CASO Práctico TI017 - Caso practico empresa COCO, manejo de los sistemas integrados PDF

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CASO PRÁCTICO“TI017 – LA EMPRESA COCO”nullnullnullnullnullnullAgosto 2021.INTEGRACION DE LOS SISTEMAS DE GESTION EMPRESARIALTABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVOS 2 OBJETIVO GENERAL 2 OBJETIVO ESPECIFICO MARCO TEORICO 3 Evolución del ERP 3 MRP I 3 MRP II 3 ERP más conoc...

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CASO PRÁCTICO “TI017 – LA EMPRESA COCO”

Agosto 2021. INTEGRACION DE LOS SISTEMAS DE GESTION EMPRESARIAL

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ............................................................................................................................ 3 1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................................... 4

2.

OBJETIVOS ............................................................................................................................ 5

3.

4.

2.1

OBJETIVO GENERAL .................................................................................................... 5

2.2

OBJETIVO ESPECIFICO ................................................................................................ 5

MARCO TEORICO .................................................................................................................. 6 3.1

Evolución del ERP .......................................................................................................... 6

3.2

MRP I .............................................................................................................................. 7

3.3

MRP II ............................................................................................................................. 8

3.4

ERP más conocidos ...................................................................................................... 10

3.4.1

SAP Business ONE ....................................................................................................... 10

3.4.2

Oracle EBS ................................................................................................................... 10

3.4.3

Microsoft Dynamics. ...................................................................................................... 10

Desarrollo caso práctico ........................................................................................................ 11 4.1

¿Cuáles fueron las razones por las cuales fracaso la implementación del ERP en Coco? 11

4.2

¿Qué soluciones le daría a Coco para que no vuelva a suceder lo que ha pasado? ..... 12

4.3

Ejempló de Caso exitoso en implementación ERP. ....................................................... 13

4.4

Ejempló de Caso Fallido en implementación ERP. ........................................................ 15

Lista de referencias ...................................................................................................................... 17

INTRODUCCION

Hoy en día es muy importante tener claro que materiales y en que cantidad se debe pedir para no incurrir en altos costos de almacenamiento, destinando recursos vitales de la empresa en productos o materiales que no se necesitan para cumplir con los programas de producción.1 Para poder planear correctamente los requerimientos de materiales es indispensable conocer los productos que se deben fabricar y que componentes necesita al igual que la cantidad de pedido solicitado a producción. Para lograr este objetivo se usan herramientas como el MRP I y el MRP II. Un ERP (siglas de ‘Enterprise Resource Planning’ o ‘Planificación de Recursos Empresariales’) es un conjunto de aplicaciones de software integradas, que nos permiten automatizar la mayoría de las prácticas de negocio relacionadas con los aspectos operativos o productivos de nuestra empresa, facilitando y centralizando la información de todas las áreas que la componen: compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, marketing, servicios, proyectos y atención al cliente.”2.

1

Sistemas de Planeación y Control de la Fabricación, 3a edición– Thomas E. Vollmann, William L. Berry, D.Clay Whybarde 2

https://www.clavei.es/blog/erp-que-es/

1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La implantación de un sistema ERP, es un proyecto que representa una inversión importante para la compañía y de una adecuada implementación depende el éxito del mismo, pues no basta con adquirir el sistema más sofisticado y reconocido del mercado si su implementación es deficiente sin estructurar las bases de datos adecuadas esperando resultados inmediatos y a muy corto plazo. Para asegurar el éxito en la implementación del ERP, una consultoría previa que revise el modelo empresarial, sus objetivos corporativos la estrategia, los procesos operativos existentes y la información como la maneja entre los distintos departamentos que la compañía, para determinad los flujos de información necesarios aprovechando dicho cambio para mejorar todos aquellos aspectos y procesos que considere necesario.

2. 2.1

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Determinar las Principales causas del fracaso de implementación del ERP en la empresa “Coco”.

2.2

OBJETIVO ESPECIFICO

Establecer las acciones adecuadas que permitan una implementación exitosa de un ERP.

