Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung– (BPMG01) PDF

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Zusammenfassung des Tutoriums und des Skripts zur Lektion "Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung" des Moduls Projektmanagement an der IUBH. ...

Description

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung Planung = Herzstück des Projektmanagements -> Detailplanung -> Reihenfolge kann nicht immer eingehalten werden -> Planungsaufwand an Größe und Komplexität des Projektes anpassen

Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP) o Der Projektauftrag bestimmt die Projektaufgabe Projektauftrag = beschreibt als schriftliches Dokument das gewünschte Projektergebnis, d.h. Eigenschaften und Funktionen, die ein Produkt/ Dienstleistung/ Ergebnis haben sollen -> Basis für die Planung -> Verwendung anderer Begriffe je nach Branche (Leistungsbeschreibung, Pflichtenheft, Lastenheft, Anforderungsdokument, Spezifikation)

Projektaufgabe = bestimmt den Umfang der Projektarbeiten, die durchzuführen sind, um das Projektergebnis zu erreichen -> je umfangreicher das gewünschte Projektergebnis (Zahl der Funktionen, Komponenten und ihre Qualität) umso größer ist die Projektaufgabe, d.h. der Umfang der durchzuführenden Arbeiten -> je größer die Projektaufgabe, umso größer ist die Planungsaufgabe „Inhalt und Umfang“ im Projektkontext 1. Produktionsinhalt und -umfang -> Die Eigenschaften und Funktionen, die ein Produkt, eine Dienstleistung oder Ergebnis kennzeichnen

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung 2. Projektinhalt und -umfang -> Die Arbeiten, die durchgeführt werden müssen, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder Ergebnis mit den angegebenen Eigenschaften und Funktionen zu liefern „Scope“ 1. = Projektergebnis 2. = Gesamtumfang der Aufgaben/ Aktivitäten, wie sie im PSP detailliert dargestellt werden -> werden in der Durchführungsphase erledigt und damit die Leistung oder das Produkt erstellt

o Den Projektstrukturplan erarbeiten = Work Breakdown Structure (WBS) Projektplanung beginnt mit der Erarbeitung eines Projektstrukturplans (PSP) -> ausgehend von einem klar definierten Projektauftrag (z.B. Pflichtenheft) -> Ermittlung sämtlicher zur Erreichung des Projektziels durchzuführende Arbeitspakete -> Gliederung der Gesamtaufgabe in Teilprojekte:

Projektziel im Sinne von Leistungsziel (Gesamtleistung= „project scope“) bekannt, einzelne Aufgaben jedoch noch nicht bekannt -> Möglichst vollständige Erfassung dieser Arbeitsmenge, Gliederung in Teilprojekte und einzelne Arbeitspakete durch PSP -> Auf PSP bauen alle weiteren Planungsschritte auf

o Zweck des Projektstrukturplans (PSP) Ziel des PSP = inhaltliche Untergliederung der Gesamtaufgabe (noch nicht die Ermittlung der zeitlichen Reihenfolge der Aktivitäten) Arbeitspakete = „kleinste, nicht weiter zergliederte Element im Projektstrukturplan, das auf einer beliebigen Projektstrukturebene liegen kann“ (DIN 69901) -> auf unterster Ebene werden alle Aktivitäten zu Arbeitspaketen (AP) zusammengefasst und genau einem Verantwortlichen zugeordnet -> wichtig: alle Aktivitäten erfassen & klar voneinander abgrenzen -> für spätere Überwachung von Vorteil, die Aktivitäten innerhalb einer Abteilung/

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung Gruppe abzuwickeln -> bei Kleinprojekten kann auf ein PSP verzichtet werden (-> Ablaufplan/ Balkendiagramm) Weitere Zwecke des PSP: Der PSP... - … ist Grundlage für die weiteren Planungsschritte (Ablauf, Termine, Ressourcen, Kosten). - … ist Voraussetzung für die dazu notwendigen Schätzungen. - … dient der Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten. - … ist Grundlage für die Strukturierung der Dokumentation und der Berichte. - … unterstützt das Risikomanagement. - … hilft zur Strukturierung der Projektsitzungen. - … hilft bei der Vergabe von Projektcode-Nummern.

