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Summary Dirección de Personas - 3rd Conceptualización...

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DIRECCIÓN DE PERSONAS UD3: LOS PROCESOS DE ENTRADA Y SALIDA DE LAS PERSONAS EN LAS EMPRESAS Preguntas para orientar la lectura y reflexión 1. Argumentos que podrías utilizar para defender dedicar recursos (tiempo, dinero, ...) al proceso de búsqueda, selección e integración.  A partir de ahora, diremos selección para referirnos al proceso completo de búsqueda, selección e incorporación. Arguments that you could use to defend dedicating resources to the search, selection and integration process.

2. Qué es un proceso de selección What is a selection process

3. Cuáles son los objetivos del proceso de selección What are the objectives of the selection process

4. ¿Debería considerarse si el empleado encaja con la cultura de la empresa además de su nivel de conocimientos y habilidades para el puesto concreto? Should it be considered if the employee fits with the culture of the company in addition to their level of knowledge and skills for the particular position?

5. ¿Quién/es deberían tomar las decisiones de contratación e incorporación? Who should make the hiring and incorporation decisions?

6. Fases del proceso completo de selección y reflexión sobre las que se podrían subcontratar a una empresa externa especializada y las que no, argumentando por qué. Phases of the complete process of selection and reflection on those that could be subcontracted to a specialized external company and those that do not, arguing why.

7. Fase de reclutamiento: indicar cuál es su objetivo y las posibles fuentes de reclutamiento. Recruitment phase: indicate what your objective is and the possible sources of recruitment.

8. Fase de selección (identificación de la candidatura más válida entre las disponibles): indicar posibles herramientas a utilizar comentando la fiabilidad y validez de cada una de ellas. Selection phase (identification of the most valid candidate among the available): indicate possible tools to be used, commenting on the reliability and validity of each of them.

9. A la luz de la información disponible sobre cómo debe ser un anuncio de oferta de empleo, revisar los anuncios de las diapositivas. In light of the information available on how an offer advertisement should be employment, review the ads for the slides.

Para empezar, ¿qué y para qué? - Para diseñar adecuadamente un proceso de selección, es fundamental partir del análisis de las necesidades presentes y futuras de la empresa, de las personas que la componen, del puesto de trabajo y de los objetivos de dicho puesto, para lograr así el mayor ajuste posible entre la persona y el puesto. To properly design a selection process, it is fundamental to start from the analysis of the present and future needs of the company, the people who compose it, the job position and the objectives of that position, to achieve the best possible adjustment between the person and the position.

- Derivado de ese análisis de necesidades podemos encontrarnos con que el proceso de selección responde a muchas necesidades distintas; entre ellas: nuevos puestos de trabajo, rotaciones, bajas, accidentes, despidos y ascensos. Derived from this analysis of needs, we can find that the selection process responds to many different needs; amon them: new jobs, rotations, casualties, accidents, layoffs and promotions.

UD3.1 Justificación de su necesidad El objetivo de la gestión de personas, rentabilidad-adaptabilidad-integración, pasa necesariamente por una adaptación persona-puesto. The goal of people management, profitability-adaptability-integration, necessarily involves a person-to-person adaptation.

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Existencia de diferencias Existence of differences - diferencias individuales en las personas I. Aptitudinales (attitude) II. Motivacionales (motivation) - diferencias en los puestos de trabajo I. Contenido (content) II. Condiciones (terms) III. Organización (sector, cultura, actividad)

Oferta y demanda RRHH - Oferta de trabajo: la disponibilidad de trabajadores con las habilidades requeridas para satsifecer la demanda de trabajo de la empresa Job offer: the availability of workers with the required skills to satisfy the company’s job demand

- Demanda de trabajo: número de trabajadores que la organización necesitara en el futuro Job demand: number of workers that the organization will need in the future

- Planificación de RRHH (PRH): es el proceso que emplea una organización para asegurarse de que tiene la cantidad y la clase de personas adecuadas para suministrar un nivel determinado de productos o servicios en el futuro. Las que no lo realizan podrían no ser capaces de cubrir sus necesisdades o podrían tener que recurrir a despidos HR Planning: the process that an organization uses to ensure that is has the right amount and kind of people to provide a certain level of products or services in the future. Those who do not do so may not be able to cover their needs or may have to resort to layoff.

