2. Vortragsplanung PDF

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2. Vortragsplanung...

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Vortragsplanung Ausgangssituation: Vortrag halten  Was? Und Wie? sollten Aspekte sein, die vorbereitet werden sollen! Präsentationssituationen

Rahmen der Präsentation: -

In welchem Rahmen findet die Präsentation statt? Wie formell/informell ist der Rahmen? Was sollte der Ton der Präsentation sein? o Informatiosnrede? o Argumentationsrede? – Beistern? Überzeugen? o Gelegenheitsrede – zu einem bestimmten Anlass?

Ziele der Präsentation Ziele der Präsentationen sind 3 Zielgruppen: Auftragsgeber, Eigene Ziele und das Publikum. Beispiel:

Ziele bestimmen die Inhalte 

Ziele bilden den roten Faden und halten den Vortrag zusammen.

Was soll mit den Zielen erreicht werden? 

Nicht: Inhalt, möchte ich sagen.

Gibt es eine Zielhierarchie? 

Sind bestimmte Ziele wichtiger? Was sind zentrale Ziele und Nebenziele?

Anzahl der Ziele  

Wie viel Ziele lassen sich innerhalb der Zeit erreichen? Wichtig: Bei zu vielen Zielen besteht Gefahr, den Vortrag zu überfrachten.

SMARTe Ziele

Spezifisch: 

Ein Ziel soll spezifisch, also konkret, eindeutig und präzise formuliert werden. Denn ein Ziel ist kein vager Wunsch.

Messbar: 

Um die Erreichung eines Zieles zu prüfen, muss ein Ziel messbar sein. Bei quantitativen Ziele ist relativ hoch. Schwerer fällt es bei qualitativen Zielen. o

Daher Formulierung eines Erfolgskriteriums, das man zweifelsfrei überprüfen kann. Man soll sich dabei fragen: Woran genau merk ich, dass ich das Ziel erreich habe?

Ausführbar, erreichbar (Aktionsorientiert, attraktiv): 

Das Ziel soll positiv und aktionsorientiert formuliert werden. Ziel sollte bestenfalls Vorfreude bereiten. Ein Ziel, dass einen widerstrebt, wird man mit großer Wahrscheinlichkeit oder nur mit großer Mühe und Disziplin erreichen.

Realistisch:  

Ziel sollte so hoch wie möglich sein, weil dies führt zu einer Herausforderung.  Aber NICHT überfordern! Es sollte auch in der Zeit erreichbar sein, denn für ein unerreichbares Ziel verliert man die Motivation.

Termingerecht (Terminiert): 

Zu jedem Ziel gehört auch ein klarer Termin, bis wann das Ziel erreicht sein soll. Wenn ein Ziel nicht terminiert ist, wird man diesen immer weiter vor sich herschieben.  Terminierung ist das entscheidende Merkmal eines echten Zieles.

Erwartungen der Zuhörer Wer ist das Publikum? -

Wer nimmt teil? Wie viele Personen?

Was ist die Motivation des Publikums? -

Warum sind die Zuhörer dort? Ist die Veranstaltung freiwillig?

Wie steht das Publikum zu dem Anlass/Thema des Vortrags? -

Welche Haltungen kann es geben? Was weiß das Publikum? Was weiß es nicht? Wie vertraut sind die Zuhörer mit dem Anlass/Thema?   

Wird es interessant, nützlich, lang oder kurz sein? Wie kann das Gesagte mir helfen? Wie trifft es auf meine Situation zu?

Der Zuhörer kann verlangen, dass Vortragende:      

Ihr Thema beherrschen. Den Zusammenhang zwischen einzelnen Aussagen und Zielen verdeutlicht. Aussagen angemessen und verständlich darstellt. Zuhörer respektieren, indem Situation und Meinungen anerkannt werden. Vortrag auf Wissen und Kenntnisstand der Zuhörer abstimmen. Aufmerksamkeit und Interesse der Zuhörer aufrecht halten.

Das wollen Zuhörer NICHT:       

Darüber nachdenken, was Sinn und Ziel des Gesagtes sein soll. In eine chaotische Struktur verwickelt werden. Selbst herausfinden müssen, was relevant ist und was nicht. Nach Zusammenhang zwischen Gesagtem und eigentlicher Situation suchen müssen. Verwirrt werden. Mit Fachjargon geblendet werden. Einen schlecht vorbereiteten Redner, der somit Zuhörern wenig Respekt zeigt.

