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Manejo de eventos ...

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TRABAJO FINAL EVENTOS Y CONGRESOS

DAVID SANTIAGO ROJAS ABRIL DOCENTE JUAN HERNANDEZ

UNIVERSITARIA AGUSTINIANA UNIAGUSTINIANA HOTELERÍA Y TURISMO QUINTO SEMESTRE EVENTOS Y CONGRESOS BOGOTÁ D.C 2019

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Contenido INTRODUCCION..........................................................................................................3 DESCUBRIENDO CULTURAS.....................................................................................4 PRE- EVENTO..............................................................................................................5 ➔ COORDINADOR GENERAL....................................................................................5 ➔ COMITÉ DE LOGÍSTICA..........................................................................................6 ➔ COMISIÓN TÉCNICO-ACADÉMICA........................................................................7 ➔ COMISIÓN DE PROMOCIÓN, RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO..........8 ➔ COMISIÓN DE FESTEJOS Y RECREACIÓN........................................................11 FECHA DE REALIZACIÓN DEL EVENTO.................................................................12 TOTAL:

128..............................................................................................................13

ESTIMACIÓN DE RECURSOS..................................................................................17 EVENTO......................................................................................................................20 LOCALIZACIÓN..........................................................................................................22 DIA Y HORARIO.........................................................................................................22 REGISTRO DE ASISTENCIAS, 150 PERSONAS EN TOTAL...................................23 Nicho del mercado......................................................................................................31

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INTRODUCCION

Este evento se realizará con el fin de dar a conocer un poco más la expansión turística e histórica de las tribus indígenas correspondientes a Colombia, se realizará una propuesta de innovación teniendo en cuenta la variedad de turismo y conocimiento que se puede encontrar no solo en lugares como las playas de santa marta sino en lugares aledaños a ella. El objetivo se encuentra plasmado en la incorporación de actividades que se darán a conocer durante el evento, se realizarán diferentes muestras culturales y gastronómicas con el fin de culturizar a los invitados del evento.

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DESCUBRIENDO CULTURAS

Es un evento socio - cultural, el tipo de evento es feria y exposición turística con el fin de promocionar e impulsar el conocimiento y el turismo que podemos encontrar en la sierra nevada de santa marta, e impulsar un poco más el turismo ecológico y la conservación de nuestras tribus

Son sitios turísticos e históricos no tan conocidos que, de forma cultural y explicativa, en modo de exposición daremos a conocer para que se animen a visitar y conozcan los invitados un lugar diferente de Colombia, en el cual se llevara a cabo muestras gastronómicas, culturales y sociales del lugar

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Tribu indígena kogui (Colombia ,(2020)

PRE- EVENTO Nombre: MUNDONATIVO Logo:

Slogan: “DESCUBIENDO CULTURAS”

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COMITÉS ORGANIZADORES

➔ COORDINADOR GENERAL Se encargará de la ejecución del evento y estará pendiente de la cronología del evento. Nombre: David Santiago Rojas Abril se encarga de: -

Analizar datos y resultados en el pre evento, evento y post evento.

-

Supervisa las tres fases del evento

-

delega funciones dentro del evento

-

Dirigir y supervisar a las comisiones de trabajo, con el fin de que estas cumplan con sus obligaciones y se trabaje con armonía

➔ COMITÉ DE LOGÍSTICA A cargo de:Luisa Fernanda delgado guerrero Se encargan de permitir el armonioso desarrollo del evento con los insumos necesarios para el logro del mismo. Coordina con las empresas culturales y la organización de la logística

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ALOJAMIENTO: No se prestará el servicio de Alojamiento ya que los invitados son locales (Bogotá) Alimentación Los miembros y empleados de las empresas que participan en el evento se les otorgará un refrigerio a la mitad de la jornada del evento lo cual estará a cargo de luisa delgado

Transporte No se prestará servicio de transporte ya que cada empresa contará con propio equipo de trabajo de transporte y logística. Por otra parte, los asistentes llegaran por sus propios medios al evento.