El proceso de PRH: 1. Hacer una previsión de la demanda de trabajo (forecast the demand for work) 2. Estimar la oferta de trabajo. Podrían ser de empleados actuales o de fuera (estimate the job offer) 3. La empresa se enfrenta a una de estas tres situaciones: a. La empresa necesitara más trabajadores de lo que están disponibles (company demand > offer) (company needs more workers than what is available)

i. Formación y reciclaje, promoción, reclutamiento, contratación (training, promotion, hiring) b. La oferta de trabajo se espera que exceda la demanda de trabajo (offer > company demand) ii. Recortes salariales, reducción de horas, jubilación anticipada, despidos (pay cuts, layoff c. La demanda de trabajo se espera que encaje con la oferta de trabajo (company demand = offer) Técnicas de previsión: Existen dos categorías básicas: - Cuantitativa: son técnicas cuantitativas para estimar la oferta y la demanda de trabajo - la mayoría depende demasiado de los datos históricos o de las relaciones anteriores - Las empresas luchan con fuerza ante los cambios tecnológicos y la fuerte competencia global - Cualitativa: dependen de la valoración cualitativa de expertos o de estimaciones subjetivas de la demanda o de la oferta de trabajo

Proceso de contratación: Reclutamiento: el proceso por el que se genera un conjunto de candidatos cualificados para un determinado puesto de trabajo; el primer paso del proceso de contratación. Recruitment: the process by which a set of qualified candidates is generated for a specific job position

Selección: el proceso por el que se toma la decisión de ‘’contratar’’ o no a cada uno de los candidatos a un puesto de trabajo; el segundo paso del proceso de contratación. Selection: the process by which the decision is made to ‘’hire’’ or not to each of the candidates for a job

Socialización: el proceso por el que se orienta a los nuevos empleados acerca de la organización o la unidad en la que trabajarán; el tercer paso del proceso de contratación. Socialization: the process by which new employees are oriented about the organization or unit in which they will work

El proceso de contratación se enfrenta a diversos retos The hiring process faces various challenges

- determinar las características del personas que son mas importantes para el rendimiento - medir estas características (measure the characteristics) - evaluar los niveles de motivación de los candidatos (assess the motivation levels of the candidate) - decidir quién debería tomar la decisión de selección (decide who makes the selection decision) Características importantes para el rendimiento Important characteristics for performance

- el propio puesto tiene características variables: conocimientos, habilidades y attitude - tener en cuenta la cultura de la organización (company culture) - personas de la organización querer distintar características en un nuevo contratado (people want to distinguish each selfs in a new organization)

UD3.2 Qué es la selección -

Conjunto de acciones que desarrolla la empresa para tratar de identificar al colaborador más adecuado para la necesidad de empleo que ha de ser cubierta. (Set of actions that the company develops to try to identify the most suitable employee for the need of employment that has to be covered)

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La selección puede ser un proceso orientado al interior o al exterior de la empresa. (The selection can be a process oriented to the inside or outside of the company)

VENTAJAS DE LA SELECCIÓN EXTERNA - permite obtener nuevos puntos de vista y nuevas perspectivas

INCONVENIENTES DE LA SELECCIÓN EXTERNA - los contratados externamente pueden no ser valorados y no tenerse en cuenta sus ideas y puntos de vista (those hired externally may not be valued and their ideas and points of view not be taken into account) - se pueden necesitar varias semanas antes de que un nuevo empleado esté activo y funcionando (it may take several weeks before a new employee is active and functioning)

- puede generar descontento en el interior de la empresa por ver mermadas las posibilidades de desarrollo (can generate dissatisfaction inside the company due to reduced development possibilities)

- el estilo del así incorporado puede chocar con la cultura de trabajo de la organización y/ del equipo. (the style of the incorporated can clash with the work culture of the organization and / or the team)

UD3.3 Objetivos de la selección -

Corto plazo: ‘’colocación’’ profesional (professional placement) Largo plazo: - armonizar las expectativas de una empresa con las de una persona concreta - la consolidación o cambio de la cultura de empresa

UD3.4 Exigencias del proceso de selección 1. Que esté vinculado a la planificación de recursos humanos That is linked to human resources planning

2. Establecimiento de las cualidades diferenciales que son más importantes para el rendimiento Establishment of the differential qualities that are most important for performance

3. Medición de las cualidades que determinan el rendimiento Measuring the qualities that determine performance

4. Evaluación de los niveles de motivación de los candidatos RENDIMIENTO = HABILIDADES * MOTIVACIÓN Evaluation of the motivation levels of the candidates  performance = skills * motivation

