Teza de an - Structura organizatorica PDF

Preview

Summary

CUPRINS INTRODUCERE.............................................................................................. Capitolul I DE BAZA ALE STRUCTURII ORGANIZATORICE.......... 1.1ȚIUNI GENERALEĂȚII..................................................... 1.2 CE DESCRIU STRUCTURA ORGANIZATORICĂ...............

Description

CUPRINS INTRODUCERE..…………...……………………………………..…………………………...2 Capitolul I.ELEMENTELE DE BAZA ALE STRUCTURII ORGANIZATORICE…….…4 1.1.NOȚIUNI GENERALE.PARTICULARITĂȚII……………………………………………..4 1.2.DOCUMENTE CE DESCRIU STRUCTURA ORGANIZATORICĂ………………………6 Capitolul II. ANALIZA PROPRIE A STRUCTURII ORGANIZATORICE ÎN ………….10 CADRUL COMPANIEI ”SRL ALIMER COMERȚ,,. 2.1. PREZENTATREA COMPANIEI ”ALIMER COMERȚ,,SRL....………………………….10 2.2. ANALIZA MEDIULUI EXTERN AL ACTIVITĂȚII ORGANIZAȚIONALE…………...10 2.3 PLANIFICAREA ACTIVITĂȚII……………………………………………………………11 2.4 ANALIZA METODELOR DE PLANIFICARE STRATEGICE UTILIZATE……………..12 2.5 ORGANIZAREA ACTIVITĂȚII.ORGANIGRAMA………………………………………13 2.6 ANALIZA DOCUMENTELOR CARE CARACTERIZEAZĂ…………………………….14 STRUCTURA FORMALA 2.7 ORGANIZAREA PROCESULUI DE PRODUCȚIE……………………………………….15 2.8 ANALIZA CULTURII ORGANIZAȚIONALE…………………………………………….16 CONCLUZII ȘI RECOMANDARI…………………………………………………………..18 BIBLIOGRAFIE..………………………………………………….…..…………………........19 ANEXE………………………………………………………………………………………….20

2

Introducere Nu se poate imagina desfasurarea unei activitati in colectiv, fara existenta unei anumite ordini in ceeace priveste rolurile angajatilor, fara reglementarea sarcinilor si responsabilitatilor acestora si a legaturilor pe care functionarea organizatiei le presupune. Acest lucru este valabil in orice domeniu: intr-o orchestra si in fotbal, in administratie si in afaceri etc. Proiectarea sistemului de roluri in organizatie este o problema fundamentala a managementului, concretizata in structura organizatorica a firmei. Structura organizatorica reprezinta ansamblul posturilor si compartimentelor unei organizatii si legaturile ce se stabilesc intre acestea. Structura organizatoricăse definește ca ansamblul posturilor, al subdiviziunilor organizatorice și al relațiilor dintre acestea astfel constituite și să asigure premisele organizatorice necesare obținerii performanțelor prestabilite. Structura organizatorica evidentiaza posturile de conducere create in intreprindere, de aceea mai este numita si structura de conducere, iar elaborarea ei, organizarea conducerii. Structura organizatorica este componenta de baza a sistemului de management, de care depinde functionarea firmei, consumul de resurse, eficienta activitatii. O structura buna poate favoriza comunicarea, rezolvarea operativa a problemelor, reducerea consumurilor de munca, in timp ce organizarea necorespunzatoare duce la aparitia unor disfunctiuni in activitatea firmei, genereaza dezordine si ineficienta. Structura organizatorica a firmei reflecta specificul fiecarei organizatii. De aceea, structurile nu se inscriu in sabloane, exista diferentieri in structura organizatorica a intreprinderii de la o ramura la alta sau chiar in cadrul aceluiasi domeniu in functie de marimea firmei, de tehnologiile folosite, de gradul de dispersie teritoriala, de competentele personalului etc. Obiectivele structurii organizatorice pot fi definite astfel: • optimizarea utilizarii resurselor si obtinerea performantelor specifice organizatiei; • monitorizarea activitatilor desfasurate in ansamblul organizatiei; • coordonarea diferitelor componente atat pentru realizarea obiectivelor specifice, cat si a celor globale; 3

• fiexibilitatea, pe componente si pe ansamblu, astfel incat sa nu ramana la nivelul realizarilor trecute, ci sa corespunda cerintelor actuale si viitoare ale mediului si ale dezvoltarii organizatiei.

