Zarządzanie instytucjami kultury - notatki PDF

Preview

Summary

Zarządzanie - to proces obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, motywowanie i przewodzenie oraz kontrolowanie zużycia zasobów organizacji (ludzkich, finansowych, rzeczowych, organizacyjnych, relacyjnych i intelektualnych) żeby osiągnąć zamierzone cele w sposób sprawny i skuteczn...

Description

Zarządzanie - to proces obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, motywowanie i przewodzenie oraz kontrolowanie zużycia zasobów organizacji (ludzkich, finansowych, rzeczowych, organizacyjnych, relacyjnych i intelektualnych) żeby osiągnąć zamierzone cele w sposób sprawny i skuteczny. Do lat 60-tych XX wieku zarządzanie pojmowane było jako działanie kierownicze, obejmujące następujące sekwencje postępowania (nazywane klasycznymi funkcjami zarządzania): planowanie, organizowanie, decydowanie, motywowanie i kontrolowanie. Funkcje te wyróżnił pierwszy „klasyk” zarządzania, Henri Fayol, który wraz z dwójką innych uczonych (F.W. Taylor oraz M. Weber) ukształtowali - dzięki swoim pracom - na przełomie XIX i XX wieku nauki o zarządzaniu. Nauki o zarządzaniu – są młodą dyscypliną, klasyfikowaną w Polsce do nauk ekonomicznych i humanistycznych; powiązane interdyscyplinarnie z innymi naukami oraz dyscyplinami: ekonomią, socjologią, psychologią, antropologią, ergonomią, naukami prawnymi, informatyką itp. Przedmiotem badań nauk o zarządzaniu są organizacje postrzegane jako względnie wyodrębniony system społeczny, w którym ludzie, zmierzając do realizacji wyznaczonych celów, wykorzystują zasoby intelektualne i materialne. Nauki o zarządzaniu zajmują się powstawaniem, funkcjonowaniem, przekształcaniem, rozwojem i współdziałaniem organizacji. W takim ujęciu przedmiotem badań jest tworzenie, funkcjonowanie i rozwój wszelkich form działania zorganizowanego wyrażających się w różnych typach organizacji. Wzgląd badawczy nauk o zarządzaniu obejmuje analizę zjawisk i procesów zachodzących w organizacjach, przeprowadzaną z punktu widzenia sprawności funkcjonowania organizacji jako całości oraz poszczególnych jej podsystemów. Nauki o zarządzaniu cechują się pluralizmem (możliwość stosowania metod z różnych paradygmatów i podejść zależnie od dyscypliny) i eklektyzmem metodologicznym (pełną swobodą poznawczą oraz możliwością łączenia metod z różnych dyscyplin, paradygmatów i podejść). Metody badawcze stosowane w naukach o zarządzaniu: - metody ilościowe (matematyczne, ekonometryczne, statystyczne, badania operacyjne); - metody badań społecznych (obserwacja, ankietyzacja, wywiady); - studia przypadków; - metody badań dokumentów; - metody modelowania; - metody eksperymentu naukowego; - metody eksperckie. Rodzaje tożsamości nauk o zarządzaniu: Aspekt rezultatowy (poznawczy) – nauka dotyczy wiedzy i poznania prawdy, określona poprzez wykazanie odrębności przedmiotu badań, wzglądu badawczego, metod badawczych czy podstawowych dzieł i czasopism naukowych. Aspekt funkcjonalny (czynnościowy) – nauka jako wyspecjalizowana działalność naukowa (poznawcza, dydaktyczna i wdrożeniowa), określana poprzez wykazanie odrębności rodzajów działalności naukowej, rozwoju kadr naukowych i środowiska naukowego czy kształcenia specjalistów z zakresu zarządzania.

