Zusammenfassung - ITPM (SS18) PDF

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Summary

Zusammenfassung der wesentlichen Inhalte der Vorlesung basierend auf dem offiziellen Skript....

Description

IT-Projektmanagement Zusammenfassung Sommersemester 2018 Inhaltsverzeichnis Einführung

2

IT-Projekte

2

E Risiko- & Qualitätsmanagement [E1] Risikogefahr

17 17

[E1] Risikoarten

17

[E1] Risikoidentifikation

18

A Einführung in das Projektmanagement

3

[A1] Projektmanagementphasen nach DIN 69901

3

[E1] Risikoportfolio

18

[A1] Projektphasen

3

[E2] Qualität

19

[A1] Phasenmodelle

3

[E2] Qualitätsmanagement

19

[A1] Vorgehensmodelle

4

[E2] Lieferanten-Management

20

[A2] Projektrollen

4

[E2] Überprüfen der Projektqualität

21

[A2] Kompetenz

5

[E3] Konfigurationsmanagement

21

[A3] Organisationsmodelle

5

[E3] Änderungsmanagement

22

B Projektumfang & Stakeholder

6

F Fortgeschrittene PM-Konzepte

24

[B1] Stakeholder

6

[F1] Verträge

24

[B1] Projektumfeldfaktoren

7

[F1] Rechtliche Voraussetzungen für Angebot

25

[B2] Projektanforderungen & -ziele

7

[F1] Besonderheiten bei IT-Verträgen

25

[B2] Zielverträglichkeit

7

[F2] Multiprojekt- & Projektportfoliomanagement

26

[B2] Lastenheft, Pflichtenheft, Projektsteckbrief

8

[F2] Projektmanagement-Office (PMO)

27

[B3] Projektstrukturierung

8

[F3] Agiles Projektmanagement

28

[B3] Projektstrukturplan & Arbeitspakete

9

C Zeit- und Ressourcenmanagement

10

Beispiele

29

[A2] RACI-Matrix

29

[C1] Zeit- & Ablaufplanung

10

[B3] Projektstrukturplan

29

[C1] Gantt-Diagramm

10

[C1] Gantt-Diagramm

29

[C1] Vorgangsknoten-Netzplan (VKN)*

10

[C1] Netzplan

29

[C1] Berechnung der Termine im Netzplan*

11

[D1] EVA-Basisgrößen

30

[C1] Zeitliche Puffer*

12

[D1] EVA-Berechnung

30

[C1] Kritischer Weg*

12

[E1] Risikoportfolio

30

D Kostenplanung & Controlling

13

[D1] Kostenartenrechnung

13

[D1] Kostenstellenrechnung

13

[D1] Kostenträgerrechnung

13

[D1] Methoden der Aufwandsschätzung

13

[D1] Projektkalkulation & Projekterfolgsrechnung

14

[D2] Earned Value Analyse (EVA)*

14

[D2] Voraussetzungen für EVA*

14

[D2] Größen & Variablen*

15

[D2] Vor- & Nachteile

15

[D2] Abgeleitete Metriken*

16

[D3] Projektstatusberichte

16

[B1] Stakeholder-Matrix

30

[C2] Ressourcenkapazitäten

30

* besonders wichtiges Modul

Einführung •

Projekt Vorhaben, das durch Einmaligkeit der Bedingungen in der Gesamtheit gekennzeichnet ist. (Zielvorgaben, zeitliche, finanzielle, personelle Begrenzungen, spezifische Organisation)

•

Projektmanagement1 Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken, -mitteln für Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss von Projekten Interne Projekte

Externe Projekte (Auftragsprojekte)

AG2

gleiches Unternehmen wie Projektleitung

Kunde nicht Teil des Unternehmens

Projektleitung

Intern

Intern (AN3) und extern

Rechtliche Basis

Arbeitsvertrag, Projektauftrag

Projektvertrag

Beispiel

Reorganisation der IT-Abteilung durch das Entwicklung von Software durch ein Unternehmen selber

Beratungsunternehmen

Prozesse & Phasen Führungsprozesse

Steuerung, Kontrolle von Abhängigkeiten, Optimierung

PM-Prozesse

Alle Aktivitäten, die aus einem Input den Output transferieren

Unterstützungsprozesse

Einkauf, Personal, Logistik

Wertschöpfungsprozesse

Herstellung von Produkten oder Dienstleistungen

Unternehmen

IT-Projekte •

Große Unsicherheit

•

Software als abstraktes Endprodukt, Ergebnis schwer greifbar

•

Fachwissen beim Auftraggeber fehlt

Klassifizierung •

IT-Strategie Definition der Infrastruktur-, Sourcing-, Innovations-, Investment-, Applikationsstrategie

