TEMA 3. LOS Tipos DE Sistemas DE Información EN LA Empresa Y EL Componente Humano. PDF

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Apuntes del profesor Santiago Martin Romo Romero....

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TEMA 3. LOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA Y EL COMPONENTE HUMANO. 1. Introducción. La tarea de identificar los sistemas de información empresariales constituye una labor compleja, ya que son muchos los criterios desde los cuales establecer una tipología: tipos de datos que recoge, tipo de información que procesa, área funcional a la que están dirigidos, tecnologías que utilizan, forma de procesamiento, grado de utilidad para la decisión, etc. Así, los sistemas de información son parte inherente a la organización. Los elementos que forman unos y otras son prácticamente los mismos: recursos técnicos materiales y humanos, y métodos y procedimientos para el desarrollo de sus procesos. Por otro lado, la infraestructura del sistema de información forma parte cada indivisible de la estructura de la organización. Los cambios en los sistemas de información alteran la dinámica de la organización, y viceversa. Así, los contextos actuales a los que se ven sometidos las organizaciones y en los que la hipótesis de necesidad estratégica parece seguir vigente, cambiar e incorporar nuevas TIC se ha convertido en una constante. Desde este enfoque, los sistemas de información pueden ser, facilidades u obstáculos para el rediseño y creación de valor de los procesos empresariales. En esta gestión, reconocida como el compromiso directivo, los directivos generales y gerentes jugarán un papel clave no dejando dejar en manos exclusivas de los especialistas en tecnología de la información la importante labor del desarrollo de sistemas de información. 2. Clases de sistemas de información. 2.1.El enfoque clásico. Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) son los que registran los datos de las transacciones que diariamente se procesan dentro de las organizaciones. Representan tareas iterativas y rutinarias, por lo que están prácticamente automatizadas en su totalidad. La información que de ellos se deriva es inmediata, precisa y muy detallada para el resto de sistemas, y pueden ayudar a los directivos del nivel bajo/medio a llevar un control frecuente de las actividades elementales de las actividades elementales y ordinarias de la empresa.

Los sistemas de gestión de la información (MIS) procesan datos proporcionando informes estándares, predefinidos y con escasa capacidad para el análisis a los niveles directivos para el control de planes y programas y toma de decisiones algo menos estructuradas. Para esos niveles el aspecto clave es el software.

Los sistemas de soporte a la decisión (DSS) son capaces de combinar modelos y datos para intentar resolver los problemas no estructurados utilizando un interfaz amigable para el usuario. Surgen como respuesta a mayores necesidades de información para tomar decisiones ante entornos más adversos. Con ellos los directivos logran que las tecnologías les ayuden a tratar mucha más información para realizar sus análisis de un modo más rápido. Características de los DSS:

Tipo de decisiones/nivel de decisión

No están especificadas claramente, no siguen un patrón y se ejecutan con ciertos niveles de incertidumbre. Nivel táctico y estratégico.

Tipo de información

Tratamiento de la información

Manejan información externa e información interna procedente de las bases de datos que construyen los TPS y los MIS. Realizan análisis variados con los datos relacionándolos con distintos criterios. Presentan la información de modo visual proporcionando mejores elementos de juicio e importantes ahorros en tiempos de respuesta.

Usuarios Autonomía Software asociado

Finales. Por lo que son herramientas relativamente sencillas. No son independientes del usuario. Las aplicaciones se denominan generadores de DSS y contienen tres grandes módulos: módulo de gestión de datos, de gestión de modelos y de interacción con el usuario.

Un caso particular de DSS son los llamados sistemas de soporte a la decisión grupal (GDSS) que apoyan a la toma de decisiones entre un conjunto de personas a la vez. Cuentan con dos componentes añadidos: herramientas de trabajo en grupo y un software específico que permite coordinar las acciones de cada uno de los decisores que forman el grupo. Por último, nos encontraríamos los sistemas de información para ejecutivos (EIS) tienen el objetivo de que los directivos de más alto nivel puedan monitorizar permanentemente la compañía en su totalidad. Se trata de aplicaciones que permiten acceder de manera muy rápido a indicadores consolidados e informes ya elaborados por otros sistemas, pudiendo estudiar las desviaciones de la planificación estratégica. Han ido evolucionando hacia lo que se conoce como Business Inteligence. 2.2.De los sistemas funcionales a la integración: los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). La integración constituía el principio básico que se perseguía para hacer más eficientes los sistemas de información: -

