Textiles ha parte 1 2 3 ENTREGABLE FODA DETERMINACI PDF

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UNIVERSIDADGALILEO IDEACEI: Santa MariaNombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas.Curso: Administración de Procesos Administrativos Casos Empresariales Horario: 18:00 a 19: Tutor: Erick DardonRESOLUCIÓN CASO EMPRESARIALTEXTILES “H&A“EntregableSemana 4Fecha ...

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Textiles “H&A”

UNIVERSIDAD GALILEO IDEA CEI: Santa Maria Nombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas. Curso: Administración de Procesos Administrativos Casos Empresariales Horario: 18:00 a 19:00 Tutor: Erick Dardon

RESOLUCIÓN CASO EMPRESARIAL

TEXTILES “H&A“ Entregable #1 Semana 4

Fecha de entrega: 04-05-2019 IDE: 18009658 Nombre: Alex Randolfo Davila Escobar APACE

P á g i n a 1 | 24

Textiles “H&A”

INDICE ANALISIS FODA (PROPUESTA) ........................................................................... 2 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ...................................................................... 2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................... 4 MATRIZ FODA........................................................................................................ 5 ESTRATEGIAS ....................................................................................................... 6 SOLUCIÓN AL PROBLEMA .................................................................................. 7 BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN ............................................................. 8 PLAN DE ACTIVIDADES PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS ............... 9 MODELO IPO ....................................................................................................... 10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA............................................. 11 ANALISIS ESTRUCTURADO: ............................................................................. 13 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS CON LA SIMBOLOGIA DE GANE & SARSON ............................................................................................................... 14 TIPOS DE ENTRADA Y SALIDA ......................................................................... 15 DIAGRAMA FLUJO PROCESO COLUMNAR ..................................................... 17 SISTEMA DE INFORMACIÓN PROPUESTO ...................................................... 18 CONCLUSIONES ................................................................................................. 22 RECOMENDACIONES ......................................................................................... 23

Textiles “H&A”

ANALISIS FODA (PROPUESTA) FACTORES INTERNOS FORTALEZAS

DEBILIDADES

Experiencia de 28 años en el mercado de exportación de algodón y tejidos.

Deficiencia en Clima laboral por la mala comunicación del personal dentro de la empresa.

Cultura organizacional deficiente debido a 49% de ventas a nivel Nacional sobre sus la falta de autoridad en los mandos competidores jerárquicos. Alta capacidad mensual de producción de 360,000 piezas

No cuenta con un departamento de despacho y empaques

Productos de alta calidad importados desde Estados Unidos para la producción No cuenta con departamento de SSO de los hilos 100% de algodón o mezclas (Salud y Seguridad Ocupacional) algodón poliéster, algodón, nylon etc. Diversidad de productos como camisetas, sudaderos, pantalones, vestidos; incluyendo cada una de las áreas Falta de un descriptor y manuales de especializadas en las fases de procedimientos de puestos Producción: hilar, tejer, acabado, cortado, costura proceso de lavado y empacado. FACTORES EXTERNOS OPORTUNIDADES Alianzas con empresas nacionales e internacionales

AMENAZAS Incremento de costo en Materia Prima, por tener únicamente un solo proveedor en el extranjero.

Certificados de calidad aceptados internacionalmente

Competencia extranjera

Lanzamientos de nuevos productos al mercado nacional e internacional

Impuestos elevados por la exportación de productos (Aranceles)

Mano de Obra a bajo Costo

Impacto ambiental

Crecimiento en mercado internacional

Imitación de Productos

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Derivado del análisis FODA podemos listar los problemas internos y externos que a corto o largo plazo puedan llevar a la quiebra de la empresa.

Textiles “H&A”

No.

Prioridad

Problema

Objetivo

ALTA

Falta del departamento de despacho y empaques

Mejorar el control de los productos terminado para una buena atención al cliente

ALTA

Estructura organizacional no adecuada

Mejorar los Procedimientos Internos

MEDIA

Reforzamiento en el departamento de Reclutamiento y capacitación del personal

MEDIA

No se cuenta con departamento de SSO (Salud y Seguridad Ocupacional)

MEDIA

Falta de manuales de procedimientos para el departamento de Producción

1

2

3

4

5

La selección y capacitación de personal para lograr mayor estabilidad de los colaboradores en los diferentes puestos dentro de la organización. Mejorar la seguridad del personal dentro de la organización para evitar la mayor cantidad de incidentes y cumplir con las diferentes certificaciones nacionales e internacionales

Procesos de producción más ordenados y eficientes, utilizando la capacidad total de la fabrica

Recursos necesarios Presupuesto Económico: para infraestructura, equipo de cómputo, maquinaria industrial. Presupuesto Económico: por aperturas de nuevos puestos fijos de trabajo.

