CASO RESUELTO: Análisis y descripción de Puestos de Trabajo UCJC 2015-2016 PDF

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CASO RESUELTO: Análisis y descripción de Puestos de Trabajo UCJC 2015-2016
Máster RRHH: ORGANIZACIÓN DESARROLLO Y GESTIÓN DEL TALENTO.
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MÁSTER EN RRHH: ORGANIZACIÓN, DESARROLLO Y GESTIÓN DEL TALENTO.

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO CASO PRÁCTICO 2015-2016 Universidad Camilo José Cela

Ana Moral Rodríguez

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO CONSULTORES EL JILGUERO es una consultora fundado por 5 socios en el año 1999. La empresa se caracteriza por su reconocimiento en el mercado local e internacional, a pesar de su poco tiempo de existencia, dada la capacidad y el conocimiento de los socios tanto del mercado y los clientes como en el manejo de los temas empresariales. Si bien el estudio creció mucho desde sus inicios llegando a tener en la actualidad unos 35 empleados, es de notar que algo sucede en el clima laboral. Es muy frecuente que haya rotación de personal llegando a tener en los últimos meses un promedio de ingresos de un empleado mensual. Esto se da en mayor medida en los empleados más jóvenes y acarrea un costo extra en reclutamiento y selección de personal al igual que en la formación. Dada esta situación se ha decidido contratar a un experto en RRHH para detectar los posibles errores que tiene la empresa en sus políticas de personal y para la descripción y especificación de los cargos. Dentro de los departamentos se encuentra, el departamento de secretaría, el departamento de auditorías, el legal y el de operaciones, el fiscal y el de estrategias. Seis departamentos que representan los conocimientos de cada uno de los socios y un departamento de secretaria para coordinar el trabajo. El departamento de secretaría cuenta con 6 secretarias las que realizan tareas muy diferentes. Por una parte hay una secretaria por socio, las cuales en su mayor medida se encargan de llevar su agenda, programando reuniones, almuerzos y demás. Al igual que la atención de forma continua de las llamadas de los clientes derivando las mismas para el consultor encargado del tema. La secretaria restante se dedica a llamar a los clientes recurrentes y ocasionales para reclamar los pagos y gastos que se realizan de forma adelanta para ciertos clientes en casos de publicaciones en el diario oficial, timbres de trámites en juicio, etc. Además de estas tareas es la persona encargada de llevar la caja de los gastos y de organizarlos pagos, debiendo dejar los cheques prontos para ser firmados con un día de anticipación. Es también encargada de realizar la facturación mensual y de ingresar todos los comprobantes al sistema contable. En los demás departamentos se cuenta con estudiantes, recién diplomados, consultores Juniors con experiencia relativa y consultores senior que son los consultores de mayor antigüedad en la consultora dedicandose cada uno a un sector específico. Los estudiantes, son reclutados por convenios con universidades privadas y públicas que ofrecen a sus estudiantes prácticas remuneradas con la posibilidad de convertirse en el primer trabajo fijo, en un horario parttime que permite continuar con sus estudios.

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Los becarios son seleccionados en base a sus calificaciones, dado que no tienen experiencia previa. Una vez en la consultora, su trabajo es en forma esencial dar apoyo al departamento en el que hayan ingresado. Los consultores junior son profesionales con menos de 3 años de experiencia y más de 1 que llegan al estudio con el deseo de poder aumentar sus conocimientos y lograr experiencia y crecimiento profesional. Realizan un horario full time y se dedican a relazar las tareas más sencillas que necesitan de un título profesional como requisito excluyente. Tienen determinados casos que son presentados ante los clientes y son quienes saben en todo momento la situación con ellos y las fechas y las fechas del cronograma del proyecto o requerimientos por parte del cliente. Brindan información para los consultores senior sobre los requerimientos de las empresas en cuanto a sus necesidades. Los consultores con más experiencia también están distribuidos en estos sectores, por tanto realizan las tareas de cada sector y deben supervisar el trabajo de los consultores júnior y los becarios. Gran parte de su tiempo se pierde explicando a cada persona que debe hacer un trámite, o un trabajo nuevo, cómo realizarlos y cuáles son los requisitos existentes. Tienen a su cargo la contestación de las necesidades que reciben de los clientes y las negociaciones. Los socios por ultimo son la cara visible del estudio. Su trabajo se dedica en su mayor parte del tiempo a coordinar las tareas con el equipo de trabajo y a distribuir el personal según los requerimientos de los trabajos. Como la empresa no cuenta con un departamento de RRHH los socios son quienes coordinan con su equipo de trabajo las necesidades del personal en cada momento y en cada situación. También son quienes realizan la selección del personal para su área, lo cual hacen mediante la lectura de los curriculum y mediante una entrevista personal. Por otra parte son quienes se realizan los contactos con los clientes, enviándole mails sobre nuevas leyes o requisitos para sus empresas.

