Tarea 4 - 210 Pensamiento de sistemas- 2020 PDF

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Summary

Solucionar un problema empresarial
Guiarse en el trabajo 2020
Pensamiento de sistemas tarea 4...

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FASE 5: SOCIALIZACIÓN OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE ESTUDIO

CAMILA ANDREA ROJAS CARVAJAL -1052381493 KAROL NATALIA SALAMANCA CORTEZ – 1052416066 GRUPO COLABORATIVO 301124-92

TUTORA ANGELICA MARCELA CALDERON VALENCIA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD). ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERA INGENIERIA INDUSTRIAL CIUDAD 2020

Contenido Introducción............................................................................................................................... 3 Objetivos de la Actividad........................................................................................................... 4 Versión del documento...............................................................................................................5 Metodología para el diseño de Sistemas de Información, basada en el estudio de Sistemas Blandos de la organización “ON VACATION”........................................................................6 Estadio 1: Situación considerada como problema...............................................................6 Estadio 2: Construcción y verificación de definiciones raíz................................................8 Estadio 3: Construcción de modelos conceptuales...............................................................9 Estadio 4: Transformación de modelos conceptuales a modelos de objetos:....................10 Estadio 5: Comparación de los modelos conceptuales con la situación actual:...............12 CONCLUSIÓN.........................................................................................................................18

Introducción

Este método de sistemas suaves o blandos de Peter Checkland es una técnica que se usa para aplicar sistemas estructurados a situaciones sistémicas. Es una manera de ocuparse de diferentes problemas y situaciones donde existen actividades con alto componente político, social y humano. Mediante el caso que se ha venido trabajando “On Vacation” se realiza la aplicación de esta metodología contemplada en 5 estadios.

Objetivos de la Actividad. 1- EL desarrollo de la actividad se dará a conocer en 5 estadios analizando a on vacation 2- En el estadio uno se dará a conocer la situación considerada como problema 3- En el estadio dos se realizará construcción y verificación de definiciones raíz bajo la validación CATWOE. 4- En el estadio tres se evidenciarán los modelos conceptuales teniendo en cuenta los verbos mencionados en la definición raíz y se evidenciara transformado en una grafica en el estadio 4. 5- En el estadio 5 se evidenciará en una tabla la comparación de los modelos conceptuales con la situación actual.

Versión del documento (aquí se va indicando aporte concreto y asertivo de cada participante, manejar versión del documento permite llevar un orden y secuencia en la alimentación del mismo) Fecha 26-112020

Version de documento 1

Aporte al documento Estadio 1 y 2

Estudiante que reporta Camila Rojas Carvajal

28/11/2020 2 28/11/2020 3 26/11/2020 4

Correccion estadio 2 Objetivos Estadio 3 y 4

30/11/2020 5

Mejora de estado 3 y 4

30/11/2020 6

Primera parte estadio 5

Camila Rojas Carvajal Camila Rojas Carvajal Karol Natalia Salamanca cortez Karol Natalia Salamanca cortez Camila Rojas Carvajal

30/11/2020 7

Tabla de contenido

Camila Rojas Carvajal

Tabla distribución desarrollo de los Estadios Nombre y apellido del participante Camila Rojas Carvajal Camila Rojas Carvajal Karol Natalia Salamanca Cortez Karol Natalia Salamanca Cortez Camila Rojas Carvajal y Karol Salamanca Camila Rojas Carvajal Karol Natalia Salamanca Cortez

Estadio 1 2 3 4 5 6 7

Metodología para el diseño de Sistemas de Información, basada en el estudio de Sistemas Blandos de la organización “ON VACATION” Estadio 1: Situación considerada como problema El sistema de estudio se dedica a la recreación, turismo y sector hotelero la cual ofrece planes para la familia brindándoles increíbles experiencias en sus vacaciones. Su meta es llevar más colombianos a otros países mediante expansión global con aquellos países que combine lo cultural con la oferta turística. Ha realizado alianzas con mayoristas en otros paises para atraer clientes extranjeros a colombia. Debido a la situacion mundial actual dada por el covid -19 , ON VACATION se encuentra con una ocupacion parcial en sus hoteles y una venta parcial y regular de sus paquetes turisticos. Ha tenido que disminuir su planta de personal ya que se han encontrado inncesearios por la disminucion de la demanda. Subsistemas que lo componen: Subsistema

