Structuring The Interview PDF

Preview

Summary

A. Opening the Interview Pembukaan interview menetapkan suasana untuk wawancara dan mempengaruhi kesediaan dan kemampuan untuk melampaui interaksi level 1. Pembukaan interview menentukan suasana yang akan terjadi selama wawancara apakah berlanjut dengan baik atau berhenti sebelum waktunya. Pembukaan...

Description

A. Opening the Interview Pembukaan interview menetapkan suasana untuk wawancara dan mempengaruhi kesediaan dan kemampuan untuk melampaui interaksi level 1. Pembukaan interview menentukan suasana yang akan terjadi selama wawancara apakah berlanjut dengan baik atau berhenti sebelum waktunya. Pembukaan yang buruk akan mengarah pada defensive climate dengan respons yang dangkal, tidak jelas, dan tidak akurat. Fungsi utama pada pembukaan adalah memotivasi kedua pasangan untuk berpartisipasi dengan baik dan berkomunikasi lugas dan akurat. Motivasi adalah mutual product dari interviewer dan interviewee, sehingga setiap pembukaan harus berupa dialog bukan monolog. Interviewer dapat memberikan kesempatan untuk mengatakan responnya untuk pertanyaan seperti “bagaimana kabarmu?” atau “apakah anda ingin pergi ke toilet terlebih dahulu?”

a.

The Two-Step Process Pada saat pembukaan terdapat dua proses tahap yaitu membangun hubungan dan mengarahkan pihak lain yang mendorong partisipasi aktif dan kemauan untuk melanjutkan ke dalam inti wawancara. Inti dari wawancara dan bagaimana kontennya tergantung pada tipe wawancara, situasi, hubungan, dan referensi. - Establish Rapport Rapport adalah proses membangun dan mempertahankan hubungan antara interviewer dan interviewer dengan menciptakan perasaan niat baik dan kepercayaan. Tahap ini dapat dimulai dengan perkenalan, salam singkat, atau dengan gerakan nonverbal. Pertimbangkan untuk membawa pertanyaan pribadi (bagaimana semester kemarin?) dan obrolan dengan humor yang baik dan sesuai. Dalam pembukaan tentukan situasi verbal dan nonverbal pada teknik rapportbuilding tergantung interview yang terjadi. Pembukaan harus diperhatikan baik baik tahapannya. Jangan menyebutkan orang lain, limitasi humor atau pembicaraan kecil saat menghadapi situasi formal, dan tidak diperkenankan untuk memberikan kata-kata manis yang akan menurunkan performa wawancara.

- Orient the other party

Orientasi biasanya adalah langkah kedua dalam pembukaan. Pada tahap ini dapat menjelaskan tujuan, durasi, sifat wawancara, bagaimana informasi akan digunakan, dan bagaimana atau kenapa pasangan ini di wawancara. Mempelajari masing-masing situasi dengan baik untuk menentukan tingkat dan sifat orientasi yang penting. Pada tahap ini hal yang dapat diperhatikan adalah tidak memberi asumsi kepada interviewee. Pastikan dalam tahap ini orientasi adalah hal yang mutual jadi masingmasing pasangan harus mengetahui satu sama lain dan mengetahui ekspektasi selama interview. Rapport dan orientasi terkadang dicampur dan mengurangi relational uncertainty. Pada penghujung pembukaan, kedua pasangan dapat waspada pada kesamaan yang penting, hasrat mengambil alih wawancara, tingkat kehangatan atau rasa pertemanan, bagaimana kontrol di bagikan dan level kepercayaan. Pembukaan yang tidak memadai dapat menyulitkan salah satu pasangan dan membuat masalah dalam interview.

