Workflow Management - Mitschrift PDF

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Workflow Management Klausur: - Workflow zeichnen (Text mit einigen Key Words die auf etwas hinweisen  Anzahl Key Words = Anzahl Punktezahl) -

Rechte und Rollen Vorteile Nachteile Referenzmodell Runtime und dings time

Historie - 1913 – Nutzung des Fließbandes  moderne Prozessorganisation (Henry Ford) - Seit 1980er Jahren  Prozessanalyse und Prozessgestaltung (vorher nur Ablauforganisation) - Seit 1990er Jahren  Business Process Reengineerung (Prozessorientierung) - Zahlen sind nicht Klausurenrelevant  In diesem Zuge, also auch seit den 1990ern WORKFLOW-MANAGEMENT

Begrifflichkeit und Abgrenzung Geschäftsprozess - Kein Workflow! Abstrakter - Übergreifender als Workflow - Nicht sehr „realitätsnah“ - Schritte zur Erreichung eines betrieblichen Ziels Workflow - Besteht aus einem Ablauf von einzelnen Aktivitäten - Aktivitäten stehen in direktem Bezug zueinander - Beschreibt OPERATIVE Ebene  Hoher Detaillierungsgrad - Bezieht sich auf Teil eines Geschäftsprozesses - Hat einen definierten Anfang und Ende - Linearer Ablauf von Tätigkeiten der etwas beschreibt Nach Duden (Workflow): „Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse in Unternehmen und Behörden mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz“ bzw. in EDV „Arbeitsablauf bei Computerprogrammen“ Nach Duden (Management): Leitung, Führung eines Großunternehmens, Führungskräfte in Großunternehmen, Verwaltung, Betreuung, Organisation Für Klausur (Workflow-Management): Informationstechnische Unterstützung oder teilweise Automatisierung von Geschäftsprozessen  Welche Person hat welche Aufgabe und welche Mittel werden benötigt?  Der Workflow beantwortet die Frage und das Workflow-Management sorgt dafür, dass die benötigten Informationen verfügbar sind

Ziele Mit Beginn des 21. Jahrhunderts wurde in der Praxis „die Bedeutung des Geschäftsprozessmanagements als ganzheitliche Konzept zur Steigerung der Effektivität und Effizienz voll erkannt“ Mit der Einführung von Workflow-Management werden allgemein folgende Ziele verfolgt: - Qualität der Prozesse soll verbessert werden - Prozesse sollen vereinheitlicht werden - Bearbeitungszeiten und damit verbundene Kosten sollen reduziert werden - Medienbrüche sollen vermieden werden - Flexibilität der Prozesse soll erhöht werden - Erhöhung der Transparenz der Prozesse (Statusmitteilung, Dokumentation und Entscheidungen)

Workflow Voraussetzungen -

Die einzelnen Aufgaben können klar gegeneinander abgegrenzt werden Ablauf eines Vorgangs ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert Den Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen Die Informationsbearbeitungen- und Bereitstellung ist automatisierbar

Nutzen -

Standortunabhängige und parallel Bearbeitung von Geschäftsfällen Rationalisierungspotentiale können identifiziert werden Bearbeitungsstatus ist jederzeit gegeben Änderungen der Arbeitsabläufe sind bei modernen Workflowsystemen schnell implementierbar Relevante Informationen gehen nicht verloren und sind im System verfügbar Liegezeitüberwachung verhindert die Überschreitung der max. zulässigen Bearbeitungszeit Simulationsmöglichkeit: bei komplexen Abbildungen von Arbeitsprozessen besteht die Möglichkeit der Simulation

Buildtime – Runtime

Workflow Anwendungsszenarien -

Genehmigungsabläufe Anforderungsmanagement Helpdesk / Kundenanfragen Abrechnungen Angebotserstellung Projektmanagement Personalplanung Contentmanagement

Sammlung -

Hardware ausleihen, Laptop, Geschäftswagen Online-Print, Bsp.: Anzeigen in Zeitungen Zutrittsberechtigungen erhalten IT-Rollen und Rechtezuweisung Reisekostenabrechnung Urlaubsanträge, Fortbildungen Arbeit buchen und registrieren

Workflowarten 1. Ad-hoc-Workflow (Kurzfristig, unbestimmte Aufgabe, Variablen relativ unbekannt: Ich weiß, dass ich etwas tun muss aber nicht wie) 2. Flexibler Workflow (Ziel ist bekannt, Weg nicht, spezifischer: Zeitrahmen, was zu tun ist, ist klar)  Freiheit in der Form (Wie) 3. Strukturierter Workflow (alles vorgeschrieben)

Referenzmodell der Workflow-Management Coalition

KLAUSURRELEVANT

Aktuelle Verkaufsschlagworte      

SaaS (Software as a Service) Business Rules Business Activity Monitoring (BAM) Integration Life-Cycle Management Predictive BPM

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Service-Level-Agreement Code-free Interface Design Total Quality Management Human Centric BPM Business Objectives Process Simulation

Workflow Management Systeme - SAP - SharePoint Microsoft - IBM Lotus Notes EAI – Enterprise Application Integration Unternehmensweite Integration aller verschiedener Anwendungen - Datenintegration (enterprise information integration EII) - Enterprise (Service) Bus – Routingdienste, Transformation - Prozessmanagement - EAI ist die prozessorientierte Integration von Anwendungssystemen in heterogenen ITAnwendungsarchitekturen

Workflow Management Systeme? - CRM (Salesforce.com, Sugar CRM, etc.) - CMS (Drupal, Joomla, etc.) - Support-Systeme (OTRS, Mantis, iTop, etc.) - E-Mail-Marketing (Inxmail, eCircle, etc.)