•

IT-Organisation Aufbau, Struktur, Abläufe und Informationsflüsse innerhalb des Unternehmens Rollen (Aufgaben, Verantwortung), softwaregestützte Arbeitsprozesse

•

IT-Infrastruktur Planung, Realisierung der Kommunikationsdienste (Netzwerk), Maschinen (Hardware, Virtualisierung), Programme (Software), Konsolidierung

1

PM Auftraggeber 3 Auftragnehmer 2

A Einführung in das Projektmanagement [A1] Projektmanagementphasen nach DIN 69901 •

5 PM-Phasen, in denen die PM-Prozesse liegen

•

Initialisierung Projektidee → Auftrag, Zuständigkeiten, Ziele skizzieren

•

Definition Zieldefinition, Meilensteine, Strukturierung, Aufwandsschätzung, Machbarkeit

•

Planung PSP4, AP5, Projektplan (Ressourcen, Termine, Kosten, Qualität), Risikoanalyse → Freigabe

•

Steuerung Durchführung, laufende Kontrolle

•

Abschluss Bericht, Nachkalkulation, Evaluierung, Vertragsbeendigung

[A1] Projektphasen •

Abschnitte eines Projekts, klar definiert, abgegrenzt (Ziele, Zeit)

•

Frühzeitige Planung notwendig, Klärung von Zuständigkeiten

•

Eine Phase besteht aus Prozessen

IT-Projektphasen nach Jacobsen •

Individuelle Aktivitäten

•

5 Phasen mit definiertem Ergebnis

•

Requirements analysis – Anforderungsspezifikation

•

Design – Entwurf der Gesamtarchitektur

•

Implementation – Ausführbares System

•

Testing – Getestetes System

•

Deployment – An Benutzer ausgeliefertes System

[A1] Phasenmodelle •

Schnelle Orientierung über anstehendes Projekt → Zielskizze

•

Produkt-, kontextspezifische Aufteilung in Phasen, Konkretisierung, Hauptaktivitäten

•

Aufwandsschätzung

•

Meilensteine

•

o

Ereignisse besonderer Bedeutung, definieren Phasenübergänge

o

Extern, intern

o

Anzahl je nach Phasen / Projektzielen

Quality Gates (Stage-Gate-Prinzip) o

4 5

Alle Aktivitäten einer Phase müssen abgeschlossen sein → Mindeststandard

o

Mess-/Entscheidungspunkte, Prüfung des Fortschritts

o

Maximal 3 in einem Projekt (nach Kerzner)

Projektstrukturplan Arbeitspakete

[A1] Vorgehensmodelle •

Festlegung eines bestimmten Phasenmodells, bestehen auf Projektphasen

•

Unternehmensspezifisch

•

HERMES, PRINCE 2, Prototyping, objektorientiert, nebenläufiges Modell, Metamodell

•

Faktoren für Auswahl

•

•

o

Bürokratie bei streng sequentiellen Modellen

o

Projektgröße

o

Eng gesetzte Meilensteine hilfreicher für Erfolg

Wasserfallmodell o

Strikt sequentielle Abfolge, vollständiges Abschließen einer Phase

o

Rückschritt auf nächsthöhere Phase möglich

o

Einbeziehung des Benutzers nur am Ende und Anfang

V-Modell (XT)6 o

Ergänzt Wasserfallmodell um Qualität: Verifikation: „Haben wir das Produkt richtig hinbekommen? (Spezifikation) Validation: „Haben wir das richtige Produkt entwickelt?“ (Eignung für Einsatz)

o

PM-Modell (PM) – Planung, Voraussetzungen schaffen

o

Qualitätssicherung (QS) – Produkte prüfen

o

Systemerstellung (SE) – Produkt entwickeln

o

Konfigurationsmanagement (KM) – Produktstruktur, Rechte

o

Geeignet für große Projekte

o

Vom Bund entwickelt, gute Dokumentation

[A2] Projektrollen •

Stelle im Projekt, für die eine Person verantwortlich ist

•

Definierte Erwartungen, Handlungen, Funktionen, Aufgaben, Prozesse, Befugnisse

•

Eine Person kann mehrere Rollen einnehmen – Rollenkonflikte!