➔ COMISIÓN TÉCNICO-ACADÉMICA

El encargado de que se cumplan los parámetros del evento antes y durante el evento, para así evaluar después del evento si se cumplieron o no los mismos. A cargo de: Luis otavo Las obligaciones de esta comisión son las siguientes: -

Organiza el tema de invitados

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-

lugar de realización del evento

-

se encarga de todo el papeleo legal

-

Temas de arrendamiento, alquiler y similares

-

Revisar y organizar los cronogramas

➔ COMISIÓN DE PROMOCIÓN, RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO

Brindan una imagen atractiva del evento para acaparar asistentes y empresas de servicios turísticos que participan. Contacta empresas de la industria para ofrecerles las ventajas de su presencia del evento, define el mercado al cual se va a llegar. Nombre: lucia Abril Se encarga de: -

Supervisar la publicación de contenidos en diferentes redes sociales y herramientas

-

relaciones empresariales y convenios

-

Recibimiento de invitados y asistentes.

-

se encarga de la imagen e impacto que generará el evento pág. 8

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-

encargado de invitados especiales

EMPRESAS PARTICIPATES

TripAdvisor

un sitio web que recolecta comentarios que los viajeros hacen sobre distintos lugares turísticos, tales como hoteles y restaurantes.

En TripAdvisor cualquiera que esté registrado puede opinar, criticar y poner una calificación (de 1 a 5) según su experiencia.

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Los dueños de hoteles están poniendo toda la atención en esta herramienta, puesto que actualmente – y gracias a los avances tecnológicos – las personas cada vez más están reservando habitaciones desde la comodidad de su casa, para evitar que una eventualidad los deje sin alojamiento. Entonces, resulta clave para lograr una buena reputación hotelera.

Google Trips

es la herramienta de Google para organizar tus viajes. Notas de lo que quieres hacer, mapas, reservas, buscar actividades en el lugar al que vas… Todo eso te permite Google Trips.

Sin embargo, tenemos una noticia mala y una buena sobre Google Trips. La mala es que, como muchos servicios y aplicaciones con los que experimenta Google pág. 10

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Aviatur

es una agencia de viajes colombiana, fundada en Bogotá el 6 de febrero de 1957. Ofrece diferentes servicios turísticos como vuelos, paquetes de viaje, hoteles, transporte terrestre, cruceros y asistencia médica

➔ COMISIÓN DE FESTEJOS Y RECREACIÓN

Esta persona se encargará de todos los puntos que durante el evento se van a realizar es decir los eventos que se realizarán durante el evento. Nombre: July Aguirre Se encarga de:

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Tiene a su cargo la celebración de actividades artísticas, recreativas o culturales del Evento y la coordinación de las que serían elaboradas por las propias empresas

FECHA DE REALIZACIÓN DEL EVENTO

se realizará el día viernes 5 de junio del 2020.

Se escoge esta fecha, ya que el 5 de junio es el día nacional del medio ambiente y queremos dar participación en nuestra feria cultural a ese día, ya que podemos

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captar más empresas interesadas para que sus empleados participen por ser esta fecha especial

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NÚMERO Y TIPO DE ASISTENTES Expositores:

3

Invitados:

70

Acompañantes:

50

Invitados especiales:

3

Delegados:

2

TOTAL:

128

SELECCIÓN DE LUGAR DE REALIZACIÓN DEL EVENTO

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PLANIMETRIA el evento se realizará en el salón D del edificio ágora en el Nor oriente de la ciudad de Bogotá, un espacio perfecto para reuniones de mediano formato. Tiene una superficie de 130m2 y una capacidad para 170 personas en auditorio. Cuenta con una altura de 4,95 metros libres, un largo de 12,90 m y ancho de 11,25 m. Su espacio innovador y su acceso a luz natural permiten que sea un lugar acogedor donde podrás convertir tu imaginación en realidad.

