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Il bilancio e la contabilità per non addetti

Sommario Contabilità e bilancio per non addetti - Parte prima ......................................................................................... 1 Premessa ....................................................................................................................................................... 1 Patrimonio e reddito ......................................................................................................................................... 2 Il bilancio: stato patrimoniale e conto economico ............................................................................................ 3 Contabilità e bilancio per non addetti - Parte seconda ..................................................................................... 5 La contabilità ................................................................................................................................................. 5 Scritture contabili - esempi ............................................................................................................................... 8 Contabilità e bilancio per non addetti - Parte terza ........................................................................................ 10 Le operazioni (registrazioni contabili) di fine anno - Bilancio per cassa e bilancio per competenza .......... 10 Aspetti finanziari e aspetti economici ......................................................................................................... 11 I criteri di valutazione – Cenni ..................................................................................................................... 12 Contabilità e bilancio per non addetti - Parte quarta ..................................................................................... 13 Il bilancio e la legge ..................................................................................................................................... 13 Il bilancio e gli aspetti fiscali ........................................................................................................................ 15 Diagramma riepilogativo ................................................................................................................................. 16

Contabilità e bilancio per non addetti - Parte prima Angelo Fiori

Premessa Avete problemi quando vi mostrano un bilancio composto da una situazione patrimoniale e da un conto economico che rappresentano la attività svolta da un negozio, una industria o anche da una ONLUS? Non siete dei tecnici della materia e forse vi sentite intimiditi. Non temete, i principi base della materia sono in fondo elementari ed impararli è abbastanza semplice anche per chi non ha una cultura in materie economiche. Nella mia lunga carriera professionale mi è capitato spesso di incontrare medici, avvocati, ingegneri molto preparati nella loro professione, i quali tuttavia erano in difficoltà di fronte ad un bilancio o più in generale a numeri organizzati e strutturati da interpretare. 1

Tenete anche presente che saper leggere e dare un significato a numeri, sotto forma di bilancio o di prospetti strutturati, ci fornisce un quadro della situazione che vale mille discorsi Ho inoltre notato, anche con ricerche su internet, che esiste una scarsità di pubblicazioni che affrontino il problema della contabilità del bilancio per non addetti, mentre esiste una vera e propria valanga di pubblicazioni che si addentrano nei vari filoni tecnici della materia, che penso facciamo scappare la voglia di addentrasi per chi è alle prime armi Vorrei spiegare, in alcune puntate, a chi non conosce la contabilità e il bilancio, i principi base della materia; cercando di evitare, se ci riesco, formule astruse o termini troppo specialistici. Ciò non significa che le complicazioni in questo ramo siano inesistenti, ci sono eccome, ma possono essere lasciate agli specialisti dell’argomento, senza impedirci di comprendere quanto ci viene sottoposto e essere in grado di fare domande di approfondimento quando necessario.

Patrimonio e reddito Dobbiamo prima di tutto dobbiamo mettere a fuoco i concetti di patrimonio e reddito, ciò ci sarà utile per comprendere i principali prospetti del bilancio. Queste due grandezze rientrano nella vita quotidiana di tutti noi e la loro comprensione è intuitiva, spendiamo comunque qualche parola di spiegazione. Il patrimonio consiste in quanto possediamo, i beni che possediamo vengono chiamati attività. Se siamo fortunati, le attività che compongono il nostro patrimonio possono essere molto varie e composte di: immobili, mobilia, autovetture, azioni, titoli dello Stato, fondi comuni d’investimento, quadri d’autore, l’attività svolta come negoziante o artigiano. Per altri le attività possono essere più modeste, magari costituite solo dalla mobilia e dalla indennità di anzianità maturata. Il patrimonio può naturalmente aumentare o diminuire: vendite acquisti, eredità, etc. Se abbiamo debiti, ad esempio un mutuo dell’appartamento di proprietà, questi vanno conteggiati in detrazione del patrimonio. I debiti vengono chiamati passività Le attività meno le passività ci forniscono il cd. Patrimonio netto. In pratica ciò di cui disponiamo, dopo avere conteggiato le passività esistenti. Se vogliamo ottenere la situazione del nostro Patrimonio netto dobbiamo fare una istantanea o un inventario ad una certa data, spesso alla fine di ciascun anno Il reddito invece è il risultato di quanto produciamo con la nostra attività. Noi otteniamo redditi e sosteniamo dei costi per ottenerli. Per chi è lavoratore dipendente il conto del reddito è semplice: i redditi sono esposti nei cedolini paga e i costi (o spese) sono usualmente solo quelli di trasporto. Per chi esercita attività professionale il conteggio è un po’ più complicato: i redditi sono dati principalmente dalle parcelle che si emettono; le spese (o costi) possono essere: l’affitto dei locali in cui viene esercitata l’attività, lo stipendio della segretaria, i costi di trasporto, i costi per aggiornamento professionale, etc. Per chi esercita un’attività imprenditoriale, ad esempio una officina di carrozziere, si avranno ugualmente redditi, dati principalmente dalle fatture che si emettono e spese date dai costi che si sostengono: affitto dei locali, materiale acquistato per le riparazioni, spese di luce e telefono, etc I ricavi che si ottengono meno i costi che si sostengono per ottenere questi ricavi, ci forniscono il cd reddito netto (che potrebbe essere una perdita se i costi superano i ricavi). La situazione reddituale viene sviluppata normalmente lungo un certo periodo di tempo: redditi netti (ricavi meno costi) ottenuti in un mese, un trimestre, un anno. Il periodo di tempo più frequentemente usato è l’anno. 2