Aspekt instytucjonalny – nauka jako zespół wszelkiego rodzaju instytucji naukowych zajmujących się kształceniem specjalistów i kadr naukowych, upowszechnianiem wiedzy i prowadzeniem działalności naukowej (instytucje działające na polu zarządzania, szkoły wyższe, instytuty naukowe oraz Komitet Nauk Organizacji i Zarządzania Polskiej Akademii Nauk). Zarządzanie = Administracja biznesu Organizacja jest środkiem osiągania celów, wiec jest przedmiotem zarządzania. Inne przedmioty zarządzania mające tożsamość to: gospodarstwo, grupa ludzi, jednostka. Przedmiot zarządzania mający tożsamość jest na ogół podmiotem zarządzania (wyjątki – zarządzanie osobistym budżetem przez pojedynczą osobę albo prowadzenie gospodarstwa samowystarczalnego). Każdy podmiot w swym działaniu wykorzystuje zasoby, które są przedmiotem zarządzania. Najważniejsze to: zasoby ludzkie (siła robocza i jej kwalifikacje), zasoby finansowe, aktywa materialne (środki trwałe) oraz czas. Ponadto są to zasoby środowiska naturalnego oraz zasoby niematerialne (licencje, prawa autorskie, wiedza i relacje z otoczeniem społeczno-gospodarczym). Przedmiotem zarządzania ogólnego jest organizacja jako całość. Zadania: zarządzanie strategiczne, kształtowanie struktur organizacyjnych i administracja zasobami ludzkimi oraz aktywami. Przedmiotem zarządzania funkcjonalnego są zadania względnie autonomicznych części organizacji, zwanymi funkcjami. Funkcja w organizacji to grupa ludzi wykonujących to samo zadanie. Dziedziną zarządzania funkcjonalnego jest zarządzanie operacjami (zarządzanie wytwarzaniem wyrobów i usług lub zarządzanie czynnikami konkurencyjności). Zarządzanie czynnikami konkurencyjności – klasyczne czynniki: - jakość - koszt - dostawa. O konkurencyjności produktu decyduje jego jakość, koszt nabycia i użytkowania, wymagana ilość, różnorodność, terminowość dostaw, szybkość realizacji zamówień, sprawność obsługi klientów czy cechy jakości typu ekologiczność, bezpieczeństwo produktu czy proces produkcji. Sprawność – robienie rzeczy we właściwy sposób, poprawnie, mądrze i bez niepotrzebnego marnotrawstwa (minimalne zużycie zasobów pozwalające na osiągniecie celów organizacji). Skuteczność – robienie właściwych rzeczy, wykonywanie odpowiednich zadań, które prowadzą do osiągnięcia dobrze wytyczonych celów. Efektywność – suma sprawności oraz skuteczności; organizacja jest tym efektywniejsza, im bardziej zbliża się do osiągnięcia swoich celów i im mniejsze są nakłady zasobów zużytych na dążenie do nich. W ujęciu prakseologicznym sprawne działanie charakteryzuje: - skuteczność (rezultat zgodny z zamierzonym celem); - korzystność (różnica między wartością rezultatu a poniesionymi kosztami działania); - ekonomiczność (stosunek rezultatu do kosztów działania).

Skuteczność podlega stopniowaniu, dlatego możemy rozróżnić działania: - skuteczne - częściowo skuteczne - bezskuteczne - przeciwskuteczne - obojętne pod względem skuteczności. Cechy sprawnego działania (relacje między korzystnością i skutecznością): - działanie może być skuteczne, ale niekorzystne gdy: powoduje niezamierzone skutki, oceniane jest negatywnie, wartość łącznie z zamierzonymi i zrealizowanymi elementami kosztu przekroczyła 100% wartości rezultatu; - działanie może być nieskuteczne ale korzystne, gdy: cel nie został osiągnięty ale pozytywnie oceniane skutki niezamierzone przekraczają wartość celu nieosiągniętego. - działanie może być skuteczne i korzystne, stanowić przykład działania sprawnego (efektywnego) gdy cel został osiągnięty, a wartość rezultatu jest większa od poniesionych kosztów działania; - działanie może być nieskuteczne i niekorzystne, a więc w pełni niesprawne (nieefektywne), gdy nie osiągnięto celu, a nakłady przewyższyły uzyskane rezultaty. Ekonomizacja działań – zwiększenie ekonomiczności, zastąpienie mniej ekonomicznego działania bardziej ekonomicznym. Istnieją na to trzy sposoby: 1. Wariant wydajnościowy – poprawa wyniku użytecznego (rezultatu) przy utrzymaniu kosztów działania (nakładów) bez zmiany; 2. Wariant oszczędnościowy – zmniejszenie kosztów działania (nakładów) przy utrzymaniu stałego wyniku użytecznego; 3. Wariant niealternatywny – poprawa wyniku (rezultatu) przy zmniejszeniu kosztów (nakładów).

