TEMA 2 - LA TOMA DE Decisiones PDF

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APUNTES CORREGIDOS...

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TEMA 2 - LA TOMA DE DECISIONES Introducción La toma de decisiones es un proceso mediante el cual se elige entre varias opciones que se plantean. Hay algunas decisiones más relevantes que otras, por ejemplo elegir si voy a la UPO en metro, coche, moto o taxi es menos relevante que decidir si voy a estudiar ADE o educación infantil. Depende de las circunstancias del momento, tanto en la vida cotidiana como en una empresa. El proceso de toma de decisiones puede ser largo o corto dependiendo de la relevancia de dichas decisiones. En el caso de las empresas, los encargados de tomar las decisiones son los gerentes (es decir, la autoridad formal), también influyen los directivos, administradores… en resumen, todos aquellos que controlan el trabajo de los demás. Aunque realmente todos los miembros de una empresa toman decisiones que afectan tanto a su trabajo personal como a la empresa. 1. El proceso de toma de decisiones Una decisión es una elección. El proceso de toma de decisiones consiste en ocho etapas: 1. Identificación del problema: El origen de toda decisión está en un problema, no en algo malo necesariamente, sino en la identificación de que algo dificulta un objetivo o simplemente por el nacimiento de un propósito. 2. Identificación de los criterios de decisión: Consistirá en pararse a pensar qué aspectos van a ser determinantes y susceptibles de valorar para llegar a la mejor solución. 3. Ponderación de criterios: Habrá aspectos que se consideren más relevantes que otros, y eso nos ayudará a la hora de sopesar los pros y los contras de cada opción. Para ello se puede establecer un orden de importancia de cada uno de ellos. 4.Desarrollo de alternativas: Implica listar las diferentes opciones posibles que se puedan ajustar a los que buscamos. 5.Análisis de alternativas: Posteriormente, se procede a evaluar cada una de las opciones de acuerdo con los criterios previamente establecidos y teniendo en cuenta la importancia de cada uno de estos. Cada opción terminará por tener puntos fuertes, débiles, etc. 6.Selección de una alternativa: Tratará de elegir la mejor alternativa o la que mejor se ajuste a lo que buscamos de acuerdo con lo valorado. 7.Implementación de la alternativa: Será la puesta en práctica de la opción elegida, se informará a quien le influya y se oirá su opinión e implicación, de esta manera será mayor el compromiso en lugar de que se le dijese solo cómo actuar. 8.Evaluación de la efectividad de la decisión: Se evaluará el resultado obtenido. Si no cumple con lo que se buscaba nos puede llevar a corregir algún aspecto tras identificar qué ha fallado y volver a empezar con el proceso. 2.La toma de decisiones bajo diferentes condiciones. Gerentes → Son los responsables de la toma de decisiones, aunque todos aquellos que participan en organización toman decisiones. El hecho de que prácticamente todo lo que hace un gerente involucre la toma de decisiones no significa que el proceso tenga siempre que consumir mucho tiempo, que sea complejo o que resulte evidente para el observador externo. Buena parte de la toma de decisiones es rutinaria. Situación de racionalidad → Implica elegir alternativas lógicas, consistentes y que maximizan el valor. - Los supuestos de racionalidad no son muy realistas y los gerentes no siempre actúan de manera racional. Las decisiones se toman a favor de los intereses de la organización. Es cuestionable que la adhesión al modelo racional sea siempre la mejor manera de tomar decisiones, ya que, siempre existen factores sociales que guían las acciones del gerente de acuerdo con estrategias dirigidas a mantener su poder de influencia. Situación de racionalidad limitada → Los gerentes toman decisiones racionales, pero están limitadas por su capacidad para procesarlas, debido a que no les es posible analizar toda la información de todas las alternativas, los gerentes transigen con una solución aceptable, en lugar de