Coordinación de los distintos sistemas por áreas para que no funcionen nada uno a un ritmo diferente o persiguiendo metas distintas. Compatibilidad entre recursos de hardware y de software de los distintos sistemas. Que un mismo dato sea accesible por distintos sistemas. Que en los distintos sistemas, aplicaciones, etc. Estén adecuadamente comunicados. Las modificaciones en algunas aplicaciones no afecten negativamente al resto. Los distintos sistemas puedan crear al unísono, sin perder cohesión ni consistencia.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son sistemas de información que permiten la ejecución y automatización de los procesos de negocio de todas las áreas funcionales de un modo coordinado. Estos sistemas, se poyan en una infraestructura común de TIC para toda la empresa, pueden ser adquiridos en formas de paquetes de software o como un software hecho a medida. No son complejos de gestionar, pero suelen requerir cierta formación previa del personal.

Por otro lado, un ERP puede afectar a toda la organización, y producir cambios en procesos de negocio, cultura, rutinas, etc. Los aspectos clave que caracterizan un ERP son: -

Integración de información. Elimina la posible redundancia la falta d congruencia de la información. Modularidad ya que se implantan por módulos identificados con áreas funcionales. Estandarización. Al usar un único software y una plataforma tecnológica común. Globalidad. Multinivel. Dispone la información para diferentes niveles de decisión. Flexible y abierto. Se pueden realizar modificaciones posteriores y admite conexiones con otros agentes de su entorno. Ventajas

Inconvenientes Debido a que admiten desarrollos posteriores puede ocurrir que:

Optimización de costes por disminuciones de personal o aumento de la eficacia al acceder a mejor información más fácilmente.

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Un área se desarrolle más que otra provocando un cierto desequilibrio interno. Todas intenten desarrollarse por igual haciendo los procesos de mejora más lentos, y por tanto, menos flexibles.

Orientación a procesos ya que los software suelen incorporar las mejores prácticas de referencia.

Que otros agentes con los que se trabaja habitualmente (proveedores, clientes) no trabajen con herramientas de este tipo, lo que reduce las capacidades del ERP.

Mejora las relaciones de la empresa con otros agentes.

Coste inicial: equipos, capacitación, revisión de procesos.

Mejora la calidad y consistencia de datos.

2.3.Las aplicaciones para la gestión de la cadena de suministro (SCM). Se representa como una cadena o secuencia que constituye un proceso de la empresa para asegurar la gestión y sincronización d actividades desde los proveedores hasta el final de la producción y disposición de productos en manos del cliente. Un concepto más amplio para definirlo es la coordinación estratégica y sistemática de las funciones y métodos tradicionales dentro de la compañía y con otras empresas con las que se relaciona dentro de la cadena de suministro para mejorar la cadena en sí y los resultados a largo plazo.

Así, diremos que todas aquellas herramientas que permites automatizar y gestionar la información relevante de las actividades de la cadena de suministro mejorando o haciendo más eficientes los procesos que implica son los sistemas de SCM. Hay que tener en cuenta la importancia que tienen las comunicaciones y conexiones con proveedores y clientes. Este tipo de conexiones favorecen la comunicación y coordinación mejorando la eficacia de la cadena. Hay que resaltar la importancia de alinear esta como otras soluciones con los objetivos estratégicos, ya que una buena gestión de la cadena de suministros puede generar importantes ventajas competitivas. Los componentes más importantes que incorporan los SCM son: -

Herramientas de planificación de la demanda. Herramientas para la planificar la distribución. Aplicaciones de programación de la producción. Componentes de logística y transporte llamados TMS. Herramientas para la gestión de almacenes (WMS). Herramientas para diseñar y gestionar instalaciones y redes de distribución física.

2.4.Los sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM): la tecnología orientada a otra filosofía de gestión empresarial. Constituye una filosofía de negocia que considera que los clientes son un activo estratégico a mantener y explotar en el largo plazo. Desde una perspectiva tecnológica, el CRM es el conjunto de herramientas TIC principalmente software, que va a permitir no solo reunir toda la información necesaria sobre el cliente y mejorar las decisiones de gestión de los mismos, sino también darle un mayor acceso a la compañía con la que se pretende que se identifique. Los componentes de TIC que puede incorporar un CRM: -

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Componentes de servicio al cliente. Como centros de atención telefónica o call-center, centros de soporte o help-desk. Componentes de automatización de la fuerza de ventas y de marketing. Por ejemplo, gestión de ventas, contactos, análisis de ventas, generación de propuestas, apoyo en la configuración del producto y en el cálculo de precios, gestión de campañas. Componentes de integración. Componentes de inteligencia o analíticos.

