Tipos de cartas comerciales PDF

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Preparación de exámenes...

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TIPOS DE CARTAS COMERCIALES: 

De toma de contacto: Presentación, invitación, ofrecimiento, información.

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Relacionadas con la búsqueda de información: Solicitando u ofreciendo. -

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Tipos de información:  Personal: De informes de tipo laboral, de informes de personas con las que vamos a negociar, de solicitud de puesto de trabajo: El currículum.  Personal-comercial: Sobre clientes y sobre proveedores con los que se estudia negociar.  Comercial: Relativas al mercado. Pueden ser directos ( Dpto. Comercial) o indirectos (ajenos a la empresa)

De compra venta: -

Relacionadas con el pedido: anteriores, propias, posteriores Relacionadas con la factura: de envío, de reclamación de factura, de reclamación de pago.

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Circulares: Interiores, exteriores

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Comunicaciones breves: -

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De régimen externo: Telegrama, fax, carta impresa, tarjeta (postal, comercial), saludas y memorándums De Régimen interno.

Con los organismos oficiales y /o de fe pública: - Instancia: Memorial, exposición, recurso (de alzada, de apelación)

Las más realizadas por la empresa: Delegaciones (Industria, Hacienda), Ayuntamiento, Registro Mercantil y Juzgado.

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Oficio Certificado

 De toma de contacto: Presentación, invitación, ofrecimiento, información. Ya vistas.  CARTAS RELACIONADAS CON LA BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN : Cuando buscamos información, debemos dejar claras las causas y manifestar la mayor discreción en cuanto a la información que pueda recibirse.

De información personal: Si lo que buscamos es información de personas que solicitan cubrir puestos de trabajo, lo recomendable es acudir a una Agencia de Información, ya que los informes de las empresas no siempre son fiables. Si se trata de personas con las que iniciamos una negociación, normalmente deseamos conocer sus características personales, para poder facilitar esa negociación. De información personal-comercial: Sobre la solvencia económica y la seriedad en la negociación de los proveedores o clientes, con el fin de salvaguardar las operaciones que realicemos con ellos. Podemos dirigirnos a una persona, entidad o servicio de información (como el que ofrecen ciertas entidades financieras). De informes comerciales sobre la situación del mercado: Precios y competencia, gustos y preferencias de los consumidores, avances técnicos, etc. La información puede ser: - Directa: A través de resúmenes del departamento comercial o encuestas. - Indirecta: mediante fuentes ajenas a la empresa, tales como: Informes Estadísticos, económicos etc., ofrecidos por entidades oficiales, o privadas (oficinas de Estudios de Mercado y Agencias de Marketing)

Solicitud de puesto de trabajo: La propia persona ofrece información sobre si misma de aspectos referidos a su actividad y conocimientos. Normalmente, va acompañando al currículum vital, cuando no es entregado en mano. Currículum vítae: - Donde se desglosan - Datos personales y de localización. - Datos profesionales o conocimientos: Título, fecha, lugar y breve descripción de lo adquirido (si se motiva). Ordenados por importancia y fechas (estudios oficiales, cursillos, conocimientos y niveles) - Actividad profesional: Empresa, cargo, fechas (alta-baja) y breve descripción de la actividad (si se motiva ) - Otro tipo de actividades que se considere de interés para el puesto: Gustos, aficiones, colaboraciones, etc. - Anexos: Titulación (fotocopias) y documentación que añade para avalar los datos del currículum

CARTAS REFERIDAS A LA COMPRA VENTA 1.

