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE”, cuyas tareas comprenden: i) la recepción; ii) la distribución; y, iii) el consumo de las raciones alimentarias por los niños y niñas usuarios del programa.

Selección de la muestra El equipo de acción simultánea ha considerado elegir una muestra para efectuar el servicio de control, toda vez que el programa brinda el servicio alimentario en instituciones educativas de nivel pre –escolar y primaria a nivel nacional. Para ello obtuvo información de las zonas e instituciones educativas donde se ha reportado mayores problemas. Con esta información, define que son cinco las instituciones educativas de nivel inicial (especificar zona, distrito, provincia, departamento) que estarán en el alcance de la acción simultánea.

Objetivo: Con base en la información obtenida y el análisis efectuado, se define que el objetivo de la acción simultánea es determinar si el reparto de los servicios alimentarios con el apoyo de los CAE, en las instituciones educativas de nivel inicial (de las zonas determinadas), que comprende la recepción, distribución y consumo, se realiza cumpliendo la normatividad vigente para la cogestión de los CAE, y el contrato. 2.

Ejecución En el proceso de ejecución, efectuamos tanto la verificación documental como la verificación física.

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Verificación documental: Revisamos los documentos vinculados a la actividad materia de acción simultánea, entre ellos principalmente:  La programación de distribución de raciones en las II.EE. seleccionadas.  El padrón de beneficiarios de las II.EE. seleccionadas.  El contrato suscrito con el proveedor de las raciones alimenticias, a fin de verificar los términos y condiciones en que serán distribuidos.  La Ficha Técnica que contiene el detalle de la composición de las raciones alimenticias que serán entregadas a los niños y niñas del programa. En el caso que presentamos, la ficha técnica señala que la ración alimenticia está compuesta por 01 vaso bebible de harina de trigo y 01 pan con queso.

Verificación física: El equipo de acción simultánea inspecciona durante su ejecución, las tareas de recepción, distribución y consumo de las raciones preparadas, por los niños y niñas usuarios del programa. Gráfico N° 01 Fases del reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE 1. Recepción

Proveedor – CAE

2. Distribución

3. Consumo

CAE – Niños (as)

El integrante del equipo de acción simultánea, desarrolla sus procedimientos, observando las acciones que despliegan el proveedor, los miembros del CAE y personal del centro educativo, durante las cuales advierte los siguientes hechos:

Recepción de raciones: Se advierte que el proveedor entrega las raciones preparadas a profesores que no son miembros del CAE; y que las raciones no cumplen con las especificaciones de las fichas técnicas de alimentos y de producción de receta diarias, como se muestra:

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Alimentos que se deben entregar a los niños(as) según Fichas Técnicas o 01 vaso bebible de harina de trigo con leche o 01 pan con queso

Alimentos que el proveedor entrega para distribuirlo a los niños(as) usuarios o 01 vaso de bebible de harina de trigo sin leche o 01 pan

Pese a esta situación, los profesores recepcionan las raciones preparadas, para su distribución a los niños y niñas de la II.EE..

Distribución de raciones a los niños y niñas usuarios del programa: Durante el proceso de distribución de las raciones alimenticias a los niños y niñas de la II.EE., se advierte que los miembros del CAE no adoptan medidas para efectuar buenas prácticas de manipulación de los alimentos, pues no cuentan con gorros, mandiles, guantes ni mascarillas, que eviten contaminar los alimentos durante su entrega.

Consumo de raciones por los niños y niñas usuarios del programa: Una vez que los alimentos son entregados a cada niño y niña de la II.EE., se observa que el ambiente destinado al consumo de alimentos del programa no son adecuados, no brinda las condiciones de higiene y salubridad, los niños y niñas no han realizado acciones de aseo de manos de manera previa a la recepción y consumo de las raciones alimenticias. Asimismo, se aprecia que el CAE no motiva a los niños y niñas al consumo de toda la ración que se les distribuye, observando que los alimentos quedan esparcidos en los ambientes destinados para su consumo. 3.

Elaboración del informe: Los hechos y los riesgos advertidos, que podrían afectar el cumplimiento de los objetivos del programa, se presentan en el Informe de Acción Simultánea, en la estructura que se muestra a continuación: Hecho 1: Proveedor entrega raciones alimenticias a profesores que no son miembros del CAE; y estas raciones no cumplen con las especificaciones de las fichas técnicas. Criterio:  Resolución Ministerial N° 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba la Directiva N° 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones para la Cogestión del Servicio Alimentario del Programa