3. 3.1

MARCO TEORICO

Evolución del ERP En 1970 y 80, se desarrollan sistemas para gestionar la producción y los procesos de las empresas bajo el nombre de “Planificación de requisitos materiales” o MRP, y posteriormente llegó el sistema de planificación de recursos manufactureros o MRP-II (Planeación de Recursos de Manufactura) extendió el concepto de MRP e incluyó el control de producción y actividades de Administración de la Distribución. En 1990, MRP-II fue mejorado para cubrir áreas tales como Ingeniería, Financiera, Recursos Humanos, Administración de Proyectos, etc. En 2000, Gartner declara que el concepto ERP ya es un producto terminado. Se incluía software basado en internet con acceso a tiempo real de la información y recursos de la empresa. Desde su nacimiento no ha dejado de evolucionar y mejorar sus recursos y sistema y ahora son un eje clave en las empresas. Se han particularizado los ERP en función de sectores y tipos de negocio para poder ofrecer a los clientes funcionalidades particulares. En 2006-17, El impulso de la nube ha cobrado gran fuerza, y ha llevado a que la herramienta ERP sea un sistema vinculado a la nube, por otro lado, las aplicaciones han mejorado tanto en funcionalidad como en precio,

actualmente ya es posible que un amplio abanico se puedan permitir este sistema que además cada vez resulta más sencillo de implantar. Aun así su decisión de compra y el cambio de mentalidad en la plantilla sigue siendo un proceso largo y drástico. Su implantación ya es una realidad para casi la mayoría del tejido empresarial. Todavía la solución imperante está alojada en las instalaciones del cliente, aunque cada vez más las soluciones SaaS. ”3.

3.2

MRP I

El MRP I (Material Requierement Planning) o planificador de las necesidades de material, es el sistema de planificación de materiales y gestión de stocks que responde a las preguntas de, cuánto y cuándo aprovisionarse de materiales. El objetivo del MRP I, es dar una visión clara que ayuda a determinar los requerimientos de materiales de la empresa. Para ello el sistema trabaja con dos parámetros básicos: tiempos y capacidades.

3

https://www.terabyte2003.com/erp-origen-evolucion/

Con el sistema MRP se calculará las cantidades de producto terminado a fabricar y las partes necesarias a comprar para poder satisfacer los requerimientos de producción, obteniendo los siguientes resultados: 

El plan de producción especificando las fechas y contenidos a fabricar.



El plan de las compras a realizar y los posibles proveedores. Informes de problemas, retrasos de las órdenes de fabricación, los cuales repercuten en el plan de producción y en los plazos de entrega.

3.3

MRP II

El sistema MRP II, extiende el concepto del MRP I e incluye el control de producción y actividades administrativas de distribución. En el grafico del MRP II se ve la relación que implica la planificación de todos los elementos que se necesitan para llevar a cabo el plan maestro de producción, de los productos a fabricar, vender y de las capacidades de la fábrica en mano de obra y máquinas. El sistema MRP II ofrece una serie de procesos de planificación, simulación, ejecución y control cuyo principal objetivo es alcanzar las metas de producción de la manera más eficiente, ajustando las capacidades, de mano de obra, inventarios, costos y plazos de entrega.

El MRP II aporta un conjunto de soluciones que proporciona un completo sistema para la planificación de las necesidades de recursos productivos, que cubre tanto el flujo de materiales, como la gestión de cualquier recurso, que participe en el proceso productivo4. 

Adaptabilidad a los cambios de los pedidos.



Optimización de rutas y centros de trabajo.



Cálculo automático de las necesidades de producto material



Ejecución automática de pedidos.

Ilustración 1: fuente el autor

4

Sistemas de Planeación y Control de la Fabricación, 3a edición– Thomas E. Vollmann, William L. Berry, D.Clay Whybarde -MRP II:Making It Hapen, 2aedicion, de Tom Wallace (Oliver Wiht limited publications, 1990).

