Workbook BPMG01 - Bewertet mit 1,7 PDF

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Bewertet mit 1,7...

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Workbook – BPMG01

Projektmanagement

Tutor: Dominik Neuner

Bianca Emken Matrikelnummer: 91911490 E-Mail: [email protected]

Studiengang: Bachelor of Arts - Public Management 1. Fachsemester, Semester 2020/2021 Abgabedatum: 26.03.2021

Version: 1.0

Erstellerin: Bianca Emken

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Workbookaufgabe 1: In der Praxis wird häufig eine vier-phasige Gliederung des Projektlebenszyklus genutzt. Nenne diese vier Phasen. Es folgen zwei kurze Situationsbeschreibungen mit Problemen in Projekten. Analysiere diese kurz, indem du begründest, in welcher Projektphase hier deiner Meinung nach Fehler gemacht wurden. 1. In einem IT-Projekt wird nach der Fertigstellung bemerkt, dass die neue Lösung zwar richtige Ergebnisse liefert, die Antworten der Software nach einer Eingabe aber erst nach zwei Minuten ein Ergebnis liefern. In den Projektdokumenten (Pflichtenheft, Projektauftrag) findet sich jedoch kein Hinweis auf garantierte Antwortzeiten. Antwortzeiten von zwei Minuten sind für den Auftraggeber in der Praxis jedoch völlig unpraktikabel. 2. Der Bau-Projektleiter eines Krankenhauses entfernt sich immer weiter vom ursprünglich geplanten Budget einer Umbaumaßnahme. Dabei basiert der laufende Umbau bereits auf Erfahrungen eines abgeschlossenen Projekts, in dem letztes Jahr zwei Stationen modernisiert wurden (Pilot-Projekt). Er vergleicht die anfallenden Kosten daraufhin mit dem Pilot-Projekt, findet jedoch keine nennenswerten Abweichungen.

Die allgemein genutzten 4 Phasen des Projektlebenszyklus gliedern sich in Projektstart. Hier wird unteranderem das Projektziel klar definiert, sowie das Team zusammengestellt. Dann folgt die Projektplanungsphase. In dieser Phase des Projektes werden Projektstrukturplan, sowie die Kosten, Ressourcen

und

Termine

für

jeden

Projektschritt

geplant.

Anschließend

folgt

die

Projektdurchführung mit Projektcontrolling, um frühzeitig Abweichungen in Kosten oder Terminlage festzustellen. Der Projektabschluss mit Abschlussmeeting und Wirtschaftlichkeitsrechnung bildet die letzte der 4 Phasen. Fall 1: Zum einen kann man den Fehler natürlich beim Auftraggeber sehen. Bevor er ein Projekt in Auftrag gibt, sollte er überlegen, welche Funktion die Software haben und in welchen Umfang das erreicht werden soll. Diese Gedanken werden in einem Lastenheft geschrieben. Zum anderen liegt ein Defizit bei dem Auftragnehmer. Im gemeinsamen Auftragsgespräch formulieren sie aus diesem Lastenheft einen detaillierten Leistungsumfang, dass sogenannte Pflichtenheft. Hier könnte der Auftragnehmer auf Arbeitszeiten des Programms aufmerksam machen. Denn der Auftragnehmer muss davon ausgehen, dass der Auftraggeber nicht vom Fach ist und an solche Nebenbedingungen denkt. Dieser Projektschritt befindet sich im Projektstart. Daher ist bereits in der ersten Projektphase ein grober Fehler bei der detaillierten Leistungsbeschreibung passiert. Das führt dazu, dass das Projektziel unvollständig formuliert wurde. Allerdings kann im Laufe des Projektes das Pflichtenheft erweitert werden. Hier hätte jederzeit auf die Bearbeitungszeiten der Software aufmerksam gemacht werden und mit Absprache eine Nachsteuerung stattfinden können. Version: 1.0 Erstellerin: Bianca Emken