ANTERIORES AL PEDIDO:

Se trata de una serie de contactos entre comprador y vendedor encaminados a formalizar la operación. Se buscará conocer las características de los posibles proveedores: productos, características, precios, formas de suministro, plazos de entrega, garantía, etc. También es lógico que se busque información personal-comercial: seriedad, solvencia, calidad técnica de los productos, etc. Tipos: De presentación del vendedor: Para dar a conocer sus productos o servicios. Se trata de una publicidad directa y puede ir acompañada de catálogos, folletos, listas de precios, etc. Deben ser de párrafos cortos, fácil lectura y léxico adecuado al destinatario. Su imagen y contenido es muy importante, pues representa a la empresa. De solicitud de catálogos, muestras..: Cuando el comprador está interesado por la adquisición de un producto o servicio y precisa información de los posibles proveedores, solicitará que se la faciliten. Petición de presupuestos: En el caso de que ciertos productos o servicios, su entrega, etc. precisen unas condiciones específicas, se solicitará además, un presupuesto. En el presupuesto se detallará con la mayor precisión todos los datos que nos interesen para cursar la operación. Recibida la información de la solicitud y/o petición de presupuesto; y una vez analizada, hará una selección (también en función de los informes personales-comerciales de esos proveedores para llegar a una decisión. Carta de oferta: Cuando una empresa recibe una solicitud y/o una petición de presupuesto, lo normal es que envíe a alguno de sus agentes de ventas, a visitar al posible comprador, con el fin de establecer un contacto personal y hacer aclaraciones que permitan negociar la operación. Estos contactos deben materializarse por escrito de forma clara en todos los detalles tratados en la negociación, pidiendo la conformidad y añadiendo toda la información que convenga y aclare las condiciones. Su cuerpo puede tomar la forma de presupuesto. Contenido del presupuesto:

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Características técnicas de lo que se ofrece: maquinaria, herramientas, instalación, etc. Importe total, matizando el transporte, montaje, impuestos, etc. Plazo de entrega y condiciones. Forma de pago

En época de inflación, es conveniente limitar el tiempo de validez del presupuesto; que en caso de desfase, obligará a la confección de uno actualizado.

2.

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PROPIAS DEL PEDIDO La carta de pedido: Los contactos para realizar el pedido pueden establecerse por teléfono, personalmente o por carta. Siempre debe dejarse constancia por escrito de la operación (ya sea carta o impreso de pedido). Los conceptos que pueden figurar en la carta de pedido son los habituales del impreso: - Características, calidad, cantidad y precio de los productos. - Formas y condiciones para el pago - Condiciones de entrega y plazo. - De motivarse, cláusula de penalización (% descuento s /importe factura si hay demora en la entrega).

▫ Aceptación del pedido por parte del vendedor: Debe hacerse por escrito. Basta manifestarlo con un acuse de recibo. ▫ Denegación del pedido por parte del vendedor: Debe ser realizada con tacto, con el fin de que no resulte molesto al comprador, lo cual podría perjudicar futuras relaciones y procurar especificar las causas de la negativa.

Posibles causas para denegar un pedido: que el producto no pueda enviarse (ejemplo: Que no se fabrique y quizá pueda aprovecharse para sustituirlo por un producto similar), que no esté de acuerdo con las condiciones del comprador (en cuyo caso puede ofrecer unas nuevas condiciones que acerquen al acuerdo), poca fiabilidad o insolvencia del comprador (en cuyo caso debe ofrecer una disculpa).

▫ Carta de modificación y anulación de un pedido: Las realiza el comprador cuando se ve en la necesidad,

por una serie de circunstancias que debe justificar. No deben causar graves perjuicios al proveedor, que quizá tenga el pedido en pleno

