Caso práctico real. Análisis de puestos PDF

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Summary

Caso práctico a realizar sobre un ejemplo concreto y real de un análisis específico de un puesto de trabajo. Materia de Gestión de RRHH en la USC, Campus de Lugo, impartida por la profesora Mª Angeles Cabarcos.

El ejercicio muestra los distintos apartados y subapartados a desarrollar p...

Description

Caso Práctico. ANÁLISIS DE PUESTO: ASESOR FISCAL, CONTABLE Y LABORAL DE EMPRESAS EN NUEVA CREACIÓN 1. Objetivo del análisis: El objetivo principal del actual estudio de puesto consistirá en la obtención de información, así como de adecuación y organización de ésta para analizar por separado cada una de las partes en las que se ha dividido el estudio, para luego elaborar una posterior conclusión sobre el todo. A través del presente análisis conseguiremos obtener un resultado más o menos claro sobre la misión que va desempeñar, las funciones y tareas que se han de llevar a cabo, así como otros apartados que iremos analizando a lo largo del presente trabajo como el nivel de responsabilidad, el nivel de dirección dentro de la jerarquía, así como una correcta localización del puesto dentro del organigrama de la entidad. Será importante también, previo paso a la obtención y análisis del puesto, una correcta obtención de información y descripción detallada del puesto que nos permita analizar de manera objetiva cada uno de los apartados, minimizando la posibilidad de extraer conclusiones erróneas. La metodología usada para la obtención de información para el análisis se llevará a cabo a través de un cuestionario formulado en conjuntos con los integrantes del grupo de trabajo. Su finalidad será obtener información fiable y de primera mano sobre el puesto a través de una serie de preguntas objetivas, ordenadas e incluídas específicamente para ser formuladas al empleado en cuestión sobre su puesto desempeñado. (Anexo 1) 2. Delimitación del análisis: Dentro de la entidad, podemos distinguir distintos departamentos dentro de la empresa, repartidos entre un personal total de 15. El empleo a analizar para el presente trabajo es el de asesor fiscal, contable y laboral. Respecto al grado de profundidad del estudio, éste se centra concretamente en el análisis del puesto de trabajo entre el jefe de sección y los administrativos y contables encargados de las tareas más rudimentarias.

Se analizarán aspectos fundamentales del funcionamiento del trabajo, sus objetivos, así como sus tareas habituales y aquellas que se consideren periódicas. Se tendrán en cuenta también en el cuestionario preguntas relativas a las cualidades personales en el puesto así como a factores del ambiente de trabajo. En términos generales se debería contrastar los informes obtenidos por parte del empleado, con distintos flujos de información de otros puestos, así como el uso de otros métodos de análisis del puesto como la observación, la entrevista...etc. El análisis del puesto se deberá llevar a cabo con periodicidad así como cuando surja cualquier tipo de contratiempo, o cambio que lo altere. 3. Análisis del puesto: a) Características a analizar en el propio puesto. ● Análisis del propio puesto y tarea a desempeñar. Las tareas respectivas al puesto de asesor fiscal, contable y laboral dentro del departamento de ‘’gestión de microempresas” son variadas aunque destacan por encima de otras de carácter más esporádico (descritas en el ap.4 en “Descripción del puesto” ) aquellas realizadas de manera permanente durante la jornada de trabajo, entre las que destaca el asesoramiento y atención continuada a las posibles consultas por parte de actuales y posibles nuevos clientes. ● Recursos utilizados en el puesto. La tarea habitual implica el uso de distintos aparatos y aplicaciones informáticas, lo que requiere un conocimiento básico en el manejo de éstos. Entre ellos se pueden destacar todo tipo de equipos informáticos, entre los que se incluyen el propio ordenador, escáneres, impresora y distintos programas de contabilidad, así como el uso de aplicaciones que permitan expedir facturas y/o presupuestos. El resto de materiales empleados de manera cotidiana son considerados como material habitual de oficina y papelería tales como folios, lápices y bolígrafos, calculadora, impresos legales...etc. b) Características a analizar relacionadas con la persona en el puesto.