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Fall

2: In der

Phase der

Projektplanung wird ein Kostenplan auf Grundlage des

Einsatzermittlungsplanes erstellt. Die Kosten für die Einsatzmittel sollen mit ihren Preisen ermittelt werden und den jeweiligen Projektphasen, sowie deren Arbeitspaketen zugeordnet werden. Sind alle Kosten erfasst, auch Kosten für Projektstart und Projektplanung, sowie Akquisitionsaufwand, kann eine Gesamtsumme als benötigtes Budget für das Projekt genannt werden. Im vorliegenden Fall stütze sich der Bauunternehmer jedoch auf ein Pilotprojekt, welches die Modernisierung von 2 Krankenhausabteilungen umfasst. Ein gesamter Umbau eines Krankenhauses stellt im Vergleich dazu ein viel größeres und umfangreicheres Projekt dar. Ein Krankenhaus besteht nicht nur aus einer Anzahl von Stationen, sondern auch aus Technikräumen, eventuell einem Kiosk oder Anmeldungsbereich. Daher hätte der Bauunternehmer in der Projektplanung eine neue Kostenplanung aufstellen müssen. Denn im Vergleich benötigt der Umbau eines gesamten Krankenhauses vielmehr Arbeitspakte und diese zusätzlichen Kosten hätte er in der Kostenplanung mit einberechnen müssen. Auch steigende Kosten durch Inflation für Ressourcen oder eventuell entstehende differente Schäden, hätten berücksichtigt werden müssen.

Workbookaufgabe 2: Ein Bekannter berichtet dir begeistert: "Wir haben ein tolles neues Projektmanagement-Werkzeug bei uns eingeführt. Wir sammeln alles, was im Projekt zu erledigen ist jetzt auf einen 'Task-Board'. Das ist eine Wand mit drei Spalten und kleinen Klebezetteln. Dadurch kann jeder immer sehen, woran gearbeitet wird und was noch zu tun ist. "Er zeigt Ihnen ein Foto davon auf dem Handy (vgl. Grafik). Welchem Projektmanagementwerkzeug entspricht dieses Vorgehen und wozu dient es (außer, dass jeder immer sehen kann, woran gearbeitet wird und was noch zu tun ist)?

Version: 1.0

Erstellerin: Bianca Emken

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Die vorliegende Grafik auf dem „Task-Board“ zeigt eine Untergliederung des Gesamtprojektes in Projektabschnitte und deren dazugehörigen Arbeitspaketen, des Weiteren sind die Projektabschnitte zeitlich geordnet. Den Arbeitspaketen sind Bearbeitungszeiträume zugeordnet. Dies lässt darauf schließen, dass es sich hier um ein gemischt orientierten Projektstrukturplan (PSP) handelt. Denn es ist sowohl eine objektorientierte, als auch eine funktionsorientierte Ebene enthalten. Diese PSP dient dazu alle erforderlichen Arbeitsschritte zur Erreichung des Projektziels visuell darzustellen. Es bildet die Grundlage für weitere Planungsschritte, da genau nachvollzogen werden kann welche Aufgaben noch nicht, oder bereits abgeschlossen sind. Man kann nachvollziehen, ob man Termine halten kann, Kosten eingehalten wurden bei abgeschlossenen Arbeitspaketen, oder weitere Ressourcen benötigt werden. Die PSP ist Voraussetzung für notwendige Schätzungen, welche in der Projektplanungsphase in Form einer Einsatzmittelplanung, sowie Kostenplanung benötigt werden. Nur wenn ich genau weiß mit wie viel Personal, Betriebsmittel, Material oder sonstige Kosten je Arbeitspaket zu rechnen ist, kann eine genaue Aufstellung des benötigten Einsatzmittels erfolgen. So verhindert man, dass Einsatzmittel in Arbeitspaketen fehlen. Ein weiterer Aspekt des PSP ist es, dass ein Arbeitspaket einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Dieser Mitarbeiter übernimmt damit die Verantwortung für die Aufgabe und so vermeidet man Konflikte über die Zuständigkeit innerhalb des Projektteams. Das ist sinnvoll bei der Strukturierung der Projektsitzungen, denn man kann an der PSP der Gliederung und deren Arbeitspakete folgen und den jeweiligen zuständigen Mitarbeiter alleinige Sprechzeit zur Erläuterung seines Sachstandes geben. Das verhindert ein durcheinander an Information, sowie eine strukturierte Protokollierung der Sitzung. Eine PSP ist auch eine gute Grundlage um die notwendigen Dokumentationen und Berichte eines Projektes zu strukturieren. Die PSP kann hier als eine Art Inhaltsverzeichnis den Weg ebnen.