o Objekt- und funktionsorientierte Gliederung des PSP Zergliederung der gesamten Projektaufgabe lässt sich... 1. ...objektorientiert, 2. funktionsorientiert oder 3. ablauforientiert vornehmen gemischt orientierter PSP = Verwendung unterschiedlicher Gliederungsprinzipien auf den Ebenen des Projektstrukturplans

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung

Phasen- oder ablauforientierter PSP = Funktionen werden entsprechend ihres zeitlichen Ablaufs geordnet

o „Top-Down“ oder „Bottom-Up”?

- Top-Down-Verfahren

-

= Ausgehen von der Gesamtaufgabe und Zerlegung in große Teilaufgaben/ Teilprojekte auf oberster Ebene -> Zergliederung in einzelne Arbeitspakete auf nächster Ebene Bottom-Up-Verfahren = Sammlung aller möglichen Einzelaktivitäten (z.B. per Brainstorming) -> Zusammenfassung zu Aufgabenkomplexen -> Aufbau des PSP von unten nach oben

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung

o Arbeitspakete = “Teil des Projektes, der im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert ist und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen kann“ (DIN 69 901) -> Grundbausteine für die Projektplanung -> notwendig für die Arbeitsverteilung an die Mitarbeiter -> zu erarbeitenden Ergebnisse und dazu notwendige Aktivitäten detailliert beschreiben und einen Verantwortlichen benennen „Projektarbeitspakete sind in kleinere Komponenten aufgeteilt (zerlegt), die als Terminplanvorgänge bezeichnet werden“ (PMI 2004) = Arbeitspaket und Vorgang werden nicht immer identisch definiert -> Arbeitspakete können auch als Vorgänge bezeichnet werden -> manchmal geht man davon aus, das AP aus mehreren Vorgängen (activities) besteht

 Wie groß sollen Arbeitspakete sein? - Eine geringe Detaillierung, d.h. sehr große Arbeitspakete, macht es bei der -

Durchführung schwierig, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern Eine zu hohe Detaillierung, d.h. sehr kleine Arbeitspakete, bedeutet schon bei der Planung einen erheblichen Aufwand -> Controlling wird aufwendig, wenn für jedes AP der Leistungsfortschritt und die

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung Kostenentwicklung verfolgt werden muss Dauer eines Arbeitspaketes (verglichen mit der Projektdauer) nicht zu groß sein -> eventueller Terminverzug wird sonst zu spät erkannt Kostenplanwert für AP darf nicht zu klein sein -> Kostenkontrolle wird sonst schwerfällig Kostenplanwert darf nicht zu groß sein -> Kostensteuerung wird sonst schwierig Richtwert: 1 bis 5 Prozent der Gesamtkosten

 So sollten Arbeitspakete formuliert sein

Arbeitspakete sollten.. - … hinsichtlich ihrer Ziele, Aktivitäten, Kosten und Zeiten klar beschrieben sein. - … als eigenständige, von anderen Arbeitspaketen klar abgegrenzte Einheiten formuliert sein. - … jeweils bestimmten Stellen oder Personen zugeordnet werden können. - … jeweils nur einen Verantwortlichen haben. - … sofern extern vergeben, jeweils eigenständig ausgewiesen werden

 Formular für Arbeitspakete

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung Beispiel:

Ablauf und Terminplanung Ablaufplanung = legt fest/ ermittelt die logisch-zeitliche Abfolge der Projektaktivitäten

- Welche Vorgänge müssen abgeschlossen sein, damit ein Vorgang begonnen -

werden kann? Ist ein Vorgang seinerseits Voraussetzung für andere Vorgänge? Welche Vorgänge können nur zeitlich nacheinander, welche auch parallel durchgeführt werden?