4

CAPITOLUL I -ELEMENTELE DE BAZA ALE STRUCTURII ORGANIZATORICE 1.1 NOȚIUNII GENERALE,PARTICULARITĂȚI. Indiferent de particularitatile lor, structurile organizatorice se caracterizeaza prin urmatoarele elemente de baza: posturi, compartimente, niveluri ierarhice, legaturi organizationale. Postul – rezulta din gruparea obiectivelor, sarcinilor, autoritatii si responsabilitatii desemnate unei persoane din organizatie. Titularului unui post i se atribuie, odata cu numirea pe post, sarcinile si autoritatea (puterea decizionala) asociate postului, precum si responsabilitatea pentru efectuarea sarcinilor si indeplinirea obiectivelor. Intre sarcinile, autoritatea si responsabilitatea atribuite unui post trebuie sa existe un echilibru; este ceea ce specialistii numesc “triunghiul de aur” al organizarii. Un manager responsabil cu productia, de exemplu, va avea probleme daca nu are autoritatea de a stabili ordonantarea lucrarilor, asigurarea resurselor etc. Neajunsuri apar si daca managerul nu are competentele necesare pentru rezolvarea unei probleme. Functia - reprezinta ansamblul posturilor de o anumita factura. Este un factor de generalizare a posturilor din punctul de vedere al autoritatii si responsabilitatii. In intreprinderi, de exemplu, pot exista urmatoarele functii: inginer proiectant, tehnolog de sectie, contabil, inspector de calitate, maistru, normator, programator etc., denumirile sugerand rolul si sarcinile fiecaruia. După sfera de cuprindere a autoritații si responsabilității se deosebesc doua tipuri principale de funcții:funcții de conducere si funcții de execuție. Funcțiile de conducere – au ca si caracteristică definitorie coordonarea unor subordonați. În aceasta grupa intra posturile de director general, director de departament si alti șefi de colectiv sau compartimente. Funcțiile de execuție – au atribuite sarcini de executare a unor lucrari sau servicii, care nu implica coordonarea activitatii altor persoane. Nivelul ierarhic - reprezinta pozitia subdiviziunilor organizatorice fata de organul superior de conducere al firmei.

5

Fig. 1.1 Piramida ierarhica Numarul nivelurilor ierarhice da dimensiunea verticala a structurii, fiind unul dintre elementele ce influenteaza functionarea intreprinderii si rezultatele ei. Si din acest punct de vedere exista o diversitate de solutii, structurile create in intreprinderi putand avea un numar de niveluri ierarhice mai mare sau mic (fig. 1.1, piramida ierarhica). In organizarea clasica, tendinta a fost de crestere a dimensiunii verticale a structurilor. Cauza principala a acestui fenomen este multiplicarea numarului de compartimente (adancirea specializarii pe functii a intreprinderii), care a dus la cresterea nevoii de coordonare si control si, implicit, a nivelurilor de conducere. Aplicarea unor reguli noi de structurare, in ultimele decenii, a dus la reducerea numarului de niveluri ierarhice, structurile moderne fiind structuri aplatizate (structuri orizontale). Relatiile organizationale reprezinta legaturile dintre unitatile structurale, instituite prin acte oficiale. In funcție de natura și modul lor de manifestare, relațiile organizatorice pot fi: relații de autoritate, relații de cooperare si relații de control. 

Relatiile de autoritate -sunt relatii determinate de puterea cu care este investit un

organism, in virtutea careia da dispozitii cu caracter imperativ. In aceasta categorie mai importante sunt: - relatiile ierarhice – stabilite intre titularii posturilor de conducere si ocupantii posturilor subordonate acestora, situate la un nivel ierarhic inferior. Ele definesc liniile ierarhice in cadrul structurii organizatorice; - relatii functionale ce se stabilesc intre compartimentele functionale si celelalte compartimente, concretizandu-se in reglementari, proceduri, indicatii specifice domeniilor functionale, a caror aplicare este obligatorie. 

Relatiile de cooperare – se stabilesc intre organisme situate de regula la acelasi

nivel ierarhic, contribuind la solutionarea operativa a unor probleme de interes comun. Astfel de relatii exista, de exemplu, intre specialistii in marketing si cei de la vanzari si proiectare. 