Workbookaufgabe 3: Beschreibe das Vorgehen zur Schätzklausur nach der Delphi-Methode. Wann würdest du dieses Verfahren eher einsetzen: Beim Umzug eines Krankenhauses in ein neu gebautes Gebäude oder für eine Werbeagentur, die eine Kampagne für einen neuen Großkunden erarbeiten muss? Beide Unternehmen sind seit Jahren auf ihrem jeweiligen Markt aktiv. Begründe deine Einschätzung kurz.

Die Delphi-Methode ist eine Prognosetechnik um Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Sie ist eine mehrstufige, schriftliche Expertenumfrage. Die Anzahl der benötigten Stufen wird im Vorhinein festgelegt, hier wird eine 2-stufige Prognose erläutert. In der 1sten Stufe fordert der Moderator die unterschiedlichen Experten auf Schätzungen abzugeben für ein Gesamtprojekt, oder ein einzelnes Arbeitspaket. Jeder Experte notiert verdeckt seine Schätzung, ohne Abstimmung mit anderen, auf Version: 1.0

Erstellerin: Bianca Emken

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einem Zettel. Der Moderator veröffentlicht diese anschließend auf einer Pinnwand. Der Experte mit der höchsten und der niedrigsten Schätzung haben nun die Möglichkeit Ihr Ergebnis zu erläutern. Damit regt man die fachliche Diskussion an und deckt eventuell nicht bedachte Einflussfaktoren auf. In der 2ten Stufe notieren die Experten erneut ihre Schätzung verdeckt auf einem Zettel, denn eventuell haben einige Ihre Meinung nach der vorangegangenen Diskussion geändert. Der Moderator errechnet nun den Mittelwert aus allen Schätzungen. Die Delphi-Methode gilt als sehr verlässlich, da Ausreißer eliminiert werden und ein fachlicher Austausch von Experten stattfinden konnte. Diese Methode würde bei der Werbeagentur, die eine Kampagne für einen neuen Großkunden erarbeiten muss, kaum Anwendung finden. Da die Werbeagentur seit Jahren auf dem Markt aktiv ist, ist davon auszugehen, dass sie ausreichend Erfahrung mitbringt um die Kosten, Ressourcen und Dauer zu planen. Daher fällt meine Entscheidung auf den Umzug des Krankenhauses. Ein Krankenhaus, auch wenn es seit Jahren betrieben wird, zieht nur selten in ein neues Gebäude um und hat dem zufolge keine, oder nur begrenzt Erfahrung. Eine Delphi-Methode zur Ermittlung der Kosten, Ressourcen oder Dauer durchzuführen erscheint sinnvoll. Das Krankenhaus ist spezialisiert auf die Versorgung von Kranken und weiß auf deren Gebiet welche Einsatzmittel benötigt werden. Jedoch auf dem Gebiet eines Umzuges können viele Einflussfaktoren nicht beachtet werden, da sie schlicht weg wegen Erfahrungsmangel nicht berücksichtigt werden. Mit der Delphi-Methode können diese Risiken minimiert und eine verlässliche Kostenaufstellung, sowie eine Schätzung zur Umzugsdauer bewirkt werden.

Workbookaufgabe 4: Ein Bauunternehmer wirbt in einem Prospekt mit dem Slogan "Wir bauen verzögerungsfrei." Du liest dazu

weiter:

"Zieländerungen

sind

bei

uns

durch

3D-Modelle

und

ausführliche

Bauvorbesprechungen ausgeschlossen, schließlich arbeiten wir zum Festpreis. Durch langjährige Erfahrung in der Branche planen wir perfekt und haben in einer Vielzahl von Projekten gezeigt, dass unsere Teams in der Durchführung perfekt arbeiten. "Ist es plausibel, dass der Bauprojektträger wirklich alle Quellen für Planabweichungen so gut wie ausschließen kann? Begründe deine Einschätzung.