Alguna de las ventajas más importantes son: -

Posibilidad de identificar oportunidades de negocio. Incremento de calidad y cantidad de información. Posibilidad de aumentar las ventas y fidelización del cliente. Promueven procesos de cambio para la mejora. Posibilitan el aprendizaje empresarial respecto a los clientes mejorando la competitividad e impulsando la reducción de costes.

2.5.Una visión desde la arquitectura de sistemas: sistemas centralizados y distribuidos. La arquitectura de un sistema de información basado en computadoras es, la organización fundamental de un sistema representada por sus componentes, las relaciones entre ellos y con el entorno y los principios que guían su diseño y evolución. Por tanto, la arquitectura del sistema constituye el diseño de las relaciones entre los elementos del mismo, fundamentalmente hardware, software y datos, así como los principios o reglas que las gobiernan. -

Arquitectura física.

Para referirse al tipo de elementos de hardware que utilizarán y al modo en que están configurados. 

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Los sistemas centralizados. Dominantes en los 80, son aquellos caracterizados por un gran ordenador central que contiene todos los datos y al que se accede a través de terminales sin ninguna capacidad de procesamiento. En este tipo de sistemas, todas las aplicaciones y los datos residen en el ordenador central, son extremadamente eficientes en el procesamiento de transacciones (por ejemplo, bancarias o de venta de grandes superficies), pero son poco flexibles y tienen una alta dependencia de los sistemas de comunicación. Esta arquitectura se correspondería con el conocido como Centro de Procesos de Datos CPD de los primeros estadios en la evolución de los sistemas de información. Los sistemas distribuidos. Estos sistemas se caracterizan por tener una arquitectura física formada por varios ordenadores con una gran capacidad de cómputo (servidores), y para diferentes usos (albergar datos, albergar y procesar aplicaciones, gestionar la red), a los que se conectan a través de redes de comunicación, otros ordenadores más pequeños con capacidad de procesamiento y en manos de usuarios finales. La diferencia fundamental con los sistemas centralizados es que las aplicaciones y los datos no están concentrados en una máquina, sino que pueden estar distribuidos por los distintos ordenadores que componen el sistema. Estos sistemas son mucho más flexibles a la hora de dar respuesta a las necesidades de información, sin embargo, son más complejos y su eficiencia depende mucho del grado de integración. Arquitectura lógica.

Es la manera en que se estructura la carga de procesamiento de datos en las aplicaciones (software) que componen el sistema de información. En la actualidad se desarrollan, fundamentalmente dos tipos de sistemas: los basados en arquitecturas de dos capas o de tres capas. La noción de capa es un concepto muy técnico, y se refiere a la distribución de las tres funciones básicas de las aplicaciones: gestión de los datos, lógica de procesos o comunicación

y presentación para el usuario (interfaz). Así, cuando las tres funciones sean ejecutadas sobre un mismo equipo hablaremos de una capa, cuando dos de ellas o partes sean ejecutadas por dos ordenadores o equipos distintos hablaremos de dos capas, etc. 

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Arquitectura de dos capas. A medida que las organizaciones iban acumulando datos e información, estaban construyendo grandes colecciones de referencias históricas que dieron origen a los conceptos denominados data warehouse y data mining. o Un data warehouse. Es un almacén de datos organizado temáticamente que incorpora datos tato internos como externos, y en el que la información se muestra de forma detallada y resumida. o Un data mining o minería de datos. Es un conjunto de técnicas y procesos que, utilizando los ordenadores y los almacenes de datos, realiza prospecciones y sondeos detectando relaciones (tendencias, causas, patrones, etc.) para obtener información relevante que, a primera vista, puede permanecer velada entre el gran volumen de datos. Arquitectura de tres capas. o Sistemas cliente/servidor. Son todos aquellos en los que, desde un punto de vista lógico o de procesamiento con computadoras, existen ordenadores (servidores) que ejecutan peticiones u órdenes de otros (clientes) a los que están conectados. o Sistemas basados en arquitectura web. El verdadero cliente que solicita datos y gestiona esas consultas y respuestas con el usuario es una aplicación web o navegador que puede ser instalada en muy diferentes plataformas u ordenadores.