•

acceso: para el ingreso al evento se hará con una previa inscripción, y valor pagado de la boleta de ingreso ($ 85.000) que tendrá incluido un bocadillo típico de la región

•

El acceso al evento será por el lobby

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL EVENTO



2:00 a 5:00

Montaje de stands y decoraciones



5:00 a 6:00

Entrada de invitados y manillaje de los mismos



6:00 a 6:20

Bienvenida por parte de los organizadores del evento



6:20 a 7:10

Bebida de bienvenida y recorrido libre por los stands.

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

7:10 a 8:00

Exposición sobre la importancia del turismo en la Sierra Nevada



8:00 a 8:30

Presentación del grupo de danzas invitado.



8:30 a 9:30

Muestra Gastronómica.



9:30 a 10:30

Despedida y salida de invitados



10:30 a 12:00

Desmontaje aseo del lugar

ESTIMACIÓN DE RECURSOS

RECURSOS HUMANOS: El objetivo básico que persigue la función de Recursos Humanos es alinear el área o profesionales de RRHH con la estrategia de la organización, lo que permitirá implantar la estrategia organizacional a través de las personas, quienes son consideradas como los únicos recursos vivos e inteligentes capaces de llevar al éxito organizacional y enfrentar los desafíos del evento

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RECURSOS MATERIALES: Toda buena organización de un evento debe contar con un tipo de equipamiento adecuado a las necesidades previstas con anterioridad como:



Mobiliario: sofás, mesas, sillas, cuadros, atriles...



Material informático y de telecomunicación: ordenadores, impresoras, fotocopiadoras, teléfonos, fax, otras líneas, comunicadores internos, cabinas de traducción simultánea…



Elementos de decoración y de señalización e indicadores: entre los primeros: plantas, macetas, cuadros, lámparas, alfombras… entre los segundos aquellos dispositivos que señalan dónde están las salas, qué actividades se van a desarrollar, pancartas anunciando el evento en el interior y en el exterior de la sede, rótulos de mesa para los ponentes…

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RECURSOS TÉCNICOS: Se ofrece los siguientes servicios de tipo técnico: alquiler de equipos de imagen, sonido e iluminación, grabación y edición de vídeo, fotografía profesional…

Para conseguir que un evento sea un éxito, es indispensable contar con unas buenas instalaciones propias que variarán en número y capacidad en función del número de participantes,

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Hay que tener en cuenta el tamaño de las salas, las características de iluminación y de ventilación, puntos de electricidad (220 W y 125 W), disposición de montaje

EVENTO 1. En la recepción se encontrarán 2 personas de logística con materiales de cómputo registrando a los visitantes, manillar y repartiendo folletos del evento. 2. Los organizadores del evento dan acto de protocolo de bienvenida para el evento, pág. 21

siendo como eje importante dar a conocer la cultura indígena radicada en la Sierra Nevada de Santa Martha. 3. Los meseros reparten los cocteles de bienvenida y los asistentes tienen 1 hora aproximadamente para el recorrido por los stands. 4. El representante de la región de la magdalena dio un discurso de media hora en el cual expone la importancia de generar turismo e informar acerca de la cultura Kogui y como este será un motor de impulso para la economía de la región. 5. El grupo de danza de la escuela caribeña Zajana realizaron una presentación de cultural y bailable el Chicote danza típica de la cultura Kogui. 6. Se dio una muestra gastronómica representativa de la región del Magdalena el cayeye. 7. Los organizadores del evento dan una charla final invitando a los asistentes a ir al departamento del Magdalena y dando las gracias por la asistencia a los invitados y sobre todo a los invitados especiales, a todo su equipo de organizadores del evento.

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POST-EVENTO

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LOGÍSTICA OPERATIVA LOCALIZACIÓN

En el caso de nuestro evento se realizó en el salón de del edificio ágora en conferías concluyo con un gran éxito ya que pudimos logar la meta objetiva y logramos dar la información al público con un amplio nivel de experiencia y dinamismo.

