Aprender a redactar documentos empresariales 2 cap PDF

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Aprender!a!redactar!documentos!empresariales! ! Quedan!rigurosamente!prohibidas,!sin!la!autorización!escrita!de!los! titulares!del!copyriht,!bajo!las!sanciones!establecidas!en!las!leyes,!la! reproducción!total!o!parcial!de!esta!obra!por!cualquier!medio!o! procedimiento,!comprendidos!la!reproducción!total!o!parcial!de!esta! obra!por!cualquier!medio!o!procedimiento,!comprendidos!la! reprografía!y!el!tratamiento!informático,!y!la!distribución!de! ejemplares!de!ella!mediante!alquiler!o!préstamo!públicos.!! ©2002!Ediciones!Paidós!Ibérica,!S.A.! Mariano!Cubí,!92L08021!Barcelona! Y!Editorial!Paidós!SAICF,! Defensa,!599LBuenos!Aires! http://www.paidos.com! ISBN:!84L493L1209L4! Depósito!legal:!BL47.114/2002! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

Aprender a redactar documentos empresariales!! 1! Material protegido por derechos de autor

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ÍNDICE! Introducción! ! !Escribir!en!la!empresa!! ! ! !¿Se!!puede!aprender!a!escribir?! ¿Qué!!se!propone!este!libro?! !¿Qué!contiene!este!libro?! ! 1.!Informes,!proyectos!!y!memorias:!una!definición!! ¿Qué!son?! ¿Cuándo!conviene!!redactarlos?! La!opinión!de!los!lectores! ! 2.!Analizar!la!situación! El!!escrito:!decida!su!!finalidad! El!lector:!póngase!!en!!su!lugar! El!autor:!decida!su!!papel! ! 3.!Recoger!!la!información!! Fuentes!de!!información! Documentación! Información!de!!primera!mano:!observación,!entrevistas!y!encuestas!! ! 4.!Redactar!el!primer!borrador! Estrategias!de!escritura! Ordenar!la!información! Construir!párrafos! ! 5.!!El!!estilo!eficaz! La!frase!eficaz! La!precisión!en!el!lenguaje!! ! 6.!Redactar!informes! !!!!!¿Qué!!es!un!informe?! Aprender a redactar documentos empresariales!! 2! Material protegido por derechos de autor

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Tipos!de!!informes! Estructura!!básica!del!informe! Plan!de!trabajo!para!redactar!un!informe! Informe!técnico! Informe!propuesta! ! 7.!Redactar!proyectos! ¿Qué!es!un!proyecto?! Tipos!!de!proyectos! Estructura!básica!del!proyecto! Plan!de!trabajo!para!redactar!un!proyecto! ! 8.!Redactar!memorias! ¿Qué!es!una!memoria?! Tipos!de!!memorias! Estructura!!básica!de!la!!memoria! Plan!de!trabajo!para!redactar!una!memoria! ! 9. Utilizar!recursos!!visuales! ! 10. Revisar!la!redacción! ! Bibliografía!

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Introducción Escribir en la empresa En la empresa actual, la información es la base para tomar cualquier decisión. Reformar un local, adquirir una nueva máquina, aprobar un plan de formación, introducir cambios en el proceso de producción... Estas y otras decisiones se fundamentan en la información que proporcionan los documentos escritos diseñados para tal fin: los informes, los proyectos y las memorias. Lo cierto es que muchas de las actuaciones de una organización se relacionan estrechamente con estos documentos.

En primer lugar, un documento bien redactado confiere credibilidad a la idea que expone. Un informe bien planteado o una memoria exhaustiva pueden jugar un papel clave en la aceptación de una idea. Quizás usted tenga una idea que considere brillante, pero para convencer a los demás de que es factible y oportuna necesitará exponerla por escrito. Si plantea esta idea en el transcurso de una reunión, es probable que su jefe le diga: “No lo veo claro... ¿Por qué no me lo propone por escrito?” Sin duda, la exposición escrita de las ideas exige más precisión y rigor que la oral. En situaciones complejas, sólo la escritura permite obtener una visión global de un determinado asunto, sin perder de vista ningún aspecto.

Además, sólo la escritura permite almacenar la información.”Las palabras se las lleva el viento”, reza un refrán que usted habrá oído mil veces. El saber popular ya advierte sobre el carácter fugaz del habla. Desde hace miles de años hasta nuestros días, trasladar las ideas al papel sigue siendo la manera más eficaz de conservar la información1. De hecho, la escritura aparece en la antigua !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! !!!!!!!!!!!!!!!!!!!! ! 1

! La! invención! de! la! escritura,! el! más! avance! tecnológico! más! trascendental,! sucedió! en! Mesopotamia!en!el!año!3300!A.C.!(Ong,!1982)! Aprender a redactar documentos empresariales!! 4!

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Mesopotamia con fines contables: registrar el tránsito comercial entre las ciudades. A diferencia de lo que ocurre en la comunicación oral, el texto escrito puede ser almacenado, modificado, revisado o releído. Por lo tanto, disponer de documentos claros y precisos es imprescindible para la gestión empresarial.

Lo más probable es que, en el transcurso de su actividad profesional, usted deba enfrentarse al reto de presentar un informe, un proyecto o una memoria. En este caso, puede que su éxito profesional dependa en gran parte de su habilidad para redactar, es decir, de su capacidad para seleccionar datos y exponerlos por escrito. Este libro pretende acompañarle durante todo el proceso de elaboración de su documento: desde la generación de la idea hasta su presentación final.

¿Se puede aprender a escribir? Algunas personas albergan ideas erróneas sobre la facilidad de escribir. Creen que escribir bien es un don, algo que se sabe o no se sabe hacer, una aptitud innata que algunos privilegiados poseen y otros no. Para las personas que piensan así tenemos dos noticias. Empezaremos por la buena: a escribir se aprende. A diferencia de lo que ocurre con el habla, la escritura no es una habilidad que se adquiera de manera natural. Al contrario, escribir textos coherentes, informativos y claros requiere un aprendizaje parecido al de cocinar un plato, tocar un instrumento o pintar un cuadro. Esta era la mala noticia: no confíe en las musas.

En realidad, incluso los mejores escritores reconocen que corrigen mucho sus textos. Abundan las anécdotas sobre el tiempo que los escritores famosos tardaban en escribir sus obras. Es bien conocida la lentitud de Gustave Flaubert. Según cuenta en su correspondencia, el autor de Madame Bovary podía emplear una tarde entera en construir una frase. Por su parte, el escritor catalán Quim Monzó, en una entrevista aparecida en El País (8.02.2001), declara acerca del trabajo de escribir: "...de espontáneo, esto no Aprender a redactar documentos empresariales!! 5! Material protegido por derechos de autor

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tiene nada, precisamente porque el trabajo consiste en hacer que se entienda lo ininteligible”.

Lo cierto es que los hábitos de escritura y las técnicas compositivas sólo se adquieren después de analizar modelos, emborronar muchos papeles y ser crítico con los propios escritos. Desde luego, se trata de un plan de trabajo exigente. Requiere dedicar tiempo y esfuerzos a la tarea. Pero, tal como ocurre en los deportes, después de practicar la escritura durante un tiempo, comprobará que las horas que invirtió redundan en su provecho. Esta frase del filósofo y político inglés Francis Bacon (1561-1620), da cuenta de los beneficios que comporta practicar la escritura: "La lectura hace al hombre completo, la conversación lo hace ágil, escribir lo hace preciso."

¿Qué nos proponemos? Este libro es una guía práctica que contiene una síntesis de los conocimientos y las técnicas necesarias para redactar documentos funcionales eficaces. A lo largo de estas páginas, se reproducirá el camino lógico que lleva desde el encargo de la redacción hasta los últimos retoques. Así mismo, se tratan los conocimientos técnicos precisos para elaborar informes, proyectos y memorias.

Los autores persiguen la participación del lector con propuestas e instrucciones concretas para superar cada etapa y le invitan a integrar los conocimientos en su plan personal de escritura. Tanto el método de trabajo como los materiales de apoyo proceden de los talleres de redacción que los autores imparten en ámbitos universitarios, empresariales y académicos.

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¿Qué contiene este libro?  Instrucciones para superar cada etapa del proceso de redacción  Orientaciones concretas sobre estructura y formato de los tres documentos  Modelos y ejemplos de informes, proyectos y memorias  Propuestas de redacción  Fraseología adecuada para cada tipo de documento  Ejercicios integrados por textos procedentes del ámbito empresarial o administrativo Este libro se divide en tres partes. La primera expone orientaciones de redacción comunes a los tres documentos. Consta de cinco capítulos que se corresponden con las diferentes etapas del proceso de redacción: analizar de la situación, recoger la información y ordenarla, diseñar recursos gráficos y redactar el primer borrador. La segunda parte consta de tres capítulos dedicados a cada documento en concreto. La tercera parte se dedica a los recursos visuales y a la revisión final. En el capítulo 2 describimos brevemente la función que desempeña cada uno de los documentos en relación a momentos diferentes de la gestión directiva. Enumeramos algunas de las cualidades que debe reunir un escrito para ser aceptado por sus lectores, a la vez que le invitamos a familiarizarse con conceptos como coherencia, legibilidad, objetividad, etc. En el capítulo 3 analizamos los factores clave de la redacción eficaz: objetivo, audiencia y autor. Le proporcionamos un instrumento de análisis que le permitirá concretar su propósito y adaptar el documento a su lector. También encontrará algunas consideraciones sobre la autoría y la introducción del pronombre de primera persona para expresar las propias opiniones. En el capítulo 4 nos ocupamos de las técnicas de recogida de datos. Presentamos diversos instrumentos útiles para recoger información, como la observación, la encuesta, etc. En el capítulo 5 nos proponemos redactar el primer borrador. Para ello, sugerimos un plan de trabajo y le mostramos tres modelos Aprender a redactar documentos empresariales!! 7! Material protegido por derechos de autor

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diferentes para organizar la información según su propósito. Además, le invitamos a dar forma a la escritura construyendo los primeros párrafos del escrito. En el capítulo 6 nos adentramos en la tarea de conseguir un estilo eficaz, es decir, una prosa que permita asegurar que el lector comprende el sentido de lo que se ha escrito. Examinamos las características de la frase eficaz y nos ocupamos de cómo se consigue una sintaxis clara y un léxico preciso. En los capítulos 7, 8 y 9 nos centramos en la redacción de informes, proyectos y memorias. Presentamos la estructura básica de los documentos y algunos modelos concretos. Describimos, también, cada una de las partes de qué consta y ofrecemos fraseología útil para redactarlos. Cada documento se acompaña de un plan de trabajo detallado. En el capítulo 10 nos dedicamos a los recursos gráficos: sus posibilidades y las ventajas que supone utilizarlos para ilustrar los datos más llamativos de un informe o una memoria. En el capítulo 11 le proporcionamos un instrumento útil para valorar la calidad de su escrito: la guía de revisión del escrito.

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Capítulo 1 Informes, proyectos y memorias: una definición !

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¿Qué son?

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Los informes, proyectos y memorias son tres documentos básicos de la actividad económica y administrativa. Desempeñan una función fundamental en la gestión de las organizaciones: aportar información al proceso de toma de decisiones.



El informe es un documento que recoge información, la analiza y propone soluciones para orientar una actuación.



El proyecto es un documento que describe y planifica las tareas y acciones que llevarán a conseguir un objetivo, ya sea crear una empresa, ofrecer un nuevo servicio o llevar a cabo una idea.



La memoria es un documento que expone la relación de actividades, gastos, etc. realizados por un organismo en un determinado periodo de tiempo. Las memorias siempre se elaboran una vez acabado el período, es decir, a posteriori.

¿Cuándo conviene redactarlos? Los informes, proyectos y memorias son instrumentos que sirven para: 

Almacenar la información



Explicitarla y disponerla en una estructura lógica



Ponerla al alcance de todos los miembros de la organización

Responden a necesidades concretas de la organización. A continuación, enumeramos algunas de estas necesidades y las relacionamos con el documento apropiado.

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¿En qué se parecen? Aunque son documentos diferentes (ver cuadro), presentan características comunes que permiten tratar su redacción de manera conjunta:  Suelen ser escritos de “larga duración”, es decir, su contenido se mantiene vigente durante meses e incluso años.  Requieren una escritura reflexiva y analítica. No se limitan a constatar hechos, sino que analizan información y proponen soluciones.  Presentan los datos de manera elaborada, con el fin de que la dirección o una unidad de la organización puedan acceder a ellos cuando sea necesario.  Son documentos estructurados, es decir, las partes se ordenan siguiendo un orden preciso.  Requieren un estilo conciso pero exhaustivo. No basta con presentar una lista de frases desconectadas.  Utilizan recursos visuales, como gráficos y tablas, para representar gráficamente los datos.

DIFERENCIAS PRINCIPALES PROYECTO

Etapa de Gestión

Objetivo

INFORME

Inicio de la actividad

Inicio

Planificar las tareas

Puesta en práctica

Planificar las tareas

Recoge información

para conseguir un fin

Analiza un Tema

MEMORIA Balance

Evalúa una actuación

Propone soluciones

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La opinión de los lectores “Este informe carece de estructura” “Faltan datos” “La representación gráfica de los datos no es clara” “No consigo entender la idea principal” “Demasiado telegráfico. Por favor, explíquese un poco más.” “¡Esto no es lo que le pedí!”

¿Quién no ha tenido alguna vez que soportar críticas parecidas a estas? En muchos casos, los documentos no consiguen superar el primer obstáculo: dejarse leer. Una vez rechazado el trabajo, poco importa ya si la idea inicial era interesante y oportuna... En todo caso, no lo parecía. Sin duda, los comentarios de su lector le aportarán información sobre aspectos a mejorar en su escrito. Al fin y al cabo, su jefe, sus clientes, sus compañeros de trabajo, son los únicos autorizados para juzgar la validez de un escrito, sus verdaderos árbitros.

Pero, ¿cómo debe ser un documento para conseguir la aceptación de sus lectores?¿qué factores determinan el éxito del escrito? ¿qué aspectos de mi escrito debo revisar?. En este apartado nos ocuparemos de las condiciones que debe reunir un escrito para ser leído con facilidad:  Estructura  Legibilidad  Objetividad  Autosuficiencia

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ESTRUCTURA Una receta de cocina, una noticia de prensa, un cuento... Cada uno de estos textos presenta una estructura determinada que podemos identificar fácilmente. Por ejemplo, al leer una receta de cocina, nos resulta fácil localizar los ingredientes que necesitaremos para cocinar el plato. Nuestra experiencia como lectores nos ha enseñado que esta información suele aparecer en la parte superior del escrito, antes de las instrucciones para cocinar el plato. De manera parecida, identificamos la información más relevante de una noticia de prensa en el titular o leemos un cuento hasta el final para conocer el desenlace.

En efecto, la comprensión de los escritos se apoya mucho en la costumbre. Cada tipo de comunicación cuenta con unos esquemas consolidados y conocidos por el lector. ¿Se imagina una receta de cocina redactada como una noticia de prensa? Después de la sorpresa inicial, el lector difícilmente podría acceder a la información. La estructura de un escrito debe guiar los pasos del lector y en ningún caso confundirle.

La estructura asegura que el escrito cumple su función, sea dar instrucciones para preparar un plato, informar de un hecho o relatar una historia. En el texto estructurado hay un objetivo y la estructura es el plan para conseguirlo.

Un escrito está bien estructurado cuando...

 presenta pocas ideas, pero bien desarrolladas  la estructura "salta a la vista"  la información avanza de manera lógica  respeta las convenciones del género respecto a forma y contenido  permite diferentes ritmos de lectura Aprender a redactar documentos empresariales!! 13! Material protegido por derechos de autor

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 facilita varios puntos de acceso a la lectura (índice, sumario, epígrafes...)

Un escrito está mal estructurado cuando...  no se diferencian las partes del texto  resulta difícil seguir el hilo, hay saltos y discontinuidad en la información  no respeta convenciones de forma  no permite otro ritmo de lectura que el lineal  no incorpora puntos diferentes de acceso a la lectura

LEGIBILIDAD Es decir, aptitud de un texto de ser leído, entendido y recordado. Un texto se aprecia cuando entenderlo exige poco esfuerzo. El desafío consiste en recoger y seleccionar la información necesaria, organizarla y presentarla de manera que el lector pueda acceder a ella con facilidad. Para obtener escritos legibles, hay una norma básica: colocarse en el lugar de su lector.

OBJETIVIDAD Los escritos de gestión proporcionan datos y argumentos procedentes de la realidad, es decir, información objetiva. A diferencia lo que sucede en la literatura, el autor de un escrito organizacional no transmite sentimientos ni emociones, sino apreciaciones basadas en datos fiables. Si pretende resultar convincente en sus argumentaciones, debe evitar los juicios de valor y las afirmaciones gratuitas.

AUTOSUFICIENCIA El texto debe “explicarse” por si sólo y proporcionar al lector la información suficiente para descifrarlo. Esta es una de las diferencias entre la exposición oral y la escrita. Por ejemplo, Aprender a redactar documentos empresariales!! 14! Material protegido por derechos de autor

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durante la presentación oral de un proyecto, un ponente hábil es capaz de captar las reacciones de los asistentes. Puede darse cuenta, por ejemplo, de que el auditorio no es experto en el tema y requiere informaciones previas para seguir el hilo del discurso. Si lo considera conveniente, el ponente puede rectificar y ampliar la información o cambiar el rumbo de la exposición.

Esto no es posible en la exposición escrita. Lo más probable es que, cuando su lector se disponga a leer, usted no se encuentre cerca para aclararle dudas. El escrito debe anticiparse a las necesidades del lector y facilitar la comprensión de las ideas complejas.

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Capítulo 2 Analizar la situación !

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! !Las!páginas!que!siguen!no!se!muestran!en!esta!vista!previa.! ! !

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El lector: póngase ...