06 3-910 exercice de pratique TI PDF

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Vous venez de recevoir un appel de l’associé principal du cabinet Duchemin & Ouellet dans lequel vous travaillez depuis 5 ans, pour vous annoncer votre assignation sur la mission d’audit du client eComm. Ce client gère une plateforme de e-commerce de vente de matières premières de la plus haute qualité pour la fabrication de produits thérapeutiques et cosmétiques sains et naturels. Afin de démarrer la mission le plus rapidement possible, l’associé a joint le Président de la société pour qu’il l’informe des nouveautés concernant sa société. Il lui a parlé de l’installation d’un nouveau logiciel de ventes. La société eComm est un client historique du cabinet, et ces dernières années, elle a connu une très forte croissance, grâce à la montée de la tendance écologique et zéro déchet valorisant les cosmétiques naturels et le fait-maison. Par ailleurs, l’explosion des transactions liées au commerce électronique a porté les transactions hebdomadaires à près de 5000. Son ancien système de ventes, SALE 1.0, a connu des défaillances importantes devant le volume des transactions croissant et la société a essuyé des plaintes de certains de ses clients. Suite à ce problème, la direction de la société a décidé de développer puis d’implanter un nouveau système SALE MORE, plus rapide et plus puissant. L’objectif du Président est de mettre le logiciel en œuvre dans 2 semaines. Compte tenu du fait que ce nouveau système aura une incidence importante sur l’audit des états financiers, vous décidez de faire de l’analyse des contrôles informatiques votre priorité pour la mission préliminaire d’évaluation des contrôles de la société eComm. Vous passez donc en revue les notes que votre associé a prises lors de son entretien téléphonique avec le Président de eComm. TRAVAIL À FAIRE En tenant compte du fait que l’associé souhaite que vous vous limitiez aux cinq principaux problèmes, préparez un mémo traitant des faiblesses du contrôle et des améliorations suggérées à l’égard du nouveau système, sous l’angle particulier des contrôles généraux informatiques. Veuillez utiliser le format de réponse suivant : Observation :

Exposez, à l’aide d’une courte phrase, la faiblesse ou la lacune de contrôle.

Impact / risque:

Précisez, en quelques lignes, comment le problème pourrait être néfaste pour « eComm ».

Recommandation : Proposez une solution réaliste et adaptée à la situation tout en demeurant dans le contexte du cas.

ANNEXE I Notes préparées par l’associé en lien avec sa discussion avec le Président de eComm Chez eComm, tout le monde est très enthousiaste à propos du nouveau système, SALE MORE, qui devrait entrer en service dans deux semaines, soit le 7 mars 20X6. Ce sont des défaillances à répétition de SALE 1.0 à la fin décembre qui ont poussé eComm à concevoir un nouveau système. Le système est même resté hors service pendant plus de 10 heures, une situation inacceptable dans ce domaine d’activité. Même avant cette panne, le système était en interruption de service de 1 % à 2 % du temps alors qu’on visait 99,9 % de temps utilisable. Le Président n’avait que des éloges pour le groupe des technologies de l’information interne, qui a réussi à concevoir le nouveau système en trois semaines et à le construire en sept semaines. En comparaison, les consultants prévoyaient de quatre à six mois de travail. « Certains programmeurs expérimentés ont travaillé sept jours sur sept, 14 heures par jour pendant toute la durée du projet. Ils étaient très heureux de ces nouvelles responsabilités et ont finalement pu créer quelque chose au lieu de s’en tenir au banal entretien des systèmes ainsi que du support aux utilisateurs », racontait le Président avec fierté. Il attribue le mérite au directeur financier qui a dirigé le projet personnellement. « Il a dit qu’il pouvait y arriver en moins de 10 semaines et c’est ce qu’il a fait, à un jour près. Il a vraiment mérité sa prime de 100 000 $! ». Afin d’assurer le bon fonctionnement du système dès le premier jour, on a confié au service d’audit interne la tâche d’effectuer des tests. « Ce sont des gens très consciencieux. Je sais que vous comptez également sur eux dans le cadre de votre audit des états financiers. Si le système reçoit leur bénédiction, je peux dormir sur mes deux oreilles », a raconté le Président. Les tests et la programmation ont été effectués simultanément pour gagner du temps. « Au moment où l’on se parle, ils testent divers éléments pour s’assurer que tout fonctionne. » Les données actuellement contenues dans SALE 1.0, dont la base de données clients, les fichiers de coût des matières premières et les listes de prix des produits vendus, devront être adaptées au nouveau système. « Selon ce que je comprends, le nouveau système est essentiellement compatible avec l’ancien », a indiqué le Président. D’après lui, la conversion ne devrait pas prendre plus qu’une nuit, au cours de laquelle les clients utiliseront un système d’appoint.

En ce qui concerne les inconvénients du nouveau système, le Président a mentionné qu’il était dépourvu des fonctions de sauvegarde automatique de l’application SALE 1.0. « Éventuellement, nous installerons un nouveau serveur qui contiendra les copies de sauvegarde des trois derniers jours. Avec un système plus fiable, c’est tout ce qu’il faut. Le nouveau serveur sera situé à proximité de l’ancien. Nous pourrons donc avoir accès à ce dernier très rapidement si jamais le serveur principal tombe en panne », a-t-il souligné. Le deuxième serveur offrira également une capacité supplémentaire. Le système devrait permettre d’automatiser certaines tâches qui étaient auparavant effectuées par des employés. L’examen des fichiers de coût d’approvisionnement en matières premières et la mise à jour des listes de prix des produits vendus par le personnel de la comptabilité ne sera plus requis – le système en vérifiera automatiquement l’intégrité et la cohérence. Le plus grand avantage, selon lui, est que le système mettra automatiquement à jour les listes de prix et enregistrera les ajustements correspondants dans son système comptable. « Avant, il y avait trois personnes qui s’occupaient quotidiennement de la mise à jour des listing de prix, en fonction des coûts de matières premières - qui sont très volatils sur le marché, et de l’enregistrement manuel des modifications, afin de préserver le taux de marge de la société. Avec le nouveau système, nous pourrons réduire notre groupe de comptabilité-contrôle à une seule personne d’ici la fin mars.» La documentation est en train d’être mise à jour à la lumière des fonctions différentes de SALE MORE. EComm prévoit également d’offrir de la formation aux 120 utilisateurs internes du système en mars et avril prochains. Un autre avantage important, selon le Président, est qu’il sera beaucoup plus facile d’effectuer des mises à niveau et des modifications de programmes avec le nouveau système. « N’importe quel employé des TI pourra corriger un bogue ou faire la mise à niveau d’une fonction – sans fermer le système. On s’attend à presque 0 % d’interruption de service », prévoyait-il....