TEMA I. EL Presupuesto Maestro Y SU Importancia PARA LA TOMA DE Decisiones Y EL Control Administrativo PDF

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TOMMY ORTIZ - 2-17-5874

TEMA I: EL PRESUPUESTO MAESTRO Y SU IMPORTANCIA PARA LA TOMA DE DECISIONES Y EL CONTROL ADMINISTRATIVO.

➢ Definición del presupuesto maestro El presupuesto maestro consiste en un conjunto de presupuestos que buscan, por un lado, la determinación de la utilidad o pérdida que se espera tener en el futuro y, por el otro, formular estados financieros presupuestados que permitan al administrador tomar decisiones sobre un periodo futuro en función de los planes operativos para el año venidero.

➢ Ventajas y desventajas Las ventajas que se mencionan a continuación ayudan a lograr una planeación adecuada y a controlar las empresas: • Motiva a la alta gerencia para que defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa. • Propicia que se defina una estructura adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización. • Cuando existe la motivación adecuada se incrementa la participación de todos los niveles de la organización. • Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables. • Facilita a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos. • Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía. • Obliga a realizar un autoanálisis periódico. • Facilita el control administrativo. • Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organización para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa. Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia en las operaciones. Sin embargo, como toda herramienta, el presupuesto tiene ciertas limitaciones que deben ser consideradas al elaborarlo o durante su ejecución: • Está basado en estimaciones, limitación que obliga a la administración a utilizar determinadas herramientas estadísticas para reducir la incertidumbre al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos con que se cuenta. La correlación y regresión estadística, que se analizaron en el capítulo segundo, ayudan a eliminar, en parte, esta limitación. • Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia, lo que significa que es una herramienta dinámica que debe adaptarse a cualquier inconveniente que surja, ya que de otra manera perdería su sentido. • Su ejecución no es automática. Es necesario que en la organización se comprenda la utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos se convenzan de que ellos son los primeros

El sabio no dice nunca todo lo que piensa, pero siempre piensa todo lo que dice (Aristóteles)

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beneficiados por el uso del presupuesto. De otra forma serán infructuosos todos los esfuerzos por aplicarlo. • Es un instrumento que no debe sustituir a la administración. Uno de los problemas más graves que provocan el fracaso de las herramientas administrativas es creer que por sí solas pueden llevar al éxito. Hay que recordar que es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para competir con ella. • Toma tiempo y cuesta prepararlo. • No se deben esperar resultados demasiado pronto.

➢ Funciones de los presupuestos La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización. Las siguientes funciones son las más importantes cuando hablamos en términos generales: 

La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización.

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El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

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Los presupuestos podrán desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

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Los presupuestos son útiles en la mayor parte de las organizaciones como: utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas.

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Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

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Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

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Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia los Objetivos Estratégicos

➢ Características de un sistema de presupuesto a) Lograr flexibilidad, de modo que se puedan llevar a cabo las actualizaciones de los planes (que, como se ha mencionado, se harán por excepción) para incorporar los cambios fundamentales que surjan en las variables esenciales de la empresa o en alguna premisa general.

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b) Facilitar el control administrativo de manera que la dirección y su equipo puedan verificar que los planes se están llevando a cabo, y facilitar así la administración por excepción. c) Cuantificar los objetivos y metas del presupuesto maestro, de tal forma que el presupuesto se constituya en una herramienta de negociación y formalización de compromisos a corto plazo. d) Facilitar la autoevaluación de cada una de las áreas de responsabilidad de las empresas. e) Permitir que las normas de información financiera y sus circulares respectivas puedan aplicarse en el presupuesto maestro, si se considera prudente usarlos. f) El presupuesto a corto plazo debe ser parte del presupuesto a largo plazo. g) Se deben incorporar en el presupuesto a corto plazo las inversiones en activos fijos, que son parte de la planeación estratégica pero que tendrán que hacerse en determinado periodo. h) En el nivel ejecutivo de la dirección se deben presentar indicadores de forma condensada, que reflejen los objetivos presupuestales logrados y por lograr.

➢ Indicadores del presupuesto 1. Ingresos. 2. Utilidad de operación. 3. Activos promedio en operación. 4. Margen de ventas. 5. Rotación de inversión. 6. Tasa de rendimiento sobre la inversión. 7. Porcentaje de capacidad utilizada. 8. Porcentaje de crecimiento de volumen. 9. Días de inversión en capital de trabajo. 10. Valor económico agregado (EVA). 11. Inversiones aprobadas. 12. Flujo de efectivo de operación. 13. Compromisos con bancos acreedores. 14. Principales estrategias para el año. 15. Oportunidades y amenazas de la empresa. 16. Programas específicos del año. 17. Otros.