 Reihenfolge der AP ermitteln  Zeiten und Dauern berücksichtigen (Systematik bewusst sein) o Die Vorgangsliste = Darstellungsform für die logisch-zeitliche Reihenfolge der Vorgänge

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung

o Terminplanung = baut auf dem Ablaufplan auf -> Dauer der einzelnen Vorgänge muss geschätzt werden - Dauer, Anfang und Ende der Vorgänge - Pufferzeiten - Gesamte Projektdauer Methoden der Terminplanung 1. Listungstechnik 2. Balkendiagramm 3. Netzplantechnik  Methoden abhängig von Größe und Komplexität des Projekts * Balkendiagramm kommt meisten in der Praxis vor * Netzplantechnik bei umfangreicheren Projekten (selten schriftliche Erstellung von Netzplänen -> Projektmanagement-Software) Fabrikkalender (Feiertagskalender) = vereinfacht die Terminplanung -> Arbeitstage werden fortlaufend nummeriert -> aufwendige Einrechnung von Wochenenden & Feiertagen entfällt (Eingabe ins PMProgramm)

o Die Listungstechnik = Dauer der einzelnen Vorgänge wird geschätzt und in die Vorgangsliste eingetragen -> Ermittlung der Anfangs- und Endzeitpunkte Beispiel:

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung

o Das Balkendiagramm (Gantt-Diagramm, nach Henry L. Gantt benannt, 1861-1919) = relativ einfache und anschauliche Form, den zeitlichen Ablauf der einzelnen Arbeitspakete eines Projektes mit Balken darzustellen -> eignet sich auch für die Terminkontrolle in der Durchführungsphase -> ausreichend für einfache Projekte mit wenigen Vorgängen => gute Übersichtlichkeit

 Kennzeichnung der Abhängigkeit zwischen Vorgängen mit Pfeilen = vernetztes Balkendiagramm

o Meilensteine = „ein Ereignis besonderer Bedeutung“ (DIN 69 900) -> klar definiertes Teilergebnis, das zu einem bestimmten Termin erreicht sein muss -> soll zum Ende jeder Projektphase gesetzt werden

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung

- Projekt beginnt mit Meilenstein „Start“ - Am Ende jeder Phase steht ein Meilenstein, z.B. „Projektabschnitt 1 fertig  jedem Meilenstein werden geplante Projektergebnisse (Meilenstein-Inhalte) und ein Plantermin (Meilenstein-Termin) zugeordnet  Projektergebnisse werden eindeutig und messbar definiert -> Meilensteine lassen sich in einem Balkendiagramm und in den MeilensteinNetzplan eintragen und visualisieren

Netzplantechnik

= umfasst „alle Verfahren zur Analyse, Beschreibung, Planung, Steuerung, Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie, wobei Zeit, Kosten, Einsatzmittel und weitere Einflussgrößen berücksichtigt werden können.“ (DIN 69900)

o Vorteile der NP-Technik - Das Erarbeiten des Netzplans zwingt zum logischen Durchdenken des Projektverlaufs.

- Die Abhängigkeiten der Vorgänge werden übersichtlich dargestellt. - Zeitkritische Vorgänge und drohende Terminverschiebungen werden erkannt. „Dominosteineffekte“ können so verhindert werden.

- Im Netzplan lassen sich auch Einsatzmittel und Kosten darstellen. - Der Netzplan lässt sich auch zur Projektüberwachung und zur Projektsteuerung einsetzen.