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Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social“.  Resolución de Dirección Ejecutiva N° 2031-2013-MDIS/PNAEQ, de 17 de diciembre del 2013, modificada con Resolución de Dirección Ejecutiva N° 1031-2014-MIDIS/PNAEQW, de 10 de abril del 2014, que aprueba el “Manual de Compras del modelo de cogestión para la atención del servicio alimentario del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali warma”. VI. Ejecución contractual. Riesgo: Podría efectuarse pagos al proveedor, pese a los incumplimientos reiterados en el servicio de provisión de raciones alimenticias, según el contrato. Hecho 2: Distribución de raciones alimenticias sin efectuar buenas prácticas de manipulación Criterio: Resolución Ministerial N° 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba la Directiva N° 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones para la Cogestión del Servicio Alimentario del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social", 6.6. De la distribución y el servido de los alimentos. Riesgo: Afectaría el estándar nutricional diario y la salud de los niños y niñas usuarios del programa. Hecho 3: Consumo incompleto de raciones alimenticias y omisión de higiene previa a su consumo. Criterio: Resolución Ministerial N° 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba la Directiva N° 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones para la Cogestión del Servicio Alimentario del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social", 6.7. De la vigilancia del consumo de los alimentos. Riesgo: Afectaría la capacidad de atención de los niños y niñas en la jornada educativa diaria. Comunicación de los riesgos identificados al Titular de la Entidad El informe de acción simultánea al Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma, es remitido al Titular de la entidad, a fin que adopte las medidas correspondientes respecto a los riesgos identificados.

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4.2. Caso 2: “ Acción simultánea en la Fase de Selección del Proceso de Contratación” CASO 2 “PROCESO DE CONTRATACIÓN” ACCIÓN SIMULTÁNEA EN LA “FASE DE SELECCIÓN DEL PROCESO PARA LA ADQUISICIÓN DE COMPUTADORAS PARA EL PROGRAMA LOS FAROLES” A continuación desarrollaremos un caso práctico de aplicación de la acción simultánea al sistema administrativo3 de abastecimiento. La finalidad del proceso de contratación es que la Entidad seleccione a la persona natural o jurídica que presente la mejor propuesta para la satisfacción de sus necesidades, siguiendo el procedimiento establecido en la normativa sobre contratación pública que busca maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones, de manera que éstas se efectúen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad. El proceso de contratación en el marco de la normativa de contratación pública está compuesto por tres fases o etapas: i) Actos Preparatorios; ii) Selección; y, iii) Ejecución contractual. El caso que presentamos para el ejercicio de la acción simultánea es una Licitación Pública convocada por el Programa Los Faroles para la adquisición de computadoras, cuya finalidad es cubrir la necesidad que tiene este programa de contar con dichos equipos. Es decir, el producto final del proceso es obtener las computadoras para implementar el Programa Los Faroles. La acción simultánea se desarrollará en sus tres etapas: planificación, ejecución y elaboración del informe. 1.

Planificación La primera acción es identificar el proceso de selección que será objeto de acción simultánea. En nuestro ejemplo, de la revisión previa al Plan Anual de Contrataciones (PAC) aprobado de la entidad hemos elegido la licitación pública para la adquisición de computadoras para el Programa Los Faroles. Para seleccionar este proceso de contratación, hemos considerado dos aspectos4, la materialidad del proceso de selección, cuyo valor referencial asciende a S/.3,222,120.30, y el hecho de que en el ejercicio anterior la entidad había

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Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Artículo 46°] 4 El evaluador puede considerar además otros aspectos que sean relevantes.

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convocado a este proceso sin éxito, pues luego de haber sido declarado nulo, fue cancelado, sin concretar el objetivo.

Identificación de procesos y actividades: Ubicamos el proceso de contratación identificado bajo el enfoque por procesos: El Macro proceso es el Sistema Nacional de Abastecimiento. El Proceso es el Proceso técnico de obtención (bienes y servicios) Los Sub procesos son los siguientes: o Necesidad de contratar. o Organización de las contrataciones. o Bases y convocatoria. o Evaluación de postores y otorgamiento de la buena pro. o Suscripción del contrato. o Ejecución del contrato. o Conformidad de la prestación. El Sub proceso seleccionado para la acción simultánea es la “Evaluación de postores y otorgamiento de la buena pro”, cuyas actividades son las siguientes: -

Presentación de propuestas. Admisibilidad de la propuesta técnica. Admisibilidad de la propuesta económica. Evaluación de propuestas. Determinación de puntajes. Otorgamiento de buena pro. Consentimiento de la buena pro.

Objetivo: Con base en la información obtenida y el análisis efectuado, se define que el objetivo de la acción simultánea es determinar si la selección y otorgamiento de la buena pro se realiza cumpliendo las bases administrativas y, la normativa de contratación pública. 2.

Ejecución En el proceso de ejecución, efectuamos tanto la verificación documental como la verificación física.

Verificación documental: Revisamos los documentos vinculados a la actividad materia de acción simultánea, entre ellos principalmente: Los términos de referencia formulados por el área usuaria. Registro de participantes. 14

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Las consultas y observaciones formuladas por los postores, así como la absolución de las mismas. La elevación de observaciones e implementación del pronunciamiento, de haberse producido. Las bases integradas.

Verificación física: El equipo de acción simultánea participa de manera presencial en las actividades de presen...