➢ Variables microeconómicas

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Las variables microeconómicas son aquellas elementos o patrones que pueden ser utilizados para describir el comportamiento de una persona u otra unidad económica, como una empresa. Una variable es una magnitud que puede tener diferentes valores en diferentes períodos de tiempo. Las variables son usadas, en economía, para explicar y comprender el comportamiento de los agentes económicos.

Algunas variables microeconómicas importantes son:

Variable

Descripción El precio se define como la cantidad de dinero que se necesita entregar, Precio como pago para adquirir un bien o servicio. Es el monto de dinero gastado en un período de tiempo determinado. Gasto Individual La microeconomía puede analizar el gasto de una familia, el gasto de una empresa, etc. Es la cantidad de bienes o servicios que las personas o empresas están Cantidad Demandada dispuestas a comprar en un momento de tiempo determinado. Consumo Es el monto monetario gastado en la compra de bienes o servicios. Es la cantidad de bienes producidos por una empresa en un período de Cantidad Producida tiempo determinado. Salarios El un pago a cambio de trabajo, en un período de tiempo determinado. Costo de los Factores Es el gasto incurrido para adquirir los factores usados para producir un de Producción bien o servicio Inversión Individual Es el gasto realizado que dará beneficios en un futuro no inmediato Market Share de una Es el porcentaje de ventas de una empresa en relación al total de ventas Empresa en el mercado

➢ Clasificación del presupuesto maestro: Presupuesto de operación y financiero El presupuesto de operación forma la primera parte en la realización de un presupuesto maestro. Aquí se presupuestan aquellas partidas que conforman o influyen directamente en las utilidades de la compañía, en específico la utilidad de operación o utilidad antes de financieros, impuestos y repartos (UAFIR)), que es precisamente el último eslabón del presupuesto de operación, los diferentes presupuestos que conforman al presupuesto de operación son: • Presupuesto de ventas • Presupuesto de producción • Presupuesto de materia prima • Presupuesto de mano de obra • Presupuesto de gastos indirectos de fabricación • Presupuesto de gastos de operación • Presupuesto de costo de venta y de valuación de inventarios

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El plan maestro debe culminar con la elaboración de los estados financieros presupuestados, que son el reflejo del lugar en donde la administración quiere colocar la empresa, así como cada una de las áreas, de acuerdo con los objetivos que se fijaron para lograr la situación global. Aparte de los estados financieros anuales presupuestados, pueden elaborarse reportes financieros mensuales o trimestrales, o cuando se juzgue conveniente, para efectos de realimentación, lo que permite tomar las acciones correctivas que se juzguen oportunas en cada situación. La esencia del presupuesto financiero surge de la información generada por el presupuesto de operación. Es necesario considerar que son tres grandes planes los que engloban un modelo de planeación: el plan de mercados, el de requisitos de insumos y el financiero. Los dos primeros constituyen la base para elaborar el presupuesto de operación y, una vez que éste ha sido integrado, se utiliza como referencia para elaborar el presupuesto financiero que, junto con el de operación, constituye la herramienta por excelencia para traducir, en términos monetarios, el diseño de acciones que habrán de realizarse de acuerdo con la última etapa del modelo de planeación estratégica analizado al inicio de este capítulo. El presupuesto de ventas, el de costo de producción y el de gastos de operación producen el estado de resultados proyectado; en síntesis, el presupuesto de operación da origen al estado de resultados presupuestado. El presupuesto financiero, aunado a ciertos datos del estado de resultados presupuestado, expresa el estado de situación financiera presupuestado y el estado de flujo efectivo presupuestado. El estado de resultados, el estado de situación financiera y el estado de flujo de efectivo presupuestado indican la situación financiera proyectada. Con estos informes concluye la elaboración del plan anual o plan maestro de una empresa. A partir de enero del 2008, las NIF referentes a cómo reflejar la inflación en los informes financieros han sido suprimidas mientras que la inflación anual permanezca inferior al 5%. Debido a que en los últimos años esta situación ha prevalecido, creemos que en el futuro próximo no será necesario reflejar los efectos de la inflación. Sin embargo, si la inflación superara el 5% anual se recurriría a la normatividad del CINIF para este aspecto.

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