Do innych walorów sprawnego działania zalicza się: - dokładność; - udatność; - prostotę; - energiczność; - czystość; Cechy zarządzania wg Druckera: - Zarządzanie dotyczy przede wszystkim ludzi; to człowiek jest głównym autorem zarządzania (trzeba mieć kompetencje, wiedzę); - Zarządzanie jest głęboko osadzone w kulturze;

- Zarządzanie wymaga prostych i zrozumiałych wartości, celów, działania i zadań; - Zarządzanie powinno doprowadzić do tego, aby organizacja była zdolna do uczenia się, czyli adaptacji do zmiennych warunków (także wyciąganie trafnych wniosków); - Zarządzanie wymaga komunikowania; - Zarządzanie wymaga rozbudowanego systemu wskaźników (pozwala na ocenę pracownika, kierownika); - Zarządzanie musi być jednoznacznie zorientowane na podstawowy i najważniejszy rezultat, jakim jest zadowolony klient; Zasady zarządzania wg T.J. Petersa i R.H. Watermana: - skłonność do działania; - trzymanie się blisko klienta; - autonomia i przedsiębiorczość; - wydajność dzięki ludziom; - bezpośredni kontakt i motywacja przez wartość; - trzymanie się swojej specjalności; - prosta struktura; - jednoczesna dyscyplina i swoboda. PŁASZCZYZNY ZARZĄDZANIA: - Podmiotowa – odnosi się do typu zarządzanej organizacji (organizacja gospodarcza tj. przedsiębiorstwo; organizacja non profit; jednostka administracji państwowej lub samorządowej; organizacja wojskowa i policyjna; organizacja społeczna; organizacja religijna); - Instytucjonalna – dotyczy grupy osób, którym powierzono uprawnienia do wydawania poleceń; - Instrumentalna – związana jest z doborem i wykorzystaniem odpowiednich instrumentów zarządzania (metod, technik, narzędzi) o zróżnicowanym charakterze (od instrumentów ekonomiczno-finansowych i prawnych poprzez organizacyjne po techniczne), aby osiągnąć zamierzone cele; - Procesowa – odnosi się do procesów przebiegających w organizacji, w tym podstawowych (np. badanie rynku i oczekiwań klientów, pozyskiwanie kontrahentów) oraz pomocniczych (zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie informacją czy finansami itp.); - Zasobowa – obejmuje zasoby występujące w przedsiębiorstwie, w tym materialne i niematerialne; - Poziomu zarządzania – dotyczy najczęściej trzech poziomów: strategicznego, taktycznego i operacyjnego; - Zasięgu – odnosi się do obsługiwanych rynków geograficznych i organizacji o wymiarze ponadnarodowym (zarządzanie międzynarodowe czy globalne); Twarde, miękkie i mieszane podejście do zarządzania: - W twardym wyznacznikiem sukcesu organizacji są wyniki ekonomiczne i wartość rynkowa, a przedmiotem analizy – związki zależności opierane wyłącznie na faktach. Do elementów takiego podejścia zalicza się strategię, strukturę, systemy. - W miękkim podejście traktuje się jako sztukę, koncentruje się tu przede wszystkim na czynnikach psychologicznych i rozwoju ludzkiego potencjału, dzięki zaangażowaniu pracowników oraz wykorzystaniu ich umiejętności, doświadczenia, style działania. Wyznacznikiem sukcesu organizacji jest człowiek i jego kompetencje, czyli wiedza, umiejętności i postawy. - W mieszanym podejściu wartości obejmują zbiór norm i aspiracji, często niepisanych, wykraczających poza formalnie przyjęte cele organizacji, są one podstawowymi ideami, wokół których organizowana jest działalność przedsiębiorstwa, np. odpowiedzialność, uczciwość w kontaktach z klientami itp.

