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ADMINISTRATIVE BEHAVIOR. HERBERT SIMON https://uami.wikispaces.com/++++ +El+comportamiento+administrativo. +Estudio+de+los+procesos+decisorios+en+la+organizaci%C3%B3n+administrativa. +Simon CHAPTER 1: DECISION-MAKING AND THE ADMINISTRATIVE ORGANIZATION Not very much attention is paid to the choice that prefaces action The task of deciding pervades the entire administrative organization Influence the decisions of the operatives making it possible to accomplish all the objectives of the organization The construction of an effective administrative organization is a problem in social psychology Choice and behavior There are multiple possible actions and by some processes they are narrowed down to one Value and fact in decision Behavior is oriented toward objectives purpose: what things are to be done each decision involves the selection of a goal and a behavior relevant to it which mediates to a more distant goal and so on value judgements: decisions lead to the selection of final goals factual judgements: involve the implementation of such goals The hierarchy of decisions: behavior is purposive (according to set goals), rational (selects alternatives that conduct to selected goals) Integrations of goals The relative element in decision: The selected alternative is the best solution under the circumstances Illustration of the process of decision: the final decision depends on the weight given to different objective Decision making in the administrative process Administrative processes are decisional processes Establishment of organizational procedures Decisions made for the individual: specification of the function, allocate authority, set other limits to coordinate the activities of individuals. Horizontal specialization: work division Vertical specialization: division of decision-maker duties between operative and supervisory personnel. Essential to achieve coordination among operative, greater expertise in the making of decisions, accountability for the operative personnel

 Coordination: adoption by all members of the group of the same decisions Procedural: description of behaviors and relationship of the members of the organization. Establishes line of authority and spheres of –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––activity. Substantive: Content of the work  Expertise: all decisions requiring a particular skill are made by persons possessing that skill  Responsibility: purpose of vertical specialization is to assure legislative control over the administrator Modes of organizational influence Two categories in which decisions made by the organization hierarchy affect the activities of operative employees: 1. Establishing habits, attitudes and a state of mind to reach convenient decisions: inculcate loyalty and concern with efficiency 2. Imposing the decisions reached elsewhere in the organization

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Authority: a subordinate accepts authority when he permits his behavior to be guided by the decision of a superior. When exercising authority, the supervisor should seek the subordinates acquiesce but in practice it is usually necessary to persuade and convince him. The magnitude of acceptance depends on the sanctions: The structure of the organization is related to disciplining the personnel Formal lines of authority are supplemented by informal authority Authority can operate upward and sidewise as well

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Organizational loyalties: lead to evaluation of the alternatives in terms of the consequences for the group. Objectives of the organization are major valuepremise of the administrator’s decisions. Leads to some difficulties: conflicts of interests. Members identify with the bureau instead of the whole organization.

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Criterion of efficiency: major organizational influence over the decisions of the members of any administrative agency

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Advise and information: in order to transmit advice from a point of the organization to another it is vital to transmit the information through the adequate lines of communication

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Training: prepares the member reach satisfactory decisions himself. Alternatives to the exercise of authority or advise. Mutual relation between the training and the range of discretion to make decisions. Provides a frame of reference for his thinking, approved solutions, values in terms of which decisions are to be made

The equilibrium of the organization Relation between the personal motivations of the individual and the organization objectives. Existence of entrepreneurs, customers and employees gives behavior in administrative organizations CHAPTER 5: PSYCHOLOGY OF ADMINISTRATIVE DECISIONS It is impossible for the behavior of a single, isolated individual to reach any high degree of rationality. Behavior is adaptive only within the limits of some given premises One function of the organization is to place the organizational members in a psychological environment that will adapt their decisions to the organization objectives and provide them with the information needed to make decisions The limits of rationality 

Incompleteness of knowledge: Requires a complete knowledge and anticipation of the consequences of each choice which is unattainable. Brings about a practical problem of administration: bring the relevant knowledge at the point where decision is made. Solution: assuming that the individual can be isolated with a limited number of variables and a limited range of consequences.