3.4

ERP más conocidos

3.4.1 SAP Business ONE Es considerado uno de los gigantes del sector de los softwares de gestión y su ERP es, ahora mismo, el más utilizado en todo el mundo. Las últimas versiones de este ERP se implementan en la nube, que te ofrece la ventaja de acceder al software desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Así, se ofrece dos opciones de uso, de forma local o a través de la nube.”5.

3.4.2 Oracle EBS Oracle E-Business Suite es el segundo ERP más utilizado a nivel mundial, también llamado Oracle Applications ya que integra diferentes productos de la misma casa, que es a su vez el primer fabricante de soluciones informáticas de negocio de distinto tipo. ”6

3.4.3 Microsoft Dynamics. Está centrado en particular en los aspectos organizativos de la empresa y uno de sus puntos más fuertes en la compatibilidad con los programas de Microsoft, aspecto que es muy valorados por muchas compañías y negocios. Sin embargo, este ERP no incluye soluciones sectoriales. ”7

5 6 7

https://www.elidealgallego.com/texto-diario/mostrar/2342648/cuales-erp-extendidos-actualidad https://ignsl.es/erp-mas-implantados-del-mundo/ https://www.elidealgallego.com/texto-diario/mostrar/2342648/cuales-erp-extendidos-actualidad

4. Desarrollo caso práctico

4.1

¿Cuáles fueron las razones por las cuales fracaso la implementación del ERP en Coco?

Los cambios dentro de las organizaciones siempre generan algún tipo de resistencia durante su periodo de implementación. En muchos casos originados en la misma presión de las directivas por ver resultados inmediatos. Se evidencia en el caso planteado en la empresa Coco Algunos de los factores que afectaron en la implementación exitosa fueron: 

Imponer plazos muy cortos a pesar de lo aconsejado para este tipo de proyectos de 24 a solo 12 meses.



La falta de conocimiento de los responsables de la implementación, ignorando los riesgos de una mala implementación del sistema ERP.



No ser flexibles en las posibles desviaciones en el cumplimiento del cronograma impuesto.



Escoger una época de alta demanda para hacer el cambio, del sistema de información.



Hacer la implementación sin hacer pruebas en paralelo con el sistema anterior y verificar las desviaciones de los resultados entre los dos métodos el existente y el nuevo.



4.2

Omitir la capacitación del personal involucrado en el manejo del sistema.

¿Qué soluciones le daría a Coco para que no vuelva a suceder lo que ha pasado?

Para lograr disfrutar los beneficios de la implementación de un sistema ERP, en la compañía y evidenciar los ahorros en tiempo y costos de inventario se deben tomar una serie de acciones correctivas que permitan tomar el rumbo a la empresa y aprovechar la inversión sin que esto sea una perdida mayor al reversar dicha implementación. 

Se debe replantear el cronograma de ajustes capacitación e implementación del ERP.



Tener un cronograma que se verifique y se ajuste a medida que el proyecto avanza.



Verificar y revisar las bases de datos existentes.



Hacer pruebas en paralelo con el sistema anterior y verificar cuales son las desviaciones.



Identificar las causa de la variación en los resultados obtenidos en el ERP frente a la realidad productiva de la compañía.



Capacitar al personal en el manejo de la herramienta, de esta forma evitar los errores de usuario.



Hacer implementación paulatina en temporadas de baja demanda para que no impacte de manera negativa los posibles fallos de información.



Formar un equipo de implementación que esté compuesto por los responsables de las diferentes áreas funcionales que se verán afectadas por la incorporación del nuevo ERP.

4.3

Ejempló de Caso exitoso en implementación ERP.