*Zusatz für Phase 1: Mind Mapping: Das zentrale Bild oder die zentrale Idee wird in die Mitte auf ein Stück Papier geschrieben. Davon gehen Linien wie Äste zu verwandten Begriffen ab.

Walt-Disney-Methode: Einzelperson oder auch eine Gruppe setzt sich gemeinsam nacheinander in eine von 3 Rollen: 1. Der Träumer: (Visionär, Ideenlieferant) Generiert und spielt mit Ideen ohne sich Gedanken über die Realisierbarkeit zu machen – ‘‘Alles ist erlaubt!‘‘. Man orientiert sich an der Zukunft und Potenzialen bzw. Möglichkeiten. 2. Der Realist: (Realist, Macher) Orientiert sich an der aktuellen Situation und sucht pragmatische Handlungsmöglichkeiten. Er überlegt sich, welche Dinge zu tun sind, welche Ressourcen schon verfügbar sind und welche Hilfsmittel noch zu beschaffen sind. 3. Der Kritiker: (Qualitäts-Manager) Überlegt Stärken und Schwächen von Ideen. Er versucht Aspekte zu identifizieren, an die noch nicht gedacht wurde und fragt sich, was noch verbessert werden könnte.

Inhalte planen in 4 Phasen

Phase 1: Auflisten (Mind Mapping): -

Wie lassen sich die Ziele der Präsentation erreichen? Sammeln von relevanten Aussagen. Struktur und Zusammenhang ist noch unwichtig.

Kreativitätstechniken einsetzen: Mind Mapping, Disney-Methode, usw. aber niemals brainstormen!!!

Phase 2: Sortieren: -

Gesammelte Argumente, Beispiele und Ideen werden strukturiert. Reihenfolge entwickeln. Wie hängen die einzelnen Aspekte zusammen? Was sind zentrale Punkte? Wie können diese bewiesen oder veranschaulicht werden? Was fehlt? Was kann weggelassen werden?  Vortragsdauer und zentrale Ziele im Auge behalten!

Phase 3: Gliedern: -

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Ablauf des Vortrags festlegen Hauptteil: o Kernbotschaft(en) herausarbeiten o Vortrag nicht überfrachten – Verlust von Prägnanz und Verständlichkeit. Einleitung und Schluss: o Wie kann eine gute Einleitung aussehen? o Wie soll die Zusammenführung am Schluss aussehen?  Man siehe auf den Aufbau des Vortrages!

Phase 4: Überarbeitung: -

Sind die Übergänge zwischen einzelnen Aspekten logisch? Ist der zeitliche Rahmen realistisch? Kann ich den Vortrag in der gegebenen Zeit halten, oder muss ich ,,durchhetzen‘‘? Welche Aspekte können weggelassen werden? Tipp: Wenn möglich, ein bis zwei Tage zwischen Phase 3 und 4 lassen.

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Sprechernotizen – Stichpunkte und Regieanweisungen o Geben Sicherheit o Leitfaden für Vortrag o Anmerkungen zu Betonungen, Beispielen usw.

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WICHTIG! Es geht um Stichpunkte! NICHT den Vortrag aufschreiben und dann vorlesen! o Schwerer, Kontakt mit Zuhörern aufzunehmen o Man schreib anders als man spricht.

 Falls möglich, ganz frei vortragen.

Hauptgliederung eines Vortrages/Zeitaufwand

Hauptteil (75%): -

-

  

Anfang und Schluss lassen sich meist einfacher gestalten, wenn der Hauptteil bereits steht. Wichtig – den Vortrag hier nicht überfrachten: o Kernbotschaften ausdrücken und dann mit Argumenten untermauern und mit Beispielen veranschaulichen. Häufig gibt es für bestimmte Arten von Vorträgen eine Standardgliederung, an die man sich halten soll.

Im Hauptteil sollte man auf alle Hauptpunkte eingehen die man im Rahmen der Einleitung genannt hat. Vortrag auf die Zielgruppe ausrichten. (Vortragsdesign, Interaktion usw.) Den Zuhörern aufzeigen, was für Vorteile und Nutzen diese erzielen. Dazu eignen sich Formulierungen wie beispielsweise.: ,,Das bedeutet für Sie...‘‘.