Administrador Hotel

Jefe Alimentos y Bebidas

Coordinador Diurno/ Nocturno

Ama de Llaves

Jefe de Recepción

Descripción

Relación con la situación estudio

Su principal trabajo, es hacer que sus establecimientos sean rentables, y atractivos, mediante una actitud positiva, paciente y agradable con el fin de que los clientes, tanto externos como internos, estén satisfechos; También de asignar actividades, atribuir tareas y supervisar la marcha del equipo. Es la persona encargada de verificar el rendimiento del personal en el área de alimentos y bebidas, al mismo tiempo se ocupa de realizar la carta con el maître. Es el encargado de salvaguardar los bienes materiales y humanos de la propiedad, tener la responsabilidad de todos los departamentos durante el turno nocturno, supervisar la correcta operación de todos los departamentos del Hotel y atender a cualquier situación sucedida durante la noche. El departamento de Ama de llaves se encarga básicamente de la limpieza de las habitaciones y áreas públicas del hotel, así como de proveer el material necesario tanto en suministros de limpieza y huéspedes como en lencería para los pisos, la mantelería en el restaurante y los uniformes del personal. Realizar de manera cualificada y responsable la realización, control y seguimiento del conjunto de tareas que

El administrador del hotel siempre va a ser una ficha importante para su manejo, teniendo en cuenta la situacion este subsitema se mantiene ya que es una cabeza principal para el hotel.

Este subsitema puede ser remplazado por uno inferior ya que no es prescindible.

Es importante la coordinacion de actividades en los diferentes turnos pero se pueden delegar funciones desde un solo turno para no manejar a dos personas en el cargo , aca se manejaria un recorte de personal.

Con la baja en hoteleria , el aman de llaves sobraria ya que esta funcion la puede remplazar una camarera responsable.

Se manejan recepcionistas por lo que este subsitema ya no seria necesario y eliminado temporalmente.

Jefe de Mantenimiento

Primero de Cocina

se desarrolla en el departamento de recepción, velar por la rentabilidad económica de la organización y garantizar el buen clima laboral; atender y gestionar todas las quejas, sugerencias y necesidades del equipo e implementar mejoras. Es el responsable ante el administrador del hotel de las actividades propias del cuidado y conservación del edificio, instalaciones y equipo general del hotel.

Su función es planificar el menú y elaboración de los platos, gestionar el equipo, la distribución de tareas, el tiempo de cocinado y preparación de los alimentos, realizar tareas administrativas, actualizar los menús y mantener y seguir estrictas normas de salud, higiene y seguridad alimentaria. Es el encargado de ofrecer una buena atención y personalizada a los clientes del hotel, se ocupa principalmente, de planificar y supervisar el servicio que ofrece el equipo de meseros, con el fin de evitar algún error o falla que ocurra en el momento de atención.

Es un subsitema demasiado importante , siempre se debe manejar sin importar la situacion actual . Los hoteles diariamente novedades de mantenimiento asi su ocupacion no sea al 100%, son muchas areas que se deben mantener en perfecto estado.

Subsitema que se debe mantener ya que no se puede bajar la calidad de alimentos al tener poca ocupacion, la calidad de alimentos se debe mantener.

Es el encargado de ofrecer una buena atención y personalizada a los clientes del hotel, se ocupa principalmente, de planificar y supervisar el servicio que ofrece el equipo de meseros, con el fin de evitar algún error o falla que ocurra en el momento de atención.

Subsitema que puede tomar el administrador o un mesero ejemplar. Al no tener tantos clientes se les puede brindar excelente atencion directa por el administrador .

Es responsable, ante el jefe de alimentos y bebidas, del manejo del almacén. Se encarga de recibir mercancía de proveedores, evalúa calidad, cantidad y precio de la mercancía, rechaza mercancía en mal estado o de precio no solicitado, almacena la mercancía en forma adecuada y evalúa la legalidad de las notas de venta. Es la encargada de llevar un orden y adecuado funcionamiento de los servicios o instalaciones con que cuenta las habitaciones del hotel; es quien asigna el trabajo diario según el turno a las empleadas bajo su cargo, una vez que las camaristas hayan efectuado su trabajo se deberá comprobar que dichas habitaciones están dotadas de suministros y blancos correspondientes.

Subsitema de primera plana, de este subsitema depende la calidad de los productos para ser preparados , excelente recepcion de toda la mercancia para ser distribuida al hotel y demas lugares. Es calidad al cliente.

Coordinador de áreas

Responsable ante el cargo de ama de llaves, de la operación eficiente en las áreas del hotel. Se encarga de establecer y supervisar que se lleven a cabo la política de operación de las áreas, establece estándares y normas de servicio.

El subsitema coordinador diurno/nocturno puede realizar estas funciones ya que al no tener ocupacion del 100% no seria ficha importante.

Recepcionistas

Es quien responde hacia el jefe de recepción, donde comunica cómo va la marcha del hotel, evitando cualquier

Subsistema necesario para recibir a los visitates , atender quejas y reclamos.

Capitán de Meseros

Almacenista

Supervisora de Habitaciones

Es un subsitema remplazable por cmareras. El compromiso con la calidad y un buen servicio es importante sin importar la cantidad de visitantes.

Supervisor Mantenimiento

error hacia el servicio con los clientes. Es el encargado de revisar las novedades que paso en el turno anterior, debe chequear todos los controles establecidos por la administración, control de consecutivo de tarjeta de registro, control de consecutivo de créditos, control consecutivo de recibos de cobro Sera responsable de la ejecución de los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivos que se realicen y se generen durante su turno, de acuerdo a los programas establecidos y a las instrucciones del jefe de mantenimiento, asegurándose de que se lleve a cabo oportunamente y de acuerdo a la calidad, tiempo, estética y estándares establecidos por el hotel.

Teniendo un jefe de manteniienot este subsitema puede ser parcial semanal ya que la cantidad de novedades presentadas diariamente disminuyeron por la baja de turistas.

Estadio 2: Construcción y verificación de definiciones raíz Definición raíz: 1- On vacation está comprometida en generar experiencias inolvidables para todos sus visitantes en hotelería, recreación y turismo, para así lograr una excelente satisfacción del cliente con el objetivo de brindar vacaciones y descansos memorables cumpliendo con todos los protocolos de bioseguridad para el cuidado de sus empleados y clientes. Consumidores

Todos los turistas, personas amantes de nuevas experiencias vacacionales y turismo. Familias, parejas, jóvenes, adultos. Actores Hoteles y lugares donde se desarrollan planes turísticos. Transformación Entrada: Clientes, turistas, visitantes Salidas: Experiencias inolvidables, calidad en el servicio, felicidad. Weltanschauung On vacation está comprometida en generar experiencias inolvidables para todos sus visitantes en hotelería, recreación y turismo, para así lograr una excelente satisfacción del cliente con el objetivo de brindar vacaciones y descansos memorables cumpliendo con todos los protocolos de bioseguridad para el cuidado de sus empleados y clientes. Dueño Gerencia, administradores, todos los supervisores. Restricción del Pandemia: Por la pandemia actual la cual hasta la fecha no ambiente ha sido controlada on vacation no puede prestar sus servicios al 100%, únicamente de manera parcial y controlada. 2- Teniendo en cuenta la situación actual producida por la pandemia, on vacation se encarga de ejecutar estrategias para ajustar sus servicios con respecto a la demanda actual tanto nacional como internacional, obteniendo y brindando excelentes servicios a todos sus clientes.

Consumidores Actores Transformación Weltanschauung

Dueño Restricción ambiente

Turistas nacionales e internacionales Área de marketing Entrada: Plan de Servicios Salidas: Estrategias de ajuste en los servicios Ejecutar y ajustar los servicios que prestan tanto en hotelería como en recreación y turismo acordes a la demanda actual para no bajar la calidad y excelencia que siempre se ha manejado. Gerencia del Pocos vuelos internacionales, vuelos nacionales parciales.

Estadio 3: Construcción de modelos conceptuales

Seguidamente se describieron las actividades mínimas necesarias para realizar lo descrito por el modelo preliminar, y se establecieron las relaciones que deben existir entre dichas actividades, la figura a continuación muestra el modelo conceptual final.

Estadio 4: Transformación de modelos conceptuales a modelos de objetos: (En éste apartado se espera se elabore gráfica transformando lo mencionado en el estadio 3 a modelo de objetos, puede emplear herramientas de modelado UML. Trabajar Casos de uso; Diagrama Caso de Uso y descriptores de caso de uso.) Diagrama caso de uso

Tabla descriptora Actor Descripción

Precondición Flujo de eventos básico

Caso de uso: Primario: Administrador del hotel «secundario» supervisores de diferentes áreas y personal Llevar en marcha la organización On vacation, solucionar problemas, modificar; siempre buscando la rentabilidad del hotel y cumpliendo las expectativas del consumidor Resolver problemas grabes dentro de la organización Solucionar ante la situación actual (covid 19) Toma de decisiones 1. Buscar la rentabilidad del hotel 2. Proponer mejoras continuas 3. Indicar la clase de servicio que se brinda 4. Regir los protocolos de bioseguridad 5. Monitoreo de infraestructura 6. Regir el plan de servicios 7. Atender inquietudes y sugerencias 8. Tener equipos e insumos de bioseguridad 9. Manejo del personal 10. Satisfacer con el buen servicio y hospedaje a los consumidores.

Estadio 5: Comparación de los modelos conceptuales con la situación actual: (En éste apartado se sugiere diligenciar la siguiente tabla donde en la columna de actividades se mencionan las actividades descritas en el modelo conceptual, es decir la lista de actividades a emprender por cada verbo de acción, y con una “x” se señala si se cumple o no en la situación actual y en el modelo conceptual)

Actividades

Dirigir la clase de servicio

Explicar protocolos de bioseguridad en el hotel Generar con facilidad la comunicación multimedia de los sitios turísticos Generar servicio personalizado

SA

MC1

MC2

(Situación Actual)

(Modelo Conceptual 1)

(Modelo Conceptual 2)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Observaciones Por causa de la pandemia, se rigió en el hotel a dar un servicio nuevo, según protocolo de bioseguridad

x

Todo visitante nuevo se le indica el protocolo que maneja el hotel Por medio de las redes se le facilita al consumidor sobre el plan de servicio que se brinda Según como el consumidor quiera su servicio se le dará ya sea personalizado o no

Generar buena impresión al huésped

Todo trabajador del hotel debe generar buena impresión, con esto nos permite que haya más clientela y a la vez rentabilidad

Indicar zona exclusiva para recibir preguntas e inquietudes

Por causa de la pandemia se debe realizar todas las actividades en

x

x

x

x

zonas exclusivas Asignar rotación de turnos por área y horarios de desinfección Planear la rentabilidad en el hotel

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Gestionar revisión de la infraestructura

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Gestionar mejoras continuas propuestas

x

Mantener el plan de servicio

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Organizar plan x de servicios para su aplicación

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Brindar apoyo en la inquietudes y sugerencias de los clientes Mantener los protocolos de bioseguridad establecidos

x

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Seguir plan de servicios y regirse según protocolos de bioseguridad del hotel Se debe realizar planeación estrategia para mantener el punto de equilibrio. Mantener a diario revisión general del hotel para no bajar la calidad brindada. A medida que se presentan eventualidades de se debe aplicar en el menor tiempo posible la acción de mejora. Sus servicios de deben mantener para poder ofrecer variedad a los clientes, esto con el equipo de marketing. Organización de la que se encarga el equipo de marketing para tener éxito. Por insignificante que sea siempre hay que estar apoyando al cliente en todo. No se debe evadir ningún paso del protocolo de bioseguridad ya que esto ayuda a prevenir propagación del virus y brindar

Mantener los equipos de bioseguridad al día.

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x

x

Revisar continuamente el trabajo del personal

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x

x

seguridad al cliente. Se debe realizar inspección diaria de los equipos de bioseguridad usados para verificar su optimo estado. Es una tarea diaria de la cual depende el servicio y la calidad que se presta del mismo al cliente.

Estadio 6: Propuesta de cambios – estado deseado: (En este apartado se sugiere diligenciar la siguiente tabla donde se planteada los cambios deseados de acuerdo con las actividades mencionadas en el estadio anterior, estos pueden ser: 

CAMBIOS ESTRUCTURALES: Pueden ser cambios en la estructura de grupos (cambios en organigrama), estructura de responsabilidades (tareas a realizar en un cargo)



CAMBIOS DE PROCEDIMIENTO: Cambios a procedimientos pueden ser verbales o documentales.



CAMBIOS DE ACTITUDES: Se proponen cambios de formas de actuar del personal o formas de pensar. Cambio de manera de valorar un comportamiento, es decir, considerar y evaluar algo como malo o bueno dentro de la organización.

Actividades Dirigir la clase de servicio

Tipo de Cambio (s) propuesto (s) Cambio de procedimiento

Explicar protocolos de bioseguridad en el hotel

Cambios de actitudes

Generar con facilidad la

Cambio de procedimiento

Descripción La clase de servicio tiene un cambio grande ya que al no poder ofrecer todos sus servicios al 100% se reestructuraron los planes antiguos para poder llegar abarcar lo establecido en el protocolo de bioseguridad. El personal del hotel y de los...