Capitulo 5. Operaciones Comerciales. Contabilidad. Horngren. Harrison. Oliver PDF

Preview

Summary

Download Capitulo 5. Operaciones Comerciales. Contabilidad. Horngren. Harrison. Oliver PDF

Description

5

Operaciones comerciales Objetivos de aprendizaje/ Claves para el éxito 1

Describir e ilustrar las operaciones comerciales, así como los dos tipos de sistemas de inventarios

2

Contabilizar las compras de inventarios usando un sistema de inventarios perpetuos

3

Contabilizar las ventas de inventarios usando un sistema de inventarios perpetuos

4

Ajustar y cerrar las cuentas de una empresa comercial

5

Preparar los estados financieros de una empresa comercial

6

Usar el porcentaje de utilidad bruta y la rotación de inventarios para evaluar una empresa

L

os capítulos 1-4 empezaron con Sherman Lawn

Service y Greg’s Groovy Tunes. Sherman Lawn Service y Greg’s Groovy Tunes son simi-

lares. Ambos son negocios personales o propios y siguen procedimientos contables similares. El negocio de música de Greg Moore difiere de los servicios de podado de césped de Hannah

Sherman en una forma importante. Sherman ofrece un servicio para los clientes; mientras que Moore vende tanto productos como servicios —servicios de eventos musicales y discos compactos. Las empresas que venden un producto se denominan comerciantes o empresas comerciales porque venden mercancías, o bienes, a los clientes.

270

Operaciones comerciales

En los capítulos 1 a 4, realizamos la contabilidad de compañías de servicios, como Sherman Lawn Service y Smart Touch Learning. Ello nos permitió concentrarnos en la contabilidad básica: ●

Registro de transacciones

●

Ajuste y cierre de los libros

●

Preparación de los estados financieros Estos aspectos de la contabilidad son los mismos para las empresas tanto de ser-

vicios como comerciales. Los comerciantes tienen un activo adicional: un inventario de mercancías, que las compañías de servicios no necesitan. (Por lo común, eliminamos el término mercancías y nos referimos a ellas simplemente como inventarios). El inventario se define como aquellas mercancías que una compañía mantiene para su venta a los clientes. Por ejemplo, Greg’s Groovy Tunes debe mantener algún inventario de discos compactos para operar. Wal-Mart lleva un inventario de alimentos además de ropa, suministros para el hogar y artículos escolares. Un distribuidor de Hummer mantiene inventarios de automóviles y de refacciones.

E

l capítulo 5 presenta la contabilidad para los comerciantes. En este capítulo mostramos cómo contabilizar la compra y la venta de inventarios. Smart Touch Learning decidió descontinuar su negocio de servicios y, en vez de ello, planea vender discos compactos tutoriales, los cuales comprará a varios proveedores. Continuaremos con la presentación de Smart Touch Learning. Sin embargo, con su cambio en la estrategia de negocios, ahora se considera que es un comerciante. Al dar continuidad a la misma compañía con una estrategia de negocios diferente en los ejemplos, tendremos una base de comparación entre las empresas de servicios y las empresas comerciales. Como punto de partida, comparemos las entidades de servicios, con las cuales usted está familiarizado, con las empresas comerciales. La figura 5-1 de la siguiente página muestra la forma en que una entidad de servicios (a la izquierda) difiere de una empresa comercial (a la derecha).

271

272

Capítulo 5

FIGURA 5-1

Estados financieros de una compañía de servicios y de una empresa comercial

SERVICE CO.* Balance general 30 de junio de 2010

MERCHANDISING CO.** Balance general 30 de junio de 2010

Activos

Activos

Activo circulante: Efectivo

$X

Activo circulante: Efectivo

$X

Inversiones a corto plazo

X

Inversiones a corto plazo

X

Cuentas por cobrar, neto

X

Cuentas por cobrar, neto

X

Gastos pagados por adelantado

X

Inventario Gastos pagados por adelantado

X X

*Como Sherman Lawn Service

**Como Greg’s Groovy Tunes

MERCHANDISING CO. Estado de resultados Año terminado el 30 de junio de 2010

SERVICE CO. Estado de resultados Año terminado el 30 de junio de 2010 $XXX

Ingresos por servicios

Ingresos por ventas

$X,XXX X

Costo de los bienes vendidos

Gastos: X X

Gastos por salarios Gasto por depreciación Gasto por renta $

Utilidad neta

XXX

Utilidad bruta Gastos operativos:

X

Gastos por salarios

X

X

Gasto por depreciación

X

Gasto por renta Utilidad neta

$

X X

¿Qué son las operaciones comerciales? 1

Describir e ilustrar las operaciones comerciales, así como los dos tipos de sistemas de inventarios

Las operaciones comerciales consisten en la compra y venta de productos en vez de servicios. Los comerciantes deben incluir algunas partidas nuevas en el balance general y en el estado de resultados.