Zarządzanie wyjaśniane jest z dwóch punktów widzenia: instytucjonalnego oraz funkcjonalnego. Instytucjonalne – jest działaniem przełożonego (kierownika, mistrza, szefa, zarządcy) powodującym zachowanie się podwładnego zgodnie z ustalonym zamiarem. Ten typ zarządzania wynika z hierarchii organizacji (instytucji), w której przełożony sprawuje określoną władzę organizacyjną. Modelowy układ zarządzania instytucjonalnego zawiera trzy podstawowe elementy: 1. Podmiot kierujący (zarządca, szef, kierownik itd.); 2. Przedmiot kierowany (podwładny, przedsiębiorstwo, instytucja, organizacja); 3. Sprzężenia zachodzące między nimi. Funkcjonalne – polega na wykonaniu określonych czynności niezbędnych do realizacji celów i zadań organizacji. W ujęciu najbardziej ogólnym składają się nań działania obejmujące planowanie, koordynowanie, pobudzanie i kontrolowanie. Etapy (funkcje) procesu zarządzania (6): - Planowanie - Podejmowanie decyzji - Organizowanie - Motywowanie - Przewodzenie - Kontrolowanie 1. PLANOWANIE: - proces ustalania celów i odpowiednich działań, by je osiągnąć; - projektowanie przyszłości, jakiej się pragnie oraz skutecznych środków jej organizacji; - przewidywanie warunków działania w ramach określonych granic czasowych, wyznaczanie celów i zadań oraz środków i sposobów ich najkorzystniejszej realizacji; - przygotowanie czynu złożonego, polegające na ustaleniu co, jak, przy pomocy kogo, czym, gdzie i w jakim czasie wykonać, by osiągnąć założony cel; - element przygotowawczy względem danej czynności, umożliwiający bądź ułatwiający lepsze jej wykonanie; Do planowania należy: - gromadzenie informacji - prognozowanie - programowanie - bilansowanie i optymalizacja planów - pomoc podległym organizacjom Cele na poszczególnych poziomach organizacji spełniają różne funkcje: - Dostarczają wskazówek i pozwalają nadać jednolity kierunek działaniom wszystkich ludzi pracujących w danej organizacji; - Są źródłem motywacji dla pracowników, jako że praktyka ustalania celów jest silnie związana ze wszystkimi aspektami planowania; - Stanowią skuteczny mechanizm oceny i kontroli. FUNKCJE PROCESU PLANOWANIA: - podporządkowująca - planistyczna i koordynująca - motywacyjna i integrująca - kontrolna