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Difficulties of anticipation: Values can only be imperfectly anticipated, it is very difficult for the individual to give the consequences the same weight in anticipation that they would have in experience.

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The scope of behavior possibilities: Only very few of the possible alternatives comes to mind in reality.

Purposive behavior in the individual Characteristics of the psychological process of choice:

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Docility: the individual adjusts its movements in order to achieve the desired purpose. Stages of exploration and adaptation. Human learns through: previous experiences, communication and theoretical prediction of consequences Memory: makes knowledge available when the next problem is encountered. Can be natural or artificial. Human rationality relies upon psychological and artificial devices that make the store of memory accessible. Habit: withdraws repetitive situations from the area of conscious thought. Permits similar stimuli or situations to be met with similar responses or reactions

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Papel de los estímulos positivos La distinción entre el modelo de comportamiento de estimulo-respuesta y el modelo de duda-elección proporciona la clave de los papeles respectivos de lo noracional y lo racional en el modelo completo de comportamiento. Un estimulo, externo o interno, dirige la atención hacia determinados aspectos de la situación, con exclusión de los aspectos competitivos que pudieran torcer la elección en distinta dirección. Tolman nos habla de “reacción selectiva a estímulos”. La atención, pues, se dirige a la serie de elementos que entran en la conciencia en cualquier momento dado. Se diría que en el comportamiento real, distinto del comportamiento racional, inician la decisión los estímulos que encauzan la atención hacia direcciones concretas y que la respuesta a los estímulos es en parte razonada, pero en gran parte habitual. No solo determinan los estímulos las decisiones que el administrativo tomara probablemente, sino que ejercen también una influencia considerable sobre la conclusión a que llega. Una razón importante para ello es que el mismo estimulo que inicia la decisión dirige también la atención hacia determinados aspectos de la situación, con exclusión de otros. Determinantes del medio ambiente psicológico Ahora hablaremos de cómo se originan los estímulos que son instrumentos de la iniciación del proceso decisorio. Pueden distinguirse dos series principales de mecanismos: · Los que hacen que el comportamiento persista en una dirección determinada una vez que ha sido puesto en esa dirección. · Los que inician el comportamiento en una dirección determinada. Los primeros son, en su mayor parte – aunque no por entero – internos. Los segundos son, en gran parte, exteriores al individuo. Los mecanismos de persistencia del comportamiento Con mucha frecuencia, la actividad determina “costes realizados” de una clase u otra que hacen ventajosa la persistencia en la misma dirección. Otra razón para la persistencia es que la actividad misma crea estímulos que dirigen la atención hacia su continuidad y perfección. Un tercer factor que favorece la persistencia y que está estrechamente relacionado con los “costos realizados” es el que pudiéramos titular costes “de preparación” Integración del comportamiento El proceso comprende tres etapas principales 1. El individuo (o la organización) toma amplias decisiones relativas a los valores a los que va a dedicar sus actividades, a los métodos general que va a emplear para alcanzar esos valores y a los conocimientos, habilidades e información que necesitara. La actividad decisoria que acabamos de describir podría llamarse planificación esencia. 2. El individuo diseña y establece los mecanismos que dirigirán su atención, canalizaran la información y los conocimientos, etc. Esta actividad decisoria puede