b. Opening Techniques Pembukaan akan membangun kedekatan, berorientasi pada pihak lain, dan memberikan pembukaan yang lengkap. ● State the Purpose Teknik ini menjelaskan kenapa anda melakukan wawancara. I-ter harus menahan tujuan tertentu sampai i-ter mendapat jawaban yang jujur, memotivasi itee agar mengambil bagian dalam interview, dan menghindari pembelaan diri. Contoh: Saya akan melakukan pemungutan suara untuk menentukan bagaimana pemilih yang terdaftar belajar ketika pemilihan semakin dekat. ● Summarize a Problem Teknik ini tahap mengetahui dimana opening harus berhenti dan berlanjut pada tahap selanjutnya. Teknik ini sesuai ketika i-tee tidak menyadari masalah, samar-samar menyadarinya, atau tidak mengetahui detail. Contoh: Sebagaimana kamu tahu, kami mulai memasang iklan layanan fotografi sekitar setahun yang lalu. Pada awalnya ini bekerja dengan sangat baik, tetapi dalam beberapa bulan terakhir ini kami membutuhkan waktu lebih lama

untuk mendapatkan gambar, biaya telah meningkat hampir 20 persen. Saya ingin anda mengetahui hal ini.

● Explain How a Problem Was Discovered Teknik ini menjelaskan bagaimana sebuah masalah dideteksi oleh siapa. Jujur dan spesifik dalam menjelaskan informasi tanpa menempatkan i-tee untuk bersikap membela diri. Contohnya: Semalam Gretchen kembali ke gedung untuk mengambil beberapa bahan untuk presentasi, dan dia menemukan pintu depan disangga terbuka dengan sepotong kayu, pintu ruang printer terbuka, dan laboratorium komputer mahasiswa pascasarjana tidak terkunci. Kita perlu memikirkan keamanan setelah jam kerja.

● Offer an Incentive or Reward Insentif bisa efektif jika menarik bagi i-tee. Banyak promosi dagang menyertakan hadiah untuk memotivasi orang untuk berpartisipasi, akan sulit meyakinkan responden bahwa Anda sedang melakukan penelitian, jurnalistik, atau wawancara survei jika Anda menawarkan insentif. Contoh: Saya sedang mencari seorang murid yang tertarik dalam penelitian jangka panjang mengenai kebiasaan meminum mahasiswa. Jadi saya menghubungi mahasiswa baru seperti anda. Imbalannya saya akan memberikan bayaran sebesar $5.00 setiap minggu untuk setiap laporan yang dikirim. Laporan membutuhkan 15 menit untuk diselesaikan.

● Request for Advice Assistance Teknik ini merupakan pembuka interview umum karena bantuan merupakan apa yang dibutuhkan i-ter. Pastikan kebutuhannya jelas, tepat, dan itee puas. Tuluslah dalam meminta saran. jangan menggunakan celah ini sebagai teknik untuk tujuan lain seperti membangun jaringan, menaiki jenjang, meningkatkan ego seseorang, atau menyanjung atasan.

Contoh: Saya mengajar besok pada teori disonansi kognitif dalam kursus persuasi. Maukah anda memberikan saya beberapa petunjuk? Saya tahu anda telah menyelesaikan teori ini.

● Refer to the Known Position of the Interviewee Teknik ini mengidentifikasi posisi i-tee dalam suatu masalah. Masalahnya terjadi saat posisi yang diketahui tidak akurat. Contoh: Saya tahu posisi Anda tentang pekerjaan kredit tambahan dalam kuliah Anda, tetapi saya ingin mengajukan pengecualian.