Meiner Einschätzung nach ist es nicht möglich, dass der Bauprojektträger alle Quellen für Planabweichungen ausschließen kann. Selbst mit der besten Projektplanung und der besten Risikoanalyse können nicht alle Einflussfaktoren, welche Auswirkung auf Kosten oder Baudauer haben, eliminiert werden. Nehmen wir als Beispiel die anhaltende Covid-19 Pandemie. Sie führte im März 2020 zum ersten Lockdown. Das hatte große Auswirkungen. Grenzen wurden geschlossen, Version: 1.0

Erstellerin: Bianca Emken

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Rohstoffe, Materialien oder auch Mitarbeiter aus angrenzenden Ländern konnten nicht passieren. Lieferengpässe entstanden bei Produktionen, Bauunternehmen und vielen weiteren Bereichen. Mitarbeiter gingen ins Homeoffice und befinden sich zu meist noch bis heute in diesem, dies führt zu weitreichenden Verzögerungen bei Genehmigungen und anderen Verwaltungsakten. Quarantäne von 14 Tagen wurde verhängt für jeden, der potenziell mit einem Infizierten in Kontakt geraten ist. Mitarbeiter in verschiedenen Gewerken fielen dadurch in hoher Anzahl aus. Kontaktbeschränkungen führen dazu, dass weniger Personal gleichzeitig auf dem Bau tätig werden dürfen. All diese starken, anhaltenden Auswirkungen durch nur einen Einfluss, hier die Pandemie, waren vor dem Lock-down nicht planbar. Ebenfalls sind Faktoren wie anhaltende starke Unwetter, Umfälle auf der Baustelle, generelle Verzögerungen bei behördlichen Zulassungen oder Demonstrationen von Umweltschützern nicht 100% planbar und somit das entstehende Risiko nicht eliminier bar. Was dazu führt, dass diese Faktoren in der Risikoanalyse nicht ausreichend bedacht werden können, keine ausreichenden Alternativen zur Einflussbekämpfung erarbeitet wurden und definitiv zu Bauverzögerung führen können.

Workbookaufgabe 5: Du

musst

dich

mit

auseinandersetzen.

Ein

drohenden Kollege

Kostenüberschreitungen empfiehlt

dir:

"Lass

in

doch

einem einfach

laufenden die

Projekt

umständliche

Projektdokumentation weg. Das mache ich auch oft so. Das liest hinterher doch sowieso keiner." Würdest du seinem Vorschlag folgen? Begründe deine Antwort. Welche Alternativen siehst du?

Nein, eine lückenlose Dokumentation des Projektes ist enorm wichtig. Die Projektakte muss bei Projektstart bis zum Projektende systematisch geordnet und geführt werden. Dies ermöglicht die Information jedes Projektmitarbeiters über den Fortschritt des Projektes und lässt Probleme frühzeitig erkennen. Auch bei der Termin- und Kostenkontrolle ist eine tadellose Dokumentation unerlässlich. Um eine Kostenüberschreitung zu vermeiden, gibt es unterschiedliche Alternativen. Eine von ihnen ist der Soll-Ist-Vergleich der Kosten, indem die bereits anfallenden Kosten mit den noch offenen verglichen werden. Im Projektcontrolling sollte diese Analyse regelmäßig durchgeführt werden, um Kostenüberschreitungen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Die KostenTrendanalyse ist eine weitere gute Methode die Kosten im laufenden Projekt zu überwachen. Durch die regelmäßigen Schätzwerte der Gesamtkosten, kann bis zum Projektende, verlässliche Aussagen

über

Kostenentwicklung

getroffen

werden.

Bei

einer

bereits

eingetroffenen

Kostenüberschreitung kann eine Ursachenanalyse weiterhelfen. Hier werden Ursachen ermittelt, welche zu den Abweichungen führten. Das ermöglicht es rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu entwickeln und das Gesamtbudget des Projektes nicht zu überschreiten, oder eventuell mit dem Version: 1.0

Erstellerin: Bianca Emken

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Auftraggeber rechtzeitig nachzuverhandeln. Hier ist das magische Dreieck hilfreich. Zeigt die Projektdokumentation, dass Leistung, Qualität oder der Liefertermin sich verändert haben, müssen die Kosten angepasst werden.