Limitantes Falta de automatización por medio de un sistem en los procesos de despacho y empaque

Cargas de trabajo por puesto

Presupuesto Económico: Tiempo para realizar las para capacitaciones Capacitaciones mensuales. Presupuesto Económico: para infraestructura, equipo de cómputo y equipo de seguridad. Apoyo del departamento de Reclutamiento para la elaboración de los manuales de procedimientos.

Paros de Producción constantes por cambio modificaciones dentro d la organización y el mal uso de equipo de protección personal.

Rotación de Personal

Textiles “H&A”

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La empresa ha demostrado ser un sector muy fuerte en la economía y esto se puede ver reflejado con la participación en las exportaciones de productos a nivel nacional. La empresa requiere del análisis de la problemática debido a la falta de un departamento de despachos y empaques dentro de la estructura organizacional. La falta de control que muestra la empresa en los procesos de despacho y empaques se ve reflejado en la perdida de productos (robos) debido a la alta producción que se mantiene, el personal no es muy ágil de controlar todos los productos, el error humano es constante perjudicando tanto la operación como los tiempos de entrega a los clientes. El llevar los registros de despachos y empaques genera una gran cantidad de papelería elevando los costos el cual se reducirá al implementar un sistema transaccional. Generar los reportes e informes a los mandos medios y Gerencias se dificulta debido al tiempo en que se obtiene por el volumen de papelería que se deben de revisar para dichos informes. Es en este punto donde se hace conveniente la implementación de un área en la cual se maneje en particular, todos los temas relacionados con las ventas generando mayor organización y mejores resultados cumpliendo con las metas y objetivos organizacionales planteados por la alta gerencia tal como el incremento en el nivel de despachos, implementar un buen proceso de administración en este departamento permitirá mayores beneficios para la empresa y sobre todo para los consumidores que recibirán mejores productos y servicios. La experiencia de 28 años en el mercado ya se puede identificar a simple vista que, si es muy necesario solucionar o implementar, crear nuevas estrategias de ventas, innovación, lograr mayor reconocimiento de marca, aumento en la comercialización a nivel nacional y extranjero, organizar y estructurar sus funciones y operaciones de ventas y sobre todo ampliar su dicho de mercado.

Textiles “H&A”

MATRIZ FODA Fortalezas (F)

Debilidades (D)

- Experiencia de 28 años en el mercado de exportación de algodón y tejidos.

- Deficiencia en Clima laboral por la mala comunicación del personal dentro de la empresa.

- 49% de ventas a nivel Nacional sobre sus competidores ______ _ ______________FACTORES____ ___________INTERNOS _______ - Alta capacidad mensual de ________________ producción de 360,000 piezas

- Cultura y estructura organizacional deficiente debido a la falta de autoridad en los mandos jerárquicos. - No cuenta con un departamento de despacho y empaques.

- Productos de alta calidad importados desde Estados Unidos para la producción de los hilos 100% de algodón o mezclas algodón poliéster, algodón, nylon etc.

- No cuenta con departamento de SSO (Salud y Seguridad Ocupacional).

ESTRATEGIAS (FO) Maxi-Maxi -Invertir en la expansión de nuevos puntos de distribución a nivel internacional para agilizar la demanda de productos en tiempo de entrega. - Establecer alianzas con empresas nacionales e internacionales basadas en los 28 años de experiencia de exportación de productos.

ESTRATEGIAS (DO) Maxi-Maxi - Creación del departamento de SSO para obtener diversas certificaciones que ayuden a la aceptación de clientes con distintas normativas. - Implementación del departamento de despacho y empaques para cubrir el crecimiento del mercado internacional.

________FACTORES __________ - Diversidad de productos como __EXTERNOS_______ camisetas, sudaderos, pantalones, vestidos; incluyendo cada una de las áreas especializadas en las fases de Producción: hilar, tejer, acabado, cortado, costura proceso de lavado y empacado. Oportunidades ( O ) - Alianzas con empresas nacionales e internacionales. - Certificados de calidad aceptados internacionalmente. - Lanzamientos de nuevos productos al mercado nacional e internacional. - Mano de Obra a bajo Costo. - Crecimiento en mercado internacional.