● Refer to the Person Who Sent You to The Interviewee Rujukan adalah cara untuk menghubungkan secara positif dengan pihak lain. Jangan pernah menggunakan nama seseorang tanpa izin dalam interview, dan pastikan orang yang Anda sebutkan mengirimi Anda kepada i-tee tersebut. Pastikan jika i-tee mengetahui, menghormati, dan menyukai orang yang ingin Anda sebutkan. Itu bisa memalukan atau masalah setelah menggunakan nama yang i-tee tidak kenal atau tidak sukai. Contoh: Saya sedang mempertimbangkan karir dalam hubungan manajemen tenaga kerja, dan penasihat saya, Jared Ortman, mengatakan Anda telah menghabiskan hampir 20 tahun dalam karier tersebut sebelum datang ke perguruan tinggi management. ● Refer to Your Organization Seringkali Anda harus merujuk ke organisasi yang Anda wakili (perusahaan, rumah sakit, lembaga pemerintah, gereja) untuk menunjukkan identitas Anda. Posisi Anda dengan organisasi dapat menentukan siapa yang Anda wawancarai, kapan, di mana, dan mengapa. Menyadari bahwa beberapa pihak wawancara tidak akan menjadi penggemar organisasi Anda, terutama jika Anda mewakili potensi tuntutan hukum, penegakan peraturan, atau penyelidikan hukum.

Contoh: Selamat sore, apakah ini Cintya? Saya Mike dalam Komisi Mayor dalam merevitalisasi lingkungan lama.

● Request a Specific Amount of Time Tanyakan dan minta waktu yang realistis, pada akhir period, baik saat menyelesaikan tugas atau memulai untuk menutup wawancara. berikan kesempatan kepada orang yang diwawancarai untuk melanjutkan wawancara atau menghentikannya, mungkin mengatur pertemuan lain. "Sebentar saja?" mungkin pembukaan wawancara yang paling sering digunakan dan tidak digunakan. Contoh: Sean, apakah kamu mempunyai waktu 10 menit untuk mendiskusikan pendaftar yang bergabung bersama kita untuk makan siang? ● Ask a Question Pertanyaan terbuka, mudah dijawab dapat meningkatkan kepercayaan dan mengarahkan i-tee. Berhati- hati pada Close Questions yang akan dijawab dengan “ya/tidak”. Contoh: Apa yang kamu cari dalam program belajar keluar negeri?, hindari pertanyaan seperti, “Apakah kamu membutuhkan asisten?”, “Apa ada yang bisa saya bantu?”

● Use a Combination Banyak pembukaan dengan teknik kombinasi. Buat pembuka yang sesuai dengan interview dan situasi, hindari penggunaan standard opening. Kita semua adalah makhluk kebiasaan, dan jika suatu teknik bekerja dengan baik sekali, kita dapat menggunakannya untuk berbagai situasi. Yang terpenting, libatkan orang yang diwawancarai dalam pembukaan. Sebagai orang yang diwawancarai, bersikeras untuk memainkan peran aktif sejak awal. Terlalu banyak pewawancara membuat pembukaan monolog di mana orang yang diwawancarai hanyalah pengamat.

c. Nonverbal Communication in Openings

Teknik pembukaan secara verbal juga harus disertai dengan komunikasi nonverbal, hal ini dirasa sangat penting karena perlu menciptakan kesan pertama yang baik. Hal ini dapat menandakan sebuah ketulusan, kepercayaan, kehangatan serta minat interview serta emosi yang dialami. a. Territoriality Ketika anda memasuki ruang lingkup orang lain anda diharapkan untuk menunggu sampai pihak lain memberi isyarat. Seperti kepala mengangguk, anda diharuskan untuk menjaga kontak mata karena hal tersebut menunjukkan kepercayaan. Contohnya jika anda akan memasuki ruangan orang lain anda diharuskan untuk mengetuk pintu terlebih dahulu dan menunggu orang tersebut untuk mempersilahkan anda masuk, seperti menunjuk ke kursi. b. Appearance and dress Penampilan dan cara berpakaian berpengaruh terhadap kesan pertama. Keduanya harus mengkomunikasikan daya tarik, kerapian, kedewasaan profesionalisme dan harus sesuai dengan suasana interview. c. Touch Hati-hati jika berjabat tangan dengan kenalan. Menyentuh bagian yang lain selain di tangan seperti lengan dan pundak umumnya ketika orang tersebut memiliki hubungan yang cukup dekat.