● Formación y experiencia requerida. La formación exigida necesaria ha de servirle al usuario para poder desarrollar de manera adecuada cada una de los objetivos y tareas especificadas tanto en lo que respecta a las más habituales como a las de carácter esporádico permitiendo al empleado desempeñar su puesto de manera adecuada, eficaz y eficiente. Son necesarias nociones básicas en el uso de programas informáticos de contabilidad, así como de procesamiento de textos y facturas, además de un conocimiento mínimo sobre el uso de las distintas herramientas informáticas empleadas en el desempeño del trabajo. Se requieren estudios de formación contable tanto de cursos como de formación profesional o bien estudios superiores de grado en Ciencias Económicas y Empresariales. El nivel de conocimiento respecto a fiscalidad autonómica ha de ser amplio además del requerimiento de conocimientos básico de la lengua inglesa. ● Requisitos personales del puesto. La persona adecuada para el cargo a desempeñar ha de mostrarse segura, tanto a la hora de comunicarse con los clientes como a la hora de toma de decisiones respecto a consultas de los clientes como a la solución de cualquier problema o imprevisto que se plantee tanto interno como externo al grupo de trabajo o la empresa. Respecto a la personalidad del sujeto, ha de mostrarse correcto y educado en todo momento, valorándose de manera especial el trabajo y la coordinación con los integrantes del propio departamento, potenciando su productividad manteniendo un entorno agradable de trabajo en todo momento. También se valorará la facilidad a la hora de expresarse, mostrándose con iniciativa a la hora de plantear nuevas ideas y métodos que permitan mejorar la eficiencia del funcionamiento del personal, de la empresa o de satisfacer a los clientes. 4. Descripción del puesto: ● Identificación del puesto. El puesto analizado se encuentra entre el jefe de sección y los administrativos de la empresa a día de 22 de Febrero del 2017. La información en todo momento para el correcto desempeño de su función proviene tanto de sus subordinados (en este caso administrativos y contables) como del cargo directamente superior (jefe de departamento)

La empresa cuenta con un personal de 15 trabajadores, encargados de sus respectivos departamentos, entre los que se pueden distinguir: contable, fiscal, laboral, seguros y vehículos, aunque todos están coordinados. ● Resumen del puesto y el empleo. El objetivo más inmediato del puesto es el asesoramiento, tanto en la gestión, como en la creación de microempresas respecto a términos fiscales y legales, así como velar por el buen funcionamiento de su departamento. Así mismo se exigen distintas competencias relacionadas con la contabilidad necesarias para llevar a cabo tareas respecto a análisis de costes, de rentabilidad y poder realizar revisiones y controles de los distintos papeles relacionados con los subordinados contables y administrativos. Algunas de las tareas más habituales y consideradas por ello, permanentes en el cargo analizado son las relativas a atención de las consultas de los actuales clientes tanto de manera personal como vía telefónica o email. El trato personal, cercano y claro con el cliente son clave como cualidades personales para afrontar el puesto a desempeñar. A mayores también se han de tramitar a lo largo de la jornada de manera habitual el alta de nuevos expedientes (nuevos clientes), la revisión de facturas y papeles relacionados con temáticas legales de la empresa, así como facturas, declaraciones tributarias, cuentas anuales...etc. En ocasiones, podemos hablar de tareas esporádicas u ocasionales y de carácter especial a aquellas que no entran dentro del carácter de habituales. Entre otras, podemos destacar: la preparación y adecuación de expedientes de subvenciones, expedientes relacionados con altas, bajas, y ediciones o modificaciones en valores catastrales, expedientes relativos al impuesto sobre sucesiones así como de inspecciones y revisiones de Hacienda. ● Obligaciones y responsabilidades desempeñadas. El encargado del puesto analizado tiene el deber de velar por el buen funcionamiento, gestión y coordinación de su departamento y del de los demás empleados subordinados pertenecientes a éste. Como cabeza visible del departamento, ha de facilitar las consultas y gestiones realizadas por los clientes cuando éstos las soliciten, de manera adecuada, ordenada y transmitiendo en todo momento una buena imagen de la empresa ofreciendo un servicio de calidad. A lo largo del desempeño de su tarea, deberá velar por el correcto cumplimiento de

las funciones de los empleados por debajo de él, así como del de sus otros compañeros de departamento.