maximizar el beneficio, esto significa que aceptan soluciones que “suficiente buenas”. Son racionales dentro de los límites que les importe su capacidad para procesar la información, dado que la mayoría de las decisiones que toman los gerentes no cumplem los supuestos de la racionalidad perfecta, es probable que la toma de decisiones también está influida por la cultura, las políticas internas y estructuras de poder de la organización. En estos casos se elige una solución aceptable buscando la satisfacción en lugar de maximizar. No obstante en ocasiones la intensificación del compromiso puede llevar a ofuscarse en una sola idea sin dar paso a otras y, en vez de solucionar algo sencillo a tiempo, continua con la misma idea errónea y puede surgir un problema mayor. Por otro lado, las personas se guían mucho por la intuición, sin hacer las cosas de forma racional sino por actores internos o externos que nos llevan a esa dirección. Algunas de las limitaciones por las que no se da la racionalidad utópica serían: 1. STATUS-QUO: resistencia al cambio para mantener la situación tal y como está. 2. Capacidad mental limitada: para analizar y procesar la información nueva. 3. Recursos limitados: tiempo, recursos monetarios, humanos,etc. 4. Intereses diversos: en la toma de decisiones influyen otros intereses a parte de los económicos. 5. Decisiones interdependientes: una decisión condiciona a otra. 6. Compromiso con una alternativa: aunque no sea la mejor opción. 7. Percepción subjetiva: considerar una opción mejor por beneficio propio. A continuación, encontramos diferentes tipos de decisiones: 1. Problemas estructurados, nos referimos a un problema ya conocido, del cual tenemos información suficiente y precisa. Son problemas relativamente sencillos, conocidos y fáciles de definir. A esto le añadimos las decisiones programadas, que son las respuestas a estos problemas, las cuales son previstas con gran claridad y no van a surgir imprevistos para la solución del problema. Por ejemplo, en el caso de una copistería cuando la fotocopiadora falla. 1.1. Procedimientos, reglas, políticas: → Procedimientos: es una secuencia de pasos que usa el gerente para resolver un problema estructural. (por ejemplo, continuamos el ejemplo de la fotocopiadora, si se atasca un papel) → Reglas: son declaraciones explícitas que obedecen los gerentes, y que les indican lo que pueden o no pueden hacer, transmitiendo dichas reglas al resto de empleados. Por ejemplo, fumar en espacios cerrados. → Políticas: son parámetros generales que tienen el propósito de orientar la labor del tomador de decisiones, es decir, del gerente. Son guías generales que muestran lo que la organización quiere conseguir. (Ej: los clientes siempre tienen la razón) 2. Problemas no estructurados y decisiones no programadas: el decisor nunca se ha encontrado en esta situación, es algo nuevo, por lo que no se dispone de información suficiente o es ambigua. Se tiene que investigar sobre esta situación nueva y por tanto sobre su solución y las decisiones no programadas a las que conlleva. Cuando los problemas carecen de estructura se han de aplicar decisiones no programadas, es decir, decisiones únicas que demandan soluciones hechas a medida. 3. Condiciones para la toma de decisiones: Nos podemos encontrar en varias situaciones: a) Certidumbre: el gerente toma decisiones acertadas porque conoce perfectamente los resultados y las alternativas, todo está muy claro y la probabilidad de error es mínima. (Por ejemplo, cuando un tesorero decide dónde depositar los fondos, ya que conoce las tasas de interés de todos los bancos). b) Incertidumbre: situación en la que el responsable no tiene certezas ni estimaciones probabilísticas razonables. La elección de alternativas se ve influenciada por la limitada información y la orientación psicológica del gerente: si es optimista: elige maximizar al máximo los beneficios pero

en el caso de que sea pesimista elige maximizar al mínimo los beneficios Además, se desconocen muchos datos importantes sobre su entorno. c) Riesgo: situación en la que el responsable ha de ser capaz de calcular la probabilidad de que se den ciertos resultados, es decir, el tomador calcula el porcentaje de riesgo de cada decisión. (por ejemplo, 60% acierto y 40% error).Cuentan con datos basados en sus experiencias o información secundaria. A continuación, vemos un esquema - resumen de las decisiones programadas y las no programadas:

Como podemos observar, las decisiones programadas son algo rutinario, con poca dificultad y que se van consiguiendo en el día a día. No suelen ser problemas de grandes dimensiones, por lo que sus soluciones serán equivalentes. En cambio, si observamos las decisiones no programadas, son problemas más puntuales, problemas con mayor dificultad para resolver y con información incompleta. 3. Estilos en la toma de decisiones Según los autores, existen tres conductas para resolver los problemas que surgen en las compañías; evadir el problema, resolverlo y buscarlo. Los directivos que evaden los problemas suelen ser personajes pasivos y prefieren no actuar frente a las contingencias. Las personas reactivas actúan solucionando el problema en cuanto se presenta. Aquellos que optan por la búsqueda de problemas intentan localizar activamente los problemas para poder solucionarlos y destacar por su “heroicidad”. También se puede estudiar desde otras dos dimensiones: ➔ Según el modo de pensar individual se diferencian a dos tipos de personas. Aquellos que lo hacen de forma racional, examinan y analizan la información de forma ordenada y se aseguran de que esta sea lógica y consistente antes de tomar la decisión. Sin embargo, los que piensan de una forma más creativa e intuitiva no tienden a procesar la información en un orden determinado sino que la estudian en su conjunto. ➔ Según la tolerancia a la ambigüedad. Algunas personas tienen una baja tolerancia a la ambigüedad por lo que necesitan que haya consistencia y orden en el modo de estructurar la información con la finalidad de disminuir la ambigüedad. Si unimos todas estas dimensiones podemos diferenciar la toma de decisiones en cuatro estilos: 1. Estilo dirigente. Tienen baja tolerancia a la ambigüedad y son racionales. Se caracterizan por ser eficientes y lógicos. Enfocan su atención en el corto plazo. 2. Estilo analítico. Reúnen más información antes de tomar la decisión. Se adaptan con facilidad a situaciones adversas. 3. Estilo conceptual. Suelen tener una perspectiva amplia y examinan un gran número de alternativas. Se enfocan en el largo plazo y encuentran soluciones creativas a los problemas. 4. Estilo conductual. Trabaja bien en equipo y le preocupa los logros de sus subordinados. Son receptivos hacia las sugerencias de los demás. Le da mucha importancia a la comunicación y siempre tratan de evitar el conflicto. ESTILO DE PENSAMIENTO LINEAL/NO LINEAL El estilo de pensamiento de una persona refleja dos cosas: (1) la fuente de información que la persona tiende a utilizar (interna o externa) y (2) cómo procesa dicha información (lineal-racional, lógica, analítica o no lineal -intuitiva, creativa). Estas cuatro dimensiones se dividen en dos estilos.

El estilo de pensamiento lineal que se caracteriza por la preferencia de una persona por utilizar información externa y hechos y procesarla a través del pensamiento racional y lógico que guía sus acciones y decisiones. El estilo de pensamiento no lineal que se caracteriza por una preferencia por fuentes internas y por procesar la información con intuición, sensaciones y corazonadas que guían sus decisiones y acciones. En muchas ocasiones de incertidumbre las acciones irán guiadas por este tipo de pensamiento. 4. Toma de decisiones eficaces. En el mundo empresarial gira en torno a las decisiones que tomemos dentro de la organización, por lo tanto, es importante que la toma de decisiones sea eficientes. Teniendo en cuenta lo dinámico que suele ser el entorno hoy en día, existen una serie de pautas que nos ayudarán a que las decisiones que tomemos sean lo mejor posibles: - Tener en cuenta las diferencias entre culturas. Es decir, no funcionará de la misma manera una decisión en Asia y en Francia. Un ejemplo práctico de ello lo encontramos con la empresa L’Oreal que fomenta el debate abierto ya que en su caso fomenta la creatividad. Un ejemplo opuesto sería el de cualquier empresa de Indonesia, donde los entornos grupales se entienden por los trabajadores como una amenaza y una contínua competitividad para ver quién es el mejor. - Crear estándares para una buena toma de decisiones: A la hora de tomar cualquier decisión es importante tener un estándar previo que estipule el nivel aceptable o satisfactorio con los que consideres que se va a resolver el problema. Esto es importante a la hora de la evaluación de la decisión que has tomado, y poder saber si has llegado o no al nivel satisfactorio deseado. - Saber cuándo rendirse. Este punto parece el más obvio, pero es muy importante tenerlo en cuenta. Muchas veces nos aferramos a algunas decisiones o incluso a algunos modelos de negocio que son inservibles. Es importante saber cuándo abandonarlas. Un ejemplo práctico es el de la empresa de L.L.Bean, que quería colocar un puesto en Waterville de atención telefónica. Justo después T-Mobile anunció que iba a poner un puesto de atención telefónica en el mismo sitio. La empresa L.L.Bean supo apreciar que probablemente esa ciudad no tendría suficientes trabajadores cualificados para ambos centros, por lo que decidieron trasladar su centro a 90 kilómetros de distancia (ya que T-Mobile era una empresa mucho más conocida y potente que ellos). -Toma de decisiones eficaces. Un buen proceso de toma de decisiones tiene estas seis características: 1) Tiene que enfocar en lo más importante 2) Tiene que ser lógico y congruente 3) Combinar el razonamiento analítico con el intuitivo(datos objetivos y subjetivos 4) Sólo usar la información necesaria para resolver el problema 5) Fomentar y guiar la obtención de datos relevantes 6) Ser simples, confiables, flexibles y que sean fáciles de utilizar - Desarrollar la capacidad para pensar con claridad. Esta capacidad es imprescindible a la hora de tomar decisiones. Existen varias formas de mejorarla, que es a través de la formación y del entrenamiento. -Pensamiento de diseño. Consiste en crear una estructura o procedimiento determinado que te ayude a tomar decisiones.

