BFCO.PE.PO.2.MA.6 Tratamiento de Datos Personales Banco Falabella PDF

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MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE BANCO FALABELLA S.A.

MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Código: BFCO.PE.PO.2.MA.6 Versión No: 6.0 Documento Interno

Gerencia(s) Responsable(s): Todas las Gerencias

Página: 2 de 23 Fecha publicación: 05/08/2020

Contenido 1. INTRODUCCIÓN ____________________________________________________________ 3 2. DISPOSICIONES GENERALES_________________________________________________ 3 3. OBJETIVO _________________________________________________________________ 3 4. ALCANCE __________________________________________________________________ 4 5. OBLIGATORIEDAD DE OBSERVANCIA _________________________________________ 4 6. MARCO REGULATORIO ______________________________________________________ 4 7. ÁREA ENCARGADA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ____________________ 5 8. DEFINICIONES _____________________________________________________________ 5 9. RESERVA BANCARIA ________________________________________________________ 7 10. PRINCIPIOS Y REGLAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES __________ 8 11. REGLAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ______________________ 10 12. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS ___________________________ 11 13. AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. ___________________ 11 14. OBTENCIÓN O RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES ________________________ 12 15. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ______________________________________ 12 16. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES OBTENIDOS MEDIANTE GRABACIONES DE CÁMARA DE SEGURIDAD ______________________________________ 12 17. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO.________________________________________________________ 13 18. TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN NACIONAL O INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES _________________________________________________________________ 15 19. DERECHOS Y DEBERES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ___________ 16 Los Titulares podrán ejercer ante BANCO FALABELLA los derechos establecidos en la ley, en el presente MANUAL o en la autorización otorgada, en cualquier momento._________ 16 20. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS _ 18 21. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTINUIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ANTIGUOS (ANTES DEL 27 DE JUNIO DE 2013) _______________________ 20 22. PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES _______________________________________________________________ 21 23. PERMANENCIA DE DATOS PERSONALES EN LAS BASES DE DATOS _______________ 21 24. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA MODIFICACIONES AL MANUAL. ______________ 22 25. POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN _____________________________ 22 26. ANEXOS __________________________________________________________________ 22 27. CAMBIOS RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR________________________________ 22 28. FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN _______________________________________ 23

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1. INTRODUCCIÓN El Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales de BANCO FALABELLA S.A. en adelante BANCO FALABELLA, tiene como objetivo principal implementar y dar cumplimiento a lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 , en los cuales, se estipulan los deberes en cabeza de los Responsables del Tratamiento de Datos Personales de personas naturales, entre los que se encuentra el de la adopción de un Manual interno de políticas y procedimientos, para garantizar el correcto cumplimiento de la Ley y en particular, para la atención de las consultas y reclamos realizadas por los titulares de la información. En este Manual, se encuentran los lineamientos legales bajo los cuales BANCO FALABELLA realiza el tratamiento de datos personales, la finalidad del tratamiento de los mismos, la protección de los derechos de los titulares, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante BANCO FALABELLA. 2. DISPOSICIONES GENERALES BANCO FALABELLA, establecimiento de crédito, identificado con NIT 900.047.981-8 y domicilio en Bogotá, es una entidad financiera comprometida con la protección de los Datos Personales y que, en consecuencia, busca proteger el Derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, revocar y/o suprimir la información que se almacene sobre ellas en bases de datos o archivos a los que tiene acceso en el desarrollo de sus actividades. BANCO FALABELLA dentro del desarrollo de su objeto social, recibe, transmite, transfiere y en general, trata, Datos Personales al interior y externamente, para las actividades misionales y de apoyo que desarrolla de acuerdo con sus estatutos, su objeto social y la Ley. BANCO FALABELLA está comprometido con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de datos personales y con el respeto de los derechos de los titulares de la información. Por lo anterior, adoptó el presente Manual de Tratamiento de Datos Personales, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren el tratamiento de Datos Personales, el cual será de obligatorio cumplimiento por parte de la entidad, sus administradores, empleados y funcionarios. 3. OBJETIVO Con el Manual de Tratamiento de Datos Personales, en adelante, EL MANUAL, BANCO FALABELLA establece las Políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales aplicable, y para asegurar la debida atención de consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales sobre los que BANCO FALABELLA realiza Tratamiento. Así mismo, el MANUAL tiene como finalidad dar cumplimiento a las disposiciones legales, constitucionales y jurisprudenciales concernientes al desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, revocar la autorización dada o solicitar la supresión de las informaciones que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos relativos al artículo 15 de la Constitución Política, así como, el derecho de recibir información veraz e imparcial, consagrado en el artículo 20 de la misma.