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1.¿Qué objetivos a cubrir consideras más importante a la hora de realizar el análisis de cada uno de los cargos?. El objetivo del análisis y descripción de puestos de trabajo es definir, de una manera clara y sencilla , las tareas que se van a realizar en un determinado puesto de trabajo y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Se define al puesto y no a la persona. 1. Analizar y comprender los resultados que cada puesto aporta a la Organización. 2. Clasificar los puestos por contenido organizativo. 3. Identificar las diferencias de contenido de los puestos en una clasificación. 4. Disponer de una herramienta básica de ayuda la gestión de las políticas de RRHH con aplicaciones directas en : -análisis o diseño de la estructura organizativa. -Sistemas de clasificación profesional. -Diseño y gestión de política restrictiva. El ADP adquiere una especial importancia en las políticas de recursos humanos, incidiendo sobre: Tabla.1.Contribuciones al área de RRHH Evaluación Valoración Selección Contratac del de Formación ión desempeño. puestos Permite elaborar un Propicia Pueden identificar Para hacer la Conseguir

Planes de carrera y promoción El ADP

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*Además de estas contribuciones el análisis y descripción de puestos de trabajo permite rediseñar el trabajo, la localización de fuentes potenciales de accidentes y enfermedades profesionales, al outplacement y también incide en la motivación y satisfacción de los empleados. Para el responsable de línea las razones por las que se interesan por el ADP son:  Comprender el flujo de trabajo para toma de decisiones.  Intervenir con conocimiento de causa en el proceso de selección.  Realizar evaluación de subordinados de forma objetiva.  Mejor reparto de tareas, responsabilidades y poderes para evitar solapamientos.  Alcanzar the right man in the right place. Y por ultimo para el propio empleado el análisis y descripción de puestos de trabajo contribuye a :  Conocer y comprender mejor los deberes y responsabilidades del puesto.  Distribuir la carga de trabajo entre los empleados , de forma que se eviten situaciones discriminatorias.  Usada como guía para el autodesarrollo.

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2.Plantea una planificación de plantillas apropiada que pueda evitar la rotación de los jóvenes empleados.

El Área de empleo se ocupa de asegurar que la empresa dispondrá, en cada puesto, del número preciso de personas con la cualificación necesaria en cada momento. En este caso quienes se encargan de este area que no existe en si mismo son los propios socios de la empresa. 1. Análisis y diagnóstico actual del conjunto de personas que forman la empresa: 1 Donde se recoge información cualitativa y cuantitativa en todas las partes que forman la estructura de la empresa. El diagnóstico de la plantilla nos dice que el personal de la organización es heterogéneo con una platilla de edad media joven, contratos en practicas, becarios, estudiantes con buena cualificación s, estamos ante una situación evidente de debilidad derivada de los tipos de contratos y las funciones que ejercen los propios empleados jóvenes . Deberíamos analizar el potencial de los individuos, el rendimiento de los RRHH, el análisis de la actitud y satisfacción laboral. El caso nos dice que el clima laboral es muy pobre , por ello existe una elevada rotación del personal más joven. 2. Formulación de objetivos de la dirección de personal: Deben ir de la mano los objetivos y misión de la organización. Estrategia: Reducción de la rotación de jóvenes. Objetivos operativos 1.Crear un inventario de los puestos de trabajo. 2.Análisis y descripción de los puestos de trabajo. 3.Implantar un sistema de evaluación del desempeño. 4.Fomentar y premiar a los empleados con sus méritos. 5.Mejorar las condiciones laborales y ambientales. 6. Implantación de un sistema de compensación por encima del mercado, haciendo que

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se atraiga y retenga a los empleados estrella. 7. Fomentar la participación de los empleados en todos los niveles posibles dentro de la organización. 8. Crear un buzón de sugerencias. 9. Crear un organigrama de la empresa. 10.Contratos que den seguridad a los empleados. 11. Ejecutar un proceso de reclutamiento y selección acorde con las necesidades de la empresa. 12. Uso y actualización del inventario de puestos y recursos humanos.