proceso de fabricación. Por eso, debe intentarse llegar a un acuerdo. Es decir, tanto la modificación como la anulación requieren la petición por parte del comprador y la aceptación por parte del vendedor.  Las modificaciones: Pueden ser: * Admisibles (cambio de dirección para el envío, medio de transporte, condiciones para la entrega y plazos que no afecten a la fecha de facturación y cobro. *Graves: Aquellas que suponen disminuir la cantidad y/o calidad del producto, o bien se tratase de productos específicos que ya se encuentran en proceso de transformación. *Inadmisibles: Cuando afecten a un menor importe, que únicamente son negociables si se hubiese producido una reducción de los costes. También las modificaciones de aplazamiento en el pago, ya que puede motivaren algunos casos una mayor incidencia que una variación de precios.  Las anulaciones: Casi siempre es grave, sobre todo cuando se trata de productos específicos, en cuyo caso se hace preciso llegar a un acuerdo que pueda paliar los daños y perjuicios que ocasione. Carta de modificación y anulación de un pedido ya aceptados: Son aquellas en que el vendedor se dirige al comprador para comunicarle la necesidad –o conveniencia- de efectuar alguna modificación en las condiciones del pedido. Deben ser realizadas con tacto y habilidad, intentando llegar a un acuerdo que permita mantener las relaciones en un futuro, sobre todo si se tratan con habitualidad e interesa mantenerla. Carta de reclamación: Las dirige el comprador para exigir el cumplimiento de lo estipulado en el pedido. En la mayoría de los casos, se trata de demoras en la entrega, lo cual puede suponer graves inconvenientes. Aunque se trate de una exigencia el trato debe ser correcto pues la demora puede tener justificación y sin prejuzgar, antes de conocer las causas que han motivado el hecho.

3.

POSTERIORES A LA ENTREGA DEL PEDIDO:

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Cartas de acuse de recibo: Carta breve y sencilla indicando su recepción y conformidad, se envían en caso de no conformarse el propio albarán en la copia que se le reenvía al vendedor.

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Cartas de reclamación relativas a la recepción del pedido: En el caso de no ser conforme la recepción y que las deficiencias observadas tengan la suficiente entidad como para exigir algún tipo de aclaración.

▫ 4.

▫ ▫ ▫

Cartas de devolución: Cuando lo recibido no es admisible o no resulta ser lo solicitado. Deben ser cartas correctas, de redacción objetiva; y la enumeración de causas que motivan la devolución, debe ser clara y precisa.

RELACIONADAS CON LAS FACTURAS: Para el envío de facturas: Se envían en algunos casos, como detalle de cortesía acompañando a la factura y puede dar pie a dar a conocer alguna promoción o aviso que pueda interesar en futuras operaciones. Se realiza con sencillez y brevedad, y, algunas entidades la tienen ya impresa para mayor rapidez en su realización. De reclamación relativa a la factura: La realiza el comprador cuando las condiciones de la factura no se ajustan a lo convenido en el pedido por falta de concordancia en las cantidades, el precio y condiciones, la forma de pago, la penalización por demora; etc. Deben redactarse con corrección, objetividad, precisión y firmeza, evitando mostrarse ineducados y agresivos. Relacionadas con el pago: Pueden ser remitidas tanto por el comprador como por el vendedor. o El vendedor: acusando recibo de un abono, reclamando el pago que no se ha hecho efectivo, solicitando la aceptación de una letra, comunicando la devolución de un efecto, remitiendo estados de cuenta, exigiendo la realización de un pago largo tiempo demorado, etc. o El comprador; remitiendo un cheque para abono de la factura, anunciando envío o transferencia de fondos, solicitando que se aplace la fecha de vencimiento de un efecto, justificando determinada devolución, pidiendo estados de cuenta, etc. Son cartas breves que deben redactarse atendiendo a las características generales y, en su caso, a las específicas de las cartas de reclamación, que en el caso de tratarse de exigir un pago concreto, debe manifestarse con serenidad, tacto, habilidad y firmeza, procurando proponer soluciones viables.

 CARTA CIRCULAR Dado que se trata de un tipo de carta con un elevado número de copias, debe ser cuidada su confección y aunque carezca de carácter personal, debe intentarse que se asemeje en lo posible a una carta original, procurando si es posible, firmarla personalmente.