2.6.Los sistemas para la toma de decisiones: los sistemas expertos. Un sistema experto se puede definir como una aplicación que, con ayuda de los ordenadores, imita el comportamiento humano, en términos de valoración de la información y propuesta de actuación, en un dominio concreto del conocimiento. Podríamos decir que los sistemas expertos son un caso concreto de sistemas de soporte a la decisión (DSS) procedentes de la inteligencia artificial. El objetivo de los sistemas expertos, en los sistemas de información empresariales, no es la sustitución de comportamiento humano en la toma de decisiones, sino más bien apoyar esta labor ofreciendo en esa actividad mediante la automatización de ese complejo proceso.

Las funciones principales de cada uno de los componentes de un sistema experto son: -

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El motor de inferencia se dedica a aplicar las reglas o modelos de probabilidad sobre la base de datos para desarrollar los razonamientos lógicos. El interfaz de adquisición de conocimientos permite que el experto construya y actualice la base de conocimientos. El interfaz de explicaciones esclarece a usuarios y expertos las reglas y datos utilizados, lo que revierte en el conocimiento de cómo función el sistema y permite mejoras en la consistencia de sus razonamientos. La base de conocimiento alberga descripciones de los conceptos de conocimiento y sus relaciones, los criterios de búsqueda y las reglas de deducción que dependerán del tipo de problemas a resolver y al área de conocimiento concreta: medicina, prospección minera, planificación financiera, programación de la producción, etc. La base de datos constituye una memoria temporal donde se almacenan datos iniciales aportados, datos extraídos y resultados obtenidos.

Los principales rasgos que caracterizan a los sistemas expertos frente a los expertos humanos: -

La durabilidad ya que permanecen con las mismas capacidades de uso desde el principio, a diferencia de las personas, que con el tiempo pueden perder facultades. La replicación, que permite que el sistema pueda ser utilizado por muchos a la vez desde diferentes ubicaciones físicas. La fiabilidad, ya que no están influidos por las emociones o los ritmos biológicos. La ausencia de sentido común. La rigidez y la carencia de capacidad de aprendizaje, puesto que no es capaz de adaptarse como los seres humanos. La parcialidad, a que no es capaz de manejar los problemas con una visión global.

Las principales ventajas de los sistemas expertos para su uso empresarial son: -

Pueden resolver problemas muy complejos. Interactúan con lenguaje natural. Dotan de un cierto nivel de conocimientos especializados del que pueda carecer la empresa. Dan conclusiones y ofrecen soluciones de manera rápida. No dan opiniones.

2.7.La inteligencia de negocio (BI). La inteligencia de negocio se refiere al diseño e implementación de infraestructura, procesos y mejoras prácticas para el almacenamiento, integración, comunicación y análisis de información de negocio. Sin embargo, implementar un sistema de inteligencia de negocio no es algo trivial. Aunque muchas de las tecnologías ya están implantadas en la organización, es necesario generar una idea clara respecto al uso de la información para alinear objetivos y planes estratégicos. En este sentido, hay que atender a tres aspectos clave para el éxito de un enfoque de inteligencia de negocio: -

No querer abarcar todo desde el principio. Usar la tecnología que ya se posee primero. Enfocarse en los resultados. Si no se consigue una buena inteligencia de negocio, es posible que el problema no esté en las herramientas, sino en la falta de alineamiento entre estrategias y herramientas de información.

Según este modelo, podemos saber qué grado de implantación de herramientas de inteligencia de negocio tiene una organización Este modelo identifica 7 fases que quedan recogidas en: Fase 1

No existe BI.

Los datos fundamentales se basan en sistemas de procesamientos de transacciones online. Realmente no se usa la información para la toma de decisiones.

Fase 2

No existe BI pero los datos son utilizados.

Los datos son accesibles por algunos directivos que usando hojas electrónicas multipropósito son capaces de elaborar información para la toma de decisiones.

Fase 3

Procesos formales de toma de decisiones.

Se estructuran informes y reportes tipo directamente de los datos sin verificación o limpieza de ruido.

Fase 4

Datawarehouse.

Se reconoce la importancia de un repositorio de datos único. La información para tomar decisiones sigue siendo personal.

Fase 5

Datawarehuse crece.

Se formalizan los informes corporativos para la toma de decisiones.

Fase 6

Despliegue OLAP.

Se desarrolla OLAP y se amplía poco a poco su alcance a diferentes perfiles de decisión.

Fase 7

BI

Se amplía el uso de otras herramientas (datamining, por ejemplo). La calidad de datos e informes repercute en otros sistemas (ERP, SCM, CRM …)

3. Ot...