ANEXO 1: CUESTIONARIO SOBRE EL PUESTO DE TRABAJO

NOMBRE

Jose Luis Irimia GarcÍa

SEXO

MASCULINO

EDAD

60 AÑOS

PUESTO DE TRABAJO

ASESOR LABORAL

FISCAL,

CONTABLE

Y

DEPARTAMENTO

CREACIÓN

Y

GESTIÓN

DE

MICROEMPRESAS PERSONAL

4 PERSONAS

ANTIGÜEDAD

25 AÑOS

PUESTO DEL QUE DEPENDE

JEFE DE SECCIÓN

PUESTOS QUE DEPENDEN DE ÉL

CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS

OBJETIVO DEL PUESTO DE TRABAJO: Defina brevemente los objetivos de su puesto de trabajo así como en qué consiste... Asesoramiento en la creación y gestión de microempresas, gestionar y dirigir el departamento. Dar de alta y de baja empresas, estudio económico, de costes y rentabilidad, revisar y controlar trabajos realizados por el departamento, registro y contabilidad de facturas, constitución y disolución de sociedades.

TAREAS: Elementos que conforman un puesto de trabajo, a continuación haremos una distinción entre tareas habituales del día a día, y posibles tareas extraordinarias o esporádicas. TAREAS HABITUALES: Explique la duración de las mismas, utensilios utilizados, herramientas, como y que hace... Consultas de clientes mediante llamadas, personalmente, correos electrónicos. Apertura de nuevos expedientes a nuevos clientes, revisar trabajos de registro de facturas, contabilidad, declaraciones tributarias de impuesto de sociedades, cuentas anuales.

TAREAS ESPORÁDICAS: Explique aquellas tareas no habituales, que realiza en su puesto de trabajo. Preparación de expedientes de subvenciones, expedientes de altas modificaciones y bajas catastrales, expediente de impuesto de sucesiones, inspecciones y revisiones de hacienda ( desplazamiento )

REQUERIMIENTOS ACADÉMICOS Y FORMACIÓN PARA EL TRABAJO: Especifique de manera breve el nivel de estudios requerido,la formación necesaria (idiomas, cursos…) así como la experiencia laboral previa. Grado en Ciencias Económicas y Empresariales, grado superior en fp, formación en contabilidad, conocimientos básicos de inglés, cursos de blanqueo de capitales, de gestión empresarial, cursos en fiscalidad autonómica, conocimientos de laboral, informática.

RESPONSABILIDADES: Especifique las responsabilidades relacionadas con la parte interna ( relativas a la propia empresa/gestoría ) y parte externa ( de cara al público, proyección de la imagen de la empresa...)

Responsable dentro de la empresa del buen funcionamiento y gestión del departamento así como de la productividad, responsable frente a los clientes de una buena imagen , ofrecerle todos los servicios disponibles en la empresa, facilitarle al máximo las gestiones y que sean realizadas correctamente. En definitiva responder ante él de todas estas gestiones. MATERIALES Y HERRAMIENTAS/UTENSILIOS Equipos informáticos: ordenador , impresora, escáner, calculadora. Material de papelería: carpetas, folios, impresos, lápices, bolígrafos….

REQUERIMIENTOS DE CUALIDADES PERSONAL DE CARA AL PUESTO DE TRABAJO ASÍ COMO AMBIENTALES( 0= poco o nada y 5= mucho) ATENCIÓN Atención

constante

y 0

1

2

3

4

5

0

1

2

3

4

5

la 0

1

2

3

4

5

mantenida Atención a los detalles Atención

frente

a

monotonía

EXIGENCIAS FÍSICAS Sentado

0

1

2

3

4

5

De pie continuamente

0

1

2

3

4

5

Desplazamiento

0

1

2

3

4

5

Posiciones incómodas

0

1

2

3

4

5

Momentáneo

0

1

2

3

4

5

Continuado

0

1

2

3

4

5

Ambiente Cerrado

0

1

2

3

4

5

Suciedad

0

1

2

3

4

5

Ruido

0

1

2

3

4

5

Trato con el público

0

1

2

3

4

5

Trabajo en equipo

0

1

2

3

4

5

Trabajo individual

0

1

2

3

4

5

Facilidad de expresión

0

1

2

3

4

5

Solución de problemas

0

1

2

3

4

5

Iniciativa

0

1

2

3

4

5

Toma de decisiones

0

1

2

3

4

5

ESFUERZOS FÍSICOS

CONDICIONES AMBIENTALES

PERSONALIDAD

RAZONAMIENTO...