Administración de Recursos Logísticos en la Policía Nacional PDF

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ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS EN LA POLICÍA NACIONAL.

ASPECTOS GENERALES El Manual Logístico de la Policía Nacional tendrá las siguientes generalidades. 1. DEFINICIÓN. Es un instrumento que tiene como objetivo complementar la información para el desarrollo de los procedimientos de orden administrativo que aplican para el proceso de logística y abastecimiento de la Policía Nacional. Está fundamentado sobre el propósito de mejorar el desempeño de la Institución como respuesta al enfoque basado en los procesos, el cual consiste en identificar y hacer gestión sobre un conjunto de actividades interrelacionadas que se realizan o suceden con un fin determinado. 2. FINALIDAD. Es el resultado de las experiencias sobre el manejo de los bienes, acatando las disposiciones vigentes sobre la materia y concordantes con la Constitución Política. Tiene como propósito impartir lineamientos de orden administrativo y contable, a fin de mejorar los procesos, salvaguardar y proteger el patrimonio institucional y generar doctrina con relación a la administración y cuidado de los bienes de la Policía Nacional. El Manual Logístico se convertirá en un instrumento de permanente consulta y aplicación por parte de los servidores públicos de la Policía Nacional, constituyéndose en la disposición administrativa rectora sobre el manejo, conservación y uso de los bienes. 3.ÁMBITO DE APLICACIÓN. Será de aplicación en las unidades policiales que estén involucradas en la administración, conservación y uso de los bienes que apoyan la prestación del servicio de Policía. 4. ALCANCE LEGAL. Son responsables de la aplicación y observación todos los servidores públicos pertenecientes a la Institución, que desempeñen tareas administrativas en concordancia con la aplicación de los procedimientos contemplados en los procesos de “Administración de recursos financieros” y “Logística y abastecimiento”, y de conformidad con lo señalado en la Constitución Política. 5. MARCO CONCEPTUAL. Se desarrollará sobre la base de los principios de eficiencia, oportunidad, cobertura y transparencia de los recursos disponibles para la Institución, para asegurar el alcance de los objetivos estratégicos y la utilización óptima de los recursos que apoyan la prestación del servicio policial. Para tal fin se requiere conocer de manera introductoria los siguientes conceptos. Eficiencia. Cualquier componente logístico tiene que ser desarrollado bajo esquemas eficientes de planeamiento, control y evaluación, con el fin último de

generar el impacto necesario que mejore las condiciones de los uniformados dentro de todo el territorio nacional. Oportunidad. Es medida en términos del tiempo mínimo requerido para cubrir la necesidad y cuando esta es reemplazada de acuerdo con los requerimientos técnicos especificados por el servicio. Se deben desarrollar todos los análisis de prospectiva que guíen los conceptos de mejoramiento continuo, referidos a la administración, conservación y uso de los bienes. Cobertura. Entendida como la proporción de funcionarios policiales, con necesidad de bienes servicios, a los que se le ha suplido su necesidad. La cobertura tiene que ser un concepto integral y sobre ella se deben fundamentar los planes de necesidades y de distribución de los elementos logísticos institucionales. Transparencia. Este principio debe regir el quehacer de las actividades y acciones derivadas de la administración, conservación y uso de los bienes. Se traduce en la responsabilidad de los procesos logísticos frente a la ejecución de todos los procedimientos; estos deben estar siempre ajustados a la normatividad y la ley, deben ser visibles y de obligatorio cumplimiento por todas las unidades policiales. Austeridad. Son estrategias que permitan mayor eficiencia en la utilización de los recursos asignados al gasto público a través de un plan que a su vez permita coadyuvar con la protección del medio ambiente y los recursos naturales, a través del compromiso de todas unidades policiales, de una manera participativa, transparente, leal y eficiente, con el fin de garantizar el cumplimiento de la función de policía dentro de un marco constitucional. Aplicando los lineamientos de la normatividad vigente para tal fin. MANEJO DE BIENES El manejo de los bienes de propiedad, planta y equipo están bajo la responsabilidad de los entes públicos, a través de los funcionarios, los cuales han de ser claros, precisos y metódicos ante los mecanismos de clasificación, valoración, identificación, registro, orden, control y conservación que se adoptan en forma permanente. Bajo este criterio se podrá medir el grado de organización, calidad de la gestión, eficiencia, eficacia, economía y celeridad en el desarrollo de su actividad, además de conseguir la confiabilidad y utilidad de la información contable. Finalmente, facilitar el control fiscal administrativo y la evaluación del cumplimiento para la toma de decisiones. Las instrucciones para el manejo administrativo y contable de los bienes de propiedad, planta y equipo de la Policía Nacional se describen a continuación: 1. Concepto de bien. Se define como todo artículo inventariable o activo de cualquier clase incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción. Para efectos el Manual Logístico de la Policía Nacional Resolución No. 4935 del 12 diciembre 2013, se consideran como tales únicamente los elementos en depósito, los bienes que componen el grupo de propiedad, planta y equipo de la