Sicuramente ciascuno di noi effettua, più o meno saltuariamente, conteggi sia sul proprio patrimonio che sul reddito, per gli scopi più diversi: valutare la opportunità di un nuova occasione di lavoro, decidere se aprire un mutuo sull’immobile di proprietà, aiutare i figli nel matrimonio o nell’aprire una nuova attività. Ebbene questi conteggi non sono concettualmente molto diversi da quelli che fanno le aziende nel predisporre il bilancio di esercizio. Certamente i conteggi e le problematiche delle aziende sono molto più complessi, ma i principi che sono alla base sono sempre gli stessi: seguire l’andamento del patrimonio nel tempo con periodici inventari, conoscere la situazione dei redditi conseguiti in un certo intervallo di tempo. Supponiamo di essere alla fine dell’anno: conoscere l’entità del nostro patrimonio netto e l’andamento della attività dell’anno stesso come ricavi e costi ed il conseguente reddito (o perdita) netto ci fornisce preziose informazioni sulla nostra situazione economica. Possiamo infatti avere informazioni per meglio decidere se possiamo spendere di più oppure dobbiamo risparmiare, possiamo valutare una nuova opportunità di lavoro o di investimento. Cosa lega il patrimonio al reddito? L’utile o la perdita conseguita nel periodo di tempo che aumenta, o diminuisce il patrimonio. Tutto questo è intuitivo, se abbiamo redditi, aumentiamo il patrimonio, se abbiamo perdite lo diminuiamo

Il bilancio: stato patrimoniale e conto economico Il Bilancio di qualunque attività imprenditoriale (dal negozio dell’angolo alla Fiat), ma anche di una ONLUS che lavora nel campo del sociale è appunto composto da 2 prospetti: Stato patrimoniale, che fotografa la situazione del patrimonio netto (attività meno passività), ad una certa data, normalmente al 31 dicembre di ogni anno. Conto economico, che evidenzia l’andamento reddituale della gestione, attraverso ricavi e costi per arrivare all’utile o alla perdita, normalmente per il periodo dal 1 gennaio al 31 dicembre di ogni anno Volendo essere più precisi, esistono altri prospetti che indicano aspetti della realtà aziendale (prospetto delle variazioni nel patrimonio netto, rendiconto dei flussi di cassa), ma Stato patrimoniale e Conto economico sono di gran lunga i due principali, gli altri possono essere lasciati agli specialisti della materia. Evidenziamo ora un semplice bilancio di una piccola attività industriale, ad esempio un’officina meccanica Stato patrimoniale al 31-12-20XX Attività

Passività e Patrimonio netto 1.000 Debiti fornitori

115.000

Terreni e fabbricati (netto fondi amm-to)

50.000 Banche passive

22.000

Macchinari (netto fondi amm-to)

32.000 Mutui passivi

50.000

Magazzino

57.000 Debiti diversi Fondo Trattamento Fine 10.000 Rapporto (TFR)

Marchi e brevetti (netto fondi amm-to)

Titoli e partecipazioni

8.000 22.000 3

Crediti clienti

116.000 Totale passività

207.000

Banche attive

5.000 Capitale sociale

25.000

Crediti diversi

6.000 Riserve

23.000

Totale attività

267.000 Utile esercizio Patrimonio netto Totale passività e patrim. netto

12.000 60.000 267.000

Conto economico da 1-1 a 31-12-20XX Costi

Ricavi Ricavi delle vendite

Acquisti materie prime Acquisti servizi Costi del personale dipendente Ammortamenti Interessi passivi Risultato economico (Utile esercizio)