Opciones del diseño organizativo: o Gestión previsional: equilibrio entre las necesidades y la disponibilidad de competencias a medio y largo plazo. o Descripción amplia: establece la misión y funciones genéricas para los diferentes puestos de trabajo o Reclutamiento interno: favorece la integración del personal y consolidación cultural de la empresa. o Empleo a la carta de la empresa: reducir el tiempo improductivo de los trabajadores, utilizar intensivamente las instalaciones, etc… o Redistribución del trabajo: redistribuir el personal excelente de una o varias secciones. 3. Previsión de la evolución de la plantilla: Se tienen en cuenta los factores que determinan la reducción, crecimiento y redistribución de la plantilla (interna o externa).

4. Desarrollo de planes y programas: Se llevan a cabo de acuerdo a los objetivos marcados y previsiones realizadas.

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3. Realice una plantilla de descripción de puesto de trabajo que pueda cubrir tus necesidades.

Nombre del Puesto: Datos de Control/Fecha: Nombre del analista: Nombre del trabajador/Ocupante del puesto: Fuente de información: Identificación del puesto: Departamento del puesto: Puesto del que depende el puesto que estamos describiendo: Número de personas que ocupan ese puesto: Contenido del puesto: Misión: Tareas (entre 8 y 10) Y porcentaje de tiempo que utiliza en cada tarea: Nº TAREA 1 2 3 4 5 6 7 8 9

% DE TIEMPO

Herramientas, equipos o instrumentos: Relaciones externas e internas del puesto de trabajo: Responsabilidades: Especificaciones del puesto ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

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Formación: Conocimientos específicos: Experiencia profesional: Competencias: Contexto del puesto Condiciones ambientales y condiciones horarias: Riesgos profesionales Tipo de riesgos: Datos de control: Firma del descriptor

jefe

analista.

Fuente: Elaboración propia.

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4. Realice la descripción y especificación de los cargos de secretaria según el método HAY y utilizando la plantilla que has realizado, evaluando si es necesario modificar los cargos.

El método HAY sujeta que existen puesto teórico que no es el mismo que el puesto real ( que en realidad es el que queremos analizar). Todo puesto recibe inputs y outputs. El puesto de secretaria es un tipo de puesto TÉCNICO OPERTATIVO , ya que consigue resultados por si mismoFases del Método HAY para la descripción: 1. Recogida de información. 2. Análisis de la información. 3. Síntesis de la información. 4. Redacción de la descripción. 5. Revisión 6. Aprobación. Elementos de la descripción: identificación ,dimensiones ,misión , finalidades, actividades principales, naturaleza y alcance ( organigrama), conocimientos requeridos y otros.

Nombre del Puesto: Secretaria. Datos de Control/Fecha: 8 de Diciembre de 2015 Nombre del analista: Ana Moral Rodríguez. Nombre del trabajador/Ocupante del puesto: Mª Luisa Marín Casado. Fuente de información: Entrevista. Identificación del puesto: departamento secretaria de la consultoría. Departamento del puesto: Secretaria Puesto del que depende el puesto que estamos describiendo: socio de secretaria. Responsable del departamento de secretaria. ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

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Número de personas que ocupan ese puesto: 1

Contenido del puesto: Misión: efectuar la gestión de reclamación de los pagos y gastos que se realizan ,llevar la caja de los gastos y de organizarlos pagos y encargada de realizar la facturación mensual y de ingresar todos los comprobantes al sistema contable. Finalidades:

Actividades principales (entre 8 y 10) Y porcentaje de tiempo que utiliza. Nº TAREA % DE TIEMPO 1 Gestionar las llamadas de los recurrentes 20 2 Reclamar pagos y gastos de clientes 15 3 Hace el trabajo de caja de los gastos y organiza pagos 10 4 Facturar de forma mensual 5 5 Ingresa los comprobantes al sistema contable 12 6 Atender las llamadas de teléfono 20 7 Hacer trabajo de archivo 8 8 Gestionar los documentos 10 Herramientas, equipos o instrumentos: programas informáticos, ordenador, teléfono, dictáfono, y documentos varios. Relaciones externas e internas del puesto de trabajo: consiste en un trabajo con una doble relación; por una parte interna en cuanto a la coordinación de los demás departamentos y su respectiva coordinación además de la continua relación con todos los servicios de la consultoría y de las direcciones. De una manera externa con los clientes y con el resto administraciones públicas. Organigrama. Dirección General SECRETARÍA