La implementación de la empresa QUEST. El sistema de información es el ERP (Planificación de Recursos Empresariales) “ATLAS” cuyo proveedor es OFIMATICA LTDA. QUEST INTERNATIONAL S.A. Es una empresa del grupo DAGA, ubicada en la Zona Franca de Bogotá, Carrera 106 No 15-25 Bodega 65. Está constituida por escritura pública, como una sociedad anónima, Comercio.

registrada en

Cámara de

Esta incorporación del ERP, fue exitosa por el compromiso de las directivas de la compañía en hacer la inversión necesaria, capacitándose y tomando conciencia de la importancia y los beneficios de dicha inversión. Para el desarrollo e implementación la empresa llevo a cabo los siguientes pasos: 

Los directivos se informaron en los diferentes ERP, ventajas y requerimientos de implementación.



Una vez seleccionada la empresa implementadora, se recibió una asesoría general de los requerimientos e hizo sugerencias para llegar a una implementación exitosa, directrices adoptadas por la gerencia de la compañía.



Se realizó un cronograma de actividades, necesarias para alimentar la base de datos y se asignó un responsable de cada área para formar parte del equipo implementador.



Se documentaron todos los procesos y procedimientos existentes.



Se realizaron pruebas de simulación con datos históricos.



A medida que se avanzaba en la implementación de cada módulo se hacían pruebas y simulaciones.



Al terminar todas las áreas funcionales de hacer sus respectivas pruebas se dio un periodo de transición durante el cual funcionaron en paralelo los dos sistemas.



El cambio se dio en temporada de baja demanda, en caso de que se presentara alguna novedad no impactara de manera drástica el desempeño de la empresa.

4.4

Ejempló de Caso Fallido en implementación ERP.

En la implementación de un sistema ERP en la empresa American, se invirtió durante unos meses en una empresa consultora para con poca experiencia hacer el levantamiento de datos estudios de tiempos y diagramas de flujo, datos fundamentales para alimentar cualquier sistema que la empresa decidiera implantar, se decidió por implementar “BAAN”, en este caso los factores que afectaron en no lograr una implementación exitosa fueron: 

La gerencia invirtió en gran parte del sistema pero por reducir costos omitió la incorporación del área de producción en la implementación del ERP, pues lo consideraba solo para control de inventarios del almacén de materiales



Di plazos de implementación poco realistas, exigiendo resultados en plazos muy cortos.



La obstinación de la gerencia en que un grupo muy limitado de personas formara parte del equipo implementador.



No se dio capacitación al personal.



Por problemas económicos y diferencias entre los socios de la compañía y al no lograr resultados en los primeros 8 meses desistió de continuar con la inversión.



Al ver las razones por las cuales la empresa no logro exitosamente implementar un ERP y comparar con el caso de la empresa Coco se pueden encontrar factores comunes como:



La falta de conocimiento de los sistemas ERP, por parte de las directivas.



La obstinación en dar plazos muy cortos sin tomar en cuenta la realidad de un proyecto de esta magnitud.



La falta de capacitación al personal que interviene en el manejo dl sistema.



No tener metodología y objetivos claros respecto a la implementación.

Lista de referencias 

Thomas E. Vollmann, William L. Berry, D.Clay Whybarde, Sistemas de Planeación y Control de la Fabricación, 3a edición



José Manuel Quiles | Mar 16, 2018 | Digitalización de Procesos | Clave i ¿Qué es un ERP? ¿Para qué sirve y qué beneficios aporta? https://www.clavei.es/blog/erpque-es/



Daniel Sipper, Robrrt Bulfin. Planeación y control de la producción, Editorial Mc Graw Hill 1998



¿QUÉ ES UN ERP? - ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL SOFTWARE DE GESTIÓN https://www.terabyte2003.com/erp-origen-evolucion



Thomas E. Vollmann, William L. Berry, D.Clay Whybarde - Sistemas de Planeación y Control de la Fabricación, 3a edición –MRP II:Making It Hapen, 2aedicion, de Tom Wallace (Oliver Wiht limited publications, 1990).



El ideal gallego-¿Cuáles son los ERP más extendidos en la actualidad?COMUNICADOS | MIÉRCOLES, 25 DE MARZO DE 2020, 16:21



Los 3 ERP más implantados en el mundo- Escrito el 23 Jun 2016https://ignsl.es/erp-mas-implantados-del-mundo/...