 Anwendung der Netzplantechnik (NPT) erfordert gewissen Aufwand, weshalb sich der Einsatz nur bei größeren und komplexeren Projekten lohnt

o Arten von Netzplänen

Vorgangsknotennetzplan (VKN) = stellt Vorgänge als Knoten (Kasten) und Anordnungsbeziehungen als Pfeile dar

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung

-> gängige Projektmanagement-Software-Programme arbeiten mit dem Vorgangsknotennetz (PERT= Project Evaluation and Review Technique bei Microsoft)

o Anordnungsbeziehungen im Netzplan

= vier Anordnungsbeziehungen -> erste, Normalfolge (NF/ Ende-Anfangsbeziehung) reicht meistens aus

NF. Normalfolge = Ende-Anfangs-Beziehung -> Vorgang B kann erst beginnen, wenn Vorgang A abgeschlossen ist AF. Anfangsfolge = Anfangs-Anfangs-Beziehung -> Vorgang A kann erst beginnen, wenn Vorgang B auch beginnt EF. Endfolge = Ende-Ende-Beziehung -> Vorgang B kann erst abgeschlossen werden, wenn Vorgang A abgeschlossen ist

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung SF. Sprungfolge = Anfangs-Ende-Beziehung -> Vorgang B kann erst beendet werden, wenn Vorgang A begonnen wurde

o Berechnung des Netzplans 1) Vorwärtsrechnung = ausgehend vom Startvorgang werden die frühesten Anfangszeitpunkte (FAZ) und frühesten Endzeitpunkte (FEZ) berechnet FEZ= FAZ + Dauer  Vom Start aus werden die frühesten Anfangszeitpunkte der einzelnen Vorgänge errechnet z.B. beginnt erster Vorgang am 1.5. und dauert 5 Tage, dann kann der Nachfolger (Vorgang 2), frühestens am 6.5. beginnen

2) Rückwärtsrechnung = ausgehend vom Projektende werden die spätesten Endzeitpunkte (SEZ) und die spätesten Anfangszeitpunkte (SAZ) berechnet

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung SAZ= SEZ – Dauer  Es wird von hinten, d.h. Projektende, gerechnet z.B. der letzte Vorgang wird am 30.6. beendet, und hat eine Dauer von 5 Tagen, dann müssen beide Vorgänger (Vorgang 3 und 2) spätestens am 25.6 beide beendet sein

Pufferzeiten = Zeitspanne, um welche die Lage oder die Dauer eines Vorganges verändert werden kann, ohne dass sich dies auf die Projektdauer auswirkt

1. Gesamte Pufferzeit (GP)

= „die Zeitspanne zwischen frühester und spätester Lage eines Ereignisses bzw. Vorgangs“ (DIN 69900) -> der Vorgänger befindet sich in frühester, der Nachfolger in spätester Lage -> Der Gesamtpuffer eines Vorganges ist die Zeitspanne, um die er nach hinten verschoben werden kann, bis er an die kritische Grenze „Spätester Anfangszeitpunkt des Nachfolgers“ stößt  Vorgang kann um die Pufferzeit später anfangen oder länger dauern, ohne dass die Projektdauer verlängert wird (befinden sich Vorgänge in Serie hintereinander, müssen sie sich ihre Pufferzeiten teilen)

2. Freie Pufferzeit (FP)

= „die Zeitspanne, um die ein Ereignis bzw. Vorgang gegenüber seiner frühsten Lage verschoben werden kann, ohne die früheste Lage anderer Ereignisse bzw. Vorgänge zu beeinflussen“ (DIN 69900) -> Der freie Puffer eines Vorganges ist die Zeitspanne, um die ein Vorgang aus seiner frühesten Lage nach hinten verschoben werden kann, bis er an die Grenze „frühester Anfangszeitpunkt des

Projektmanagement Lektion 4: Projektplanung. Vom PSP zur Terminplanung Nachfolgers“ stößt Kritischer Pfad = alle Vorgänge, die nicht verschoben werden können, ohne dass sich der Projektendtermin verändert, liegen auf dem kritischen Pfad -> früheste und späteste zeitliche Lage ist identisch -> Verzögerungen auf dem „kritischen Pfad“ können geplanten Projektendtermin gefährden Beispiel Netzplantechnik

-> fett markierte Verbindungslinien zwischen den Knoten zeigen an, dass es sich um den kritischen Pfad handelt -> AP2 und AP4 haben gemeinsamen Puffer von sechs Tagen Zeitangaben können sich sowohl auf Zeitpunkte als auch auf Zeitdauern beziehen

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