•

Formelle Rollen (offiziell ernannt) o

•

Projektleiter, CIO, IT-Leiter, Tester, AG

Informelle Rollen (entwickeln sich während Projektarbeit nach Persönlichkeit) o

Streitsüchtiger, Positiver, Alleswisser, Ablehnender, Uninteressierter

o

Informeller Experte

Arten von Ressourcen •

Interne, vorhandene Personal-Ressourcen

•

Interne, zu beschaffende Personal-Ressourcen

Umbesetzung, erhöhter Aufwand, Versetzung Auswahl & Einstellung nötig, lohnt sich nur langfristig •

Externe Personal-Ressourcen Berater, Leiharbeiter, externe Dienstleister

•

Sachmittel

Stakeholder siehe Kapitel B1

6

Siehe auch Zusammenfassung Software Engineering Kapitel 8

[A2] Kompetenz •

Voraussetzung für Rollenträger

•

Fachkompetenz – Wissen, Kenntnisse, Fähigkeiten zur Ausübung der beruflichen Tätigkeit

•

Methodenkompetenz – Selbständig neues Wissen und Methoden aneignen

•

Sozialkompetenz – Positive Arbeitsbeziehungen, respektvoller Umgang

•

Personale Kompetenz – Reflexion, Einschätzung, Ausstrahlung

[A3] Organisationsmodelle •

Zusammensetzung der Rollen, Verantwortlichkeiten, Befugnisse, Infrastruktur

•

Zentrale Bedeutung für Erfolg, oft mehrere ProjekteEinfluss-Projektorganisation (Projektkoordination)

•

Projektleitung nur koordinierend & beratend, keine Weisungsbefugnis

•

Mitarbeiter verbleiben in Linie und unter ihren Vorgesetzten

•

Kleine, nicht kritische, abteilungsübergreifende Projekte

•

Keine organisatorischen Veränderungen, unbürokratisch, flexibel, optimale Ressourcennutzung

•

Koordination, Abstimmung nötig, Belastung der Linie, Überlastung der Projektleitung

•

Fehlende Identifikation der Mitarbeiter mit dem Projekt

Matrix-Projektorganisation •

Integration der Organisation in Projektstruktur

•

Entscheidungs-/Weisungsbefugnis bei Projektleitung und Vorgesetzten

•

Schwache Matrix (wenig Einfluss der Projektleitung) – starke Matrix (autonomes Projekt)

•

Häufigste Organisationsform bei mittleren, großen, terminkritischen und wichtigen Projekten

•

Flexible Ressourcen, keine Herauslösung aus Linie, Verantwortlichkeit

•

Abteilungsübergreifend, Austausch einfach, schnell, Beibehaltung der Linie

•

Konfliktpotenzial zwischen Projekt und Tagesgeschäft, Vernachlässigung des Projekts

•

Überlastung der Mitarbeiter

Autonome (reine) Projektorganisation •

Mitarbeiter werden für Projekt in Projektabteilung versetzt

•

Volle Verantwortung beim Projektleiter, Unterstellung der Mitarbeiter

•

Langfristige Großprojekte, Vollzeitarbeit der Mitarbeiter

•

Eindeutige Befugnisse → wenig Konfliktpotenzial

•

Identifikation

•

Auslastungsprobleme von Ressourcen, wenig flexibel

•

Wiedereingliederung nach Projektende nötig

•

Umstellungskosten, Know-how-Abfluss, autoritäre Führung

Projektorientiertes Unternehmen •

Projekt entspricht Linie im Unternehmen

•

Alleinige Verantwortung beim Projektleiter

•

Projekt-Netzwerke, Auflösung der Organisationseinheit nach Projektende

•

Unternehmen führt nur Projekte durch

•

Eindeutige Befugnisse, Verantwortlichkeiten, Identifikation

•

Auslastungsprobleme

•

Projektübergreifende Koordination & Kommunikation erforderlich

B Projektumfang & Stakeholder [B1] Stakeholder •

Personen oder -gruppen, intern oder extern

•

Am Projekt beteiligt, interessiert, betroffen

•

Früh Probleme & Chancen herausfinden

•

Unmittelbar Beteiligte

•

•

o

Direkt am Projekt beteiligt

o

AG, AN, Lenkungsausschuss, Projektleitung

o

Projektmitarbeiter, Eigentümer des Unternehmens

Mittelbar Beteiligte o

Unterstützende Funktion oder Weisungsbefugnis

o

Controller – transparenter Status des Projekts

o

Projektkaufmann – wirtschaftlich, termingemäß, vertragsgerechte Abwicklung

o

PM-Büro – Projektportfolio, Auswahl, Planung, Überwachung

o

Projektsponsor – Promotion nach Außen

Identifikation o

•

Workshop, Kreativitätstechniken, firmeneigene Erfahrungen, Pflichtenheft

o

Vergangene Projekte, langfristige Datenbank (ACHTUNG: Datenschutz)

o

Bei Identifikation noch KEIN Hineinversetzen & Einflussnahme

Beeinflussung o

Motivation entsteht in einem Individuum

o

Ziele vermitteln → Eigenmotivation wecken → Ziele der Parteien „als ihre“ übernehmen

o

Bedrohen, Bestrafen, Bestechen, Belohnen, Belobigen

Wichtige Stakeholder •

AG Entscheidet über Abbruch, Fortführung, Freigabe, Anforderungen, Finanzierung

•

AN7 Verantwortet Durchführung, liefert Ergebnis

•

Lenkungs-/Steuerungsausschuss Übergeordnetes Entscheidungsgremium, projektgebunden oder permanent Bindeglied zwischen Unternehmen und Projekt

