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Universidad Peruana de Ciencias AplicadasDiseño Organizacional y ProcesosTRABAJO PARCIALIntegrantes:● Melendez Geldres, Deyanira U ● Ortigas Costamagna, Fiorella Jimena U ● Romero Nieves, Yajhaira Milena Rocio U ● Salcedo Ramírez, Laura Pierina U ● Sánchez Soto, Enzo Leo U ● Santamaria Sánchez, Luce...

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Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas

Diseño Organizacional y Procesos TRABAJO PARCIAL

Integrantes: ● ● ● ● ● ●

Melendez Geldres, Deyanira Ortigas Costamagna, Fiorella Jimena Romero Nieves, Yajhaira Milena Rocio Salcedo Ramírez, Laura Pierina Sánchez Soto, Enzo Leo Santamaria Sánchez, Lucero

U201916876 U201919116 U201724431 U201816424 U201623582 U201819514

Prof. Oviedo Anguis, Franco Ramiro Ciclo 2021-1 Sección: MV53 Lima, 08 de mayo del 2021

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Índice

1. Antecedentes 2. Objetivos del Proyecto 2.1. Objetivo Central 2.2. Objetivos Específicos 3. Presentación de la empresa 3.1. Información de la empresa 3.2. Actividades que realiza 3.3. Visión 3.4. Valores 4. Análisis situacional de la Organización 4.1. Análisis del entorno -Matriz de Análisis y Diagnóstico Externo (MADE) 4.2. Análisis Interno -Matriz de Análisis y Diagnóstico Interno (MADI) 4.3. Matriz FODA y ubicación estratégica 4.4. Conclusiones y Recomendaciones 5. Características de la Organización 5.1. Estructura actual y tamaño de la empresa 5.2. Ubicación en el Ciclo de vida 5.3. Descripción del nivel de Tecnología usada 5.4. Descripción de la Cultura Organizacional 5.5. Descripción de la Toma de decisiones 6. Planeamiento estratégico de la empresa 6.1. Descripción de las estrategias planteadas por la empresa 6.2. Plan estratégico detallado (objetivo – actividad) 7. Diseño Propuesto de Estructura Organizacional 7.1. Diseño de la estructura 7.1.1.Metodología del Diseño de la estructura 7.1.1.Propuesta de la estructura final - organigrama 8. Referencias Bibliográficas

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1. Antecedentes La empresa que escogimos para el presente trabajo es “ALFIL SECURITY S.A.C.”, la razón por la cual tomamos esta decisión fue debido a que una compañera de nuestro grupo se encuentra vinculada con los socios de la organización, lo supone de gran ayuda para obtener información precisa y relevante, para así poder llevar a cabo nuestro plan de investigación, diseñando también propuestas de mejora y recomendaciones finales. Alfil Security S.A.C. es una empresa dedicada a la seguridad, es decir, al cuidado privado y de vigilancia, tanto en entidades públicas como privadas. Actualmente, cuenta con una trayectoria de 8 años de experiencia en el rubro señalado; pese a la situación que se atraviesa en nuestro país, esta empresa busca seguir generando ingresos y/o rentabilidad a través de sus servicios especiales debido a su óptima relación con puestos de seguridad, vigilantes, supervisores, etc. Además, se encargan de proveer armamento a los agentes de seguridad, cámaras de videovigilancia, creando así un sistema eficaz que brinde seguridad efectiva y generar confianza en temas de resguardo hacia los clientes. Nuestra investigación toma su rumbo la primera semana de Mayo, realizando una reunión vía Zoom con nuestro grupo y la Sra. Laura Isabel, Ramírez Tueros - Gerente General de “ALFIL SECURITY S.A.C.”, teniendo como finalidad reunir, elaborar y someter una información fundamental con respecto a la empresa que expondremos; a continuación: objetivos del proyecto, presentación de la empresa, análisis situacional, características, planeamientos estratégicos y diseños propuestos de estructura organizacional. 2. Objetivos del Proyecto 2.1. Objetivo Central El presente trabajo tiene como finalidad principal llevar a cabo el análisis externo e interno de la empresa ALFIL SECURITY S.A.C., con RUC 20205078615, de manera que se pueda emplear las diversas metodologías y la información estudiada en el curso, para poder así determinar los factores fundamentales del trabajo. Para finalmente, proponer posibles mejoras de acuerdo a lo investigado en este trabajo para el beneficio máximo de la empresa. 2.2. Objetivos Específicos ●

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Efectuar un diagnóstico organizacional de la empresa, determinando los posibles factores, de éxito y de fracaso, además de las ventajas competitivas de la compañía, obtenidos de la elaboración de las herramientas MADE, MADI y la matriz FODA, las cuales nos ayudarán a elaborar nuestras propuestas. Elaborar un análisis del diseño organizacional de la empresa, para identificar los objetivos estratégicos a mejorar y de esta manera poder rediseñar el diseño organizacional cumpliendo con las estrategias propuestas. Evaluar los puestos de trabajo de la organización y determinar si son relevantes para el diseño, identificando las actividades y carga de trabajo de

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cada puesto, gracias a esto, realizar el rediseño con nuevas estrategias y añadiendo el perfil de los puestos de trabajo. Realizar los procesos de trabajo actuales, para definir oportunidades de mejora utilizando las herramientas de análisis y elaborar nuevas propuestas costo-beneficio factibles para los procesos de trabajo.