Institución, intangibles y los recibidos para la administración uso y explotación excluyendo el dinero, títulos valores y similares; estos se manejan y controlan de acuerdo con su naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. 2. Finalidad de los bienes. Los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Policía Nacional tienen como finalidad apoyar logísticamente el desarrollo de las actividades encaminadas al cumplimiento de la misionalidad Institucional. 3. Clasificación de los bienes. De acuerdo con sus características, se catalogan en bienes inmuebles, aquellos que no se pueden mover de un lado a otro sin su destrucción o deterioro y los elementos que, por su uso, destino o aplicación, forman parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo de este, ejemplo: edificios, tuberías, lotes, cableados, los CAD, centros de cómputo, entre otros. Y bienes muebles, son los que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, sea moviéndose ellos mismos como los animales manteniendo su integridad, sea que solo se muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas; estos a su vez se clasifican en: 3.1 Elementos de consumo. Son todos aquellos bienes no retornables, que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la entidad, tienen desgaste parcial o total, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. No son objeto de depreciación, provisiones y amortización. 3.1.1 Insumos. Son los que se extinguen con el primer uso que se hace de ellos o que una vez utilizados se deben desechar. Se encuentran identificados en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública. 3.1.2 Repuestos y accesorios. Son los que, al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. Se encuentran identificados en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública. 3.1.3 Reparables. Son todos los componentes de equipos aéreos o marítimos, que han cumplido su ciclo de vida o que se dañan por el uso, y cuya orden técnica acepta reparación. Para lo anterior se deberá ejercer un control en el sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión “SILOG”. 3.1.4 Intangibles. Son todos aquellos bienes que no tienen forma física (derechos, licencias, software, patentes, entre otros), pero que tienen un valor económico a causa de los derechos o privilegios que confieren a la Policía Nacional. Los intangibles deben registrarse por el costo histórico, entendiéndose como tal, el costo de adquisición o el valor de las erogaciones atribuibles a su formación o desarrollo y amortizarse como lo establece el Régimen de Contabilidad Pública. Se encuentran

identificados en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública. 3.2 Elementos devolutivos. Son los bienes y equipos que por su naturaleza no se extinguen con el uso y perecen por deterioro, obsolescencia, número de horas de uso, término de su vida útil, o por razón de su naturaleza; cabe resaltar que estos bienes deben ser devueltos por los funcionarios a quienes la administración se los entregó para su uso y cumplimiento de las funciones asignadas. 3.2.1 En bodega. Representa el valor de los bienes muebles, adquiridos a cualquier título, que tienen las características de permanencia y cuya finalidad es que sean utilizados en el futuro, en desarrollo de la función administrativa o en cumplimiento de la misión. Es el conjunto de bienes nuevos tanto devolutivos como de consumo, en los almacenes de la unidad. Identificados en el catálogo general de cuentas del plan general de contabilidad pública; si el saldo de los bienes en bodega es significativo, debe indicar al contador de la unidad, el motivo (ingreso de remesas, cumplimiento a planes de distribución), en caso de no cumplir con la distribución de los bienes, dar a conocer las razones a fin de ser reflejados en las notas a la información contable. 3.2.2 En servicio. Representa el valor de los bienes muebles de propiedad de las unidades policiales, adquiridas a cualquier título, para el desarrollo de su cometido estatal y se encuentran prestando servicio en las diferentes dependencias, asumiendo los jefes la responsabilidad de los mismos. La depreciación de los bienes devolutivos se realiza por el método de línea recta y los años de vida útil. Se toma la normatividad vigente, expedida por la Contaduría General de la Nación; así mismo, su reconocimiento y revelación contable estará determinada por la norma anual expedida por este órgano rector, la cual establece las cuantías para llevarlos directamente al gasto y/o para realizar la depreciación dentro del mismo periodo en el cual fueron adquiridos o según su vida útil. Se encuentran identificados en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública. 3.2.3 Pólizas de seguros. Todos los bienes de la Policía Nacional deben estar asegurados, de conformidad con las disposiciones legales vigentes; así mismo, los empleados de manejo deben tener pólizas de seguros. HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS : Se establece la obligatoriedad del uso de la herramienta informática SAP, sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión, así mismo sistemas informáticos como son SIGEA, SIFAC, SIBIN, SIASE, SINVE, SINCO Y SISAP, utilizados para el registro de todos los movimientos de los bienes, clasificación, manejo de inventarios de la Policía Nacional, al igual servirán de base para la aplicación de los mecanismos de control y seguimientos estipulados en el Manual Logístico de la Policía Nacional Resolución No. 4935 del 12 diciembre 2013.

