Redacción de Documentos Administrativos(aprendiendo a redactar) PDF

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Redacción de Documentos Administrativos. oficios, memorándum, cartas....

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE UCAYALI FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD CARRERA PROFESIONAL DE PSICOLOGIA “Año de la universalización de la salud”

DOCENTE: GREASSE LUZ BASILIO

TEMA: REDACCION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: Actas memoriales e informes

CURSO: COMUNICACIÓN-

CICLO: I

INTERGRANTES: 1. LEONCIO MANUEL BLANCAS LOPEZ 2. KEYLA SALLO SOLIS 3. MARIA CLAUDIA SANTIAGO 4. LAURA MARINA TRAUCO ARIMUYA 5. DIANA KAROLINA GUTIERREZ SARAVIA

DEDICATORIA

Agradecimiento especial ante todo a Dios por permitirnos realizar este trabajo y estudiar esta linda carrera, también agradecer a nuestros padres por su constante apoyo, este humilde trabajo va dedicado para ellos.

pág. 2

CONTENIDO DEDICATORIA...................................................................................................................2 INTRODUCCION...............................................................................................................4 1.

2.

3.

4.

LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS Y SU HISTORIA....................................................5 1.1.

CONCEPTO........................................................................................................5

1.2.

TIPOS DE REDACCIÓN.......................................................................................6

1.3.

HISTORIA...........................................................................................................7

1.4.

¿QUÉ SON LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS?.........................................8

1.5.

CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO..................................9

1.6.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS............................12

ACTA ADMINISTRATIVA...........................................................................................16 2.2.

TIPOS DE ACTAS ADMINISTRATIVAS................................................................16

2.4.

OBJETIVOS DE UN ACTA ADMINISTRATIVA......................................................18

MEMORIAL.............................................................................................................19 3.1.

DEFINICION.....................................................................................................19

3.2.

PARTES DEL MEMORIAL..................................................................................19

INFORMES..............................................................................................................23 4.1.

DEFINICIÓN.....................................................................................................23

4.2.

CARACTERÍSTICAS DE UN INFORME................................................................23

4.4.

PARTES DE UN INFORME.................................................................................25

4.5.

ETAPAS DE CONFECCIÓN DE UN INFORME.....................................................25

CONCLUSIONES..............................................................................................................27 Bibliografía.....................................................................................................................28 ANEXOS.........................................................................................................................29

pág. 3

INTRODUCCION En este trabajo en colaboración de mis compañeros, vamos hablar sobre la redacción de documentos, su historia; enfocándonos en dos documentos principalmente: Las actas memoriales y los informes, sus objetivos y como intervienen en la comunicación que se da entre entidades estatales y empresas privadas. pág. 4

pág. 5

1.

LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS Y SU HISTORIA

1.1. CONCEPTO

“La redacción es una forma de edición en la que se combinan diferentes fuentes”[ CITATION Wik20 \l 10250 ] y se modifican para crear un solo documento; a menudo se utiliza el método de redacción para la recopilación de datos sobre un tema en particular, obteniendo al final un trabajo definitivo y coherente.

En algunas ocasiones las personas que realizan una redacción agregan elementos propios, pueden hacerlo para ajustar las conclusiones del texto, la opinión del redactor, agregar una historia marco, o agregar elementos puente para integrar historias dispares. Algunas veces los textos se entrelazan, cuando se discuten detalles que se encuentran relacionados, esto es común cuando en las fuentes, el redactor encuentra varias definiciones sobre el mismo tema y a menudo se hacen modificaciones para que los textos parezcan concordar. Los procesos de redacción están presentes en obras literarias, estudios bíblicos y otras disciplinas. Conociendo el significado de redacción, daremos paso al siguiente concepto, ¿qué es un documento?; pues bien, un documento es el argumento físico de una actividad realizada por individuos, instituciones, etc.

La correcta redacción de un documento requiere que el redactor, conozca el tema a tratar a cabalidad, un íntegro manejo del lenguaje, y el dominio natural de la materia de la cual se hablará. Desde lo comercial, lo académico, jurídico o legal, administrativo y didáctico, la redacción de documentos debe ser clara y precisa; comprendida por las personas a las que va dirigida, pero también por las que son ajenas a ella.

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1.2.

TIPOS DE REDACCIÓN

 Redacción académica

: Es característica del ámbito académico, se

suele utilizar en la primaria, la secundaria, universidad y revistas especializadas. Este tipo de obras tienen requisitos que deben ser cumplidos, tener escritura científica, el lenguaje debe ser formal, ser objetivos y que se tengan bases sobre investigaciones anteriores. Además, obedecen a otras normativas como por ejemplo la normas APA. Algunos ejemplos de redacción académica son las monografías, tesis y textos científicos.  Redacción literaria

:

Su

principal

objetivo

es

“lograr

una

expresión artística por medio del lenguaje escrito, creando una obra literaria”[ CITATION Lóp19 \l 10250 ] este tipo de redacción debe hacer sentir la voz del autor y lo que desea expresar. Es subjetiva y plasma los rasgos de quien la escribe, como la cultura, sensibilidad, imaginación y sentimientos; se tiene amplia libertad al momento de crear, consta de tres etapas como son la invención, la disposición y la elocuencia, el lenguaje depende solo del escritor. Algunos ejemplos son las obras literarias, los poemas, cuentos, novelas, poesías, entre otros.  Redacción comercial

: Es el tipo de redacción que permite la

promoción de productos y marcas, con la finalidad de obtener ganancias; lo importante es evolucionar con el mundo para que los objetivos de la empresa se cumplan.  Redacción periodística : Es un género literario y un tipo de redacción, los periodistas son los emisores de un mensaje impersonal que refleja una parte de la realidad y la población actúa como receptor del mensaje.

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 Redacción jurídica

: Tiene un lenguaje extremo formal, es

empleado por cualquier organización que escriba sobre el derecho y las leyes, como, por ejemplo: Abogados, diputados, jueces, legisladores, entre otros.  Redacción informal

: Es utilizada cuando se emite un mensaje sin

estructura y de forma cotidiana, como cuando usamos Facebook o WhatsApp. 1.3. HISTORIA

La historia de la humanidad tiene cientos de datos interesante y uno de ellos es el origen de los documentos, ¿cómo y cuándo se dio importancia a dejar un legado que permitiera transmitir conocimientos y que estos no se perdieran en el tiempo, como una hoja seca?

Los seres humanos crearon herramientas y estrategias para poder cazar los animales de su entorno, ya que no podían con su fuerza corporal enfrentar a ningún animal. Esto les permitió subsistir, pero surgió un nuevo problema, los conocimientos tecnológicos obtenidos, no los podían transmitir, ni los podían dejar guardados en ningún lugar; el conocimiento se iba perdiendo, como cuando se dice que las palabras se las lleva el viento. Ese problema era “un problema de información”, necesitaban asegurar sus conocimientos para que los pudieran utilizar cuando los necesitasen ellos mismos o las nuevas generaciones. Así que utilizaron herramientas para pintar con sangre de animales o con sábila de plantas, todos sus conocimientos adquiridos sobre grandes piedras.

Se puede decir que éstos fueron los primeros documentos creados por el hombre. Al transcurrir el tiempo, el ser humano fue inventando nuevas

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herramientas para crear documentos con la intención de asegurar la información de los conocimientos que iba adquiriendo.

Esas herramientas eran la tinta y el papel. Después inventó la máquina de escribir y los documentos fueron cambiando de aspecto. Con la invención del computador como la herramienta más importante para la manipulación de la información, se comenzó a trabajar con documentos digitales. Pasaron los documentos de estar plasmados en las piedras, de ser escritos a mano con tinta y papel, de ser elaborados con una máquina de escribir, a ser documentos virtuales. 1.4. ¿QUÉ SON LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS? Desde un punto de vista general, se define el documento como “La combinación de un soporte y la información registrada en él, que se puede utilizar como prueba o como consulta”(Diccionario e terminología archivista, 1988).Pero de forma más específica, el Manual de documentos administrativos del Ministerio de Administraciones públicas(MAP) ofrece esta definición del documento administrativo: El documento administrativo es el soporte que contiene y en el que se materializan los actos administración pública, es decir: La forma externa de dichos actos, que se completa con una definición más jurídica. ” Tienen la consideración de documento público administrativo los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones públicas”.

Recordemos que un acto administrativo es un acto jurídico realizado por la Administración con arreglo al Derecho administrativo, que, en un sentido amplio, comprende cualquier declaración de voluntad, de deseo, de conocimiento o de juicio realizada por un sujeto de la Administración pública en el ejercicio de su potestad administrativa (Entrena cuesta [1995], Curso de Derecho Administrativo).

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Así pues, el documento registra los actos de administración y es el medio de expresión lingüística que esta utiliza para formalizar la gestión de los asuntos públicos.

De ahí derivan sus funciones principales: Constancia: Esta función esencial del documento comprende varios aspectos:  Asegurar la pervivencia y la conservación de los actos administrativos como prueba de su existencia.  Acreditar sus efectos: Los derechos y deberes de los ciudadanos y de la administración.  Atestiguar y justificar la gestión administrativa.  Garantizar el derecho de acceso al documento y su consulta.

Comunicación: Los documentos sirven de voz de la Administración para comunicar y dar a conocer sus actos tanto al ciudadano como a otros organismos públicos. 1.5.

CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Varias son las características que determinan la condición administrativa del documento, íntimamente ligadas a las del acto administrativo que contienen: 1.5.1. Emisión: Un documento es administrativo siempre que su emisor sea un órgano administrativo que actúa en el ejercicio de sus funciones y competencias. Pese a la gran trascendencia que los actos del ciudadano tienen en la actividad administrativa- sus solicitudes, alegaciones o recursos inician e impulsan los procedimientos- no pueden considerarse documentos administrativos, ya que carecen del elemento subjetivo que acabamos de definir: Ser emitidos por una autoridad pública en ejercicio de sus potestades.

pág. 10

1.5.2. Efectos: El documento siempre produce efectos jurídicos o formativos frente a terceros o en la propia organización administrativa. Quedan fuera de la condición de documentos administrativos aquellos documentos que, como resúmenes, extractos, índices o anotaciones, no estén destinados a producir efecto alguno. 1.5.3. Validez: Para que su emisión sea válida, el documento debe cumplir unos requisitos internos derivados del acto que contienen, como son la competencia para adoptarlos y su sometimiento al ordenamiento jurídico y, en especial, al Derecho administrativo. Un requisito de validez específico del documento administrativo en cuanto a tal es su formalización. Según el art.3 del Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de imagen constitucional y se regula la producción documental y material impreso de la Administración General del Estado, (en adelante, RD1465) se entiende por formalización a “la acreditación de la autenticidad de la voluntad del órgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o códigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o telemáticos. Esta definición, algo engorrosa para tratarse del real decreto cuya exposición de motivos recomienda “transparencia y claridad” en la configuración y en el contenido de los documentos, solo exige que se garantice la autenticidad del documento, así como de la voluntad de quien lo emite: Si el soporte es el papel, con la firma manuscrita; si se emplean medios electrónicos o telemáticos, con símbolos o códigos específicos (firma electrónica). La formalización es obligatoria en todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los de mero trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos; en los restantes, especialmente los de contenido pág. 11

informativo, es suficiente con que quede constancia del órgano o autor del correspondiente documento. 1.5.4. Validez y nuevas tecnologías: Hasta hace algunos años había predominado el soporte en papel, la manera de formalizar el documento, es decir, de darle autenticidad, ha sido la firma manuscrita junto con los sellos del organismo emisor. Pero la introducción de nuevas tecnologías en la Administración, ya prevista en el art. 45 de la LRJ-PAC (Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común) y desarrollada por el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la Administración General del Estado, ha venido a actualizar los requisitos de validez:  Autenticidad: Adjuntar firma electrónica.  Confidencialidad: Para el empleo de documentos basados en las nuevas tecnologías deben adoptarse medidas de seguridad para evitar que el contenido del documento pueda ser interceptado por personas ajenas a sus interesados, especialmente cuando contienen datos personales o de materias clasificadas.  Integridad: El medio utilizado no debe permitir la manipulación o alteración del acto administrativo dictado.  Disponibilidad y aplicaciones