Balance general: ●

Inventarios, un activo

Estado de resultados: ●

●

Ingresos por ventas (a menudo abreviado sólo como Ventas) Costos de los bienes vendidos, un gasto

Estas partidas aparecen resaltadas en la figura 5-1 para Merchandising Co. Examinemos el ciclo operativo de una empresa comercial.

El ciclo operativo de una empresa comercial El ciclo operativo de un comerciante (véase la figura 5-2): 1. Empieza cuando la compañía compra el inventario a un proveedor. 2. La compañía vende después el inventario a un cliente. 3. Finalmente, la compañía recibe el pago en efectivo de los clientes.

Operaciones comerciales

FIGURA 5-2

Ciclo operativo de una empresa comercial

Efectivo Co br o d e e fe c a lo s c l i e n t iv o te s

de as pr ios o m tar C nven i

3

1

Cuentas por cobrar

Inventario Ven ta del inv en t ari o

2

Veamos ahora cómo las empresas contabilizan su inventario. Empezamos con los asientos de diario. Posteriormente hacemos el traspaso a las cuentas de mayor y, finalmente, preparamos los estados financieros.

Sistemas de inventarios: Perpetuo y periódico Hay dos tipos principales de sistemas contables de inventarios: ● ●

Sistema perpetuo Sistema periódico

El sistema de inventarios perpetuos mantiene un registro corriente del inventario y del costo de los bienes vendidos, es decir, el inventario se actualiza perpetuamente (de forma constante). Este sistema logra un mejor control sobre el inventario. Aun en un sistema perpetuo, la empresa debe contabilizar el inventario por lo menos una vez al año. El conteo físico capta las transacciones de inventarios que no son detectadas por el sistema electrónico (como aquellas mercancías mal colocadas, robadas o dañadas). El conteo establece la cantidad correcta de inventario final para los estados financieros y, también, sirve como una verificación de los registros perpetuos. El sistema de inventarios periódicos se usa por lo general para bienes relativamente poco costosos. Una tienda de artículos de consumo básico, que en general no dispone de cajas registradoras con escáner óptico, no lleva un registro corriente de cada pieza de pan ni de cada llavero que vende. En cambio, el negocio cuenta su inventario en forma periódica para determinar las cantidades disponibles. Los restaurantes y las pequeñas tiendas al menudeo (detallistas) también usan el sistema periódico. El Apéndice 5B cubre el sistema periódico, el cual se está volviendo cada vez menos popular gracias al uso de las computadoras.

Sistema de inventarios perpetuos Un sistema de inventarios perpetuos moderno registra lo siguiente: ● ● ●

Las unidades compradas Las unidades vendidas La cantidad de inventario disponible

273

274

Capítulo 5

Los sistemas de inventarios y de compras están integrados con las cuentas por cobrar y con las ventas. Por ejemplo, las computadoras de la empresa Target usan códigos de barras para mantener los registros actualizados al minuto, y para mostrar el inventario actual en cualquier instante.

Código de barras

En un sistema perpetuo, la “caja registradora” de una tienda como Target es una terminal de computadora que registra las ventas y actualiza los registros del inventario. Los códigos de barras como el que se ilustra arriba se escanean usando rayo láser. El código de barras representa artículos del inventario y datos de costos que dan un seguimiento a cada artículo único del inventario. La mayoría de las empresas usan códigos de barras y cajas registradoras computarizadas, y ésa es la causa por la cual cubrimos el sistema de inventarios perpetuos.

Contabilidad de inventarios en un sistema perpetuo 2

Contabilizar las compras de inventarios usando un sistema de inventarios perpetuos

El ciclo de una entidad comercial empieza con la compra del inventario. En esta sección, daremos seguimiento a los pasos que Smart Touch Learning sigue para contabilizar el inventario. Smart Touch planea vender discos compactos y discos DVD que compra a RCA. 1. RCA embarca el inventario de CD y de DVD a Smart Touch y manda una factura el mismo día. La factura es la requisición del vendedor (RCA) para el pago del comprador (Smart Touch). Una factura también se denomina cuenta. La figura 5-3 es la factura de compra que Smart Touch recibe de RCA. 2. Después de que se recibe el inventario, Smart Touch paga a RCA.