Beispiele aus der Praxis (I)

8 Kernsysteme B2B und B2C Partnerkonzept und Provisionen

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Beispiele aus der Praxis (III)

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Beispiele aus der Praxis (II)

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7 Kernsysteme B2C

Beispiele aus der Praxis (Ia)

5 Kernsysteme B2C Multiside/Multistore

Rechte und Rollen -

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Warum? o Aufgaben / Wissen auf mehrere Personen verteilt o Urlaubsvertretung, vom Bus überfahren, Krankheit o Arbeit wird erledigt Idealerweise: mehrere Personen haben dieselbe Aufgabenbeschreibung und sind quasi redundant Fehlerbehandlung im Workflow Schlechte Lösung: gleiche Zugangsdaten für verschiedene Personen – Nachvollziehbarkeit, Sicherheit, Probleme bei Passwortänderung Einschränken wer was sehen darf: Darf Praktikant Umsatz sehen? Unterstützt Arbeiten in Teams Klarheit über Aufgaben, Arbeitsteilung / Vertretungsregelung

Regeln - Wie ist die Aufgabe zu bearbeiten? - Definition von Pflichtfeldern - Was passiert als nächstes? - Welche Fehler können auftreten und was ist im Fehlerfall zu tun? - Eskalation (vgl. 1st und 2nd Level Support) - Was kann wann parallel bearbeitet werden? Funktionen, Tasks, Aufgaben - Was ist zu tun? o Objekte lesen, verändern, löschen oder erzeugen - Welche Ressourcen / Daten werden benötigt o Dokument (z. B. Kreditantrag) o Informationsobjekt (z. B. CRM) o Organisationseinheit / Rolle (z. B. Vertrieb) - Eine Funktion braucht Kompetenzen Ereignisse, Events, Trigger - Auslöser eines Workflows - Ergebnis einer Tätigkeit - Repräsentiert Zustand eines Informationsobjekts - Löst eine Tätigkeit (Funktion) aus - Beeinflusst (Entscheidet) weitere Vorgehen - Beschreiben einen Soll-Zustand Workflow Beispiel Kuchen -

Backofen 180 Grad Sieb Sparschäler Springform 26 cm Backpinsel Alufolie Zutaten

1. Zutaten vermengen Zutaten unterheben 2. Äpfel vorbereiten 3. Springform einölen Äpfel auf Teig 4. Backen

Sprachen zur Modellierung von Workflows - eEPK (erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette) - BPMN (Business Process Management Notation) - Petri-Netz - UML  Auf jeden Fall Klausur!!!

BPMN Elemente Aktivitäten

Gateway

BPMN Elemente

 Bei BPMN Elemente nur Start und Ende kennen! -

Ereignis Daten Choreographien Konversationen Swimlanes

BPMN Beispiel

Blaue (Pool/Swimmlanes – definieren Organisationseinheiten die im Workflow miteinander arbeiten) - Wir müssen sowas in Klausur zeichnen (wir bekommen Text vorgegeben, nichts dazu erfinden  Siehe Kuchen Backen -

UML -

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Unified Modeling Language (Vereinheitlichte Modellierungssprache) Je 7 Strukturdiagramme und Verhaltensdiagramme o Keine festen Grenzen zwischen den Typen o Für Workflows: Verhaltensdiagramm (Aktivitätsdiagramm) Dominierende Sprache für die Softwaresystem-Modellierung (besonders Java)

Petri Netze - Kommt aus Informatik - Stark formales System - Elemente o P > Stellen (Passive Komponente, Dinge, Informationen) o T > Transitionen (Aktive Komponente, ändert passive) o F > Flussrelation (Verbindungen)

eEPK -

Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette „grafische Modellierungssprache zur Darstellung von Geschäftsprozessen“ Elemente o Ereignis o Funktion o Prozesswegweiser o Informaitonsobjekte o Organisationseinheiten

Software zur Modellierung - Microsoft Visio - ARIS Express (http://www.ariscommunity.com/aris-express/download) - bflow* (http://sourceforge.net/projects/bflowtoolbox/) - Gliffy (http://www.gliffy.com/index-e.php) (Chrome App

MERKE: EREIGNIS  Aktivität  Ereignis  Aktivität Gehen Sie von dem folgenden Prozess bei der Bestellung einer Pizza aus: Ausgangspunkt des Prozesses ist eine Pizza-Bestellung Zunächst wird geprüft ob die Pizza warm und der Bestellung entspricht. Ist die Pizza mangelhaft beschweren Sie sich und geben die Pizza dem Fahrer wieder mit. Ist die Lieferung fehlerfrei – Mahlzeit....