Tipos:  Interiores: Se utilizan para comunicar asuntos de interés general a todos los empleados de una empresa o entidad, o bien, a los pertenecientes a una sección, departamento o negociado concreto. Según la misión a que estén destinadas las circulares de régimen interno, pueden ser: >Administrativas (Cuando se refieren a normas que afecten al trabajo administrativo): cambio de modelo de impresos, órdenes a cumplir, competencia, labor y organización de un departamento. >Técnicas (cuando se dictan normas de tipo técnico): Plan de cuentas, presupuestos, inversiones, proyectos, etc. >De orientación (Se trata de unificar sistemas de actuación): Horarios, asistencia sanitaria, distribución de vacaciones, etc. >Informativas (cuando se trate de información de tipo general) >Circular oficial (comunicación emitida por una autoridad administrativa)  Exteriores: Cuyos destinatarios no pertenecen a la empresa o entidad remitente, si bien pueden hallarse relacionados con ella. Se emplean principalmente para informar sobre: - Modificaciones en la razón social. - Presentación o ampliación de una empresa. - Cambios de dirección, teléfono, etc. - Nombramientos, ceses o relevos en el personal directivo. - Apertura de sucursales. - Inauguración de exposiciones. - Nuevos productos. - Campañas publicitarias y de promoción. - Convocatoria de juntas y reuniones. - Actividades varias. 

COMUNICACIONES BREVES Y DE RÉGIMEN INTERIOR Clases de comunicaciones breves: -

Telegrama. Carta impresa. Tarjeta: Postal ( a familiares o amigos) y comercial ( sustitutivas de las cartas comerciales). Saludas. Memorándums. Comunicación de régimen interior

Carta impresa: Llevan impreso el texto casi en su totalidad, dejando unos pocos espacios en blanco para ser cumplimentados con los datos necesarios. Actualmente, lo más común es conservar la plantilla de este tipo de cartas en Word y así como los datos de los posibles destinatarios.

Tarjeta Comercial: Sustitutivas de las cartas comerciales, tienen modelo normalizado. Suelen ser de cartulina de acuerdo con las normas establecidas den el D.G.C.T. En el anverso se detalla la dirección del destinatario y se adhiere el franqueo. Cuando se ofrecen para responder a ofertas para realizar por correo, cumplimentación de cuestionarios breves, etc.; es frecuente que la dirección del destinatario (ofertante) venga ya impresa, así como provista de la cláusula “A franquear en destino” En el reverso: Puede ir en blanco o impreso parcialmente. Se escribe el mensaje que se desea comunicar y la dirección del remitente. Utilidad: Anuncio de envío, acuse de recibo, recordar algún asunto pendiente, solicitar información, pedir datos concretos, comunicar datos específicos, realizar ofertas breves, anunciar próximas visitas, etc. - En caso de que se precise discreción, debe incluirse en un sobre.

Saludas: Comunicaciones breves utilizadas por autoridades, jefes de empresa, directores de entidades y, en general, todas aquellas personas cuyo cargo les obliga a saludar a otras de forma protocolaria. Características: Realizadas en papel de buena calidad y tamaño cuartilla y el texto en sentido vertical.

Dado su estilo protocolario, se realizan en 3ª persona, debe ser formal y concisa, sin dirección ni firma. Ver esquema

Memorándums: Sustituyen a las cartas comerciales cuando se trata de un único asunto, máxime si es breve. Requiere cierta relación continuada y de mutua confianza, por lo que se omite todo lo superfluo, consignando solamente lo imprescindible.

