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Marmoler ía Deilof 1

Facultad de Ciencias Económicas y de la Administración

Sistemas y Procedimientos Administrativos

Trabajo de campo

INTEGRANTES: Schenfeld Jesica. Hermann Micaela. García Gabriel.

CARRERAS: Contador Público y Licenciado en Administración de Empresas.

PROFESORES: Cr. Horacio Casali Lic. Eduardo Ciuffardi

AÑO: 2017

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INDICE INDICE..................................................................................................................3 INTRODUCCIÓN..................................................................................................4 A NIVEL DE LA EMPRESA.................................................................................5 HISTORIA, MISIÓN, VISIÓN, VALORES DE LA EMPRESA:..........................................5 TECNOLOGÍA Y AMBIENTE:..................................................................................6 SERVICIOS Y MATERIALES OFRECIDOS POR LA EMPRESA:.....................................6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:.........................................................................7 ORGANIGRAMA:..................................................................................................8 A NIVEL DEL SUBSISTEMA APLICADO...........................................................9 COMPOSICIÓN, FUNCIONES, OBJETIVOS:..............................................................9 Beneficios:...................................................................................................10 ÁREAS RELACIONADAS:....................................................................................10 ENTRADAS, PROCESOS, SALIDAS:.....................................................................11 SISTEMA DE INFORMACION:...............................................................................11 DOCUMENTOS QUE UTILIZA LA EMPRESA HABITUALMENTE:.................................12 ARCHIVOS:.......................................................................................................12 CONTROL INTERNO:.........................................................................................12 VALORACIÓN SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SUBSISTEMA:..............................13 UN PROCEDIMIENTO EN PARTICULAR DEL SUBSISTEMA:.......................14 FACTURACIÓN..................................................................................................14 CURSOGRAMA:.................................................................................................15 VALORACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO:.................................15 METODOLOGÍA APLICADA PARA ESTE TRABAJO:....................................16 CONCLUSIÓN....................................................................................................17 ANEXOS:............................................................................................................18

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INTRODUCCIÓN La empresa que elegimos para realizar el presente trabajo de campo sobre el análisis de un subsistema aplicado real fue Marmolería Deiloff, que se dedica a la construcción de distintas piezas en distintos materiales como, por ejemplo: mármol, granito, silestone, neolith, entre otros. La empresa está ubicada Aldea Spatzenkutter, ruta 11 Km 24, provincia de Entre Ríos Nos pareció interesante investigar el subsistema de: ¨Ventas y cobranzas¨ según nuestros intereses personales. A continuación, presentamos datos para conocer la empresa que luego servirán para entender con claridad el tema relevado:

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A nivel de la empresa Historia, misión, visión, valores de la empresa: Marmolería Deiloff es una empresa familiar que se encuentra en el mercado argentino desde hace más de 26 años, comenzaron por aquel entonces con la fabricación de granitos reconstituidos y juegos de jardines. Dos años después de su comienzo compraron la primera máquina, la en la zona en el rubro de marmolerías. Lograron así una notable expansión de consumidores y con el correr de los años lograron alcanzar experiencia en el sector del mármol y el granito. La empresa pasó por un período de profunda reconversión tecnológica que posibilitó la incorporación de numerosas máquinas de última generación, que lograron/logran excelencia en la fabricación y en la calidad de los productos. Disponen de una plantilla de trabajo calificada y tratan de darle el mejor asesoramiento acerca de cada uno de los productos y servicios que ofrecen a sus clientes. Su rango de trabajo actualmente es muy amplio ya que trata de brindar servicios con la mayor calidad posible a todos sus clientes, ya sea por una pequeña mesa o para construir el amoblamiento de una gran cocina. Su misión se basa en prestar un servicio a la comunidad, llevando a cabo obras que mejoren la calidad de vida de las personas como también el embellecimiento de sus hogares, asegurando la satisfacción de los clientes, generando un ambiente cálido de trabajo que garantice tanto el desarrollo profesional como el desarrollo personal de los trabajadores. Su visión esta puesta en un crecimiento futuro incorporando nuevas tecnologías, para poder realizar una mayor cantidad de trabajo, alivianando el esfuerzo de los obreros reduciendo desgastes físicos. Los valores en los que se basan la empresa son los mismos que durante los últimos 20 años han hecho de Marmolería Deiloff lo que es: Honestidad • Confianza • Rectitud • Calidad • Seriedad Los objetivos que se han impuesto a lo largo de su trayectoria son: mantenerse posicionados en el mercado, como lo han estado hasta hoy, y 5

poder seguir creciendo.