Compra de inventarios Aquí usamos una factura real en la figura 5-3 para ilustrar el proceso de compra. Suponga que Smart Touch recibe los bienes el 3 de junio de 2011. Smart Touch registra esta compra a crédito, de la siguiente manera: Jun 3

Inventarios

(A+)

Cuentas por pagar (P+) Compra de inventarios a crédito.

700 700

La cuenta Inventarios, un activo, se usa tan sólo para los bienes comprados que Smart Touch pretende revender a los clientes. Los suministros, el equipo y otros activos se registran en sus cuentas. Recuerde que Inventarios son un activo hasta que se vendan.

Descuentos sobre compras Muchos negocios ofrecen a sus clientes un descuento por pronto pago. Éste se denomina descuento sobre compras. Los términos de crédito de RCA de “3%/15, NETO 30 DÍAS” significan que Smart Touch puede deducir 3% de la factura total, si paga dentro de 15 días después de la fecha de la factura. De lo contrario, la totalidad del monto —NETO— vencerá dentro de 30 días. Estos términos de crédito también se expresan como “3/15, n/30”.

Operaciones comerciales

275

Factura de compra

FIGURA 5-3

Explicaciones: 1

1 El vendedor es RCA. Factura

3

RCA SOUTHWEST BRANCH P.O. BOX 101010 HOUSTON, TX 77212

Fecha

Número

1/6/11

470

2 El comprador es Smart

Touch Learning. 3 Se necesita la fecha de la

factura, para determinar si el comprador obtiene un descuento por pronto pago (véase punto 4).

4 Términos de crédito: Si

2

Smart Touch paga dentro de 15 días después de la fecha de factura, puede obtener un descuento de 3%. De otro modo, el monto total —NETO— será pagadero en 30 días.

Enviado a: SMART TOUCH LEARNING 281 WAVE AVE NICEVILLE, FL 32578 4 Términos de crédito 3% 15, NETO 30 DÍAS

5 El monto total de la Precio Cantidad embarcada unitario

Descripción Cajas: DVD Paquete Windows: CD

100 1

$

6.00 100.00

factura es de $700.

Total $600.00 100.00

6 Fecha de pago de Smart

Touch. ¿Qué cantidad pagó Smart Touch? (véase punto 7).

6 Fecha de pago 15/6/11

7 El pago ocurrió 14 días

$700.00 Subtotal – Cgos. por emb. o aca. – Impuesto (3%) $700.00 Total(es)

Fecha de vencimiento y monto adeudado 15/06/11 $679 00

7

5

Los términos de “n/30” significan que no se ofrece descuento alguno y que el pago vencerá dentro de 30 días después de la fecha de factura. El término eom (por las siglas de “end of the month”) significa que el pago vencerá al final del mes actual. Si Smart Touch paga dentro del periodo de descuento, el asiento de pago en efectivo sería: Jun 15

Cuentas por pagar

(P–)

Efectivo ($700 ⫻ 0.97)

700 (A–)

679

Inventarios ($700 ⫻ 0.03) (A–) Pagado dentro del periodo de descuento.

21

El descuento se abona a Inventarios, ya que el descuento por pronto pago disminuye el costo real pagado por Inventarios, como se muestra en la cuenta-T: Inventarios Jun 3

700

Saldo

679

Jun 15

21

Observe que el saldo en la cuenta Inventarios, $679, es exactamente lo que se pagó por Inventarios al 15 de junio de 2011.

después de la fecha de factura —dentro del periodo de descuento— y, por lo tanto, Smart Touch pagó $679 ($700 – 3% de descuento).

276

Capítulo 5

Sin embargo, si Smart Touch paga esta factura después del periodo de descuento, debe pagar la totalidad de los $700. En ese caso, el asiento de pago es: Jun 24

Cuentas por cobrar Efectivo

(P–)

700

(A–)

700

Pagado después del periodo de descuento.

Devoluciones y bonificaciones (o rebajas) sobre compras Los negocios permiten a los clientes devolver la mercancía defectuosa, dañada o con algún otro inconveniente. Esto se conoce como una devolución sobre compras. De manera alternativa, el vendedor puede deducir una bonificación sobre el monto que el comprador adeuda. Las bonificaciones sobre compras se conceden al comprador como un incentivo para mantener los bienes que no cumplen “con lo que se ordenó”. De manera conjunta, las devoluciones y las bonificaciones sobre compras disminuyen el costo de los inventarios del comprador. Suponga que Smart Touch todavía no ha pagado la factura original del 3 de junio. Suponga un caso donde una serie de discos compactos de Windows comprados con esa factura (figura 5-3) se dañaran durante el embarque. Smart Touch regresa los bienes (CD, en este caso) a RCA y registra la devolución sobre compras como sigue: Jun 4

Cuentas por pagar

(P–)

100

Inventarios (A–) Inventario devuelto al vendedor.