Relatiile de control – se stabilesc intre organisme cu atributii de control si

compartimente supuse controlului. Rezultatele controlului sunt aduse la cunostinta 6

conducatorului compartimentului respectiv, care are responsabilitatea si competenta initierii unor masuri corective. 1.2 DOCUMENTELE CE DESCRIU STRUCTURA ORGANIZATORICA. Alcatuirea structurii organizatorice - componentele și pozitia lor relativa - sunt materializate in trei documente de baza: organigrama, regulamentul de organizare și functionare și fișa postului. Organigrama este reprezentarea schematica a structurii organizatorice: evidentiaza posturile de conducere, compartimentele si legaturile ierarhice dintre ele. Importanta ei este dubla: - ofera informatii cu privire la structura unei organizatii; - constituie un mijloc de studiu in actiunile de perfectionare a structurii. Cea mai cunoscuta reprezentare este cea piramidala (vezi fig. 1.2.1.dar se folosesc si organigramele circulare, la care nivelurile ierarhice sunt reprezentate prin cercuri concentrice (in centru fiind organele managementului de varf).

Figura 1.2.1 Organigrama Regulamentul de organizare si functionare - este documentul ce detaliaza structura organizatorica.In cadrul acestui document este prezentată structura cu toate detaliile legate de compartimentele întreprinderii și relațiile dintre ele, respectiv posturile de conducere (sarcini, autoritate, responsabilitate, legaturi cu alte posturi si compartimente). Fisa postuluieste o descriere a postului. Cuprinde urmatoarele elementele (capitole): 1. Denumire 7

2. Compartiment 3. Cerinte – studii, cerinte specifice (aptitudini) 4. Atributii, lucrari, sarcini 5. Limite de competenta (autoritate, putere de decizie) 6. Responsabilitati 7. Relatii: ierarhice, de colaborare etc. Elaborate initial doar pentru posturile de conducere, Fisa postului a devenit un instrument important al conducerii, fiind utilizata la evaluarea posturilor in vederea rezolvarii unor probleme specifice managementului resurselor umane (incadrare, promovare, salarizare etc.). Regulamentul de organizare si functionare precizeaza si sarcinile organelor colective de conducere ale intreprinderii, a caror constituire este reglementata prin lege: Consiliul de administratie (CA) si Adunarea Generala a Asociatilor (sau actionarilor, dupa caz) (AGA). Acestea reprezinta nivelurile superioare de conducere, cu atributii in domeniul managementului strategic si tactic. 1.3ELEMENTE METODOLOGICE DE ELABORARE A STRUCTURI ORGANIZATORICE. Adaptarea unităților economice la noile condiții impune o analiză amănunțită a organizațiilor structurale existente și actualizarea lor, astfel încât să asigure funcționarea optimă a acestora. În procesul deElaborare a strategiilor unități economice apar noi activități iar alte se restrâng fapt care trebuie să se reflecte în fidelitate în structura organizatorică a acestora. Obiectivul general urmărit prin proiectarea unui organizatoric de structură este, în final, utilizarea optimă a potențialului uman existent în unitate, ca o condiție de bază a realizării profitabilității acestuia . Aceasta ridică trei aspecte mai importante și anume: economic, dinamic și uman. Aspectul economiceste în vedere utilizarea deplină a forței de muncă și obținerea celui mai bun randament al fiecărei componente a unității, prin repartizarea echilibrată, a sarcinilor. Astfel, fiecare conducător, la nivelul compartimentului de operare pe care îl coordonează, trebuie să realiza un profit cât mai mare. Aspectul dinamic presupune transmiterea operativă a deciziilor, dispozițiilor și informațiilor astfel încât acestea să ajungă la executant fără întârziere. Acest lucru presupune ca fluxul informațional să funcționeze optim pentru a asigura ooperativitate sporită în derulare procesului decizional. Prin natura sa, activitatea de proiectare și de transpunere în practică a unei organizări structurale este un caracter creativ, determinat de manifestarea a două tendințe contradictorii în 8

alcătuirea și funcționarea ei: 

Prima tendință se referă la necesitatea stabilirii unui organizatoriu de structură , a

unui flux informational decizional și un sistem de subordonări relativ stabile. 