Si en el ámbito institucional surge una necesidad de información, previamente se debe explorar si dicha necesidad es suplida por el sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión antes de la implementación de una nueva herramienta, en busca de optimizar los recursos y cumplir con los principios de oportunidad, celeridad e integralidad entre otros. OBLIGATORIEDAD DE MANTENER INVENTARIOS VALORIZADOS DE LOS BIENES EN USO, CUSTODIA O ADMINISTRACIÓN :Las dependencias de la Policía Nacional y los servidores que tengan, usen, custodien o administren bienes muebles o inmuebles de propiedad de la entidad, deben mantener el inventario valorizado de ellos, ciñéndose a las disposiciones, normas técnicas, índices, codificación y reglamentación establecida en el Manual Logístico de la Policía Nacional Resolución No. 4935 del 12 diciembre 2013, además en las providencias complementarias que, sobre la materia, dicte la entidad. CONTROL DEL KÁRDEX: Por cada elemento se debe elaborar un registro que contenga la historia del mismo, desde su ingreso, permanencia en servicio y salida definitiva. Este puede ser manual o sistematizado y debe indicar como mínimo: procedencia, fecha de ingreso, descripción del elemento, cantidades, entradas, salidas y saldo. BIENES QUE DEBEN FIGURAR EN LOS INVENTARIOS: Los bienes en los almacenes de las unidades policiales deben encontrarse ubicados y clasificados en nuevos, reintegrados inservibles o reintegrados en buen estado; así mismo, los inventarios deben estar clasificados teniendo en cuenta los sitios de almacenamiento o de ubicación física que se relacionan a continuación: 1. Bodega 1.1 Principal de almacén. En esta bodega se encuentran los bienes muebles de consumo y devolutivos nuevos, adquiridos a cualquier título, de utilización futura en desarrollo del cometido estatal. 1.2 Bienes reintegrados en buen estado. Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén para su guarda o custodia. La característica principal de estos bienes es que se encuentran en buenas condiciones y pueden ser entregados nuevamente al servicio. Cabe resaltar que estos bienes, una vez ingresados a la bodega, no podrán permanecer en ella por más de (30) días, excepto el stock estratégico para armamento. Se deben adelantar gestiones administrativas para determinar, en forma oportuna, la destinación de los bienes. Cabe resaltar que cuando el bien es reintegrado al almacén debe suspenderse la depreciación hasta cuando empiece a usarse nuevamente, remitirse al Manual de Lineamientos Contables para la Policía Nacional.