- Datos masivos. Hoy en día, es muy usual que las empresas recopilen datos de sus clientes mediante bases de datos. Estos datos pueden ser muy valiosos para tomar cierto tipo de decisiones, ya que podrás tomar una decisión u otra teniendo en cuenta las preferencia de tus clientes. - Practicar los 5 porqués. Es un método inventado por el fundador de Toyota Sakichi Toyoda y nos ayudará a indagar en el trasfondo del problema y no sólo analizarlo de una manera superficial. Esto se practica porque hoy en día los directivos suelen meter mucha presión con el tema del tiempo, por esto mismo el análisis de los problemas suelen hacerse de una forma más superficial y por lo tanto puede dar lugar a más fallos. Un ejemplo práctico de los 5 porqués sería el siguiente: 5. Sesgos y errores en la toma de decisiones ➔ Exceso de confianza :Se da cuando el directivo responsable de la toma de decisiones piensa que sabe más de lo que en realidad sabe o tiene una visión exageradamente positiva de sí mismo. ➔ Gratificación inmediata Existe un sesgo de gratificación inmediata cuando el decisor elige las soluciones inmediatas porque las encuentran más atractivas que las que le reportan beneficios en el futuro. ➔ Efecto anclaje Cuando el tomador de decisiones se apega a la información obtenida en un primer momento. Le otorgan una ponderación desproporcionada a las primeras impresiones, precios, ideas,... ➔ Percepción selectiva La percepción selectiva se pone de manifiesto cuando la persona encargada de la toma de decisiones organiza e interpreta los acontecimientos de forma selectiva en base de sus percepciones sesgadas. ➔ Confirmación Se refiere a la actitud que siguen las personas que buscan información que reafirme las elecciones que han hecho en el pasado descartando toda aquella que contradicen sus juicios previos. Aceptan sin mucha crítica la información que reafirme sus puntos de vista preconcebidos. ➔ Encuadre Se presenta cuando se selecciona determinados aspectos de una situación obviando al resto. Provoca distorsión y crea puntos de referencia incorrectos. ➔ Disponibilidad Los individuos tienden a recordar los eventos mas recientes e intensos de su memoria afectando la capacidad de análisis objetivo. ➔ Representatividad Cuando el tomador de decisiones evalúa la probabilidad de que ocurra un suceso en base de su similitud con otro suceso pasado. ➔ Aleatorización Se da cuando se trata de dar significado a sucesos aleatorios e intentan predecirlos. ➔ Costes hundidos Incurren en este error las personas olvidan que las alternativas actuales no pueden corregir el pasado y se aferran a los costes que generan decisiones anteriores. ➔ Al servicio del yo Hablamos de este sesgo cuando el individuo hace alarde de sus éxitos y culpa a cualquier factor externo de sus fracasos. ➔ Retrospectivo Es la tendencia a creer erróneamente que se hubiera podido predecir un suceso cuando este ya ha ocurrido.

6. Conclusión Actualmente, las necesidades de las empresas son definidas por el ambiente global en que estas existen, constituyendo un entorno muy competitivo que exige una continua toma de decisiones importantes y con mínimas posibilidades de errores. Por ello consideramos que el proceso de toma de decisiones desde la primera etapa (identificación del problema) hasta la última ( evaluación de la efectividad de la decisión) son fundamentales para el correcto funcionamiento de una empresa ya que éstas decisiones son el motor que produce que esta empresa vaya bien. Una de las bases a tomar en cuenta en este proceso es saber diferenciar bien con qué tipo de problema nos estamos encontrando (estructurado o no estructurado) para así establecer unas políticas, reglas y procedimientos concretos que se ajusten al problema en concreto y a una situación determinada. Y como no puede ser de otra forma, a la decisión siempre va ligada la posibilidad del error. Hay personas que tienden a no tomar decisiones porque tienen miedo a equivocarse, y dejan que las circunstancias decidan por ellas, abandonando así el control de su propia existencia. Con este tema, nos damos cuenta de que incluso un exceso de confianza, puede provocar que las decisiones se tomen de manera equivocada. Tras examinar todo esto, llegamos a la conclusión de que debemos tomar decisiones que sean eficientes, para ello se pueden seguir una serie de pautas como pensar con claridad y saber cuando rendirse que nos ayudan a tomar decisiones eficientes, efectivas y con un bajo costo para la empresa; pues de ello dependerá el éxito o fracaso de una organización....