CECHY PLANOWANIA: - Wiąże się ono ze sporządzaniem planów i określeniem konsekwencji ich wprowadzania w życie; - Polega na podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów; - Sprzyja koordynacji działań oraz optymalnej alokacji uprawnień i zasobów; - Wymaga śledzenia zmian zachodzących w otoczeniu firmy i zdobycia potrzebnych informacji o sytuacji wewnętrznej przedsiębiorstwa; - Sprzyja koncentracji danej jednostki organizacyjnej na jej kluczowych kompetencjach i redukcji sfery niepewności; - Ułatwia skuteczne ukierunkowanie motywacji podwładnych oraz prowadzenie efektywnej kontroli; - Pomaga przewidzieć przyszłość, ale tylko w ograniczonym zakresie; - Stanowi efektywny sposób uzyskiwania i przetwarzania informacji, umożliwiający sformułowanie celów działania organizacji oraz zwiększenie prawdopodobieństwa ich osiągnięcia; - Jest aktywnym, kreatywnym narzędziem zarządzania organizacją skupionym na otoczeniu, integrującym działania, prowadzącym efektywną kontrolę zamierzeń i celów działania; - Wymusza tworzenie innowacyjnych pomysłów w celu rozwijania firmy; ETAPY PLANOWANIA: - określenie celu - diagnoza obecnej sytuacji - ustalenie czynników sprzyjających osiągnięciu celu i utrudniających je - opracowanie zbioru działań prowadzących do osiągnięcia celu FAZY PLANOWANIA: - Prognozowanie oraz wykonanie prognoz odnoszących się do zmian w otoczeniu organizacji w celu przewidzenia najbardziej prawdopodobnego przebiegu przyszłych zjawisk; - Programowanie – opracowanie programu rozwoju organizacji, stworzenie opisu konkretnych celów oraz narzędzi ich realizacji; - Planowanie właściwe – w zależności od rodzaju celów i horyzontu czasowego planu można je podzielić na planowanie strategiczne, taktyczne i operacyjne. Zasady planowania: - zasada wewnętrznej zgodności - zasada realności i dostosowania do posiadanych zasobów - zasada hierarchii celów i zachowania priorytetów - zasada wariantowości i elastyczności planów - zasada internalizacji planu i integracji komórek organizacyjnych kadry kierowniczej i specjalistycznej w procesie planowania - zasada zgodności planu z wymogami otoczenia - pozostałe zalecenia Rodzaje planów: - Ze względu na poziom ogólności planu (ogólne, szczegółowe); -Ze względu na przedmiot procesu planowania (techniczno-produkcyjne, marketingowe, ekonomiczno-finansowe); - ze względu na zasięg procesu planowania (strategiczne, taktyczne, operacyjne); Cechy dobrego planu: - celowość - wykonalność - niesprzeczność - operatywność - racjonalność

inwestycyjne,

-elastyczność - szczegółowość - terminowość - rozciągnięcie w czasie - kompletność BIZNESPLAN – to zestaw dokumentów (analiz i programów), w których na podstawie oceny sytuacji strategicznej firmy oraz danych historycznych zawarta jest projekcja celów firmy i sposobów ich osiągania przy uwzględnieniu wszystkich uwarunkowań natury finansowej, rynkowej, marketingowej, organizacyjnej, kadrowej i technologicznej. Obejmuje on działalność bieżącą oraz okres od 3 do 5 następnych lat. Biznesplan jest instrumentem podejmowania decyzji, pomagającym przedsiębiorcom i menedżerom w następujących działaniach: - konkretyzowanie koncepcji działania - poszukiwanie partnerów (inwestorów, klientów, dostawców, kooperatorów) - gromadzenie kapitału - rekrutacja kadr - wytyczenie długookresowej strategii - kontrola prawidłowego przebiegu realizacji strategii Zasady tworzenia biznesplanu: - kompleksowość - długoterminowość - adekwatność - rzetelność założeń i wiarygodność danych - czytelność 2. PODEJMOWANIE DECYZJI - gdy trzeba znaleźć sposób na wybrnięcie z jakiejś niedogodnej sytuacji - jeżeli konieczne jest wybranie spośród różnych atrakcyjnych celów, których nie można osiągnąć jednocześnie; - kiedy powinno się wybrać drogę do celu - jeśli jest się zmuszonym dokonać selekcji z powodu nadmiaru - gdy trzeba dokonać podziału ograniczonych zasobów między różne cele i zadania - jeżeli musi się określić kolejność wdrażanych rozwiązań (sekwencję) wykorzystując różne kryteria (np. pilności, ważności, dostępności itp.) Decyzja – z łac. decisio postanowienie, rozstrzygnięcie, uchwała – umożliwia rozwiązywanie wielu problemów i sytuacji decyzyjnych – takich, które nie mogą być inaczej rozwiązane niż przez wybór. Decyzja jest podstawową czynnością kadry kierowniczej, a informacja, czyli tworzywo decyzji, stanowi narzędzie pracy każdego kierownika. Decyzja jest wolnym, nielosowym i świadomym wyborem popartym analizą decyzyjną jednego z przygotowanych wariantów. ATRYBUTY DECYZJI - wolny wybór - wybór świadomy (nielosowy) - wybór przyszłych celów działania - wybór jednego sposobu działania dającego prawdopodobieństwo osiągnięcia zamierzonych celów - wybór oparty na preferencjach i porównaniach