Orientierung -

-

Vortrag klar strukturieren und während des gesamten Vortrags deutlich machen: o Wichtige Orientierung für Zuhörer! o Es muss klar sein, warum welcher Punkt wann kommt, und wo sich der Vortragende gerade befindet. Wegweiser nutzen – Ankündigungen über das, was im Vortrag passiert: o ,,Zunächst möchte ich Ihnen A zeigen, um dann zu verdeutlichen, wie dies im Punkt B zusammenhängt‘‘ o ,,Hier ein Beispiel‘‘ o ,,An dieser Stelle möchte ich etwas hinzufügen‘‘

Einleitung (15%): Orientierung für den Zuhörer: -

Worum geht es, was ist das Ziel des Vortrags? Warum ist das Thema wichtig, warum sollte man zuhören? Was soll man aus dem Vortrag für sich mitnehmen, was man am Ende verstanden hat? Was erwartet den Zuhörer, wie ist der Vortrag gegliedert? Organisatorisches klären und Dauer des Vortrags festlegen. Aufmerksamkeit und Interesse der Zuhörer wecken. Beziehung zu den Zuhörern aufbauen.

Der Einstieg (a) Orientierende Vortragseröffnung: Überblock geben, Personal Story. (b) Problem- und Nutzeneinstiege: Knobel-Denkanreiz, ,,Nutzenlocker‘‘

(c) Der aktuelle Bezug: Brandaktuell, Anknüpfen an die Geschichte der Gruppe. Was sollte man beim Einstieg VERMEIDEN?     

Entschuldigungen Witze oder Geschichten, die nichts mit dem Thema zu tun haben Banale Feststellung, die ideenlos vorgetragen wird Langatmige Aussage oder Geschichte ,,abgedroschene‘‘ Phrasen.

Aufmerksamkeit und Interesse wecken -

Förmlicher Einstieg ist manchmal wichtig, aber schnell langweilig. Möglichkeiten, Aufmerksamkeit der Zuhörer zu erregen: o Mit einer Frage beginnen. o Aufgabe oder Handlungsaufforderung geben. o Gemeinsame Erinnerung oder Erfahrungen ansprechen. o Passende und kurze Anekdote oder Zitate. o Neuigkeiten. o Anschauungsobjekte – etwas mitnehmen, eine Folie mit einem passenden Bild usw.

Beziehung zum Publikum: Aufbau einer positiven Beziehung zwischen und Zuhörern trägt zum Erfolg -

Enthusiasmus verbreiten Augenkontakt Einbindende Formulierungen

-

Publikum einbeziehen Feedback suchen.

Vortragenden des Vortrags bei:

Beziehungskiller (No-Go’s): -

Auf keinen Fall zu viel und unnatürlich lächeln. Glasiger Blick ins Publikum bei dem man niemand wirklich sieht. Rücken zum Publikum, immer wieder die Folien ansehen. Vorlesen! Monotone Stimme, nicht hervorheben, was wichtig ist. Keine Fragen zulassen. Auf Fragen genervt oder verängstigt reagieren. Antworten auf Fragen nutzen, um sich zu profilieren, nach Möglichkeit auf Kosten des Fragenden.

Schluss (10%):  

Alle Fäden sollten hier zusammengeführt werden Ziel: o Letzte Feststellungen. o (prägnante! = knappe) Wiederholungen der Kernaussagen. o Weiterführende Hinweise, Schlussfolgerungen & Empfehlungen. o Mit einer positiven und möglichst wichtigen Aussage enden. o Den Zuhörern danken. o Schlussaussage bzw. Appell.  Ziele der Zuhörer, des Auftraggebers und eigene Ziele erfüllen.

Der Abschluss: -

Summen bilden und Vortrag abschließen. Perspektiven aufzeigen und weitere Tipps geben. Im Gedächtnis bleiben.

Bei wissenschaftlichen Vorträgen: -

Nachfragen und Kritik des Publikums. Abschlussdiskussion.

Schlussaussage: Was ist das Fazit, dass die Zuhörer aus dem Vortrag mitnehmen können? Schlusssatz: Ähnliche Stilmittel wie bei Einleitung: z.B. Frage, Zitat oder Handlungsaufforderungen.

Was man eher vermeiden sollte… 

Zeitrahmen überziehen

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Auf das Ende zu hasten o Aussagen werden verwirrend o Vorher klären, was bei Zeitnot weggelassen werden kann

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Das Ende immer wieder antäuschen, dann aber doch weitermachen

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Weitschweifende Zusammenfassung mit viel Wiederholung

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Mit ,,Ich danke Ihnen für ihre Aufmerksamkeit‘‘ enden o Nimmt Vortrag Wirkung o Besser: Danken und dann aussagekräftigen Schlusssatz...