Cea de-a doua tendință decurge din necesitatea adaptării structurii la mutațiile care

au loc atât în interiorul unității, cât și în exteriorul acesteia. 1.4 PERFECTIONAREA STRUCTURII ORGANIZAȚIONALE. În elaborarea unei structuri organizatorice raționale se poate avea în vezi mai multe principii, cum sunt: Principiul managementului participativ,presupune crearea de Organisme de administrare participativ, adica, la Full Time Nivelul fiecărei unitatieconomice se constituie Adunarea Generală a Acționarilor și a Consiliului de Administrare. Managementul participativ mai presupune și integrarea organismelor de management participativ prin relațiile organizatorice și prin metodele și tehnicile utilizate în sistemul unității managerială. Principiul supremației obiectivelor, o cărui aplicare impune ca fiecare subdiviziune organizatorică a unității economice să adopte astfel decizii care să asigure realizarea unor obiective precise de îngrijire ce decurg din cele generale ale unității. Nerespectarea acestei principii pune în pericol realizarea obiectivelor generale ale unității economice. Principiul unității de decizie și de acțiune, conform căruia, fiecaretitular al unui post de conducerea sau execuția trebuie să fie subordonat unui singur șef ierarhic. Existența multiplelor subordonări ierarhice generează disfuncționalități și stări conflictuale între componente. Acest principiu asigură conducerea unitară. Principiul apropierii managementului de execuțiie prin aplicareacăruia se asigură reducerea la strictul necesar a nivelurilor ierarhice șistabilirea unui număr optim de informații reale. Prin aceasta se poate asigură prelucrarea informațiilor la fiecare nivel ierarhic, astfel încât la managerii din eșalonul superior să ajungă numai informații de tip agregat cu oputere mai mare de reflectare a fenomenelor și proceselor economice din unitatea economică. Nerespectarea conținutului acestei principiu va genera fenomene negative: 

multiplicarea nivelurilor ierarhice și a numărul de manageri;



sporirea substanțială a cheltuielilor cu personalul administrativ;



creșterea șansele de apariție a fenomenului de distorsionare a informațiilor etc.

Principiul interdependenței minime a cărui respectare presupunedefinirea clară a obiectivelor generale, derivate și individuale șistabilirea sarcinilor, competențelor și 9

responsabilităților astfel încât săreducă la minim dependențele și paralelismele. Ignorarea conținutului acestuiprincipiu înalcătuirea structurilor organizatorice va generadificultăți în realizarea sarcinilor de serviciu concretizate în amplificarea timpului afectat fiecărei sarcini, determinând în final creșterea cheltuielilor cu funcționarea structurii.

Principiul permanenței managementului, potrivit acestui principiu, fiecare post de conducere trebuie prevăzut cu un cadru care să poată înlocui în orice moment pe titularul său. Neglijarea conținutului acestui principiuva dermina imposibilitatea rezolvării unor problem urgente, lipsa controlul și continuitatea în desfășurarea unor acțiuni declanșate, când titularul lipsește din unitate. Principiul economiei de comunicare, în conformitate cu carevolumul și structura informațiilor se stabilește la strictul necesar. Aceasta presupune promovarea într-o măsură mai mare de relații organizatoricedirecte și stabilirea unui flux informațional astfel încât informațiile să poată circula operativ păstrându-și acuratețea. Principiul definirii armonizării posturilor și funcțiilor, a căruiaplicarea asigură corespondența dintre volumul, natura și complexitateasarcinilor, competențelor și responsabilitățilorpostului cu aptitudinile,deprinderile, cunoștințele, calitățile și experiența titularului de post.Ignorarea conținutului acestui principiu va genera incapacitatea titularului să execute cerințele din fișa de post. Principiul flexibilității structurii, îngrijirea presupune o continuă adaptarela realitățile existente și la cerințele de dezvoltare în perspectivă. Nerespectarea acestui principiu va îngreuna realizarea obiectivelor,rigiditatea și "îmbătrânirea" structurii care se manifestă cel mai frecvent în sistemul derelații de subordonare.

10

Principiul variantelor de structură, potrivit conținutului acestui principiu, în activitatea de elaborare a structurii organizatorice, este necesar să se alcătuiască mai multe variante care urmează afi evaluate, urmând ca opțiunea să fie cea care prezintă avantajul maxim. Principiul eficienței structurii, prin care este redată necesitatea comensurării permanente a cheltuielilor ocazionate de fiecare element componentă și pe ansamblul structurii cu efectele economice pe care le generează.