AUDITORIA

LEGAL

OPERACIONES

FISCAL

ESTRATEGIAS

Socio 1

Socion2

Socio 3

Socio 4

Socio 5

Socio 6

Secretaria 1

Secretaria2

Secretaria 3

Secretaria 4

Secretaria 5

Secretaria 6

Responsabilidades: Llevar un orden en los pagos y gastos de clientes. Facturación de forma correcta. ingresos de los comprobantes. Confidencialidad de la información. ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

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Especificaciones del puesto Formación: FP1 Conocimientos específicos: conocimientos básicos de ofimática. Experiencia profesional: 3 años Competencias: empatía, don de gentes, ser educado, paciente, organizado y resolutivo.

Contexto del puesto Condiciones ambientales y condiciones horarias: condiciones favorables , puesto en oficina acondicionada.

Riesgos profesionales Tipo de riesgos: pérdida de visión, problemas en la espalda por temas posturales, estrés.

Datos de control: Firma del descriptor

jefe

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Nombre del Puesto: Secretaria. Datos de Control/Fecha: 8 de Diciembre de 2015 Nombre del analista: Ana Moral Rodríguez. Nombre del trabajador/Ocupante del puesto: Roberto Delgado Pérez Fuente de información: Entrevista. Identificación del puesto: Secretariado en el departamento de auditoría. Departamento del puesto: Secretariado. Puesto del que depende el puesto que estamos describiendo:. Responsable del departamento de auditoría. Número de personas que ocupan ese puesto: 1

Contenido del puesto: Misión: se encargan de llevar la agenda del socio , programando reuniones, almuerzos y demás. Al igual que la atención de forma continua de las llamadas de los clientes derivando las mismas para el consultor encargado del tema. Finalidades: Actividades principales (entre 8 y 10) Y porcentaje de tiempo que utiliza. Nº TAREA % DE TIEMPO 1 Gestionar las llamadas de los recurrentes 20 2 Reclamar pagos y gastos de clientes 15 3 Hace el trabajo de caja de los gastos y organiza pagos 10 4 Facturar de forma mensual 5 5 Ingresa los comprobantes al sistema contable 12 6 Atender las llamadas de teléfono 20 7 Hacer trabajo de archivo 8 8 Gestionar los documentos 10 Herramientas, equipos o instrumentos: programas informáticos, ordenador, teléfono, dictáfono, y documentos varios. ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

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Relaciones externas e internas del puesto de trabajo: consiste en un trabajo con una doble relación; por una parte interna en cuanto a la gestión de citas y su respectiva coordinación además de la continua relación con todos los servicios de la consultoría y de las direcciones. De una manera externa con los clientes y con el resto administraciones públicas. Organigrama. Dirección General SECRETARÍA

AUDITORIA

LEGAL

OPERACIONES

FISCAL

ESTRATEGIAS

Socio 1

Socion2

Socio 3

Socio 4

Socio 5

Socio 6

Secretaria 1

Secretaria2

Secretaria 3

Secretaria 4

Secretaria 5

Secretaria 6

Responsabilidades: Llevar un orden en los pagos y gastos de clientes. Facturación de forma correcta. Ingresos de los comprobantes. Confidencialidad de la información.

Especificaciones del puesto Formación: FP1 Conocimientos específicos: conocimientos básicos de ofimática. Experiencia profesional: 3 años Competencias: empatía, don de gentes, ser educado, paciente, organizado y resolutivo.

Contexto del puesto Condiciones ambientales y condiciones horarias: condiciones favorables , puesto en oficina acondicionada.

Riesgos profesionales Tipo de riesgos: pérdida de visión, problemas en la espalda por temas posturales, estrés.

Datos de control: Firma del descriptor

jefe

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Bibliografía Análisis , descripción de puestos de trabajo y planificación de Recursos Humanos.IMF. Univesidad Camilo José Cela. Azucena López González (2014).

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