Comunicación de régimen interior Se desarrollan dentro del ámbito de la empresa o entidad (entre departamentos, secciones o personal, cuando así lo requiera su organización). Se realiza por triplicado, quedando un copia de referencia y mandándose el original y una copia al destino ( la copia se devuelve al emisor con la firma que sirve de justificante de acuse de recibo al remitente.  COMUNICACIONES OFICIALES: o INSTANCIA o OFICIO Escritos con valor documental. o CERTIFICADO Presentación

Confección

Papel Márgenes

Encabezamiento

Documentos Partes Cuerpo Pie Redacción INSTANCIA: Escrito de solicitud por el cual nos dirigimos a una persona de rango superior, o bien a un organismo o entidad, con el fin de formalizar una petición. De acuerdo con la categoría de la personalidad a la cual nos dirigimos, podemos hablar de: - Memorial: Instancia elevada a un Jefe de Estado, Monarca, Príncipe o Sumo Pontífice. - Exposición: Instancia dirigida a las Cortes o a una Junta Política. - Recurso: Instancia dirigida a una autoridad apelando contra lo resuelto por otra.  De reposición: Segunda instancia que se dirige a un organismo cuando ha denegado lo solicitado en instancia anterior.  De alzada o apelación: Dirigida a un organismo superior cuando el de jerarquía inmediatamente inferior ha rechazado la petición que el demandante considera justa.

Presentación: > Papel: - La estética es importante dado su carácter general de solicitud. - Debe desecharse de empleo de colores llamativos, tanto en el papel como en la tinta. - El papel será tamaño folio de tipo “barba” y se escribirá en sentido vertical > Los márgenes: - Superior: Amplio. De 5 a 7 cm. - Inferior: No se considera, pues en él va el pie del escrito. - Izquierdo: Aproximadamente la 3ª parte del papel, salvo en los memoriales, en que se debe dejar la mitad. - Derecho: Normal. De 1 a 2 cm.

Contenido:  Encabezamiento: En el figurarán los datos del solicitante (nombre, D.N.I., domicilio, profesión, estado civil, etc.) y demás circunstancias personales propias del asunto que motiva a instancia.  Cuerpo: Tiene los siguientes apartados: o Exposición: Se inicia con la expresión “EXPONE” siguiendo con los motivos o argumentos, que si son varios, deben exponerse de forma independiente. o Petición: Se inicia con la expresión “SOLICITA” expresando aquello que pide en la instancia. o Fecha: Lugar: En ………(nombre de la ciudad en que se origina el escrito, la fecha (literalmente, es decir, sin utilizar números o abreviaturas) y la firma (nombre y apellidos, apellidos, cargo y rúbrica).  Pie: En donde se especifica el tratamiento, si procede, y el cargo de la autoridad a quien se dirige la instancia.. Se escribe en mayúsculas, sin márgenes, y en la parte inferior del folio.

Redacción de la instancia (Consideraciones):  Forma:    

Debe redactarse en 3ª persona. Ha de ser breve, clara y respetuosa, aunque se trate de una reclamación justa y legal. Puede escribirse en uno o dos espacios, pero dejando mayor espacio interlineal después de punto y aparte. De tratarse de un recurso, debe indicarse en el apartado de la solicitud. (SOLICITA: le sea admitido el….)

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En determinados casos se facilita modelo impreso, donde sólo es preciso cumplimentar los datos. Ver fotocopia de tratamientos que se utilizan en el pie.

 Instancias más comunes en la empresa: Es frecuente realizar instancias a diversos organismos:  Delegación de Industria: Solicitando autorización para: ▫ Instalar una industria. ▫ Puesta en marcha: Una vez está autorizada la instalación de la industria. ▫ Notificar traspasos de propiedad o cierre. ▫ Permiso para realizar cambios: reformas, ampliaciones, o sustitución de cierta maquinaria. En algunos casos, deben presentarse memorias, planos, u otros documentos técnicos, referentes a la solicitud. En caso de duda: consular a la propia Delegación, donde en algunos casos se facilitan impresos apropiados. 

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Hacienda: Solicitando::  Información tributaria, alta, baja o notificación de traspaso.  Inclusión o baja en el índice de empresas individuales.  Autorización para llevar contabilidad por partida doble.  Exenciones o formulación de reclamaciones de impuestos. Ayuntamiento: para pedir autorización de todo tipo de instalaciones, modificaciones, realización de obras. ...