compatibilidad: Los soportes,

informáticas

utilizadas

por

el

medios

emisor

y

y el

destinatario deben ser compatibles para permitir el acceso y la comunicación entre ambos.  Conservación de la información: Los medios utilizados deben permitir la conservación estable y futura de los documentos y su almacenamiento.

pág. 12

1.6.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Los

documentos

administrativos

pueden

clasificarse

según

la

perspectiva de estudio que se adopte. En diversos trabajos sobre el lenguaje administrativo y la redacción de documentos de la Administración, se han propuesto distintos criterios de clasificación. 1.6.1. Según los participantes en la relación administrativa: Este criterio distingue

dos

categorías

de

documentos:

Documentos

de

la

administración y documentos de los ciudadanos. Con esta base, el Manual de documentos y lenguaje administrativo publicado por la Universidad Jaime I, de Castellón, propone la siguiente división:

DOCUMENTOS

DE Cartas, declaraciones, quejas, solicitudes,

recursos, renuncias, reclamaciones… LOS CIUDADANOS DOCUMENTOS DE DIRIGIDOS AL Anuncios, bandos, LA ADMINISTRACIÓN

cartas,

CIUDADANO

oficios,

notificaciones, DIRIGIDOS

A

citaciones… LA Actas, cartas, notas

ADMINISTRACIÓN

interiores,

oficios,

informes, diligencias.

1.6.2. Según la normatividad del contenido del documento: Otra clasificación, propuesta en este caso por Castellón, Heredia. En su obra el Lenguaje administrativo, divide inicialmente los documentos de pág. 13

acuerdo con su carácter normativo o no normativo, de la que excluye los escritos ciudadanos.

Genéricos o

Son

las

dispositivos

generales que aprueban los

normas organismos

públicos, DOCUMENTOS NORMATIVOS

O

DE

Individuales

destinatario

es

colectivo. Son

aquellos

documentos

DEDECISIÓN

cuyo

que

el

van

dirigidos a ciudadanos individualmente considerados, como las resoluciones, acuerdos, etc. DOCUMENTOS NO

De constancia De juicio De transmisión

NORMATIVOS

1.6.3. Según la fase del procedimiento: Una tercera clasificación, propuesta por algunos manuales de estilo y por el Ministerio de Administraciones

Públicas

en

su

página

de

Internet

(http://administracion.gob.es/sgpro/documen/modelos.htm), divide los documentos según la fase del procedimiento en que se producen. De este modo son tres las categorías consideradas:

DOCUMENTOS

o Acuerdo de inicio de procedimiento.

DE LA FASE DE

o Requerimiento de subsanación de defectos de

INICIACIÓN

la solicitud. pág. 14

o Petición de mejora voluntaria de la solicitud. o Acuerdo de adopción de medidas provisionales. o Acuerdo de acumulación de procedimientos. DOCUMENTOS

o Acuerdo de práctica simultanea de trámites. o Acuerdo de apertura de un periodo de pruebas.

DE LA FASE DE

o Acuerdo de práctica de prueba.

INSTRUCCIÓN

o Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas. o Oficio de petición de informes. o Citación de comparecencia. o Concesión de trámite de audiencia. o Acuerdo de apertura del periodo de información pública. o Acuerdo de ampliación de plazos. o Acuerdo de tramitación de urgencia.

DOCUMENTOS DE LA FASE DE TERMINACIÓN

o Acreditación de la notificación o Resolución de caducidad por paralización del procedimiento imputable al interesado. o Resolución de caducidad de procedimientos iniciales de oficio susceptible de producir efectos desfavorables o de gravamen. o Resolución tipo. o Resolución de inadmisión. o Certificado de acto producido por silencio adminis...