Sistemas de capacitación en las empresas. Tendencias de la capacitación moderna PDF

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Trabajo de investigación...

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“Sistema de Capacitación en las Empresas y Nuevas tendencias de Capacitación”

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACION ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS I MSC. JUAN CARLOS ROJAS VARGAS

“Sistema de Capacitación en las Empresas y Nuevas tendencias de Capacitación”

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“Sistema de Capacitación en las Empresas y Nuevas tendencias de Capacitación”

Índice. Objetivos……………………………………………………………………… 3 Introduccion………………………………………………………………….. 4 Concepto de Capacitación…………………………………………………… 5 Procesos de Capacitación…………………………………………………….. 6 Tipos de Capacitación………………………………………………………... 6 Técnicas de Capacitación…………………………………………………….. 6 Diseño del Programa Capacitación………………………………………… 7 Evaluación del programa de capacitación………………………………….. 9 Caso ICE……………………………………………………………………… 12 Conclusiones del Caso ICE………………………………………………….. 14 Nuevas tendencias de Capacitación…………………………………………. 15 Bibliografía…………………………………………………………………… 17

Objetivos del trabajo

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Objetivo general: Analizar y desarrollar el concepto de capacitación como recurso técnico para aumentar la productividad y el eficaz cumplimiento de los objetivos dentro de las organizaciones.

Objetivos específicos: Explicar en qué consisten las capacitaciones dentro de una organización y cuáles son los beneficios de su aplicación. Citar las diferentes etapas que conforman el proceso de una capacitación. Explicar los diferentes tipos de capacitaciones desarrolladas en el estudio de la administración. Conocer las mejores técnicas que deben ser aplicadas en las capacitaciones para obtener mejores resultados. Realizar una pequeña investigación en alguna empresa donde se den capacitaciones. Hacer una entrevista y consultar cuáles son las prácticas que se llevan a cabo en la empresa en materia de capacitaciones. Explicar las nuevas tendencias de capacitaciones de las que gozamos en la contemporaneidad.

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Introducción

El término capacitación se utiliza con mucha frecuencia; son conocimientos teóricos y prácticos que incrementan el desempeño de las actividades de un colaborador dentro de una organización. En la actualidad, la capacitación en las organizaciones es de gran importancia porque contribuye al desarrollo de los colaboradores a nivel personal y profesional. Las organizaciones desde siempre han buscado provocar un incremento en la productividad y en la calidad de trabajo, aumentar la rentabilidad de la organización, desarrollar una alta moral en cada uno de los colaboradores de la organización, reducir la costosa necesidad de supervisión, ayudar a prevenir accidentes en el trabajo, mejorar la estabilidad de la organización y su flexibilidad, lograr que los colaboradores se sientan identificados con la organización, entre otros objetivos; este deseo de alcanzar los objetivos mencionados anteriormente, ha llevado a los gerentes y administradores de las empresas a realizar un conjunto de cambios tanto en los métodos de producción, como en la estructura organización y también en la cultura de la organización. Estos cambios no se pueden dar de manera abrupta y es necesario, casi obligatorio, que se dé un proceso de aprendizaje, donde los individuos entiendan el porqué del cambio y no crean que se trate solo de un capricho de su jefe. Es debido a esto que se ha desarrollado este concepto de “capacitar”, a tal punto que podemos hablar hoy en día en tendencias de capacitaciones, o maneras de capacitar; todo con el fin de que los individuos que trabajan para una organización, puedan responder con mayor velocidad y eficiencia a los cambios que desean efectuarse en las prácticas de una organización para poder cumplir las metas y objetivos de la mejor manera posible.

CONCEPTO DE CAPACITACIÓN Se considera que la capacitación es un medio para apalancar el desempeño en el trabajo. Ha sido entendida como el proceso mediante el cual se prepara a la persona para que desempeñe con excelencia las tareas específicas del puesto que ocupa, esto cuando ya es un empleado que labora para la empresa, el colaborador debe estar en constante aprendizaje y