3. Presentación de la empresa En el presente trabajo se ha efectuado el análisis a la empresa Alfil Security S.A.C. A continuación, brindaremos una breve información de forma detalla: ●

Fundada: 04 de Junio de 2013

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RUC: 20205078615

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Razón Social: ALFIL SECURITY S.A.C.

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Tipo: Sociedad Anónima Cerrada

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Actividad Comercial: Actividad de Investigación y Seguridad

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CIU: 74927

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Dirección Legal: Av. Los Tulipanes Nro. 171

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Urbanización: San Eugenio

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Distrito: Lince

3.1. Historia La empresa “ALFIL SECURITY S.A.C.”, se integró el 04 de Junio del 2013, obteniendo este nombre debido a las actividades que realiza: “Servicios de Seguridad Privada”. La empresa principal, donde se encuentran los Gerentes Generales, Jefe de Operaciones, Jefe de Recursos Humanos, Jefe Comercial, entre otros, se encuentra ubicada en la “Calle los Tulipanes 171, Lince 15046, Urb. San Eugenios, Cercado de Lima”, y la reciente Sede Operativa, como el Centro de Control, es decir una base donde se encargan de monitorear cómo es que se encuentran laborando (vigilantes, supervisores, etc), funcionamientos de alarmas, los sistemas de seguridad, etc, se encuentra ubicado en la “Av. Los Eucaliptos Nro. 947, Santa Anita, Urb. Universal (2do Piso)”.

Nuestro público dentro de la empresa son Organizaciones del Estado o Empresas Privadas, tales como: ● ● ●

SUTRAN OSINFOR ONPE

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CNM INDECI PROMPERÚ APCI CENARES INPE SENACE INVERMET

Pues estas son las entidades que mayor flujo han generado dentro de la organización, a través de una eficaz concentración en los servicios que brinda la empresa “Alfil Security S.A.C.”. Con esta finalidad, obtenemos que nuestra empresa busca ser una de las empresas principales de Seguridad Integral, pese a la situación, no ha dejado de trabajar y aportar soluciones, orientadas para nuestros clientes, con toda las medidas de protocolos a seguir.

3.2. Actividades que realiza La empresa “ALFIL SECURITY S.A.C.” se encuentra encargada de realizar diversas actividades en las siguientes áreas: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Seguridad y Vigilancia Privada Seguridad y Protección Personal Seguridad y Vigilancia en Entidades Financieras Seguridad y Vigilancia en Entidades de Salud Seguridad y Vigilancia en Entidades Educativas Análisis de Riesgo, Estudio y Planes de Seguridad Capacitación de Agentes y Supervisores de Seguridad Asesoría en Seguridad Electrónica Asesoría en Integración de la Seguridad Asuntos Especiales

Pues esta empresa ha llegado a brindar también servicios de capacitación de Seguridad, para así nuestros nuevos colaboradores se encuentren capaces de realizar un buen trabajo en nuestros clientes de confianza y nuevos. 3.3. Misión Buscar satisfacer las necesidades de nuestros clientes brindando un servicio de soluciones beneficiosas en seguridad integral de alta tecnología y colaboradores competentes.

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3.4. Visión Ser una de las mejores empresas de Servicios de Seguridad Integral liderando el sector público y privado con un seguimiento nacional.

3.5. Valores ● ● ● ●

Integridad: Siendo honestos con nuestros clientes para así generar confianza. Responsabilidad: Cumpliendo con los acuerdos dados con la empresa. Constancia: Ser constantes en los trabajos que se da a realizar. Actitud Positiva: Un comportamiento que nos llevará al éxito en lo que realizamos.

4. Análisis situacional de la Organización

4.1. Análisis del entorno -Matriz de Análisis y Diagnóstico Externo (MADE)

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4.2. Análisis Interno -Matriz de Análisis y Diagnóstico Interno (MADI)

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4.3. Matriz FODA y ubicación estratégica

4.4. Conclusiones y Recomendaciones

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La ventaja competitiva de la empresa Alfil Security S.A.C es que cuentan con una alta trayectoria dentro del rubro de Seguridad y Vigilancia privada, lo cual marca la diferencia frente a sus competidores por tener amplia experiencia de años.