CAPITOLUL II-ANALIZA PROPRIE A STRUCTURII ORGANIZATORICE ÎN CADRUL COMPANIEI ”SRL ALIMER COMERȚ,,. 2.1 PEZENTAREA COMPANIEIALIMER-COMERŢ S.R.L. FamilyMarket - companie care se bazează pe comerț cu bunuri alimentare cât și ne alimentare de mici dimensiuni. Date generale: e-mail:[email protected] Forma de proprietate: Privata Forma organizatorico-juridica: Societate cu raspundere limitata. NR. de telefon de contact +373 22 237130 Anul inființarii 2004. Fondator Tudor Șaganeanu. Capital statutar 1.420.000 MDL Produsele de baza:Sunt cele alimentare și de proviniența proprie. SRL Alimer Comerț o companie care se bazează pe comercializarea bunurilor alimentare și ne alimentare și alcoolice de diferite mărimi ,gusturi. 2.2.ANALIZA MEDIULUI EXTERN AL ORGANIZAȚIEI. 11

Consumatorii Este oricare persoană care are nevoie de oricare dintre produsele propuse în magazine pentru a putea fi procurate si utilizate după destinație.În general vîrsta medie a consumatorilor in aceste magazine este 30-70 de ani.Piața de desfacere a organizației este reprezentată de rețeaua de magazinele proprii aflate în gestiune care urmeaza să fie largita extrem de mult cu 24 de magazine pe an ceea ce presupune că clienții companiei vor fi în creștere și vor fi mai mulți clienți fideli..Problemele care au aparut în cadrul organizației legate de comercializarea producției sunt:prețurile produselor sunt lipsă sau nu există,nu sunt clare prețurile pentru cumpăratori,prețuri exagerate, Ca si soluții pentru prima problema este ca fiecare sa raspunde de secția lui si dimineața când se verifică termenul de valabilitate se facă si verificarea la prețuri și unde sunt lipsa sa fie scanat produsul și sa se elibereze prețurile,pentru problema a doua când avem 100g=1leu să fie specificat că nu bucata e 1 leu ci 100g deoarece oamenii mai în vârstă nu știu de acest lucru si se mira dece prețul nu e cel de pe foaie ci e mai mare.pentru problema a treia este bine ca sa existe un management al prețurilor ca ele sa nu fie nici exaggerate dar nici ca magazinul sa meargă în minus. Furnizorii și tipurile de resurse utilizate Furnizorii principali ai SRL Alimer Comerț sunt: Mezelini,JLC,Alba,Casuța Mea,Franzeluța,Gura Cainarului,OM,etc.Resursele utilizate de organizație sunt:Energia electrica,Gaz,Apa potabila,Internet,Telefonie fixă.Toți acesti furnizori au grija ca comenzile facute de companie să fie satisfăcute și serviciile de care are nevoie compania să fie prestate la timp fară problem,compania la rândul ei se angajează să achite la timp pentru serviciile și produsele livrate. Concurenții princilali: Concurenții principali ai SRL Alimer Comerț sunt:Linella,Green Hills. Analiza comparativa. Alimer Comerț 29 SuperMarket/restaurante Linella 80 SuperMarketuri Green Hils 9 SuperMarketuri Din datele prezentate pe saiturile oficiale se poate observa că Alimer Comerț este bine dezvoltată ca și rețea de magazine având 22 în Chișinău și 8 în țară comparative cu Green Hils care are 8 Magazine în chișinău și doar 1 în țara,dacă e să comparăm cu Linella atunci se poate observa ca Linella comparative cu Alimer Comerț este mult mai dezvoltată având 34 Magazine în Chișinău și 46 în țară.

12

Alimer Comerț îsi propune să mărească cât mai mult rețeaua de magazine în anii urmatorii și anume cu 24 de magazine anual.Prin această strategie ea va face concurența directă la compania Linella și companii ca Green Hils sau N1 nu vor mai putea fi considerați concurenți. Instituții guvernamentale Instituțiile care reglementează activitatea SRL Alimer Comerț :Agenția Servicii Publice,Medicina preventivă,Serviciul fiscal de stat.M...