5. Acordar quién debe tomar la decisión de selección Agree who should make the selection decision

6. Considerar como factores esenciales de un proceso de selección a la PERSONA, el PUESTO y el ENTORNO Consider as essential factors of a selection process the PERSON, the POSITION and the ENVIRONMENT

UD3.5 Fases del proceso de selección

Proceso seleccion efectivo (10 pasos) 1. Análisis 2. Reclutamiento (activo y pasivo) 3. Recepción candidatos 4. Preselección 5. Pruebas 6. Entrevista 7. Selección (decisión final) 8. Contratación 9. Acogida 10. Seguimiento control

UD3.5.1 Fase de reclutamiento OBJETIVO - atraer a candidatos cualificados para una ‘’necesidad de empleo’’ (attract qualified candidates for a ‘’need for employment’’

- reunir el mayor número posible de aspirantes a fin de poder escoger entre los mismos aquellos que son, en principio, más idóneos para el puesto de trabajo que se necesita cubrir (gather as many applicants as possible in order to be able to choose among them, to find most suitable candidate for the job

CONDICIONES DE ÉXITO - conocer el mercado laboral  know the labor market - determinar las ‘’tareas de rendimiento’’ del reclutamiento  determine the ‘’performance tasks’’ FUENTES INTERNAS - las rotaciones y traslados internos (internal rotations and transfers) - promociones (promotions)

FUENTES EXTERNAS - solicitudes y ofrecimientos de los candidatos (applications and offers of candidates) - oficinas de empleo (employment offices) - centros de formacion (training centers) - centros de asociacion, relacion e influencia (centers of association, influence) - empresas de la competencia (competing companies) - la propia organizacion (the organization itself) - empresas externas especializadas en RRHH (external companies specialized in HR) - empresas de trabajo temporal (temporary employment agencies) - internet - clientes - fuentes alternativas de reclutamiento  personas pertenecientes a clases protegidas

Portales de empleo

Empresas externas especializadas VENTAJAS - puede conservarse el anonimato de la empresa (the company’s anonymity can be preserved) - se aprovechan los datos de la empresa consultora (the data of the consulting company is used) - se facilita el reclutamiento en zonas lejanas (recruitment in remote areas is facilitated) - puede conseguirse mayor objetividad en el análisis de necesidades (greater objectivity can be achieved) - ahorran tiempo y esfuerzo (saves time and effort) INCONVENIENTES - es más difícil llegar a conocer bien las necesidades (difficult to get to know the needs well) - es más difícil conocer bien la cultura, estilo y peculiaridades de la empresa (difficult the company culture) - hay menos flexibilidad para negociar con los candidatos (el compromiso que puede adquirirse con ellos es menor) (less flexibility to negotiate with the candidates, commitment is lower) Anuncio de oferta de empleo VENTAJAS - elevado número de respuestas (high number of response) - permite anticipar el coste del reclutamiento (allows to anticipate the costs of recruitment) - resulta relativamente económico (relatively economical) - permite seleccionar sin examinar personalmente a todos los candidatos (allows to select without examining) - permite mantener el anonimato o presentarnos con nuestro Logo (can either be anonymous or not) INCONVENIENTES PARA SU UTILIZACIÓN - escasez de candidatos en el mercado (shortage of candidates in the market) - poco interés de lo ofertado (little interest in what is offered) - prejuicios o recelos del lector hacia cierto tipo de anuncios (suspicion of the reader towards certain types of ads) - deficiencias en su contenido (deficiencies in it content) - masificación del medio (massification of the environment) REQUISITOS - ATRAYENTE: tamaño suficiente, contenido atractivo. - INFORMATIVO: personal, contenido claro, fácil de leer y suficiente. - SELECTIVO - DEBEN ESTAR APROBADOS por la dirección (con las condiciones de la imagen corporativa).

Reclutamiento: indicadores Indicadores para evaluar la eficacia de las distintas fuentes de contratación - número de candidaturas recibidas (number of applications received) - número de aceptaciones (number of acceptance) - coste total (total cost) - rotación en 1 año (rotation in 1 year) - valoración del rendimiento medio tras 1 año (evaluation of the average yield after 1 year) UD3.5.2 Fase de preselección A. DEFINICIÓN Clasificación objetiva, amplia y flexible de los candidatos. (Broad and flexible evaluation of candidates CRITERIOS OBJETIVOS - Edad - Experiencia - Residencia - Etc. - Formación B. RESULTADO - candidatos a convocar (candidates to call) - candidatos dudosos (candidates doubtful) - candidatos a rechazar (candidates to refuse) C. COMO DEBE FINALIZAR Con una respuesta a todas las candidaturas recibidas, tanto en caso positivo como negativo. With a response to all the candidates, both positive and negative