Tecnología y ambiente: La empresa en cuanto al ambiente en el que se encuentra: se adapta fácilmente. Con respecto a los cambios climáticos: la empresa no logra adaptarse a las intensas lluvias. Estos días se suspende lo que es el reparto de las construcciones, ya que son piezas que hay que tratar con mucho cuidado y se dañarían con la lluvia. La tecnología es muy importante para la empresa, desde la venta hasta la producción. Los planos de las construcciones que se venden se hacen en un sistema de gestión propio de la empresa, y este mismo se encarga de hacerlo llegar al sector de los obreros para que empiecen la producción. Los jefes de fábrica con solo abrir este archivo, lo cargan automáticamente en la máquina y esta empieza su trabajo automáticamente. También los obreros realizan trabajos manualmente, por ejemplo, las terminaciones delicadas y las instalaciones. Pero las máquinas se encargan del trabajo más pesado: cortar, pulir, etc.

Servicios y materiales ofrecidos por la empresa: La empresa ofrece:  Mediciones en obra con personal altamente capacitado.  Asesoramiento para aquel que está interesado en productos, pero desconoce gran parte de ellos.  Diseños creativos: cada año buscan nuevos diseños, modelos y colores para adaptarse a las tendencias.  Presupuestos: la empresa realiza presupuestos a sus clientes sin cargo y sin obligación de compra.  Planos realizados en AutoCAD: permiten ver al cliente como quedará la obra antes de haberla empezado a construir.  Entrega de productos en obra.  Trabajos en el día.

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La empresa consta de los siguientes materiales:  Granitos: Importados Nacionales  Mármoles  Silestone  Neolith  Piletas de acero  Premoldeados  Griferías  Piletas de cerámica

Estructura organizacional: Marmolería Deiloff gráficamente tiene una estructura jerárquica achatada. Esto se debe porque al ser una empresa familiar las decisiones son tomadas en conjunto por el gerente general, el gerente director y su familia, ya que, aunque finalmente es el gerente general quién decide qué hacer o cómo operar, lo hace teniendo en cuenta las opiniones de su familia. Asimismo, al ser una empresa chica, los empleados tienen una relación cercana con su jefe, ya que éste les brinda un buen trato el cual genera confianza, logrando que los contactos sean más personales, además de tener empleados que son parte de la familia o si bien son allegados a la misma. Creemos que la estructura adoptada por la empresa es la correcta para el logro de la misión que tienen, ya que la misma se encuentra bien organizada. Esto les permite brindar un servicio eficaz y al mismo tiempo eficiente, y en los términos acordados con el cliente. Además, como mencionamos anteriormente, hay una buena relación entre el jefe y los obreros, por lo que se garantiza un ambiente adecuado para que se puedan cumplir tanto los objetivos organizacionales como los personales de cada empleado. El ambiente en el que se encuentra inserta la organización es muy estable, aunque sea un servicio con mucha demanda. La tecnología influye mucho en la actividad realizada, ya que gracias a ella pueden aumentar el trabajo reduciendo el esfuerzo físico de los obreros y el tiempo que se requería 7

sin este recurso, por otra parte, han logrado, también, eliminar los trabajos de riesgo, brindándoles mayor seguridad a los empleados. Creemos que una gran mejora para esta estructura organizacional sería poseer en el sector contable un contador todos los días laborales, dedicado especialmente a esta empresa, ya que de esta manera lograrían reducir muchos costos y reducir el tiempo empleado en llevar y buscar papeles del estudio contable con el cual trabajan, de Paraná.

Organigrama: Gerente general

Gerente directo r

Sector administrativo

Sector operativo

Taller de producción

Jefe de producción

Obrero de producción

Sector de terminaciones

Sector de instalaciones

Jefe de terminaciones

Jefe de instalaciones

Obrero encargado de terminaciones

Obrero encargado de instalaciones

Sector de repartos

Jefe de reparto

Chofer de repartos

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Sector ventas y cobranzas

Secretaria 1

Sector pagos a proveedores

Secretaria 2

Sector contable

Contador de la empresa

A nivel del subsistema aplicado El subsistema aplicado en esta investigación fue el de ¨ventas y cobranzas¨ de la empresa Marmolería Deiloff. A continuación, se detallará el funcionamiento del subsistema:

Composición, funciones, objetivos: Este subsistema está compuesto por: Una secretaria, que es la que mayormente se encarga de las ventas y cobranzas al público en las instalaciones de la empresa. Aclarando que algunas veces las ventas se pactan con anterioridad mediante palabras con el gerente general o gerente director y no lo hacen precisamente en la empresa, sino que al encontrarse en obras o al hacer entregas de pedidos vuelven a encargar algún servicio sin precisar ir formalmente a la empresa a hacer el pedido. El gerente general de la empresa se encargar también de la venta a los revendedores. Marmolería Deiloff revende sus construcciones a mueblerías, así estos pueden ofrecer a los clientes un conjunto completo, con el mueble, las piletas y la mesada correspondiente. Cómo funciona este subsistema: La mayoría de las ventas se realizan de la misma manera, ingresa el cliente a la empresa, se le hace un asesoramiento sobre los materiales y los colores con los que se trabaja, y luego se procede a hacerle un presupuesto según sus intereses. Si el cliente está de acuerdo con éste, directamente se le hace una facturación de entrega diferida, la misma queda abierta a hacerle un remito en el momento en que se le entrega la mercadería al comprador. Tanto la facturación como la entrega van a depender de cómo el cliente arregla el pago. El objetivo del subsistema: La empresa cada año plantea nuevas estrategias para lograr vender más, ya sea con nuevos modelos o con nuevos diseños, adaptándose cada vez más a las necesidades y gustos de los clientes como también año a año tratan 9

de expandirse sobre el territorio de nuestro país, para tener más alcance. Actualmente la empresa está muy conforme con la cantidad que vende anualmente, aunque obviamente les gustaría expandirse y hacerse aún más conocidos.

Beneficios: La empresa ofrece beneficios a sus clientes: 

A clientes grandes: se les cobra un precio mejorado, un descuento de un 15%, precio revendedor. Teniendo en cuenta que los clientes grandes son aquellos que compran en cantidades exorbitantes.

Distintas alternativas ante distintos tipos de pagos de los clientes:  Si el cliente paga el 100% del servicio en el momento de la compra se le otorga un descuento del 10% por pago inmediato. El pago puede ser al contado, con cheques o con tarjetas, importa que el pago sea del 100%, no la manera en cómo se lo abona.  Si el cliente decide pagar el 50% de la mercadería en el momento de la compra y el 50% a contra entrega, se le otorga un mejoramiento en el precio de un 5%.  Si el cliente decide abonar la totalidad de la mercadería en cuotas se le hace un recargo del 20%. Como máximo se aceptan 18 cuotas en un plan de financiamiento.  En caso de clientes no habituales por la misma seguridad de la empresa, se realiza la cobranza inmediata del 50% de la operación, ya que los servicios que esta empresa brinda son muy costosos y quieren evitar todo riesgo de deuda.

Áreas relacionadas: El sector ventas y cobranzas se encuentra estrechamente relacionado con el área contable y con los jefes del sector operativo, especialmente con el jefe de repartos. Área contable: al concretarse una venta, esta información pasa inmediatamente, mediante un sistema de gestión que utiliza la empresa, al área contable para que realice su correspondiente registración. 10

Jefes del sector operativo: estos son los encargados de vigilar que haya mercaderías en stock, específicamente lo que el cliente pidió, y si no hay… estos mandan órdenes a las distintas áreas de este sector a que lo construyan tal como el cliente lo pidió. Esta área está al tanto de las mercaderías que hay o dejan de haber en la empresa, maneja los inventarios. Jefe de reparto: una vez que se concreta la venta, al ser piezas de gran porte, el área de ventas y cobranzas se relaciona con el sector de repartos para hacer los envíos a sus clientes.

Entradas, Procesos, Salidas: El cliente llega a Marmolería Deiloff, se le pregunta qué es lo que específicamente estaba buscando, una vez que tienen en claro qué es lo que busca se le hace un asesoramiento de los distintos materiales, diseños y colores que hay disponibles para llevar a cabo su construcción y si es necesario se le muestran estos en obras terminadas. Una vez que el cliente elige, se le consulta tamaños, o si fuese necesario se va a la obra y se mide. Luego se hace una nota de pedido al sector operativo donde se adjunta el plano correspondiente, el cual hacen llegar al taller, mediante un sistema de gestión que utiliza la empresa. En el taller se lleva a cabo la producción: se corta, se pule y se hacen los terminados finales. Con anterioridad hay que consultarle al cliente si es necesario el envío o si lo buscan por su propia cuenta, en caso de que sea necesario el envío la empresa se encarga de que una vez terminada la producción se la lleve a la obra. También la empresa se hace cargo de lo que es la instalación de la construcción que estos hacen.