DIA Y HORARIO El evento tiene ya una fecha en el protocolo e itinerario del mismo que a su vez nos ayudara a encontrar un punto más participativo por parte de la audiencia

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REGISTRO DE ASISTENCIAS, 150 PERSONAS EN TOTAL

ESPACIO: la feria tuvo un manejo de medios audiovisuales y decoración según lo planeado, no tuvimos inconvenientes y por el contrario gracias a ello pudimos transmitir el mensaje cultural de nuestro evento

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PATROCINADORES

Airbnb es una empresa que ofrece una plataforma de software dedicada a la oferta de alojamientos a particulares y turísticos mediante la cual los anfitriones pueden publicitar y contratar el arriendo de sus propiedades con sus huéspedes; anfitriones y huéspedes pueden valorarse mutuamente, como referencia para futuros usuarios

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MEDIOS DE COMUNICACIÓN Se utilizan para incentivar propuestas que determinen la productividad del evento y su publicidad

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” VAMOS VEN A CONOCER MAS SOBRE TUS RAICES…” #RECORRIENDOCULTURAS

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RECETAS ESTANDAR

Información general de nuestras recetas estándar

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Receta entandar #1 La primera receta se trata de un coctel tropical típico de la región del magdalena el cual ofreceremos como bienvenida en nuestro evento

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Receta estándar # 2 Como segunda receta en nuestro evento ofreceremos algo de picante acompañado de un delicioso coctel de camarón de la costa pacífica de Colombia

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Receta estándar # 3 por último y como plato final ofreceremos un plato típico del lugar, cuenta con una elaboración de productos originarios del mismo que a su vez también ayuda a identificar y conocer un poco más la gastronomía del magdalena

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PROMOCION DEL EVENTO MARKETING

Target Cultura indígena, personas que pertenecen directamente a la región del magdalena y nativos de la región

Nicho del mercado

Para todo tipo de personas sin restricción alguna, se incluyen menores de edad, mayores de edad, personas de la tercera edad, discapacitados, entre otros, ya que estamos buscando una innovación de carácter turístico en la región y con el evento se quiere dar a conocer las culturas indígenas y a su vez enseñar a la conservación de las mismas

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DISEÑO DE INVITACIONES

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CARTAS DE AGRADECIMIENTO 

El día de hoy queremos agradecerle a cada uno de nuestros asistentes a nuestros patrocinadores como airbnd, por ser parte de esta maravillosa experiencia que se vivió el día del evento, su atención y servicio son de calidad y excelencia. Agradecimiento al centro de eventos ágora que con gran esfuerzo y entrega al aventó pudimos lograr finalizarlo con gran éxito logrando los objetivos pactados

A todos nuestros asistentes por creer en “MUNDO NATIVO” por haber asistido con la mejor actitud y entrega al evento Atentamente: David Santiago Rojas Abril Coordinador general



Por medio de la presente nos comunicamos con ustedes, con el fin de expresarles nuestros más sinceros agradecimientos por su asistencia y colaboración en el evento “MUNDO NATIVO”, gracias a sus aportes en conocimientos culturales de la región, calidad y servicio y posteriores actos que realizaron, logramos cumplir con todos nuestros objetivos propuestos, esperamos contar con su presencia en futuros eventos organizados, nos despedimos deseándoles muchos éxitos en sus próximos proyectos.

Atentamente: David Santiago Rojas Abril pág. 36

Coordinador general

CONCLUSIONES



Todo Salió como esperábamos, agradecemos al personal de logística, emergencia, servicio y demás comités pues gracias a ellos que hicieron parte base y fortaleza del evento, en este evento evidenciamos también la falta de información en cuanto a la gastronomía y cultura del lugar, lo cual nos llevó a incentivar más a la gente y a las empresas patrocinadoras a realizar ferias culturales e informativas no solo en Bogotá si ni a nivel nacional a internacional



verdaderamente fue una experiencia maravillosa al promocionar a las tribus indígenas sus atractivos y algunos aspectos gastronómicos, el equipo de trabajo cumple con las metas propuestas gracias a su labor estructurada

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