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Los posibles factores y claves de éxito de la empresa Alfil Security S.A.C dentro del análisis interno es que poseen la certificación ISO 9001, lo cual permite destacar y evidencia el servicio de calidad que se ofrece, otro factor de éxito es que gozan de una gran trayectoria en el mercado, antes mencionado. Y dentro del análisis externo, el Marco legal es claro y regula las actividades del rubro de Seguridad, además, la actual necesidad de vigilancia y control sanitario dentro de los establecimientos, aumenta la demanda de puestos de trabajo de Seguridad Privada.

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Los posibles factores de fracaso de la empresa Alfil Security S.A.C es que no posee una presencia digital constante y limita la obtención de nuevos clientes y/o poder dar a conocer sus servicios y trayectoria, además, dentro del entorno externo, el retraso de pagos por parte de los clientes podría afectar los ingresos de la empresa de manera significativa, por lo que se recomienda emplear estrategias de negociación o un acuerdo de precios exacto dentro de un cronograma establecido.

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Se recomienda a la empresa Alfil Security S.AC que siga una estrategia de Estabilidad y Defensa, debe estar al tanto del entorno en general, de los aspectos económicos, sociales, demográficos y políticos; y también debe prepararse para el futuro. Alfil Security S.A.C debe establecer mejoras y desarrollo alineado al entorno en el que se encuentra; y que actualmente es inestable y volátil.

5. Características de la Organización ALFIL SECURITY S.A.C es una empresa peruana que cuenta con diferentes especialidades y está dedicada al servicio de seguridad privada. Dentro de las áreas principales que destacan dentro de la organización son: área comercial, área de operaciones y área de recursos humanos. 5.1. Estructura actual y tamaño de la empresa Existen diversas áreas dentro de la organización, en la cual cada una de estas se encargan de diferentes funciones o tareas dentro de ALFIL SECURITY S.A.C, además trabajan en conjunto para alcanzar los objetivos propuestos. En cuanto al tamaño de la empresa, cuenta con un total de 20 colaboradores dentro de las distintas áreas, que inician desde el gerente general hasta tesorería. Los agentes de seguridad privada (Jefes de Grupo), también son indispensables para que el servicio se efectúe de manera congruente y efectiva, estos se encargan de supervisar el grupo de agentes dentro de cada unidad y reportar cualquier novedad dentro del servicio.

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5.2. Ubicación en el Ciclo de vida ALFIL SECURITY S.A.C se encuentra en una etapa de crecimiento, ya que actualmente ha logrado un desarrollo sostenido y se posiciona como una empresa que brinda los mejores estándares de servicio de cuidado privado y de vigilancia para superar las expectativas de sus clientes, tanto de entidades públicas o privadas. Además, sigue requiriendo e implementando servicios especiales y adaptándose al entorno tecnológico, pues debido a la pandemia, Sin embargo la empresa tiene que mejorar e invertir en este entorno, y de esta manera sus servicios puedan llegar a más personas. Se encuentra en etapa de crecimiento porque tiene una estructura organizacional estable, donde cada colaborador de la empresa se hace responsable del cumplimiento de sus labores, además que posee una jerarquía establecida y aceptada al momento de tomar decisiones. Al contar con 8 años de experiencia en el rubro, ha logrado diferenciarse de la competencia y que sus colaboradores trabajen cooperativamente para hacer que la empresa siga en crecimiento y se cumpla con los objetivos trazados. 5.3. Descripción del nivel de Tecnología usada La empresa cuenta con los mejores equipos de seguridad y una red donde los puestos de seguridad, vigilantes, supervisores y demás, cuenta con el uso de tecnologías de la información. El uso de cámaras de vigilancia, cámaras nocturnas, pantallas de monitoreo, ayudan a tener un mejor monitoreo en el centro de control y aporta una inspección más eficiente en la parte de la gestión de SECURITY S.A.C. con un sistema más ágil y seguro, las cuales cuentan con memorias RAM. Además, poseen los mejores equipos de protección personal y armamento para cualquier tipo de amenazas de seguridad que puedan producirse en los locales de negocio o áreas públicas, utilizando la mejor tecnología disponible para la protección de los clientes.