•

Projektleitung (oder Projektleitungsteam) Planung, Überwachung, Steuerung, Ressourcen beschaffen, Repräsentation, Koordination Entscheidend: Methoden-/Fachkompetenz

•

Projektmitarbeiter (Projektteam) Keine Verantwortung/Befugnisse, Durchführung der Aufgaben Absprache mit Projektleitung, Projektleitung wählt Team aus

•

7

Sponsor – keine direkte Beziehung, freiwillig, Repräsentation

Auftragnehmer

[B1] Projektumfeldfaktoren •

Einflüsse auf das Projekt (intern & extern)

•

Sachfaktoren o

•

Natürliches, technisches, ökonomisches Umfeld

o

Intern: Betriebsvereinbarung, PM-Handbuch, Richtlinien

o

Extern: Gesetze, Normen, Standards, RFC, Marktentwicklung

Sozialfaktoren o

Rechtlich-politisches, soziokulturelles Umfeld

o

Intern: Betriebsrat, Beauftragte (Sicherheit, Datenschutz), Vorstand, Mitarbeiter

o

Extern: AG, Lieferanten, Kunden, Konkurrenz

[B2] Projektanforderungen & -ziele •

•

•

Projektziel o

Als wünschenswert angesehener Sollzustand

o

Gesamtheit von Einzelzielen, die durch Projekt erreicht werden

o

Quantitative und qualitative Festlegung des Inhalts

o

Nutzen für Interessengruppen

Funktionen von Projektzielen o

Kontrolle – Ziel als Messlatte für Bewertung des Erfolgs

o

Orientierung – Grobe Richtung des Projekts

o

Verbindung – Begeisterung für Ziele → „Wir-Gefühl“ beim Projektteam

o

Koordination – Arbeitsteilung erfordert Koordination, teilweise Überschneidung der Ziele

o

Selektion – Treffen von bestmöglicher Entscheidung aus Alternativen

SMART-Prinzip – Wie soll ein Ziel formuliert sein? o

Qualitative Aussage in quantitatives Ziel umformen

o

Specific / Simple

Spezifisch

Einfach, verständlich, konkret, nicht allgemein

o

Measurable

Messbar

Operationalisiert (Leistung, Kosten, etc.)

o

Achievable / Attainable Akzeptabel

o

Realistic / Relevant

Realistisch

Sachlich, erreichbar, bedeutsam

o

Timeable / Timely

Terminiert

Zeitlich planbar

Erreichbar, sozial ausführbar, akzeptiert

[B2] Zielverträglichkeit •

Gibt an, ob und wie Erreichen eines Ziels das andere Ziel beeinflusst

•

Zielidentität – Ziele sind deckungsgleich, unterschiedliche Quellen & Formulierungen

•

Zielkomplementarität – Verfolgen eines Ziels erfordert Erreichen eines anderen Ziels

•

Zielneutralität – Ziele können gleichzeitig nebeneinander (nicht) verfolgt werden

•

Zielkonkurrenz – Erreichen eines Ziels verschlechtert Erreichen eines anderen

•

Zielantinomie – Ziele schließen sich vollständig aus, Entscheidung nötig

Lösung von Konflikten •

Ältere Ziele können veraltet sein

•

Prioritäten setzen (MUSS, KANN, WUNSCH)

•

Entscheidung als Machtfrage

•

Zielgruppierung (1 – Umwelt, 2 – Benutzer, 3 – Finanzen)

•

Problem: Ziele werden so formuliert, dass alle zustimmen → Interpretationsspielraum

[B2] Lastenheft, Pflichtenheft, Projektsteckbrief •

•

•

Lastenheft o

Vom AG festgelegte Gesamtheit der Forderungen an Lieferungen und Leistungen

o

Vergleichbar mit Spezifikation8

o

WAS WOFÜR zu erbringen ist

o

Mehrere Versionen in iterativem Vorgehen

Pflichtenheft o

Vom AN erarbeitete Realisierungsvorgaben anhand Lastenheft

o

WIE WOMIT Anforderungen realisiert werden