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4. ALCANCE EL MANUAL se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de BANCO FALABELLA, de personas naturales registradas en las bases de datos del Banco, relativas a Empleados, Potenciales Empleados, Accionistas, Proveedores, Potenciales Proveedores, Potenciales Clientes y Clientes, incluida toda aquella información que haya sido obtenida o recolectada con anterioridad a la Ley 1581 de 2012 y cualquier otro dato que sea susceptible de ser tratado por BANCO FALABELLA, en desarrollo de su objeto social o con ocasión de cualquier tipo de relación contractual o comercial que llegue a surgir, en virtud de sus actividades. EL MANUAL no aplicará a las siguientes Bases de Datos: a) A los datos de uso exclusivamente personal o doméstico. b) A los datos que tengan por finalidad, la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. c) A los datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia del Estado. d) A los datos de información periodística y otros contenidos editoriales. e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley Estatutaria 1266 de 2008. f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993. 5. OBLIGATORIEDAD DE OBSERVANCIA Este MANUAL es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte BANCO FALABELLA, sus administradores, empleados, proveedores y de terceros que obran en nombre de BANCO FALABELLA. Todos los empleados de BANCO FALABELLA deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. 6. MARCO REGULATORIO EL MANUAL se encuentra gobernado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”y el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos” y el artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015. A estas Políticas le serán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.

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Adicionalmente, le será aplicable la jurisprudencia de la Corte Constitucional sobre Datos Personales que sienta precedentes, y la regulación expedida por el gobierno reglamentando los preceptos legales, que se encuentren vigentes al momento en que se dé inicio al Tratamiento del Dato Personal por parte de BANCO FALABELLA, según dicha Ley sea modificada de tiempo en tiempo y dicha modificación aplique al Tratamiento realizado por BANCO FALABELLA sobre el Dato Personal. 7. ÁREA ENCARGADA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES BANCO FALABELLA velará por la protección de los Datos Personales de clientes, proveedores, empleados y terceros, a través de las siguientes personas o áreas:

•

Oficial de Protección de Datos Personales como la persona encargada del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

•

Unidad de PQR´S Jurídicos de la Gerencia Jurídica del Banco, como el área encargada de la recepción y atención de peticiones, quejas y reclamos relacionadas con Datos Personales.

Los datos de contacto del área encargada de BANCO FALABELLA son: Correo electrónico: Dirección física: Atención telefónica:

[email protected] Oficinas BANCO FALABELLA S.A. a nivel nacional. Call Center BANCO FALABELLA, en Bogotá llamando al (571)5878000 y fuera de Bogotá al 01 8000958780

8. DEFINICIONES Para la aplicación de las reglas y procedimientos establecidos en el presente MANUAL, y de acuerdo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se entenderá por: a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales. Esta autorización puede ser otorgada de manera escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización. b) Autorizado: Se refiere a BANCO FALABELLA y a todas las personas bajo la responsabilidad de BANCO FALABELLA que, por virtud de la Autorización y de las Políticas, tienen legitimidad para someter a Tratamiento los Datos Personales del Titular. c) Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