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actualización de sus conocimientos para desempeñar el puesto que posee. Desde otro punto de vista, la capacitación es el proceso de enseñar a los nuevos empleados las habilidades básicas que necesitan para desempeñar su trabajo, esto en un proceso de selección y contratación de nuevos colaboradores para la empresa. Por otro lado es importante diferenciar que la capacitación se orienta al presente, se enfoca en el puesto actual y pretende mejorar las habilidades y las competencias relacionadas con el desempeño inmediato del trabajo. En cambio el desarrollo de las personas, en general, se enfoca en los puestos que ocuparán en el futuro en la organización y en las nuevas habilidades y competencias que requerirán ahí. En este caso los dos, la capacitación y el desarrollo son procesos de aprendizaje. Aprendizaje por su lado, es un cambio en el comportamiento de la persona en razón de que incorpora nuevos hábitos, actitudes, conocimientos, competencias y destrezas. La persona, por medio de la capacitación y del desarrollo, asimila información, aprende habilidades, desarrolla actitudes y comportamientos diferentes y elabora conceptos abstractos. Es importante que los planes de capacitación se concentren en transmitir al colaborador información acerca de la organización, sus políticas y directrices, las reglas y los procedimientos, la misión y la visión organizacionales, sus productos/servicios, sus clientes, sus competidores, etc. Esta información sirve de guía al comportamiento de las personas y las vuelve más eficaces. También otros programas de capacitación se concentran en desarrollar las habilidades de las personas para capacitarlas mejor para su trabajo. Otros más buscan el desarrollo de nuevos hábitos y actitudes para lidiar con los clientes internos y externos, con el trabajo propio, con los subordinados y con la organización. Por último, otros programas se ocupan de elaborar conceptos y elevar el nivel de abstracción de las personas para que puedan pensar, razonar, juzgar, decidir y actuar en términos más amplios. Los programas de capacitación de las organizaciones deben ser incluyentes, cuando desarrollan las habilidades de las personas también transmiten información y, simultáneamente, motivan nuevas actitudes y conceptos. Estos programas a su vez deben buscar cambiar las actitudes reactivas y conservadoras de las personas por actitudes proactivas e innovadoras con el propósito de mejorar su espíritu de equipo y su creatividad. Estos programas de capacitación están dirigidos a distintas áreas. Lo que las divide en tipos de capacitación los cuales tienen un proceso también diferentes técnicas para aplicarlas.

Procesos de Capacitación: La capacitación es un proceso cíclico y continuo que pasa por cuatro etapas: 1. El diagnóstico consiste en realizar un inventario de las necesidades o las carencias de capacitación que deben ser atendidas o satisfechas. Las necesidades pueden ser pasadas, presentes o futuras.

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2. El diseño consiste en preparar el proyecto o programa de capacitación para atender las necesidades diagnosticadas. 3. La implantación es ejecutar y dirigir el programa de capacitación. 4. La evaluación consiste en revisar los resultados obtenidos con la capacitación

Tipos de capacitación Capacitación para el trabajo: Va dirigida al trabajador que va a desempeñar una nueva actividad, ya sea por ser de reciente ingreso o por haber sido promovido o reubicado dentro de la misma empresa. Se divide a su vez en:  Capacitación de preingreso: Se hace con fines de selección y busca brindar al nuevo personal los conocimientos, habilidades o destrezas que necesita para el desempeño de su puesto.  Capacitación de inducción: Es una serie de actividades que ayudan a integrar al candidato a su puesto, a su grupo, a su jefe y a la empresa, en general. Capacitación promocional. Busca otorgar al trabajador la oportunidad de alcanzar puestos de mayor nivel jerárquico. Capacitación en el trabajo. Es una serie de acciones encaminadas a desarrollar actividades y mejorar actitudes en los trabajadores. Se busca lograr la realización individual, al mismo tiempo que los objetivos de la empresa. Busca el crecimiento integral de la persona y la expansión total de sus aptitudes y habilidades, todo esto con una visión de largo plazo. El desarrollo incluye la capacitación, pero busca principalmente la formación integral del individuo, la expresión total de su persona.

Técnicas de capacitación Existe una amplia variedad de métodos o técnicas para capacitar al personal que ocupa puestos no ejecutivos. Ninguna técnica es siempre la mejor, el mejor método depende de:  La efectividad respecto al costo  El contenido deseado del programa  La idoneidad de las instalaciones con que se cuenta  Las preferencias y la capacidad de las personas  Las preferencias y la capacidad del capacitador  Los principios de aprendizaje a emplear.

Las técnicas de capacitación más comunes son las siguientes: Capacitación en el puesto: En este método la persona aprende una tarea o una destreza mediante su desempeño real. Consiste en asignar a nuevos empleados a los trabajadores o a los supervisores experimentados que se encargan de la capacitación real. Existe varios tipos de capacitación en el puesto los más conocidos son:

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a. Instrucción directa en el puesto: En la que el trabajador recibe la capacitación en el puesto de parte de un trabajador experimentado o el supervisor mismo. Se busca que los nuevos trabajadores adquieran la experiencia para manejar la maquina o a ejecutar varias tareas observando al supervisor. Este método se aplica mas para capacitar maquinistas y operarios. b. Rotación de puesto: En la que el empleado pasa de un puesto a otro en periodos programados para conocer las diferentes actividades que se desarrollan en el proceso general, ya sea productivo o administrativo. Este método es más aplicable para capacitar supervisores y administrativos.

Diseño del Programa de Capacitación Un programa de capacitación en términos generales tiene las siguientes etapas para su formulación y ejecución:  Definir o determinar la denominación de curso.  Definir los objetivos de la capacitación, es decir que se va a lograr con ello.  Definir el contenido temático del curso, que temas abordara.  Prever los medios y recursos didácticos, que materiales y soporte tecnológico se necesitara.  Determinar la duración y el cronograma de desarrollo.  Establecer los conocimientos previos, experiencia u otros requisitos que deben cumplir los participantes.  Prever al personal de instructores, prever la relación de expositores.  Diseñar el sistema de evaluación, determinar la evaluación en función de los objetivos del curso.  Definir los objetivos de la capacitación: Los objetivos de la capacitación se formularan en función a las necesidades detectadas y estas pueden ser: mejorar el clima organizacional, incrementar la productividad, disminuir accidentes, aminorar los rechazos, pedidas o productos fallados, elevar la calidad de los productos, mejorar el uso de los insumos y materia prima, mejorar el desempeño, mejorar los procesos de trabajo, mejorar la atención al cliente, disminuir o reducir accidentes, etc.  Prever los accidentes de enseñanza y el soporte tecnológico

Para la ejecución de la capacitación y el entrenamiento es necesario tener en cuenta las siguientes necesidades: Infraestructura: Salas de conferencia o de reuniones, sala de proyecciones o de simulación, talleres de ejercicios y práctica, bibliotecas/videotecas, oficinas o ambientes administrativos.

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Requisitos de materiales: Equipos de computación, proyectores, videos, equipos de sonido, juego o simuladores, televisores, retroproyectores, pizarras, láminas, motas, tizas o plumones, etc. Prever el personal de instructores y de apoyo: Para el desarrollo es necesario definir quiénes serán los responsables de la organización, conducción y evaluación de la capacitación y entrenamiento. Lo que implica la designación de un jefe o administrador de capacitación, quien estará a cargo de todas las actividades, asimismo contara con un coordinador quien se encargara de apoyar todas las actividades relacionadas con la capacitación asimismo es necesario definir anticipadamente la relación de capacitadores, profesores o instructores, quienes deben ser personas idóneas con experiencia y conocimientos suficientes que garanticen una buena capacitación del personal. Los capacitadores deben tener las siguientes características: conocimiento del tema, flexibilidad, adaptabilidad, sinceridad, sentido del humor, interés por el alumno, didáctica clara y apropiada, puntualidad y entusiasmo. Diseñar el contenido temático: Al diseñar un programa de capacitación, los gerentes deben tomar en cuenta dos condiciones previas para el aprendizaje: disposición y motivación. Además es preciso considerar los principios de aprendizaje a fin de crear un entorno que conduzca al aprendizaje, estos principios incluyen el establecimiento de metas, la plenitud del significado, el modelado, las diferencias entre las personas, la práctica activa, el aprendizaje desmesurado frente al global, el aprendizaje distribuido, la retroalimentación y las recompensas y refuerzos. En esta etapa se estructura los temas que ha de contener el curso y se hace de conocimiento de los alumnos, en esta etapa se consideran los horarios, los temas, los contenidos, la duración de las horas lectivas, la secuencia de las clases, etc., lo cual permite programar la forma como ha de desarrollarse las clases. Programar la evaluación: Existen 4 criterios básicos para evaluar la capacitación: Reacciones: Como reacciono el personal después de la capacitación, referente al contenido y al proceso en general. Aprendizaje: En qué medida ha incrementado sus conocimientos y ha desarrollado habilidades y destrezas. Comportamiento: Como actúa el personal después de la capacitación, ha habido cambios o es igual que antes, que comentarios se oye, como ha variado las relaciones interpersonales, cual es la actitud ante la supervisión, cual es el compromiso, puntualidad, responsabilidad con las metas y objetivos de la empresa. Resultados o costo beneficio: Como ha variado los accidentes, la producción, la calidad de los productos, en general la productividad y la rentabilidad, en qué resultados concretos esto beneficia a la organización y esto se puede hacer observando o midiendo sobre los siguientes aspectos.  Aumento de eficiencia y eficacia organizacional  Incremento de la productividad y la rentabilidad organizacional

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 Mejoramiento de la atención al cliente y la imagen de la empresa  Mejoramiento del clima organizacional y de las relaciones entre la empresa y los empleados  Facilidad en los cambios y en la innovación de los procesos  Mejoramiento de la calidad de los productos y/o servicios  Reducción del ciclo de la producción, de mermas y desperdicios  Reducción del índice de accidentes e incidentes de seguridad  Reducción del índice de mantenimiento de máquinas y equipos EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN La etapa final del proceso de capacitación es la evaluación de los resultados obtenidos, mediante este proceso se puede responder a las siguientes preguntas: ¿Qué estamos obteniendo de los programas de capacitación? ¿Estamos usando productivamente nuestro tiempo y nuestro dinero? ¿Hay alguna manera de demostrar que la formación que impartimos es la adecuada? La capacitación debe evaluarse para determinar su efectividad. La experiencia suele mostrar que la capacitación muchas veces no funciona como esperan quienes creen e invierten en ella. Los costos de la capacitación siempre son altos en términos de costos directos y, aún más importantes, de costos de oportunidad. Los resultados, en cambio, suelen ser ambiguos, lentos y en muchos casos, más que dudosos. La evaluación debe considerar dos aspectos principales: 1. Determinar hasta qué punto el programa de capacitación produjo en realidad las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados. 2. Demostrar si los resultados de la capacitación presentan relación con la consecución de las metas de la empresa. En este punto existen diferentes modelos, los cuales ya fueron mencionados anteriormente, para evaluar hasta qué punto los programas de capacitación mejoran el aprendizaje, afectan el comportamiento en el trabajo, e influyen en el desempeño final de una organización. Por desgracia pocas organizaciones evalúan bien sus programas de capacitación. Las etapas de evaluación de un proceso de capacitación: En primer lugar es necesario establecer normas de evaluación antes de que se inicie el proceso de capacitación. Es necesario también suministrar a los participantes un examen anterior a la capacitación, la comparación entre ambos resultados permitirá verificar los alcances del programa. Si la mejora es significativa habrá logrado sus objetivos totalmente, si se cumplen todas las normas de evaluación y existe la transferencia al puesto del trabajo. (Arthur Sherman)

Normas de evaluación: 1. Examen anterior al curso 2. Empleados capacitados

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3. Examen posterior al curso 4. Transferencia al puesto 5. Seguimiento Los criterios (niveles) que se emplean para evaluar la efectividad de la capacitación, se basan en los resultados que se refieren a: Reacciones: ¿Gustó el programa a los participantes? Aprendizaje: ¿Qué y cuánto aprendieron los participantes? Comportamiento: ¿Qué cambios de conducta de trabajo han resultado del programa? Resultados: ¿Cuáles fueron los resultados tangibles del programa? ROI: El retorno de la inversión, a través del cual se mide la relación costo - beneficio de un programa de capacitación. Reacción: Los enfoques más comunes y sencillos para evaluar la capacitación, es basarse en la reacción de los participantes una vez finalizada la actividad. Se puede definir la reacción como el grado en que los participantes disfrutaron del programa de entrenamiento; o sea, deben evaluarse sólo los sentimientos, ningún aprendizaje. El propósito de esta etapa es recaudar las opiniones de los participantes sobre distintos temas tratados en el curso, y su contexto. Esto se puede realizar mediante la utilización de diversas herramientas como ser: Cuestionarios, entrevistas, discusiones (abiertas o cerradas, individuales o grupales), etc. Las personas entrenadas responden de alguna de estas maneras para evaluar el entrenamiento, así las partes que no les gustaron pueden mejorarse. Aprendizaje: Consiste en ver si en realidad los participantes aprendieron algo en términos de conocimientos, actitudes y habilidades. El aprendizaje ha tenido lugar cuando las actitudes han cambiado, el conocimiento se ha incrementado o las habilidades han aumentado. Es importante medir el aprendizaje porque, a menos que uno o más de estos objetivos se hayan alcanzado no se debe esperar ningún cambio de conducta. Si evaluamos el cambio de conducta y no el aprendizaje, es muy probable arribar a conclusiones erróneas. Esta evaluación es mucho más difícil y lleva más tiempo que la de reacción. La evaluación del aprendizaje es más importante porque mide la efectividad del formador para aumentar los conocimientos y/o cambiar las actitudes de los participantes. Muestr...