Reading Nonverbal Communication Jangan meremehkan pentingnya komunikasi verbal dan nonverbal, akan tetapi jangan terlalu banyak menafsirkan tindakan semua orang dengan cara yang sama. Lilian Glass membuat katalog 105 “perbedaan bicara” antara pria dan wanita Amerika dalam komunikasi dasar dari segi bahasa tubuh, wajah dan bicara. Ia menemukan bahwa pria cenderung lebih sering menyentuh orang lain, cenderung menghindari kontak mata dan tidak langsung menatap dan memberikan sedikit pujian.

Body of the Interview

Pada interview non-formal dan singkat, anda mungkin mempersiapkan hanya beberapa topik atau pertanyaan dan menjalankannya dari ingatan atau dari selembar kertas catatan. Untuk interview yang agak formal dan lebih panjang, siapkan garis besar dari topik-topik secara rinci atau secara berhati-hati mengutarakan pertanyaan. Untuk interview yang formal, seperti survei, siapkan daftar untuk interview yang berisi seluruh pertanyaan dan kemungkinan jawaban. a. Interview Guide Interview guide atau panduan interview adalah adalah garis besar topik dan subtopik yang terstruktur dengan cermat untuk dibahas selama wawancara. Sebuah panduan akan membantu anda untuk mengembangkan pertanyaan pada bidang/topik yang spesifik, bukan merupakan daftar pertanyaan. Struktur ini memastikan untuk mencakup seluruh topik yang penting dan mencegah untuk melupakan hal-hal yang penting disaat sebuah interview berjalan. Panduan tersebut mungkin akan menyarankan pertanyaan lanjutan dan memisahkan informasi yang relevan dan tidak relevan. Panduan juga membantu dalam mencatat jawaban dan mengingat kembali di kemudian hari. ● Outline Sequence Topical Sequence mengikuti pembagian secara alami dari sebuah topik atau permasalahan. Contohnya, sebuah interview selama mencari lulusan sekolah mungkin akan mengandung kriteria penerimaan, bidang studi, persyaratan gelar, kemampuan, sumber pendanaan, dan informasi dari sekolah dan universitas. Panduan jurnalis biasanya mengandung enam kata kunci: siapa, apa, kapan, di mana, bagaimana, dan mengapa (who, what, when, where, how, and why). Time Sequence memperlakukan topik atau bagian dari topik dalam urutan kronologis. Contohnya seperti disaat seorang interviewer menjelaskan sebuah wisata ke Alaska mungkin akan dimulai dari perjalanan dengan pesawat udara ke Anchorage yang akan dilanjutkan dengan perjalanan dengan bus menuju Taman Nasional Denali, perjalanan dengan kereta dari Denali kembali menuju Anchorage, perjalanan dengan bus menuju Seward dimana terdapat pesta di atas kapal pesiar, dan perjalanan akan dilanjutkan ke selatan menuju Seattle dengan pemberhentian di Valdez, Skagway, Juneau, dan Ketchikan. Space Sequence menyusun topik berdasarkan pembagian ruang: kiri ke kanan, atas ke bawah, utara ke selatan, atau tetangga ke tetangga. Sebuah