100

Se hace exactamente el mismo asiento cuando se concede una bonificación. La única diferencia entre una devolución y una bonificación es que, en el caso de la bonificación, Smart Touch mantiene el inventario. Consulte la figura 5-4 donde se presenta una copia de la bonificación concedida.

Costos de transporte Alguien debe pagar los costos de transporte del inventario del vendedor al comprador. El contrato de compra especifica los términos de libre a bordo (FOB, free on board) para determinar el momento en que el título de propiedad de los bienes se transfiere al comprador y quién paga generalmente el flete. La figura 5-5 muestra que: ●

●

El punto de embarque FOB (por las siglas de “free on board”) significa que el comprador adquiere la propiedad de los bienes en el punto de embarque. El comprador también paga el flete. El destino FOB significa que el comprador adquiere la propiedad de los bienes en el punto de destino de la entrega. En ese caso, el vendedor paga generalmente el flete. Los costos de los fletes son ya sea en el interior o en el exterior (del almacén).

●

●

Los fletes en el interior se refieren al costo de transporte por embarcar los bienes en el INTERIOR del almacén; por lo tanto, es un flete sobre los bienes comprados. Los fletes en el exterior se refieren a los costos de transporte de embarcar los bienes en el EXTERIOR del almacén; por lo tanto, es un flete sobre los bienes vendidos.

Operaciones comerciales

Bonificaciones sobre compras

FIGURA 5-4

Explicaciones: 1

1 El vendedor es RCA. Memo de crédito

3

RCA SOUTHWEST BRANCH P.O. BOX 101010 HOUSTON, TX 77212

Fecha

Número

6/4/11

410C

2 El comprador es Smart

Touch Learning. 3 Fecha en que se

concedió la bonificación.

4 Los términos de crédito

se repiten aquí. 5 El total de la bonificación

2

es de $100.

Enviado a: SMART TOUCH LEARNING 281 WAVE AVE. NICEVILLE, FL 32578 4 Términos de crédito 3% 15, NETO 30 DÍAS Descripción

Cantidad enviada

Precio unitario

Total

Paquete Windows: CD

$100.00

($100.00)

($100.00) Subtotal – Cgos. por emb. o aca. – Impuesto (3%) ($100.00) Total(es)

Fecha de vencimiento y monto adeudado

5

FIGURA 5-5

Los términos FOB determinan quién paga el flete

PUNTO DE EMBARQUE FOB Vendedor

Comprador

DESTINO FOB Vendedor

El comprador posee los bienes.

Comprador

El vendedor posee los bienes.

El comprador paga el flete.

El vendedor paga el flete.

277

278

Capítulo 5

Fletes en el interior El punto de embarque FOB es el más común. El comprador posee los bienes mientras están en tránsito, de manera que el comprador paga el flete. Como el pago del flete es un costo que debe pagarse para adquirir Inventarios, el flete en el interior se convierte en una parte del costo del inventario. Como resultado, los costos de los fletes en el interior se cargan a la cuenta Inventarios. Suponga que Smart Touch paga un cargo por un flete de $60 y que hace el siguiente asiento: Jun 3

Inventarios

(A+)

Efectivo

60

(A–)

60

Pago de una factura de flete.

El cargo del flete aumenta el costo neto del inventario a $660, como sigue: Inventarios Jun 3 Jun 3

Compra Flete en el interior

700 Jun 4 60

Saldo

Costo neto

660

Devolución

100

Los descuentos se calculan tan sólo sobre las cuentas por pagar del vendedor, en este caso $600. Los descuentos no se calculan sobre los costos de transporte, ya que no hay descuentos sobre el flete. Desde el punto de embarque FOB, algunas veces el vendedor paga por adelantado el costo del transporte como una conveniencia y presenta este costo en la factura. Suponga, por ejemplo, que el 20 de junio Greg’s Groovy Tunes hace una compra de bienes por $5,000, junto con un cargo correlativo de flete por $400, con los términos de 3/5, n/30. La compra se registraría como sigue: Jun 20

Inventario ($5,000 + $400)

(A+)

5,400

Cuentas por pagar (P+) Compra de inventario a crédito, incluyendo el flete.

5,400

Si Greg’s Groovy Tunes paga dentro del periodo del descuento, dicho descuento se calculará tan sólo sobre el costo de la mercancía de $5,000, no sobre el total de la factura de $5,400. El flete de $400 no es elegible para el descuento. Por lo tanto, el descuento de 3% se...