Sistema de Informacion: Dentro de la empresa la información se maneja mediante un sistema de gestión diseñado específicamente para esta empresa. Cada cliente tiene una cuenta corriente, en el que se informa cuál es la forma de pago que habitualmente lleva a cabo y también informa, en el caso

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que sea posible, cuánto este le debe a la empresa o cuánto dinero tiene a favor en su cuenta. Con los clientes no habituales no pasa lo mismo porque estos no están registrados en el sistema y hay que agregarlos. Igualmente, el proceso para agregarlos es muy simple, solo es necesario el CIUT/CUIL de la persona en cuestión y el resto lo hace solo el sistema operativo. Una vez que este cliente compre ya quedara marcada la opción que eligió para su pago, registrando así cada operación que se haga con cada cliente.

Documentos que utiliza la empresa habitualmente: 

Facturas

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Talonarios de presupuestos

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Remitos

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Notas de pedido

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Listas de pedidos

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Ordenes de compras

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Resúmenes de cuenta

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Planos

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Notas de débito/crédito

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Recibos de pagos

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Inventarios



Pagaré

Archivos: Los archivos de la empresa son llevados en el sistema de gestión de la empresa, haciendo copias de seguridad del mismo.

Control Interno: El control interno lo realiza el contador de la empresa, que no se encuentra en la empresa justamente, sino que está en la ciudad de Paraná, pero maneja toda la información contable de ésta y cada fin de mes informa a la empresa cómo esta su situación, además de comentarles si hay errores en el sistema de gestión que utilizan para registrar las ventas y las cobranzas y también los pagos a proveedores, ya que también controla este sistema una vez por mes. 12

Valoración sobre el funcionamiento del subsistema: Como grupo consideramos que la empresa tiene un buen manejo del subsistema ventas, tienen muy en cuenta la seguridad de la empresa y más que nada buscan ser eficientes y eficaces en todo lo que hacen. La secretaria está muy bien informada de lo que tiene que hacer para evitar errores. En este sector no consideramos necesario a la incorporación de una mejora, quizás una mejora estropearía su buen funcionamiento.

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Un procedimiento en particular del subsistema: El procedimiento elegido es la facturación en cada una de las ventas:

Facturación Cliente 1. Solicita un servicio. Vendedor 2. Brinda opciones de servicios. 3. Toma pedido del servicio requerido por el cliente. 4. Registra la operación y emite factura al cliente. 5. Si es un cliente habitual, se le registra la facturación imputando la cuenta corriente de dicho cliente. 6. Si es un cliente no habitual, se lo registra en el sistema de gestión y una vez que está registrado se le hace la factura imputando el mundo a su cuenta corriente 7. En caso de clientes no habituales se realiza la cobranza inmediata del 50% de la operación por la seguridad de la empresa 8. Se emite un recibo al cliente por el pago efectuado 9. Se controla la operación con la factura correspondiente. Al verificar la exactitud de la operación se procede a contabilizarla. 10. En caso de clientes habituales, a fin de mes, se emite un resumen de la cuenta corriente Cliente 11. Recibe el resumen de su cuenta corriente y salda lo adeudado.

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Cursograma:

Valoración del funcionamiento del procedimiento: Creemos que este procedimiento es muy eficaz y también eficiente, facilita el trabajo de quien emite las facturas, ahorrando tiempo al tener todo inserto en un mismo programa y también le evita riesgos a la empresa con respecto a deudores incobrables.

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Metodología aplicada para este trabajo: La metodología utilizada en este trabajo, como primer paso, fue reunirnos para determinar la empresa que creíamos adecuada para el trabajo de investigación. Nos pareció interesante volcar nuestra investigación al sistema de ventas y cobranzas, ya que era de interés de todos los integrantes del grupo. Luego nos comunicamos con el hijo del dueño de la empresa, Nicolás Deiloff, para pedirle una entrevista; él muy amablemente nos atendió y pudimos interiorizarnos sobre el trabajo que realizan y de la manera que se organizan para hacerlo. De igual forma, consideramos conveniente tener una entrevista con la persona encargada de realizar habitualmente las ventas, que en este caso es también la secretaria de ventas y cobranzas, Andrea Haberkorn, allí pudimos conocer de qué se trataba más profundamente este proceso. Una vez que obtuvimos toda...