petunjuk pelajar untuk kampus perguruan tinggi mungkin akan membawa anda ke gedung kelas, perpustakaan, tempat tinggal, tempat olahraga, dan fasilitas rekreasi. Cause-to-effect Sequence mengatasi sebab dan akibat. Contohnya seperti apa yang menyebabkan penurunan drastis orang yang hadir dalam permainan basket pria, peningkatan dalam penyalahgunaan alkohol dalam kampus, atau fakta bahwa lebih sedikit perusahaan yang mengambil bagian dalam pameran pekerjaan di kampus. Seorang interviewer mungkin akan memulai dengan penyebab dan dilanjutkan ke akibat atau mendiskusikan akibat yang tampak dan melanjutkannya dengan membahas kemungkinan penyebabnya. Problem-solution Sequence mengandung tahap masalah dan tahap solusi. Anda mungkin saja mendiskusikan nilai anda dengan dosen dinilai dengan mengidentifikasikan apa yang anda anggap sebagai masalah lalu mencari solusi untuk meningkatkan nilai kuis dan ujian. Anda mungkin mendiskusikan masalah lutut anda dengan seorang pelatih lalu mendiskusikan cara untuk meringankan masalahnya. ● Developing an Interview Guide Mari kita asumsikan bahwa anda mempertimbangkan untuk pergi safari ke Kenya setelah lulus pada bulan Mei dan sebelum memulai bekerja sebagai seorang wartawan di stasiun televisi Minneapolis. Anda telah menjadwalkan sebuah interview dengan pemandu wisata berpengalaman yang sedang mengatur safari ketiganya di bulan Mei. Pertama, tentukanlah topik utama dari informasi yang anda inginkan, contohnya seperti urutan topik berikut: i.

Biaya

ii.

Kenya sebagai tempat tujuan

iii.

Karakteristik/sifat dari safari

iv.

Kebutuhan Kedua, simpanlah kemungkinan sub-topik di bawah setiap topik utama,

seperti berikut: i.

Biaya a. Transportasi menuju dan dari Amerika Serikat

b. Penginapan c. Makan d. Oleh-oleh e. Tip ii.

Kenya sebagai tempat tujuan a. Keamanan b. Iklim c. Topografi d. Situs yang dapat dikunjungi e. Binatang

iii.

Karakteristik/sifat dari safari a. Berapa hari yang dibutuhkan b. Transportasi di Kenya c. Penginapan di Nairobi dan the bush d. Orang-orang di safari e. Makanan f. Kegiatan

iv.

Kebutuhan a. Bahasa b. Imunisasi c. Kondisi fisik d. Pakaian e. Perlengkapan Ketiga, tentukan apakah ada sub-topik dari sub-topik. Contohnya, anda

mungkin akan ingin mengetahui suhu rata-rata, menu sarapan pada umumnya, keamanan dari teroris dan binatang, latar belakang dari orang-orang di safari, pakaian secara spesifik seperti sepatu, perlengkapan untuk hujan, dan topi. Anda mungkin tidak cukup mengetahui untuk mengembangkan sub-topik di bawah topik

utama,

atau

anda

berlangsungnya interview.

akan

mengetahui

sub-topik

tersebut

selama

b. Interview Schedules ● A non-scheduled interview Interview yang tidak terjadwal biasanya tidak memiliki pertanyaan yang telah dipersiapkan sebelumnya. Jenis interview ini paling cocok digunakan ketika interview akan singkat, bidang informasi sangat luas, orang yang diwawancarai dan tingkat informasi berbeda secara signifikan, orang yang diwawancarai enggan menanggapi atau memiliki ingatan yang buruk, atau hanya ada sedikit waktu persiapan. Interview yang tidak terjadwal memberi kebebasan untuk melakukan probing dan untuk beradaptasi dengan interviewer dan situasi yang berbeda.

● A moderately scheduled interview Interview yang cukup terjadwal berisi pertanyaan utama beserta probingprobing yang mungkin terjadi. Jenis ini memungkinkan adanya kebebasan untuk menyelidiki jawaban dan beradaptasi dengan interviewees yang berbeda, tetapi juga meningkatkan tingkat struktur yang lebih besar, membantu dalam mencatat atau merekam jawaban, dan lebih mudah untuk melakukan atau mereplikasi. Moderately scheduled interview tampak seperti ini: I.

Mengapa Anda tinggal di Jatinangor? ● Kapan Anda memutuskannya? ● Siapa orang yang paling mempengaruhi keputusan Anda? ● Hal apa yang paling mempengaruhi Anda? ● Bagaimana Anda memilih untuk tinggal di Jatinangor?