Workbookaufgabe 6: Führe eine Stakeholder-Analyse durch, indem du diese Methode auf ein Projekt in deinem persönlichen Umfeld (Arbeit, Familie, Verein, etc.) anwendest. Welche Stärken und Schwächen der Methodik zeigten sich während der Durchführung der Analyse? Projekt: Familie Mustermann möchte ein Kletterturm mit Rutsche und Schaukel auf dem Grundstück erbauen (Mietobjekt) 1. Schritt Interne Stakeholder

Externe Stakeholder

-

Papa

-

Vermieter

-

Mama

-

Nachbarschaft

-

Kinder

-

Baumarkt

-

Spedition

2. Schritt Widerstand / Konflikt

Nachbarschaft Vermieter

Niedriger Einfluss

Baumarkt / Spedition

Hoher Einfluss

Papa

Version: 1.0

Erstellerin: Bianca Emken Unterstützung

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Kinder

Mama

Quelle: Grafik eigene Darstellung

3. Schritt Nachbarschaft: In der Nachbarschaft befinden sich hauptsächlich Familien mit Kindern im gleichen Alter wie die von Familie Mustermann. Es könnte zu Quengelei mit den Kindern geben, welche auf den neuen Kletterturm wollen. Dies würde zu Unruhen in den Nachbarschaftsfamilien führen. Die Familien ohne Kinder können sich durch den wachsenden Kinderlärm gestört fühlen. Vermieter: Im Mietvertrag ist vereinbart, dass die Gartengestaltung dem Mieter überlassen wird. Ob das auch einen „Spielplatz“ beinhaltet, müsste in einem Gespräch geklärt werden. Zudem könnte der Vermieter Sorge haben, dass vermehrt Beschwerden eingereicht werden und das gute Klima zwischen den Nachbarn nachhaltig gestört wird. Baumarkt / Spedition: Das gewünschte Model ist im Baumarkt vorrätig und kann durch eine Spedition zum Wohnort der Familie transportiert werden. Diese Stakeholder sind neutral zu betrachten. Kinder: Die Kinder der Familie würden sich über eine Klettergelegenheit im Garten sehr freuen und sind für das Projekt. Da sie bei dem Aufbau und der Finanzierung des Projektes nicht helfen können, ist ihr Einfluss neutral. Papa: Der Vater hat einen hohen Einfluss auf das Projekt, da er es finanziell unterstützt und für den Aufbau verantwortlich ist. Er ist für das Projekt, bedenkt allerdings die Folgearbeiten am Kletterturm. Mama: Die Mama hat den gleichen hohen Einfluss wie der Papa. Sie ist für das Projekt, da sie den Nutzen höher sieht als die Folgearbeiten. 4. Schritt Gespräche mit den Nachbarn führen. Nachbarfamilien mit Kindern könnten zu Spielenachmittage vorbeikommen, oder Ihre Kinder zum Spielen vorbeibringen. Nachbarn ohne Kinder könnten zusätzliche Ruhezeiten, neben den gesellschaftlichen Mittags- und Sonntagsruhezeiten, angeboten werden, z. B. wenn diese in Nachtschichten arbeiten, eine Ruhezeit von 7 Uhr bis 14 Uhr unter der Woche. Dem Vermieter könnten die Gesprächskompromisse mit den Nachbarn vorgelegt und ein vollständiger Rückbau mit Rasenherstellung bei Auszug angeboten werden. Version: 1.0

Erstellerin: Bianca Emken

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Papa wird bei den nachfolgenden Arbeiten am Kletterturm bestmöglich unterstützt. Zu den Stärken der Methode gehört, das auch im privaten Bereich erkannt wird, dass Außenstehende von dem Projekt betroffen sein könnten. Es motiviert den Projektleiter dazu Gedanken zu entwickeln, wie eventuelle Konflikte im Vorfeld geklärt werden können. Zu den Schwächen gehört, dass unterschiedliche Interessen der Stakeholder sich von Zeit zu Zeit ändern können. Daher ist es wichtig in Kontakt mit den Stakeholdern zu bleiben, um Interessenänderungen oder Missgunst schnell zu erkennen und gegenzuwirken. Zudem empfinde ich es schwierig jedem potenziellen Konfliktstakeholder einen Kompromiss anzubieten, ohne die Familie zu sehr zu belasten.

Version: 1.0

Erstellerin: Bianca Emken

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