Textiles “H&A” Amenazas (A) - Incremento de costo en Materia Prima, por tener únicamente un solo proveedor en el extranjero. - Competencia extranjera.

ESTRATEGIAS (FA) Maxi-Mini - Debido a la alta producción que se manejan pactar con el proveedor en el extranjero un precio para la materia prima - Buscar nuevos proveedores en el extrajeron y nacional para la distribución de materia prima.

ESTRATEGIAS (DA) Mini-Mini - Patentar cada producto elaborado para evitar la imitación. - Establecer contratos con la cartera de clientes para la venta de los productos.

- Impuestos elevados por la exportación de productos (Aranceles). - Impacto ambiental. - Imitación de Productos

ESTRATEGIAS ESTRATEGIA

DEFINICION

Desarrollo de Mercado

Invertir en la expansión de nuevos puntos de distribución a nivel internacional para agilizar la demanda de productos en tiempo de entrega.

Desarrollo de Mercado

Establecer alianzas con empresas nacionales e internacionales basadas en los 28 años de experiencia de exportación de productos.

Desarrollo de Mercado

Creación del departamento de SSO para obtener diversas certificaciones que ayuden a la aceptación de clientes con distintas normativas.

Desarrollo de Producto

Implementación del departamento de despacho y empaques para cubrir el crecimiento del mercado internacional.

Desarrollo de Mercado

Debido a la alta producción que se manejan pactar con el proveedor en el extranjero un precio para la materia prima

Textiles “H&A”

Desarrollo de Mercado

Buscar nuevos proveedores en el extrajeron y nacional para la distribución de materia prima.

Desarrollo de Producto

Patentar cada producto elaborado para evitar la imitación.

Desarrollo de Mercado

Establecer contratos con la cartera de clientes para la venta de los productos.

SOLUCIÓN AL PROBLEMA La implementación de un sistema para el departamento de despacho y empaques hará que la empresa lleve un mejor registro y control de cada uno de los productos terminados. Para ello deberá de invertirse en la sistematización de 2 procesos esenciales siendo los siguientes: 1. la implementación de un software que permita registrar por medio de código de barras impresas en las entradas y salidas del producto terminado, el cual permitirá la creación de ordenes de despacho y una base de datos que genere informes detallados de manera efectiva. Dentro de esos informes se encontrarán: Los inventarios actualizados en las fechas específicas, informe sobre la capacidad de empaquetado del producto en un determinado periodo, Informe sobre la cantidad de productos despachado en un determinado periodo etc. 2. Compra de maquinaria y accesorios para el departamento de despacho y empaques siendo estos los siguientes: - Equipo de cómputo en el cual se tabule genere y almacene la información. - Etiquetadoras electrónicas de códigos de barras. - Lectores Móviles de Código de barras. - Bandas transportadoras automáticas Industriales. Aunque dichos procesos se automaticen el factor humano será indispensable y no se descartara por temas de generación de reportes o soluciones técnicas.

Textiles “H&A”

BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN Información Detalla: Se muestra la información actualizada y detallada del inventario debido a que el Sistema controla toda la información. Mejor flujo de trabajo: El empaquetado y despacho de los productos es rápido y el control del inventario es detallado. Agilidad: Se muestran reportes del estado actual del Negocio, las herramientas de informes y administración de inventario aceleran el proceso del Negocio y cada operación realizada se actualiza en el Sistema. Costos: Se dedica menor tiempo a la administración de inventario y permite hacer más tareas, trabajando menos. Stock: El inventario se mantiene automáticamente actualizado.

Textiles “H&A”

PLAN DE ACTIVIDADES PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS

No.

Descripción

Tiempo

Costos

Responsable

1

Cotización de equipo de computo

01 mes

Q 24,192.00 Gestor de Compras

2

Proforma para la creación del sistema transaccional (TPS)

01 mes

Gestor de Compras, Q 15,000.00 TI

3

Análisis costo beneficio de la infraestructura para nueva oficina

01 mes

Q 150,000.00 Gerencia Ventas

Depreciación edificios Se aplica el salario base actual de Guatemala por empleado contratado

4

Contratación de personal técnico para mantenimiento de maquinaria fabrica

5

Capacitación para la adaptación del personal

02 meses

Q

Departamento de 500.00 Capacitación

Refacción

6

Elaboración de manuales de procedimientos

02 meses

Q

Departamento de 250.00 Reclutamiento

Resma hojas para impresión

01 mes

Departamento de 2,992.36 Reclutamiento

Observaciones

Q

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MODELO IPO

Sistema de Despacho Elementos del Sistema DESCRIPCIÓN DE ENTRADAS

Orden Compra de Producto de Clientes nacionales e internacionales

Recurso Humano Supervisor de Sistema Digitador 1 Digitador 2

Equipo Computadoras Impresoras Almacenamientos Digitales

Procesos Datos de Información Verificar Cotización Información Cliente Registrar la Orden de Compra Existencia de Producto en Almacén Autorización de Orden Compra Dirección Destino Producto Solicitud de Producto a Almacén Reducción en Inventario