● A highly scheduled interview Interview yang sangat terjadwal mencakup semua pertanyaan dan katakata yang tepat untuk digunakan dengan setiap orang yang diwawancarai. Jenis ini tidak memungkinkan adanya probing yang tidak direncanakan, perubahan kata, atau penyimpangan dari jadwal. Pertanyaan biasanya tertutup sehingga responden dapat memberikan penjelasan singkat. Interview yang sangat terjadwal mudah untuk direplikasi dan dilakukan, membutuhkan waktu lebih sedikit

daripada interview yang tidak terjadwal dan cukup terjadwal, dan mencegah para pihak dari berkeliaran ke daerah-daerah yang tidak relevan atau menghabiskan banyak waktu untuk satu atau dua topik. Probing haruslah disiapkan sebelumnya. Sebagai contoh: I.

Apakah Anda percaya bahwa permasalahan ini akan lebih baik atau lebih buruk dalam kampanye presiden tahun ini? ● (Jika jawaban lebih baik) mengapa Anda merasa akan ada lebih sedikit masalah tahun ini? ● (Jika jawaban lebih buruk) mengapa Anda merasa akan ada lebih banyak masalah tahun ini?

● A highly scheduled standardized interview Interview yang sangat terjadwal dan terstandarisasi adalah yang paling terencana dan terstruktur. Semua pertanyaan dan pilihan jawaban dinyatakan dalam kata-kata yang identik dan semua interviewee hanya dapat memilih jawaban dari yang telah disediakan. Tidak ada penyimpangan dari jadwal oleh salah satu pihak. Interview yang sangat terstandarisasi dan terjadwal adalah yang termudah untuk dilakukan, direkam, ditabulasi, dan ditiru, sehingga seorang interviewer pemula pun bisa menanganinya. Namun, keluasan informasi dibatasi dan melakukan probing, menjelaskan pertanyaan, dan menyesuaikan dengan interviewee tidak diizinkan. Contoh dari highly scheduled standardized interview: I.

Menurut Anda, siapa yang paling menentukan prioritas dari masalah? ● Murid ● Profesor ● Rektor ● Presiden ● Alumni

● Combination of schedules Pertimbangkanlah kombinasi strategis dari jadwal. Misalnya, gunakan non scheduled approach di menit-menit awal pembukaan, moderate scheduled

approach ketika diperlukan untuk probing dan beradaptasi dengan interviewee, dan highly scheduled standardized approach untuk informasi yang dapat diukur dengan mudah seperti data demografis mengenai usia, jenis kelamin, agama, pendidikan formal, status perkawinan, dan keanggotaan organisasi. Walaupun jadwal biasanya merupakan daftar pertanyaan, dapat berkisar dari garis besar topik hingga naskah. Misalnya, Anda dapat menulis argumen utama untuk wawancara persuasif, instruksi untuk wawancara pemberian informasi, dan pembukaan dan penutupan untuk wawancara survei. c. Question Sequences ● Tunnel Sequence Tunnel sequence, kadang disebut string of beads, merupakan serangkaian pertanyaan serupa, baik terbuka maupun tertutup. Setiap pertanyaan dapat mencakup topik yang berbeda, meminta sedikit informasi tertentu, atau menilai sikap atau perasaan yang berbeda. Tunnel sequence bekerja dengan baik dengan wawancara informal dan sederhana. Tunnel sequence biasanya terdapat di jajak pendapat, survei, wawancara jurnalistik, dan wawancara medis yang dirancang untuk memperoleh informasi, sikap, reaksi, dan niat. ● Funnel Sequence Funnel sequence dimulai dengan pertanyaan yang luas dan terbuka, dan dilanjutkan dengan pertanyaan yang lebih terbatas. Funnel sequence be...