UD3.5.3 Fase de selección A. DEFINICIÓN Estudio profundo de los candidatos preseleccionados, con la referencia de las aptitudes que sean necesarias para el buen desarrollo del puesto de trabajo. In-depth study of the shortlisted candidates, with the reference of the skills that are necessary for the proper development job

B. OBJETIVOS - conocer a los candidatos. - recoger, analizar y comprobar toda la información que se haya considerado necesaria. - predecir el éxito en el desempeño del puesto y su integración en la empresa, minimizando el riesgo en la toma de la decisión. C. ASPECTOS A VALORAR - los conocimientos: formación y experiencia  ‘’si se sabe’’ - las aptitudes y capacidades (capacidad, agilidad y rapidez necesarias para aprender y comprender y para adaptarse a nuevas situaciones y problemas)  si se puede - las actitudes: motivación y personalidad  ‘’si se quiere’’

¿Cómo minimizar el riesgo de equivocarnos? How to minimize the risk of making mistakes?

Fiabilidad: la consistencia de la medida, normalmente a lo largo del tiempo, pero también entre entrevistadores distintos Reliability: if the measure / tool, produces consistent results over time or between different interviewers

La fiabilidad es un índice de cuanto error se ha cometido con las medidas. El error que se comete al medir algo puede dividirse en dos tipos: Reliability is an index of how much error has been made with the measurements. The error that is made when measuring something can be divided into two types:

1. Error por defecto (Default error): se produce cuando un elemento de la variable que se esta midiendo no se incluye en la medida 2. Error por contaminación (External error): se produce cuando una medida incluye influencias no deseadas Validez: es el grado que una técnica mide el conocimiento, las habilidades o la capacidad deseados. En el contexto de selección, la validez es el grado en que las puntuaciones en un test o la entrevista se corresponden con el rendimiento real en el puesto. Normalmente hay dos estrategias básicas para demonstrar la validez de los métodos de selección: Validity: the degree to which a technique measures the desired knowledge, skills or ability. In the context of selection, validity is the degree to which the scores in a test or interview correspond to the actual performance in the position

1. Validez de contenido: evalua el grado en que el contenido del método de selección es representativo del contenido de un trabajo 2. Validez empírica: demuestra la relacion entre el método de selección y el rendimiento en el trabajo. 3. Validez concurrente: grado de correlacion entre las puntuaciones de selección y de rendimiento, medidas en el mismo momento 4. Validez de predicción: grado en que las puntuaciones de selección se correlacionan con las puntuaciones de rendimiento, medido este en un momento posterior.

UD3.5.3 Fase de selección – herramientas -

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Cartas de recomendación Cuestionarios, fichas o impresos de solicitud (se utilizan como un medio para determinar si el candidato satisface los requisitos minimos de un trabajo, particularmente para puestos de nivel básico) Pruebas de capacidad Test de personalidad Test psicológicos/honestidad ¿Análisis de la escritura: grafología? Comprobación de referencias Entrevista personal Programas de evaluación: assesment centre

UD3.5.3 Fase de toma de la decisión

UD3.5.3 Fase de incorporación a la empresa (fases) CONTRATACIÓN (Recruitment) La fórmula de contratación se determina en función de la necesidad a cubrir, de la duración de la necesidad y de los costes que genere la contratación. ACOGIDA (Reception) En esta fase se trata de RECIBIR al candidato, INFORMAR al mismo de todos aquellos aspectos de la empresa que todavía desconozca y ORIENTAR al incorporado en los aspectos relativos a como desnvolverse en la empresa.  La acogida del candidato debe ser: - un programa previamente diseñado y comunicado - progresiva - responsabilidad del jefe directo  PERIODO DE PRUEBA  INTEGRACIÓN

UD3.6 Medición de la efectividad 1. Coste de la contratación - costes / numero de personal contratado Se analiza: la evolución de nuestra empresa; comparación con otras empresas 2. Tiempo de la contratación Tiempo de aceptación - días para aceptar las solicitudes / numero de solicitudes aceptadas Tiempo de inicio - días para lograr las incorporaciones / numero de incorporaciones Se analiza: las necesidades de planificación; la eficacia de distintas fases 3. Volumen de selección índice de agregación - contrataciones externas para puestos nuevos / total empleados Se analiza: la expansión de la empresa; importancia de la...