llamarse planificación de procedimiento 3. El individuo ejecuta el plan a través de decisiones y actividades diarias En realidad, el proceso entraña no precisamente tres etapas, sino toda una jerarquía de ellas, y las decisiones de un nivel dado de generalidad proporcionan el medio ambiente para las decisiones más concretas en el próximo nivel inferior. Tipos de decisiones generales Una decisión puede influir en el futuro solo de dos maneras 1. El comportamiento presente, determinado por esta decisión, puede limitar las posibilidades futuras. 2. Las decisiones futuras pueden ser guiadas, en mayor o menor grado, por la decisión presente. Cuando el problema ha sido planteado y se ha llegado a una solución, hemos tomado una decisión que nos servirá de guía en todas las demás decisiones sobre este tema. Esto puede hacerse seleccionando · Determinados valores como criterios para decisiones posteriores · Determinados conocimientos empíricos relacionados con las decisiones posteriores · Determinadas alternativas de comportamiento que sean las únicas que necesitan ser estudiadas en posteriores elecciones. El proceso planificador Los procesos psicológicos comprendidos en la planificación consisten en seleccionar criterios generales de elección y luego particularizarlos, aplicándolos a situaciones específicas. El procedimiento planificador es una transacción por la que únicamente las alternativas más “plausibles” son elaboradas en detalle. La función de la organización social Las influencias de la organización sobre el individuo pertenecen a dos clases principales 1. Las organizaciones e instituciones permiten que cada individuo del grupo forme solidas expectativas en cuanto al comportamiento de los demás miembros en determinadas condiciones 2. Las organizaciones e instituciones proporcionan los estímulos generales y las directrices de la atención que canalizan los comportamientos de los miembros del grupo, y ofrecen a esos miembros los objetivos intermedios que estimulen la acción. Mecanismos de influencia organizativa 1. La organización divide el trabajo entre sus miembros. Dando a cumplir a cada uno una tarea determinada dirige y limita su atención a esta tarea. 2. La organización establece practicas-tipo (rutinas) 3. La organización transmite las decisiones hacia abajo (y lateralmente e, incluso, hacia arriba) a través de sus filas, estableciendo sistemas de autoridad y de influencia. 4. La organización proporciona canales de comunicación que corren en todas las direcciones y a través de los cuales fluyen la información para la toma de

decisiones. 5. La organización entrena y adoctrina a sus miembros. El proceso de coordinación Como hemos expuestos, la eficacia de un individuo en la realización de sus finalidades, en cualquier situación social, dependerá no solo de su propia actividad, sino también de cómo esa actividad se relaciona con lo que están haciendo los demás individuos. Auto-coordinación: en las situaciones más sencillas, el individuo participante puede coordinar sus actividades con las actividades de los demás a través de la simple observación de lo que ellos hacen. Todas esas situaciones en que es posible la auto-coordinación, requieren que el individuo pueda observar los comportamientos de los miembros de la organización y ajustar el suyo a los de ellos. Donde no es posible esta observación directa – como en la mayoría de las situaciones de alguna complejidad –, la organización misma debe proporcionar la coordinación. Cuando la elección tiene lugar en una situación de grupo, las consecuencias de una vía de acción llegan a depender no solo de la elección del individuo de una alternativa determinada, sino también de las elecciones de los demás miembros del grupo. El llegar al “mejor” resultado implica que cada miembro del grupo conoce su lugar dentro del esquema y que está preparado a realizar su tarea con los demás. Pero tal coordinación es difícilmente posible, a menos que las intenciones de cada miembro del grupo puedan ser comunicadas a los demás. Así pues, la comunicación es esencial en las formas más complejas de comportamiento cooperativo. El proceso de coordinación, en estas situaciones más complicadas, consta por lo menos de tres etapas · El desarrollo de un plan de comportamiento para todos los miembros del grupo · La comunicación a cada miembro, de las partes importantes de este plan · La buena disposición de todos los miembros individuales para permitir que sus comportamientos sean dirigidos por el plan. La coordinación del grupo es posible en muchos casos en que los distintos individuos tienen ideas diferentes acerca del “optimo”. Es necesario únicamente que estén de acuerdo en encontrar un plan preferible a cualquier otra alternativa que estuviere abierta para ellos como individuos si no cooperasen. Comunicación – las decisiones generales de la organización pueden controlar el comportamiento del individuo únicamente por medio de los mecanismos psicológicos que aplican los valores y los conocimientos a cada decisión individual en el momento en que esta se toma. Hay en el comportamiento de grupo una necesidad similar de comunicar el plan del grupo a los individuos que han de realizarlo. Aceptación del plan - el paso final en la coordinación es que cada uno de los miembros de la organización acepte su parte en el plan del grupo....