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5.4. Descripción de la Cultura Organizacional ALFIL SECURITY S.A.C es una empresa con gran trayectoria en el mercado, dentro del rubro de seguridad y vigilancia privada. Cuenta con características que la diferencian de otras empresas; culturas organizacionales de orientación y capacitación a las personas, resultados y trabajos en equipo, donde los colaboradores se identifican con los valores de la empresa de seguir con las políticas de la empresa, cuyo objetivo es brindar un servicio de calidad con resultados satisfactorios para los clientes. También, presenta un buen clima laboral entre los colaboradores para el crecimiento de la empresa, donde comparten valores de integridad, responsabilidad, constancia, actitud positiva y tratar bien a todos dentro del trabajo. Asimismo, promueve la productividad y el desarrollo de la empresa, donde el compromiso y responsabilidad está presente en los colaboradores. 5.5. Descripción de la Toma de decisiones La empresa tiene establecido sus áreas de trabajo, donde cada área tiene sus funciones y un jefe que supervisa las actividades laborales. Por ello, si ocurre algún problema o queja dentro de la empresa o referente al servicio, el jefe encargado es el que toma las decisiones de cómo darle solución a la situación. Todo comienza desde el área de Gerencia General, el cual es el puesto más alto de la empresa. En conclusión, la toma de decisiones es de manera centralizada, pues el que decide es el ápice estratégico sin la intervención de los colaboradores de menor puesto laboral. 6. Planeamiento estratégico de la empresa 6.1. Descripción de las estrategias planteadas por la empresa Estrategia Corporativa: Para poder forjarse como una empresa eficiente, Alfil Security S.A.C aplica una estrategia de tipo corporativa, esto debido a que se enfocan principalmente en el crecimiento, buscan posicionarse como una empresa que reúne los requisitos precisos y está capacitada para brindar seguridad. Esto se logra a través del compromiso de revisar constantemente los equipos empleados en el servicio, supervisar la rotación del personal (para que se verifique que se está realizando correctamente el resguardo y seguridad que solicita el cliente). La empresa no sólo se enfoca en el crecimiento, sino también en tener estabilidad/ rentabilidad para poder asegurar su clientela por medio de la calidad de sus servicios, esto se refleja a través del cumplimiento de las normas legales y sobretodo del control y seguimiento hacia sus clientes. Estrategia Empresarial Competitiva: En el caso de Alfil Security S.A.C, se aplica una estrategia de diferenciación debido a que cuentan con un personal capacitado, lo cual permite a sus clientes tener una experiencia agradable al momento de adquirir los servicios. Cabe resaltar que también cuentan con tecnología moderna (generación avanzada y eficiente), lo cual comprende una ventaja referente a sus clientes. Ofrecerle a sus clientes una cantidad amplia de servicios como seguridad y vigilancia privada, asesorías y capacitaciones de calidad es la filosofía de Alfil Security S.A.C. Por último, la empresa tiene disponibilidad inmediata lo cual les

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permite resaltar por la puntualidad y desempeño de la empresa y es considerada una estrategia competitiva significativa.

6.2. Plan estratégico detallado (objetivo – actividad)

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7. Diseño Propuesto de Estructura Organizacional 7.1. Diseño de la estructura

7.1.1.Metodología del Diseño de la estructura PASO 1: Clasificación de actividades por nivel de sensibilidad

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PASO 2: Agrupamiento de actividades según Tipo de Relación por Sensibilidad

Paso 3: Formar unidades organizativas y darles un nombre

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Amarillo: Área de RR. HH Rojo: Área: Logística Verde: Área Comercial Azul: Área de operaciones

7.1.2.Propuesta de la estructura final - organigrama Organigrama resultante de la empresa Alfil security S.A.C

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Comparación de la estructura actual Podemos observar en la estructura inicial un orden de tres gerencias importantes de la organización, luego de poder apreciar las relaciones según sensibilidad de las actividades de la empresa, se llegó a una conclusión. A continuación se mostrará las propuestas planteadas para la construcción del nuevo organigrama. En primer lugar, el área de RR. HH tiene el mayor número de relaciones entre actividades, lo cual se propone crear una gerencia, al igual que la admisión, ya que este se encarga de reclutar y capacitar al personal. En segundo lugar, se propone la creación de la gerencia finanzas para el control y distribución eficiente del efectivo, junto a las áreas de contabilidad y tesorería. Finalmente, se plantea la división del área de logística, junto al área informática y área de inventarios, puesto que tiene actividades con relaciones fuertes, el cual señala un área importante para la empresa. Propuesta de la estructura final

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8. Referencias Bibliográficas -

Universidad Perú. (s. f). Empresa Alfil Security S.A.C https://www.universidadperu.com/empresas/alfil-security.php Consulta [04 de mayo del 2021]

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Wix Sites. f). Empresa Alfil Security S.A.C https://alfilsecurity.wixsite.com/seguridad/trabaja-con-nosotros Consulta [04 de mayo del 2021]

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Runa HR. (s. f.). Runa HR | Estrategias organizacionales para tu empresa. https://runahr.com/recursos/hr-management/conoce-las-clases-de-estrategias-organi zacionales-que-puedes-implementar-en-tu-empresa/ Consulta [07 de mayo del 2021]

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Issuu (2019). Planes para la organización de una empresa de seguridad privada. https://issuu.com/mauriciojaviercampos/docs/triarius-especial-27 Consulta [07 de mayo del 2021]

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