Otros Programadores y personal del área de Sistemas Feedback Auditorias internas Confirmación de Entrega

DESCRIPCIÓN DE SALIDAS

Despacho al Cliente, entrega satisfactoria

Textiles “H&A”

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA

GERENCIA GENERAL

AUDITORIA INTERNA

GERENCIA GESTIÓ TALENTO HUMANO

GERENCIA PRODUCCIÓN

PARTAMENTO DE COMPRAS

SECCIÓN DE COMPRAS

DEPARTAMENTO DE LOGISTICA

DEPARTAMENTO DE MANUFACTURA

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN

SECCIÓN DE INVETARIOS

SECCIÓN DE PRODUCTOS EN PROCESO

SECCIÓN DE INTEGRACIÓN Y ORGANIZACIÓN

SECCIÓN ALMACEN

SECCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO

SECCIÓN DE DESARROLLO Y PERFECCIONAMIENTO

SECCIÓN DE SSO

DEPARTAMENTO DE RECLUTAMIENTO

SECCIÓN DE INDUCCIÓN , SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

GERENCIA VENTAS

DEPARTAMETO ATENCIÓN AL CLIENTE

DEPARTAMENTO DE DESPACHOS

SECCIÓN DE FACTURACIÓN

Textiles “H&A” •Tipo de Estructura organizacional Organización funcional •Dimensión de la estructura Mixta ya que posee ambas (Horizontal y Vertical) •Modelo de diseño y sus características La organización es de tipo mecánica (burocracia): es una estructura que es alta en complejidad, formalización y centralización. Sus características son: Relaciones jerárquicas rígidas, deberes fijos, alta formalización, canales de comunicación formalizados y autoridad de decisión centralizada. •Tipo de departamentalización Departamentalización por Procesos: Agrupa actividades de acuerdo con las funciones que se desarrollan dentro de una organización. Ejemplo: de producción, de talento humano, etc. •Tipo de tramo de control que refleja Tramos estrechos o de estructuras altas (crecimiento vertical) •Sistema de organización que refleja Lineal-Staff: Es un derivado de las dos anteriores, conserva la autoridadresponsabilidad transmitida a través de un solo jefe (lineal), pero esta autoridad recibe asesoría y servicio técnico de un órgano especializado para cada función (funcional). 

Cambios realizados: Luego de analizar la estructura organizacional de la empresa Textiles “H&A” se ha incorporado el departamento de despachos, este es de mucha importancia para la organización por la magnitud de ventas y realizar un control adecuando de las entregas, este nuevo esquema organizacional cuenta con los siguientes avances:

 Presentan una clara jerarquización y departamentalización.  Presentan un alto grado de descentralización, especialización en el trabajo y correcta asignación de funciones.  Se encuentra una distinción clara en cuanto a los niveles jerárquicos y, generalmente, una estructura organizativa explícita  Mejora de los métodos de trabajo y racionalización del proceso productivo, simplificando tareas y modernizando constantemente nuestros recursos humanos, técnicos y tecnológicos  Correcta distribución del trabajo, dando lugar a un correcto equilibrio del aparato productivo  Reparto adecuado de responsabilidades y funciones. En esta nueva estructura el departamento de despachos se crea derivado de los requerimientos actuales del cliente, que exigen que el producto sea entregado de acuerdo al tiempo establecido en la orden de compra.

APACE

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Textiles “H&A”

ANALISIS ESTRUCTURADO: ENTIDAD ENTRADA: ORDEN COMPRA CLIENTE PROCESOS: 1. Recibe Orden Compra 2. Solicitar Autorización Compra 3. Revisar Existencia en Almacén 4. Generar Entrega de Orden Compra ALMACENES: a) b) c) d) e)

Catálogo de Clientes Almacén Producto Terminado Direcciones de Entrega Órdenes Compra Despachadas Catálogo de Cotizaciones

FLUJO DE DATOS: F.1. Depto. Ventas Entrega Orden Compra a Depto. Despachos F.2. Verificar que la Orden tenga su Cotización F.3. Solicitar autor...