En los eventos en que los suministros médicos que tiene a cargo la Dirección de Sanidad su rotación serán de 90 días para su distribución y entrega teniendo en cuenta el sistema de costeo. Teniendo en cuenta que por características o circunstancias especiales el parque automotor que se encuentre pendiente por asignación de placa de identificación para su movilización se trasladará a propiedad planta y equipo no explotado mientras se protocoliza o se realiza la entrega formal de la identificación por parte de la entidad correspondiente, observando para ello los plazos o tiempos establecidos del elemento en citada cuenta. 1.3 Bienes muebles en mantenimiento. Representa los bienes muebles que requieren mantenimiento preventivo o correctivo, con el fin de recuperar y conservar la capacidad normal de producción y utilización del bien. Cuando el bien es retirado temporalmente del servicio, por mantenimiento, debe suspenderse la depreciación hasta cuando empiece a usarse nuevamente. 1.4 Bienes reintegrados inservibles. Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén por encontrarse en mal estado o no se pueden colocar nuevamente al servicio por figurar mediante peritaje técnico como obsoletos, inservibles e innecesarios al ente público. Cabe resaltar que estos bienes, una vez ingresados a la bodega, no podrán permanecer en ella por más de (90) días o de acuerdo con lo establecido en la normatividad ambiental vigente, se deben adelantar gestiones administrativas y dar aplicación al procedimiento de baja de bienes inservibles. 2. Servicio 2.1 Bienes devolutivos en servicio en las dependencias. Se registran los bienes que se encuentran al servicio de los funcionarios o contratistas, prestando una función o cometido estatal para el cual fueron adquiridos o recibidos en donación. El informe de existencias físicas en servicio se debe disponer de tres formas: - Por funcionario responsable - Por dependencias (centro de costos o ubicación) - Por cuenta contable 2.2 Bienes recibidos en comodato. Representa los bienes recibidos en préstamo sin contraprestación por parte de una entidad de naturaleza pública o privada, para su uso o administración, mediante contrato suscrito entre las partes. En el caso que haya bienes de esta naturaleza, el funcionario responsable llevará archivo físico, organizado alfabéticamente, e informará y documentará al almacenista, quien verificará los elementos recibidos, a fin de llevar el control de los mismos.

Bienes inmuebles. Las unidades policiales que tengan a su cargo el cuidado, custodia o administración de bienes inmuebles en propiedad y/o ocupados por la Institución, deberán a través del jefe del Grupo de Bienes Raíces o quien haga sus veces elaborar un inventario de estos bienes, precisando con exactitud las características físicas, jurídicas, económicas y fiscales, así como los pormenores de su titulación (compra, cesión, donación, adjudicación, destinación definitiva y sentencia) u ocupación (comodato o destinación provisional). El señor Director de la Policía Nacional es la única persona con competencia para celebrar convenios y comodatos de bienes inmuebles. 3. Presentación de inventarios 3.1 General. Los almacenistas realizaran la toma física del total de inventarios, con corte 31 de diciembre de cada vigencia, de los elementos en bodega y en servicio que se encuentren bajo su responsabilidad y custodia. Para efecto de su presentación a los entes de control internos y externos, estos deberán reposar en forma impresa en los archivos de cada unidad, así mismo deberá ser anexado en medio magnético y con la certificación del mismo en la cuenta fiscal del cierre de cada vigencia, enviada a la Jefatura de Contaduría General. No obstante, se dispondrán de verificaciones o revistas periódicas total o parcializadas a fin de cumplir con las políticas de control interno contable de la unidad como criterio de verificación y comprobación sistemática y física de los mismos, soportándose en los listados actualizados que contenga el sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión” SAP ECC6.0”, y/o demás aplicativos implementados en la Policía Nacional. 4. Responsables por pérdida o daño de los bienes. Las personas que tengan asignados bienes muebles o inmuebles de propiedad de la Institución o en calidad de comodato, para su utilización, administración o custodia, son responsables de la pérdida o daño que sufran por causas diferentes al uso o desgaste natural, salvo las ocasionadas por situaciones de desastre natural, fuerza mayor o caso fortuito. 5. Obligatoriedad de hacer entrega de inventarios individuales de los bienes. El ente administrativo hará entrega a los empleados, trabajadores de cualquier categoría o contratistas, de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio, administración o custodia, o que les suministren para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que ellos deben firmar en original y copia que conservará cada uno y mediante actas de entrega de bienes que constituyan verdaderos soportes para la ejecución de la reclamación, las cuales deberán contener, entre otros: - Identificación completa de los bienes - El valor en libros - La persona que está a cargo de los mismos

- Cláusula de responsabilidad en caso de pérdida o extravío distinto a causas naturales. CONTROL DE LOS BIENES: El control de los bienes es el registro ordenado, completo, detallado y valorizado de toda clase de elementos (inventarios generales y parciales de las unidades) que integran el patrimonio de la Policía Nacional. Estos inventarios deben ser administrados por los almacenistas, con el objetivo de que las existencias físicas concuerden con las cantidades y descripciones registradas en el sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión, “SILOG” y/o demás aplicativos implementados en la Policía Nacional. 1. Objetivos del control de bienes - Clasificar, codificar,...