- wybór spośród pewnej liczby możliwych w danym momencie rozpoznanych alternatywnych rozwiązań - wybór prowadzący do rozwiązania w danych warunkach problemu - wybór, którego dokonano podczas prowadzonych w danych okolicznościach działań DETREMINANTY PROCESU DECYZYJNEGO: - czas reakcji - stosunki między uczestnikami tego procesu - konieczność zareagowania (pilność decyzji) - zasób wiedzy decydenta - osobowość decydenta - przekonanie decydenta o wykonalności celu (motywacja decydenta) - zasób informacji o występującym problemie - koszty gromadzenia i przetwarzania informacji - normy prawne i pozaprawne (ramy decyzji) - warunki podejmowania decyzji - możliwość dokonania wyboru - możliwości poznawcze człowieka REGUŁA 4F (opieranie się na niej wzmacnia jakość procesów decyzyjnych): - FOCUS – skupianie się na obszarach, na których decydent zna się najlepiej; tworzenie wyróżniających się kompetencji; - FAST – jak najszybsze reagowanie na sygnały płynące z rynku oraz z wnętrza firmy; - FIRST – najlepsze na rynku sposoby zaspokajania potrzeb, na przykład przejawianych przez klientów; - FLEXIBILITY – elastyczność, innowacyjność i zmiany w zasobach firmy jak i w jej strukturach, procedurach itp. 2 etapy procesu podejmowania decyzji: MODEL 4-ETAPOWY: 1. Rozpoznanie problemu 2. Projektowanie działania 3. Dokonanie wyboru 4. Ocena

MODEL 5-ETAPOWY: 1. Określenie problemu 2. Analiza problemu 3. Opis możliwych rozwiązań 4. Wybór najlepszego rozwiązania 5. Przekształcenie wybranego rozwiązania w skuteczne działanie.

Mapping – mapowanie procesu decyzyjnego – to szczególny rodzaj notowania, mający zwiększyć efektywność pracy, myślenia, zapamiętywania. Jego celem jest uczynienie podjęcia decyzji prostszym, szybszym i przyjemniejszym. Sprzyja on myśleniu twórczemu i wielokierunkowemu. Używa się tu krótkich haseł czy rysunków kojarzących się z rozwiązywanym problemem. 3. ORGANIZOWANIE - ustalanie niezbędnego zakresu pracy, którego wykonanie jest warunkiem realizacji wyznaczonych celów; - podział zadań całościowych na zadania i czynności szczegółowe; - łączenie stanowisk organizacyjnych w grupy; - ustalenie mechanizmów koordynacji części składowych organizacji; - kontrola rozwiązań organizacyjnych i ich korygowanie w celu utrzymania lub zwiększenia poziomu jej sprawności

- proces porządkowania, przydzielania, koordynowania działań i zasobów poszczególnym członkom organizacji; - gospodarowanie pracownikami i innymi zasobami, by w najlepszy sposób zrealizować określone plany; - budowanie struktur systemów społecznych i materialnych, dzięki którym pracownicy wiedzą, co mają robić, komu przekazują informacje i przed kim odpowiadają. 5 ETAPÓW PROCESU ORGANIZACJI (wg E. Dale’a): 1. Szczegółowe ustalenie całej pracy, którą należy wykonać, aby osiągnąć cele organizacji. 2. Podział całej pracy na czynności logiczne, możliwe do dogodnego zrealizowania przez jednego człowieka lub zespół ludzi. 3. Łączenie w logiczny i sprawny sposób pracy członków organizacji. 4. Ust...