950.000

630.000 50.000 252.500 4.500 1.000 12.000

Alcune osservazioni per orientarci Lo stato patrimoniale, che abbiamo detto, è la fotografia dei beni materiali e immateriali di proprietà della officina meccanica al 31-12-20XX; esso è esposto, per convenzione, con attività a sinistra, passività e patrimonio netto a destra Il totale attività coincide con il totale passività + il patrimonio netto, cioè 267.000 I blocchi principali di cui si compone lo stato patrimoniale sono sempre attività da un lato e passività e patrimonio netto dall’altro lato. In questo caso le voci sono abbastanza semplici, potrebbero essere più complesse, ma i principali blocchi componenti sono sempre: attività, passività, patrimonio netto. All’interno di queste possono essere effettuate ulteriori suddivisioni, ma anche qui per il momento lasciamo gli approfondimenti per gli specialisti Il conto economico evidenzia i risultati dell’attività svolta dall’officina meccanica nel periodo, da 11-20XX a 31-12-20XX. Le varie voci componenti il conto economico sono date dalle transazioni effettuate per esercitare l’attività: ricavi per vendite di prodotti, pagamento stipendi, acquisto materie, etc L’unica voce che appare sia sullo stato patrimoniale che sul conto economico è l’utile dell’esercizio di 12.000. Questo utile viene analizzato sotto 2 aspetti: sullo stato patrimoniale come aumento del patrimonio, sul conto economico come risultato dell’attività svolta 4

Contabilità e bilancio per non addetti - Parte seconda La contabilità Proviamo a spiegare ora la funzione della contabilità e come questa sia lo strumento per poter seguire l’andamento sia del patrimonio che del reddito nel corso del tempo. La contabilità ci consente infatti di pervenire a fine di un periodo di tempo, normalmente l’anno, ai 2 prospetti sopra visti: stato patrimoniale e conto economico (chiamato anche conto profitti e perdite). Ciò vale, come detto per un’attività imprenditoriale, ma anche per una ONLUS che opera nel campo del sociale senza mire di lucro. Sia il patrimonio che il reddito cambiano, nel corso del tempo, in funzione di operazioni o fatti che accadono nell’impresa. Queste in gergo si chiamano transazioni. Cosa fa diventare i fatti aziendali transazioni, che poi daranno origine a registrazioni contabili? Il fatto appunto che variano il reddito o il patrimonio dell’azienda. E’ possibile che vari sia il patrimonio che il reddito ovvero solo il patrimonio o solo il reddito, ma in ogni caso deve variare almeno uno di questi due elementi per far trasformare il fatto aziendale in transazione e quindi in registrazione contabile Facciamo qualche esempio a titolo semplificativo: non diventano transazioni e non danno origine a registrazioni contabili la elaborazione e il successivo controllo di un budget di conto economico, cioè di un conto economico previsionale, la semplice previsione infatti non fa variare né reddito, né patrimonio la decisione e la stesura di una nuova campagna pubblicitaria: solamente quando perverranno le fatture dell’agenzia di pubblicità avrò dei costi e quindi una variazione del reddito una trattativa di vendita, la vendita non è ancora conclusa il reddito non aumenta ancora attraverso le vendite diventano transazioni e danno origine a registrazioni contabili l’incasso di un credito cliente, il pagamento di un debito fornitore:essi infatti diminuisco rispettivamente i crediti e i debiti, quindi il patrimonio il pagamento degli stipendi ai dipendenti fa aumentare i costi e contemporaneamente diminuire il patrimonio l’acquisto di materie prime fa aumentare i costi e quindi influisce sul reddito e quindi sul conto economico La contabilità è lo strumento che consente di seguire le transazioni, dal punto di vista numerico, le quali causano una variazione del patrimonio e/o del reddito. La contabilità fu inventata da un frate, Fra Luca Pacioli, verso la fine del 1400 e fu all’origine utilizzata per supportare l’attività dei mercanti e dei banchieri dell’epoca. E’ sistema semplice ma completo, che è rimasto nella sua struttura base sostanzialmente invariato fino ad oggi In sintesi è possibile affermare che la contabilità è composta dalle scritture (registrazioni) contabili e dai conti contabili. La scrittura contabile evidenzia come si muovono le grandezze relative alle transazioni e 5

viene riportata su un documento chiamato libro giornale, il conto è il serbatoio in cui si accumulano le grandezze relative alle scritture. I conti sono un po’ come le anagrafiche del magazzino: è importante infatti che l’accumulo delle grandezze relative alle transazioni avvenga in un sistema opportunamente classificato e raggruppato; esso può essere inoltre classificato su più livelli. L’insieme di tutti i conti si chiama piano dei conti. Se vogliamo seguire le attrezzature di ufficio è importante creare una categoria generale “attrezzature di ufficio” e quindi sottocategorie intestate a: strumenti informatici hardware, strumenti informatici software, mobili, etc. I saldi dei conti, in cui vengono riportate le registrazioni contabili, danno origine ai citati documenti che evidenziano il patrimonio (stato patrimoniale) e il reddito (conto economico). Schematizzando:

Regole di funzionamento

Fatti aziendali - Transazioni

Registrazioni (scritture) contabili Variazioni patrimonio e reddito

Libro giornale

Piano dei conti

Schede (Conti) contabili

Bilancio - Stato patrimoniale e conto economico

Vediamo quali sono le regole di funzionamento. La contabilità funziona in partita doppia, ciò significa che ogni registrazione contabile movimenta 2 (o più) grandezze, cioè due o più conti; i movimenti avvengono in dare e in avere. La contabilità permette di considerare ogni transazione sotto 2 aspetti, per questo si chiama anche contabilità in partita doppia. Per ogni registrazione contabile gli importi dare sono complessivamente uguali agli importi avere Chiariamo una volta per tutte anche i significati di dare e avere che risultano un po’ misteriosi per i non addetti ai lavori. Non sprechiamo tempo per fare ragionamenti su chi o cosa deve dare o deve avere, ma limitiamoci ad affermare che le 2 grandezze che abbiamo menzionato, il patrimonio e il reddito aumentano o diminuiscono. Pertanto aumentano o diminuiscono tutte le componenti sia del patrimonio o del reddito. Quindi aumentano o diminuiscono sia gli elementi patrimoniali: crediti, debiti, banche, magazzino, mutui passivi etc, sia gli elementi del conto economico; vendite, costi del personale, acquisti materie, etc. Questi aumenti e diminuzioni, che come abbiamo detto, avvengono attraverso i conti contabili 6

(consideriamoli come un serbatoio di accumulo), vanno situati in dare o in avere sulla base di alcune semplici regole. Dare e avere hanno pertanto la funzione di aumenti e diminuzioni, ovvero più e meno. Poiché vengono movimentate sempre 2 conti (o più di 2 conti ma sempre in 2 gruppi), questi possono riguardare: entrambe il patrimonio, entrambe il reddito , uno il reddito uno il patrimonio. Ricordiamo inoltre che in contabilità non esistono numeri negativi; pertanto se una voce funziona in dare, le diminuzioni vanno in avere. Viceversa se una voce funziona in avere, le diminuzioni vanno in dare. Di seguito alcune regole per orientarsi fra le varie categorie di conti. Ricordiamo inoltre che per convenzione, in tutti i prospetti: bilancio, conti contabili, registrazioni contabili inserite a giornale, il dare viene indicato a sinistra, l’avere a destra. Stato patrimoniale Le attività sono collocate in dare, quindi gli aumenti vanno posizionati in dare e le diminuzioni in avere. Le passività sono collocate in avere, quindi gli aumenti vanno posizionati in avere e le diminuzioni in dare. Gli elementi del patrimonio netto (capitale, riserve e utile) sono collocati in avere, quindi gli aumenti vanno posizionati in avere e le diminuzioni in dare. Conto economico Gli elementi positivi, quindi le vendite, sono collocati in avere, quindi gli aumenti (nuove vendite) vanno posizionati in avere e le diminuzioni (ad esempio i resi merce) in dare Gli elementi negativi, quindi tutti i costi (personale dipendente, acquisti materie prime, etc) sono collocati in dare, quindi gli aumenti vanno posizionati in dare e le diminuzioni in avere. Per quanto concerne le registrazioni contabili, non mi perdo qui in spiegazioni tecniche che sicuramente interessano poco ai non addetti ai lavori, ma faccio solamente qualche esempio, semplificando al massimo. Naturalmente il contabile esperto conosce centinaia di scritture contabili corrispondenti ad altrettanti tipi di transazioni e le esegue con maggiori dettagli e precisazioni. Ricordiamo tuttavia che sul significato di dare o avere valgono le semplici regole sopraesposte. Tutte le regole sovraesposte possono anche essere espresse nella seguente tabella Dare

Avere

Stato patrimoniale attivo - aumenti

Stato patrimoniale passivo - aumenti

Conto economico costi - aumenti

Patrimonio netto – aumenti Conto economico ricavi - aumenti

Stato patrimoniale passivo - diminuzioni

Stato patrimoniale attivo - diminuzioni

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Patrimonio nett o – diminuzioni

Conto economico costi - diminuzioni

Conto economico ricavi - diminuzioni

Scritture contabili - esempi Indico qui alcuni esempi di scritture contabili. Non impegnatevi ad immaginare come possano essere altre differenti registrazioni, non dovete diventare dei contabili. Qui è sufficiente che si comprenda il fluire delle scritture contabili, con le quali si registrano le transazioni che rappresentano lo svolgimento dell’attività dell’azienda...