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d) Consulta: Solicitud del Titular o de las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa en las Bases de Datos. e) Dato Antiguo: Son los Datos Personales que fueron recolectados antes del 27 de junio de 2013. f) Dato Financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen. g) Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados. Los datos personales incluyen información de contacto, de identificación, de localización y geolocalización, preferencias y comportamientos de consumo, datos inferidos a partir de información observada o entregada directamente por el Titular o por terceros, información transaccional, profesional, demográfica, información sensible como datos biométricos, datos financieros y cualquier otra que permita identificar al titular. h) Dato Personal Sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, grabaciones en cámaras de seguridad entre otros). i)

Dato Personal Público: Es el Dato Personal calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

j) Dato Personal Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. k) Dato Semiprivado: Es el Dato Personal que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social.

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Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.

m) Entidades vinculadas: Son las personas jurídicas con las cuales Banco Falabella S.A. tiene

a) relaciones contractuales estratégicas o comerciales y b) aquellas en las que existe participación accionaria directa o indirecta de FALABELLA S.A. (Sociedad chilena) o alguna de sus filiales, tales como: Falabella de Colombia S.A., Agencia de Seguros Falabella LTDA, Inversiones Falabella de Colombia S.A., ABC de Servicios S.A.S., Sodimac Colombia S.A., Linio Colombia S.A.S, Makro Supermayorista S.A. y Mallplaza Servicios S.A.S, las cuales podrán ser consultadas en la página web de EL BANCO en la sección Política de Tratamiento de Datos Personales.

n) Reclamo: Solicitud del Titular o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, suprimir sus Datos Personales, revocar la autorización otorgada cuando no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. o) Responsable: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. p) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. q) Transferencia: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable y se encuentra dentro o fuera del país. r) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. s) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. t) Requisito de Procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado. 9. RESERVA BANCARIA De acuerdo con la Circular Básica Jurídica C.E. 029 de 2014 Parte I, Titulo IV, Capítulo I, numeral 6, de la Superintendencia Financiera de Colombia, la Reserva Bancaria es considerada como una de las garantías más valiosas que tienen los clientes o usuarios que transfieren a las entidades vigiladas, a título de secreto, parte o toda su información personal y su intimidad económica. Por otro lado, la Reserva Bancaria, de conformidad con el art. 7, literal i., de la Ley 1328 de 2009, se ha entendido como el deber que tienen las entidades y sus funcionarios de guardar reserva y

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discreción sobre los datos de los consumidores financieros o sobre aquellos relacionados con la situación propia de la compañía, que conozcan en desarrollo de su profesión u oficio. De acuerdo con lo anterior, para BANCO FALABELLA será objeto de Reserva Bancaria toda información de sus clientes que haya sido obtenida y/o recolectada en el desarrollo de actividades de intermediación por medio de la captación masiva de recursos del público y el ofrecimiento de créditos, junto con las demás actividades que los establecimientos de crédito están autorizados para realizar como entidades financieras sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia Financiera. Dicha información de los clientes podrá recaer sobre sus actividades, negocios, planes, etc., así como el resultado de la celebración de las operaciones entre BANCO FALABELLA y los clientes, como cuantía, destinación, modalidades de crédito, entre otros. BANCO FALABELLA, de acuerdo a lo señalado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, no compartirá ni suministrará información que sea clasificada como RESERVA BANCARIA para fines distintos a los establecidos en este MANUAL y autorizados debidamente por los titulares. . 10. PRINCIPIOS Y REGLAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES BANCO FALABELLA, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolecta, utiliza, almacena, trata, transmite y transfiere Datos Personales. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por BANCO FALABELLA, el Responsable o Encargado habilitado por este, debe dar cumplimiento a los principios y reglas establecidos en la Ley y en el presente documento, con el fin de garantizar el derecho al Habeas Data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley por parte de BANCO FALABELLA. Estos principios y reglas son: 10.1.

•

En relación con la Recolección de Datos Personales Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, el Tratamiento de los Datos Personales sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia...